1、第九章第九章 企業辦公自動化系統應用企業辦公自動化系統應用浙江工商大學工商管理學院現代管理方法與應用課程組胡永銓 胡洪力 胡瑋瑋一、企業辦公自動化概述 要理解什么是辦公自動化系統（OA，Office Automation System），不妨讓我們先假設幾個場景：當你每天上班后打開辦公自動化系統時，單位內或同行業發生的重要新聞便一目了然；當天急待處理的工作，系統已經顯示了醒目的警告提示；能否按時完成，員工們將很快給出明確的答復；如果你遇到什么困難問題，隨時都可以（通過網上實時協作工具）尋找在線專家，從而得到幫助。新員工剛剛加入企業時，他全然不必擔心對新企業的陌生，因為我們的辦公系統會引導他了解

2、公司的歷史、制度、福利政策、內部通知、新聞等他所關心的內容。對于一位技術人員，他可通過技術導航圖了解企業生產的產品特性、解決方案、開發指南等，同時可以了解同行業競爭對手的情況。對于疑難問題，跨企業的技術問答庫中會有無數技術專家及時給出答案，提高企業客戶服務質量。上述場景向我們初步展示了辦公自動化系統的一個工作層面。（一）辦公自動化概念和發展歷程1、概念 給辦公自動化系統一個更為科學的定義是：辦公自動化系統是基于先進的網絡互連基礎上的分布式軟件系統，通過有效的資源共享和信息交流、發布，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。它強調人與人之間、各部門之間、企業之間的協同工作，以及相

3、互之間進行有效的交流和溝通。2、發展歷程 辦公自動化的概念最先是由美國提出來的。20世紀70年代，麻省理工學院教授M.C.Zisman為它進行了最初的定義：辦公自動化就是將計算機技術、系統科學及行為科學應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且結構不明確的、包括非數字型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。 30年來，從世界范圍來看，辦公自動化的發展經歷了3個階段： 1975年以前為第一階段，采用單機設備（如文字處理機、復印機、傳真機、交換機等），完成單項工作。 20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，開始采用一些綜合設備（如專用交換機、局域網等），在一定范圍內實現了數據的共享和設備的共享。

4、20世紀80年代之后為第三個階段，數據、文字、聲音、圖像等多媒體信息，通過廣域網傳輸、處理和存儲，從而在更大范圍內實現了資源共享。到了20世紀90年代，辦公自動化又被賦予了新的概念，這就是將現代辦公設備與國際互聯網結合起來，形成了一種全新的辦公方式。這正是今天我們所說的辦公自動化系統。（二）發展動態 早在計算機技術開始普及的20世紀70年代，辦公自動化就已成為人們一直關心的議題，由于應用的需要和市場前景的誘惑，使許多計算機公司推出了自己的產品，這些產品隨之紛紛出現在用戶的桌面上，似乎“無紙化辦公”的時代呼之即來。然而很多年過去了，它并沒有像我們期望的那樣普及，沒有給生產辦公自動化產品的廠商帶來

5、可觀的利潤。當前大多數用戶的辦公自動化應用仍然停留在早期的水平，仍然是文字處理加簡單的表單打印。 辦公自動化的發展之所以沒有取得預期的成果，既有外部客觀條件的不成熟，也有我們在概念方面存在的誤區。首先，多數用戶單位的計算機基礎設施建設不完善，僅僅依靠獨立的個人計算機完成簡單的文字處理和表格處理，或者利用網絡進行簡單的郵件交換，這顯然不能大幅度提高用戶的工作效率。其次，開發的軟件功能過于單一，在相當長的時期里，成熟的辦公自動化軟件產品還主要是以文字、表格處理為主，沒有將用戶其他方面的需求，尤其是其業務處理的需求，結合在辦公自動化系統中。第三，用戶在計算機應用方面的基礎不高，積極性不夠，也在很大程

6、度上制約了辦公自動化的快速普及。第四，對于辦公自動化概念的宣傳和理解產生了誤區，過于片面強調辦公過程的自動化，如前一時期非常盛行的所謂“無紙化辦公”系統。這些觀念使辦公自動化產品出現了偏差，總在追求辦公過程的智能化，偏離了用戶的實際需求。 （三）新觀念 已經有人對辦公自動化提出了一個反傳統的觀念：辦公不應該自動化，也不可能自動化；它既無法自動化，更無須自動化。因為辦公已經不再是簡單的文件處理，不再是行政事務，而是要達到一個企業或者單位的某個最終目標。然而這個目標絕不是靠辦公自動化手段所能實現的，它更多地要依托于一些管理思想和方法。就是說，OA不應該是傳統的Office Automation（辦

