1、 Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd禮禮品品管管理理 規規定定編編 號：號：KDKG/PH-106版版 本：本： A/0A/0 2009 年 月 日發布 2009 年 月 日試行武漢凱迪 控股投資 有限公司 發 布武漢凱迪控股投資有限公司文 件 批 準 頁批 準 ： 陳義龍 審 核 ： 劉亞麗 部門負責人 ： 唐秀麗文件編寫 ： 唐秀麗目目 錄錄 1 1 目目 的的.1 12 2 范范 圍圍.1 13 3 定定 義義.1 14 4 職職 責責.1 15 5 程程 序序.1 15.1 原 則.15.2 禮品的采購和制作 .15.2 禮品入庫領用 .25.

2、4 禮品費用控制 .35.5 禮品贈送 .35.6 組織紀律 .35.7 禮品接受 .45.8 禮品實物管理 .46 6 相關文件相關文件.4 47 7 記記 錄錄.4 41 1 目目 的的為了加強對公司員工在經營活動中贈送和接受禮品的管理，樹立良好的公司形象與風氣，減少開支，避免浪費，特制訂本規定。2 2 范范 圍圍本規定適用于武漢凱迪控股投資有限公司（以下簡稱控股公司）及其有實際控制權的凱迪電力、凱迪運營、凱迪陽光、凱迪工程、中盈長江的等公司（以下簡稱系列公司）對外經營活動中與禮品采購與制作、領用、贈送、收受相關的所有行為。其他有實際控制權的凱迪系列公司參照執行。3 3 定定 義義本規定所

3、稱的禮品，是指由公司統一制作、采購的物品。4 4 職職 責責4.1 控股公司總經理工作部：是禮品的歸口管理部門。負責禮品的采購、接收、發放，登記造冊、保管、處理等項工作。負責在招標領導小組的領導下，進行禮品集中制作、采購招標工作。負責組織小批量、臨時性使用禮品的采購。4.2 成本控制與風險管理中心：負責按月度資金計劃審核禮品費用支出。4.3融資及財務結算中心：負責辦理禮品費的請款、借支、財務報銷審核手續。4.4招標及采購中心：負責禮品集中制作及采購時的采購工作，對本規定約定的禮品采購詢價進行復核。5 5 程程 序序5.15.1 原原 則則5.1 貨真價實原則：價格公道合理,不能以次充好、以假亂

4、真。5.2 集體采購原則：參與采購人員不得低于 2 人。5.3 集中制作原則：年度計劃、專業設計、集中制作和采購。5.5.2 2 禮品的采購禮品的采購和制作和制作5.2.1 禮品集中制作與采購：每年 9 月份控股公司總經理工作部組織召開控股及各系列公司“禮品采購計劃會” ，根據控股公司、各系列公司對禮品的需求計劃，綜合控股公司高管及各系列公司高管對禮品的要求，由控股公司總經理工作部和戰備發展與公共關系部擬定“全年禮品集中制作或采購方案” ，包括：設計理念、圖樣（效果圖） ，所用材料、規格、單價、數量等，由控股公司總經理工作部、成本控制與風險管理中心、招標與采購中心三方人員組成招標工作組，在公司

5、招標工作小組（由公司高管擔任組長）的領導下進行招標制作和采購工作，費用需求計劃分攤。5.2.2 日常禮品采購：各系列公司的日常采購由各公司自行辦理。控股公司各部門因業務需要領用禮品的，原則上領用公司庫存禮品，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后采購金額在 3000 元以內的，則根據會議（活動）禮品采購方案 （PH10601） 、 禮品采購申請單 （PH10602） 、 禮品采購詢價記錄表審批的內容，由總經理工作部行政主管和接待主管負責組織采購，或者在審批授權后由使用單位、使用者自行采購；采購金額在 300050000 元的，由總經理工作部行政主管、成本控制與風險管理中心費控主管、招標與采購中心采購

6、主管一同采購。金額在 50000 元以上的按本程序 5.2.1 款辦理。5.2.3 特殊禮品的購買制作：針對公司重要客戶，由公司辦公會批準或高管安排緊急的重要禮品采購，按照禮品采購申請單 （PH10602）經過審批后由總經理工作部負責采購落實，采購人員必須在 2 人以上。5.2.4 日常禮品制作：公司舉辦各類活動使用的有紀念價值的禮品制作，可根據活動組委會與總經理工作部共同組織設計、制作訂購。其審批流程按 5.2.2 流程審核控制。5.25.2 禮品入庫禮品入庫 領用領用5.3.1 所有禮品采購回后由總經理工作部行政主管和接待主管共同驗收入庫，建立禮品接收與放發臺賬，每半月盤點一次，盤點結果報

7、財務部門。做到賬賬相符、賬實相符。5.3.2 價值在 200 元以下的禮品，按以下程序申領發放：a)禮品使用人填寫“禮品領用審批單” （PH10604） ，部門負責人審核后，報總經理工作部審批；b) 總經理工作部審核此次贈送是否有重復交叉現象，并根據存貨對各部門間禮品的均衡分配、種類調配等做出安排；c)“禮品領用審批單” （PH10604）由總經理工作部負責人批準后，總經理工作部行政主管核對無誤，將禮品發出。5.3.3 價值在 201500 元的禮品，應由公司分管領導審批后，按上述程序執行。5.3.4 外地、項目現場、應急性購買的禮品或特殊項目、特殊禮品，無論價值大小，統一由分管領導或總經理批

