1、完善票據營業部內控制度建設之我見 來源：歲月聯盟作者：盧杰平時間：2010-06-29隨著票據業務的蓬勃，票據已成為商業銀行推進服務、減輕負擔、優化資產結構的重要業務之一。與此同時，票據詐騙犯罪呈現出日趨增長的趨勢，使得票據業務所蘊涵的風險日趨顯現。目前，各商業銀行票據營業部雖然也建立了一套較為全面、系統的票據業務內部控制體系，為票據業務的正常開展和安全運行起到了一定的保駕護航作用，但隨著票據業務的進一步發展，其內部控制制度建設中逐漸暴露出一些問題亟待完善。一、票據營業部內控體系存在的問題（一）現有內部控制制度有待落實目前票據營業部雖然也制定了大量的、系統的內部控制制度，但這些制度的實際落實情

2、況卻不容樂觀，執行效果不盡人意。如對票面的審查只是機械地套用票面“審查標準”，而沒有將不同承兌行對票據法和支付結算辦法的不同理解考慮進去，直接導致票據逾期現象的發生；對票據跟單資料的審查和客戶身份的驗證，也只是按照相應的“審查標準”去執行，在一定程度上欠缺對“標準”的可操作性及合理性分析，對操作者來說重要的是收集齊“標準”所要求的資料，而無力或不去對資料的合理或真偽作出準確的判斷，一旦出現問題將直接造成資金損失風險或風險。又如票據營業部的內部審計工作，不僅審計的頻度不夠，而且更是重形式、輕實質，對被審計部門的工作只是注重檢查其留有的工作記錄是否齊全，而不管其工作記錄的合理性或真偽，也不對其記錄

3、背后的實質業務操作及其個性問題進行分析，更無力對其真正的內控執行情況及潛在的風險或機會作出正確的判斷等。（二）內部控制制度的制定落后于業務的發展“制度先行于業務、程序先行于操作”是企業真正落實內部控制的管理理念，但在實際執行中這一理念卻沒有得到徹底的貫徹落實，內部控制制度的制定落后于業務的發展。崗位牽制與崗位責任不匹配的現象仍然存在，使得有職無責的人員因不需對業務操作后果進行負責而放松履職的審慎性，有責無職的人員則無力對業務操作后果進行負責，最終造成無人負責的混亂局面，嚴重影響業務的發展。如在票據的托收問題上，票據的買入與票據的到期托收往往是由不同崗位的人員來擔任的，而對票據逾期率的考核結果則

4、由票據買入人員獨立承擔，其結果就使得托收人員因無責可以不必對托收的結果格外重視，隨之就會出現托收發錯地址、托收逾期無人及時催收或催收力度不夠的現象不斷發生，而票據買入人員雖然要對托收結果負責，但卻無法及時掌握托收狀況，其最終結果則是托收逾期率得不到最有效的控制。這種程序落后于操作的現象直接造成了內部控制上的漏洞，給票據業務的健康發展埋下了隱患。（三）內部控制體系的技術含量過低，信息溝通的渠道不暢隨著機技術的不斷完善和發展，計算機日益作為業務處理的手段而被廣泛應用。然而商業銀行票據營業部的一些內部控制環節采用的還是人腦控制，而不是電腦控制。如我們日常發布的“公示信息”，就是操作人員按照“公示信息

5、”的內容從上百張、上千張甚至上萬張的票據當中查找出所要禁止買入或要特別關注的票據。如果“公示信息”的內容很少，只要操作員有足夠的責任心，雖然工作效率較低，還是可以完成預期目標的。然而當“公示信息”的內容較多且公示期限各不相同時，問題就會出現了，即使責任心再強的操作員也可能會因為業務繁忙或所需記憶的東西太多而在執行中出現紕漏，這樣就必然導致內控失效、風險發生。日常各項內部控制政策都是自上而下發布的，而這些控制政策是通過操作員的具體操作執行的。票據營業部急需通過一個暢通的渠道與政策制定部門進行信息交流。如在票據托收過程中，我們通過對逾期票據的催收發現個別承兌行存在著惡意逃避承兌責任的現象。為避免造