7、公自動化），而應該是Office Administration（辦公管理）。辦公實際上是一個管理的過程，管理的核心是人而不是計算機，所以真正提高辦公效率不能完全依靠自動化，而是應該提高人的主觀能動性。 在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯系是溝通（Communication）、協調（Cooperation）和控制（Control），即所謂的3C概念。溝通是工作人員之間合作的基礎，無論是日常的事務處理，還是一個決策過程，往往需要其他部門、其他人的幫助和信息支持。溝通就能夠實現工作人員之間的交流，使彼此掌握的信息能夠共享。協調則是為了保證各項工作的順利開展和沖突的解決，特別是當若干部門、若干工作人

8、員都要參與決策的時候，協調就顯得更為重要。控制則體現了領導與被領導之間的關系，是一個決策能夠貫徹落實的保證。在傳統的辦公自動化思想中，要完成一項具體的工作，必須知道這項工作的全部流程（工作步驟），然后用信息技術把辦公過程電子化、數字化。按照新的想法，辦公僅僅需要計算機在溝通、協調和控制這三個環節上提供輔助手段。（四）發展契機 計算機技術，尤其是網絡技術、通信技術、數據庫技術、多媒體技術、虛擬現實技術等的飛速發展和應用，使辦公自動化的發展又呈現出新的景象。 計算機網絡技術的成熟與普及，使得許多單位建立了自己的局域網和廣域網，并與Internet相連，形成了完善的信息流轉通路。 經過多年的不懈努力

9、，建立了許多以數據庫為基礎的應用系統，從而積累了大量寶貴的信息資源，也鍛煉、培養了一批信息技術開發人員與應用人員，并帶動了整個工作人員使用計算機的積極性，普遍提高了其應用能力。 以Microsoft Office、Microsoft Outlook、Lotus Notes為代表的辦公軟件的完善，使辦公過程中公文的流轉得以順利實現，同時多媒體、數字簽名等技術的應用，又使電子公文能得到普遍認可，初步解決了電子文檔的法律問題。二、辦公自動化系統的功能介紹 本節將對課程采用的金蝶辦公自動化系統（K3 OA）的理念和功能作一簡介。（一）總體架構和效益分析1、以知識管理和績效管理理念為基礎的產品應用架構2

10、、價值和效益分析金蝶K/3 OA 知識辦公管理企業績效管理理念BPM平衡計分卡原理財務緯度客戶緯度內部流程緯度學習成長緯度以知識管理和績效管理理念為基礎的產品應用架構以知識管理和績效管理理念為基礎的產品應用架構知識中心檔案管理信息管理模塊流程歸檔應用焦點論壇等知識中心目錄管理檔案卷管理信息審批機制模塊間的信息引出文檔維護機制知識中心發布檔案管理借閱機制信息管理模塊發布知識推薦功能知識訂閱機制目標一：實現知識化文檔管理和企業知識的有序積累，支持戰略目標實現目標二：實現知識信息共享，向學習型組織轉型，支持戰略目標實現目標：實現知識化流程管理，提高流程的效率與質量，支持戰略目標實現全站搜索引擎專家定

11、位功能評價與評論機制退回草稿與重新審批個人知識集流程定義子系統表單自定義工具流程應用模塊自由流程機制目標：支持客戶信息管理，提高反應能力，支持戰略目標實現單位名錄模塊信訪反饋模塊目標：減少辦公成本，提高辦公管理效率，支持戰略目標實現依靠金蝶K/3 OA整體系統解決KM知識環原理知識管理理念KM知識收集知識整理知識發布重用增值流程監控與調整流程催辦機制重新流程能力修改留痕套紅頭、清稿流程傳閱流程歸檔修改留痕知識引出機制流程信息庫實現知識型辦公管理實現企業戰略目標實現企業知識型辦公管理實現企業知識型辦公管理實實 現現 企企 業業 戰戰 略略 目目 標標財務緯度財務緯度客戶緯度客戶緯度學習與成長緯度