8、準，直接辦理。經辦單位或經辦人及時到總經理工作部辦理有關入庫、領取和登記手續，具體操作按上述程序執行。5.3.5 公司批準組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等，作為專項費用，由活動組委會在總經理工作部領取發放，原則上使用庫存禮品，需要特別制作時，按本程序 5.2.4 執行。5.45.4 禮品費用控制禮品費用控制5.4.1各中心、各部門和項目部將全年的禮品資金計劃報總經理工作部備案.5.4.2禮品費用開支在各中心、各部門和項目部的全年資金預算中列支。公司批準集體組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等經公司高管批準后

9、申請專項資金，公司高管安排的會議（活動）禮品在高管專項資金中列支。5.4.3控股總經理工作部在年度預算額度范圍內安排制作或采購禮品的費用，由成本控制與風險管理中心和財務部根據禮品采購方案和禮品入、出庫單，分攤計入各中心、各部門和項目部的管理費用中。5.4.4系列公司根據工作需要領用的禮品，由控股公司按所領取的禮品金額收取費用；涉及集體活動需要系列公司分攤的禮品費，應分攤至系列公司。由總經理工作部負責向系列公司收取禮品領用與分攤費，財務部與計劃經營部配合。5.4.5在審批額度范圍內的禮品領用，總經理工作部即可同意發放。超過當月額度范圍的，按規定程序審批后執行。費用將要超過年度預算的，計劃經營部提

10、示費用預警，總經理工作部負責人應在“禮品領用審批單” （PH10604）上明確批示后，在不超過年度預算前提下，轉報公司高管審核后方可辦理領用手續。預期要超過年度預算的，應按年度預算增補程序報審后執行。5.4.6 費用實際發生時，根據本規定要求的各項審批單，作為費用實際發生的審核依據。5.55.5 禮品贈送禮品贈送5.5.1 贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜；多人場合，要注意區分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復贈送時，注意花樣品種的更換。5.5.2 避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現象；或其相反，

11、遺漏重要賓客。禮品使用單位和總經理工作部注意把關，防止此類事情發生。5.5.3 普通禮品贈送，目的是加強與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。5.65.6 組織紀律組織紀律5.6.1 公司禮品是公司的財產，代表公司利益贈與賓客，不容許任何個人私自占有或轉贈他人；如有發生，視金額大小給與當事人經濟或紀律處分。5.6.2 “禮品領用審批單” （PH10604） 、 “禮品領用登記臺帳” （PH10605）是公司禮品發放工作內部組織管理的有效手段和對外公共關系的重要資料，有關人員必須妥善保存，

12、嚴禁復制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴肅處理。5.75.7 禮品接受禮品接受5.7.1 公司員工在經營活動中，嚴禁公開索要或暗示對方贈送禮品。如遇對方贈送禮品而不能謝絕的，可以接受，必要時酌情回贈公司禮品。5.7.2 按市價折合人民幣 200 元以上的禮品，自接受之日起 10 天內，填寫“禮品上繳單” （PH10606） ，由部門負責人簽字后，將第二聯與禮品轉交總經理工作部。情況特殊時，上繳人可直接到總經理工作部辦理。5.7.3 按市價折合人民幣 200 元以下的禮品，歸受禮人本人或者受禮人本人所在單位所有。5.7.4 收受禮品一律不準在市場上出售。對已登記入冊的禮品，有重復使用價值的，公司可以

13、轉贈賓客，或者按市價 5 折內部處理。處理時，應優先照顧受禮人的需要，特殊情況下，經公司分管領導批準，可少收或免收價款。禮品處理所得款項，一律入公司專門賬戶管理使用。5.85.8 禮品實物管理禮品實物管理5.8.1 總經理工作部行政主管要本著對公司財產高度負責的精神，嚴格按本程序實行管理。做到發放手續齊全，原始資料留存完備。嚴格履行辦理禮品出、入庫手續，建立禮品發放及上繳臺帳，統計各部門禮品使用費用。5.8.2 庫存禮品要擺放整潔，精心維護，防霉防盜，并進行定期盤點，發現問題及時上報處理，避免損失。6 6 相關文件相關文件6.1接待管理規定 （KDKG/PH105）6.2資金計劃管理規定 （K

14、DKG/PC201）7 7 記記 錄錄7.1會議（活動）禮品采購方案 （PH10601）7.2禮品采購申請單 （PH10602）7.3禮品采購詢價記錄表 （PH10603）7.4禮品領用審批單 （PH10604）7.5禮品領用登記臺帳 （PH10605）7.6禮品上繳單 （PH10606）7.7禮品上繳登記臺帳 （PH10607）會議（活動）禮品采購方案會議（活動）禮品采購方案編號: PH10601 序號:會議（活動）名稱：接待標準：時間要求：經辦人：聯系電話：事事 項項內內 容容備備 注注一、嘉賓情況：1、人數2、工作單位3、民族4、國籍5、個人愛好二、禮品數量三、品牌四、標準五、費用總額審

15、批：經辦部門：經辦人：禮品采購申請單禮品采購申請單編號: PH10602 序號:申 請 內 容序號禮品名稱規格數量單價預算用途說明12345678合計申請人/時間采購人/時間總經部負責人批準人/時間禮品采購詢價記錄表禮品采購詢價記錄表編號: PH10603 序號:報價廠商報價廠商型號型號單價單價型號型號單價單價型號型號單價單價型號型號單價單價價格匯總合計詢價人意見總經理工作部部長意見計劃經營部復核招標與采購中心復核總經理（或授權人）審批 *詢價金額3000 元,由總經理工作部部長審核執行；金額在 3000 元-50000 元的，由計劃經營部、總經理工作部、招標與采購中心共同復核；金額50000元的由總經理或授權人審批。禮品領用審批單禮品領用審批單（兩聯單）編號: PH10604 序號:申請部門申請時間名稱規格數量單價