6、成新的潛在損失，我們應該適時控制或限制對該行所承兌票據的買入，而這些情況也許政策制定部門并不了解，操作員又無權自行控制或限制買入該行票據，其結果就使本應該控制住的風險得不到控制，直接加大了票據營業部經營的潛在損失。（四）部分領域還存在內部控制盲點根據內控制度的設計原理，企業的內部控制應該涵蓋企業經營的各個方面，不能存在任何盲點，但目前票據營業部的內控制度覆蓋面還不大，部分領域還存在盲點。如對商業秘密的保密方面，我們知道商業秘密大多是企業的核心技術或信息，是其占據市場有利地位的制勝武器，一旦泄密將會給企業帶來巨大的損失甚至是毀滅性的打擊。對票據營業部來說，擬執行的票據交易利率、已掌握的票據承兌行

7、信息、交易客戶的有關資料、擬進行的票據交易行為、內控技術與手段等都是商業秘密，都應該得到嚴格的保密。但目前票據營業部尚無商業秘密保護方面的具體控制措施及失密后的補救措施并對有關人員的獎懲制度；另外票據營業部目前的內部審計與內控評價也僅限于合規性審計，風險性審計尚未納入其中；對利率風險的控制制度和評價標準等也是一片空白。（五）內部控制的前瞻性研究不足目前票據營業部的內部控制與評價體系多是沿用金融系統全行性的內部控制與評價體系，部分控制政策或制度及其評價標準并不完全適合于票據營業部，一些具有票據專營機構特點的控制政策、制度、程序及評價標準并沒有融入到票據營業部的內控體系之中，且票據營業部在內部控制

8、的前瞻性研究方面投入略顯不足，完全適合票據專營機構的內控體系尚未形成。二、加強和完善票據營業部內控體系建設的幾點建議鑒于上述問題的存在，加強內部控制研究、完善內部控制體系已迫在眉睫。筆者認為，應從如下方面入手，以建立適合票據專營機構的、更為完善的內部控制體系。（一）建立有效的、切實可行的內部控制評價和考核機制，使各項內控制度真正落到實處在各種政策、制度、辦法等的制定過程中，應將辦理票據業務所處的外部環境、管理層所預期的管理目標、經營層所面臨的經營壓力、操作層所能夠達到的可操作程度等綜合地加以研究、分析，使制定出的內部控制方法切實可行、內部控制評價標準客觀、公正。體現在票據營業部就是要對現有的票

9、據業務管理制度、辦法、措施、程序等進行認真研究、歸納和梳理，對現有制度進行重新整合，在加強調查研究的基礎上建立分類、內容全面的內控制度體系，制定出適合票據業務健康發展的操作程序，從技術上量化風險，從制度上控制風險，激發起員工的內控意識，提高其執行制度的自覺性，從根本上化解管理層與經營層及操作層的矛盾，真正形成從管理中出效益、以管理促經營的良好局面。（二）完善票據營業部的業務流程我們應對現有的業務崗位進行認真的分析、研究，合理劃分崗位職責，使每一個崗位的職與責做到合理匹配。只有這樣才能充分調動各崗位的工作責任心，使其真正做到盡職盡責。如在票據的托收問題上我們應該盡快制定出一個辦法以合理劃分票據買

10、入人員與票據托收人員對票據逾期的責任，即票據買入人員應對票據所蘊涵的潛在信用風險負全部責任，票據托收人員應對所托收票據的管理負全部責任，確保票據準確、及時地送達承兌人處，對于到期日款項沒有劃回的票據要及時進行催收，對于超過正常解付期而仍未能收回票款的票據，票據托收人員應在正常解付期末營業終了后及時將未能解付票據的情況通知相應的票據買入人員，由票據買入人員承擔催收責任，同時票據托收人員還應將上述票據的回收情況及時通知票據買入人員。這樣就可以避免職、責不匹配或相應管理辦法欠缺所造成的相互推諉和工作效率低下的問題。另外，筆者認為，我們現有的一些操作方式應該有所改善，不管是業務處理流程還是賬務處理手續