12、學習與成長緯度內部流程緯度內部流程緯度n 實現知識化流程管理，提高流程的效率與質量n 實現知識化文檔管理，實現企業知識的有序積累n 實現知識信息共享，向學習型組織轉型n 實現電子化的日常辦公，提高工作效率K/3 OA K/3 OA 給企業帶來的價值給企業帶來的價值有形效益有形效益開源開源節流節流無形效益無形效益提高員工生產力提高員工生產力提高內部流程運轉效率提高內部流程運轉效率提高產品的知識附加值提高產品的知識附加值降低辦公用品成本降低辦公用品成本降低同等任務成本降低同等任務成本提高員工素質提高員工素質降低員工流動率，提高員工滿意度降低員工流動率，提高員工滿意度提高團隊工作有效性提高團隊工作有

13、效性實現知識的有效積累實現知識的有效積累加大知識信息共享程度和重利用率加大知識信息共享程度和重利用率縮短內部流程運轉周期縮短內部流程運轉周期提高內部流程運作質量提高內部流程運作質量提高對內部流程的監督能力提高對內部流程的監督能力K/3 OA K/3 OA 給企業帶來的價值給企業帶來的價值效益分析效益分析（二）功能簡介企業工作流管理企業知識文檔管理企業信息發布與共享個人事務管理K/3 OA企業工作流管理應用圖企業工作流管理應用圖會簽.單人審批 .多人單選審批 .多人多選順序審批 .根據決策的跳轉 .根據條件的跳轉 .退回 .多人多選審批 .修改留痕簽名蓋章紅頭清稿提前結束流程 .意見附件流程跟蹤

14、流程傳閱 啟動子流程流程分支流程合并重新流程 流程甲流程乙流程丙流程歸檔 某步結束后，郵件通知特定人員OA系統發往其它OA系統 收文案卷庫收文案卷庫 發文案卷庫發文案卷庫 。 。2001年收文卷年收文卷2002年收文卷年收文卷2001年收文卷年收文卷2002年收文卷年收文卷 收文案卷庫收文案卷庫 發文案卷庫發文案卷庫 。 。2001年收文卷年收文卷2002年收文卷年收文卷2001年收文卷年收文卷2002年收文卷年收文卷案卷移交案卷移交案卷查詢案卷查詢案卷打印案卷打印案卷借閱案卷借閱金蝶金蝶K/3 OA企業檔案文件管理企業檔案文件管理應用圖應用圖支持三級目錄管理：支持三級目錄管理：-檔案種類目錄

15、檔案種類目錄-案卷級目錄案卷級目錄-文件級目錄文件級目錄K/3 OA多元化的信息發布與共享多元化的信息發布與共享文檔發布及共享平臺文檔發布及共享平臺系統主頁系統主頁 Portal新聞中心新聞中心行政公告行政公告規章制度規章制度電子刊物電子刊物知識中心知識中心單位名錄單位名錄名片薄名片薄部門主頁部門主頁 Portal系統中的各種信息使用者主動訪問（拉式）主動訪問（拉式）發布到主頁發布到主頁信息訂閱（推式）信息訂閱（推式）待辦事宜自動提醒（推式）待辦事宜自動提醒（推式）金蝶金蝶K/3 OA多元化的信息發布與多元化的信息發布與共享共享知識推薦（推式）知識推薦（推式）權限控制個人事務管理個人事務管理自

16、定義的個人主頁個人設置和系統幫助我的辦公三、辦公自動化系統的操作應用（一）軟件登陸 在金蝶 K/3 OA登錄窗口中，輸入用戶名及密碼后，單擊登陸登陸按鈕進入金蝶K/3 OA系統。 （二）從主頁進入各模塊 在金蝶 K/3 OA窗口中， 系統主頁菜單從左到右顯示的菜單為個人辦公、網絡辦公、公共信息、輔助辦公、行政管理。進入模塊，可以單擊某一個菜單，選擇相應的功能模塊，進入該模塊。（三）利用流程創建文檔在企業工作流窗口中，單擊擬稿中的文件擬稿中的文件。在擬稿中的文件窗口中，單擊新建新建按鈕。在新建流程窗口中，選擇自由流程自由流程，填寫相關的內容然后單擊確定確定按鈕。 也可以新建復雜流程。新建復雜流程。在新建流程窗口中，選擇復雜流程復雜流程和可選用可選用的流程的流程，填寫相關的主題內容（工作主題中不能有回車），然后單擊確定確定按鈕。在文檔內容窗口中，填寫相關內容，單擊保存保存按鈕。 在文檔內容窗口中，單擊附件上載按鈕可以添加附件。在上載文檔窗口中，單擊瀏覽按鈕，然后選擇需要上載的文檔。在上載文檔窗口中，選擇保存為草