11、，都要盡量簡化客戶的處理手續，除非不得已，不要因票據營業部內部的業務改革或流程變更而增加客戶的手續；與此同時我們還要注意票據營業部內部的任何業務處理流程或手續都不應該與其上一級規章、制度、法規、等相抵觸等。我們只有將這些細節問題處理妥當，才能做到既嚴密了內部控制，又不因我們內部管理問題而給客戶帶來不必要的麻煩，這樣一來既贏得了客戶，也有利于票據營業部聲譽的提高。（三）暢通信息交流渠道，進一步提高內控手段的技術含量一方面，要對現有的信息交流及反饋的渠道進行徹底的疏通并進一步完善，建立起逐級報告、緊急情況越級報告、平級信息交流與友情提示的信息交流與溝通，搭建起一個良好的信息平臺。如票據營業部一線員

12、工在與客戶交往的過程中或在向承兌人催收票款的過程中，若發現某承兌人或客戶有惡意、欺詐行為或信譽拙劣者，就應該及時將有關情況逐級上報并向平級操作人員發出提示信息，同時還可以向風險管理部門或其他有權部門直接提請“公示控制”，風險管理部門或其他有權部門應及時核查有關情況并迅速制定相應對策禁止、限制買入其票據或加強對其的催收力度、改變對其的催收策略等，使票據營業部的風險水平降至最低。另一方面，要不斷改革和完善內部控制的技術和手段，將機技術廣泛運用于內部控制的各個方面，充分發揮電腦控制的準確性和快速性，摒棄人腦控制容易產生遺漏的缺陷，同時還要充分運用人腦的靈活性及面對復雜問題的判斷和處理能力，彌補電腦所

13、固有的機械性，使人腦控制與電腦控制做到完美結合，從而避免票據市場過度競爭所造成的經營行為扭曲及過分追求眼前考核利益而放松對經營風險控制的行為，將票據營業部的各項內部控制制度真正落到實處。（四）加大內部控制的覆蓋面，真正做到全方位控制對票據營業部來說，要做到全方位控制，就要針對我們已有的內部控制政策、制度和方法等，找到內部控制中的漏洞或盲點并盡快加于彌補。如對商業秘密的管理辦法、對員工操作風險和職業道德風險的管理辦法、對利率風險的控制辦法、對內部稽核的管理辦法等，其中商業秘密、員工操作風險和職業道德風險等都是與人有關的，而人又是最為靈活、最難于控制的因素，因此在加強對員工的職業道德和操作水平培訓

14、的同時，不妨引入保險機制，用保險來彌補因員工操作失誤和道德偏差控制不足而給票據營業部帶來的損失；利率風險則是與市場風險、國家政策風險、流動性風險等密切相關的，這就要求我們準確把握宏觀政策、貨幣市場信息及銀行經營政策目標，靈活運用適當的定價政策，細分目標市場，建立反應快速、靈活多變的價格操作體系，不斷優化票據資產存量結構，實現期限、利率、票面金額的合理搭配；同時還要加強內部審計的實質性檢查力度和水平，在合規性審計的基礎上引入風險性審計，不斷優化審計方法、完善審計手段，做到現場審計與非現場審計、事后審計與事中、事前審計的緊密配合，切實發揮內部審計在內部控制中的核心作用。只有這樣才能建立起票據營業部嚴密的內部控制網絡，確保票據營業部各項業務的健康。（五）加強內部控制的前瞻性研究內部控制是貫穿于整個發展歷程的課題，它隨著企業的不斷發展而不斷地改進與完善。因此要用發展的眼光來看待風險與內控的問題，既要不斷經驗，又要加強其前瞻性研究。目前我國票據業務還處于起步階段，各項宏觀配套法規、辦法還不健全，票據專營機構的經營模式也是剛具雛形，其內部控制經驗還略顯不足，我們還急需尋找適合于票據業務健康發展的、適合于票據專營機構經營模式的內部控制體系，還需要加強對票據業務定價