1、Excel 表格的 25招必學秘技 湯漢欽也許你已經在 Excel 中完成過上百張財務報表 也許你已利用 Excel 函數實現過上千次 的復雜運算 也許你認為 Excel 也不過如此 甚至了無新意。 但我們平日里無數次重復的得 心應手的使用方法只不過是 Excel 全部技巧的百分之一。本專題從 Excel 中的一些鮮為人知 的技巧入手 領略一下關于 Excel 的別樣風情。一、讓不同類型數據用不同顏色顯示 在工資表中 如果想讓大于等于 2000元的 工資總額以 “紅色” 顯示 大于等于 1500元的工資總額以 “藍色” 顯示 低于 1000元的工 資總額以“棕色”顯示 其它以“黑色”顯示 我們

2、可以這樣設置。 1. 打開“工資表”工 作簿 選中 “工資總額” 所在列 執行 “格式條件格式” 命令 打開 “條件格式” 對話框。 單擊第二個方框右側的下拉按鈕 選中“大于或等于”選項 在后面的方框中輸入數值 “ 2000” 。單擊“格式”按鈕 打開“單元格格式”對話框 將“字體”的“顏色”設置為 “紅色” 。 2. 按“添加”按鈕 并仿照上面的操作設置好其它條件 (大于等于 1500 字體 設置為“藍色” 小于 1000 字體設置為“棕色” 。 3. 設置完成后 按下“確定”按鈕。 看看工資表吧 工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、 建立分類下拉列表填充項 我們常常要將

3、企業的名稱輸入到表格中 為了保持 名稱的一致性 利用 “數據有效性” 功能建了一個分類下拉列表填充項。 1. 在 Sheet2中 將企業名稱按類別 (如“工業企業” 、 “商業企業” 、 “個體企業”等 分別輸入不同列中 建立 一個企業名稱數據庫。 2. 選中 A 列 (“工業企業” 名稱所在列 在 “名稱” 欄內 輸入 “工 業企業” 字符后 按 “回車” 鍵進行確認。 仿照上面的操作 將 B 、 C 列分別命名為 “商 業企業” 、 “個體企業” 3. 切換到 Sheet1中 選中需要輸入“企業類別”的列 (如 C 列 執行“數據有效性”命令 打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中 單

4、擊“允 許”右側的下拉按鈕 選中“序列”選項 在下面的“來源”方框中 輸入“工業企業” “商業企業” “個體企業”序列 (各元素之間用英文逗號隔開 確定退出。 再選中需 要輸入企業名稱的列 (如 D 列 再打開 “數據有效性” 對話框 選中 “序列” 選項后 在 “來 源”方框中輸入公式 =INDIRECT(C1 確定退出。 4. 選中 C 列任意單元格 (如 C4 單 擊右側下拉按鈕 選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的 D 列 單元格 (如 D4 單擊下拉按鈕 即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填 入該單元格中。 提示 在以后打印報表時 如果不需要打印

5、“企業類別” 列 可以選中該 列 右擊鼠標 選“隱藏”選項 將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單 在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單 將常用 的工作簿文檔添加到其中 方便隨時調用。 1. 在工具欄空白處右擊鼠標 選“自定義”選 項 打開 “自定義” 對話框。 在 “命令” 標簽中 選中 “類別” 下的 “新菜單” 項 再將 “命 令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。 按“更改所選內容”按鈕 在彈出菜單的“命名”框 中輸入一個名稱 (如“常用文檔” 。2. 再在“類別”下面任選一項 (如“插入”選項 在右邊“命令”下面任選一項 (如“超鏈接” 選項 將它拖到新菜單 (常用文檔 中 并仿照上

6、面的操作對它進行命名 (如“工資表”等 建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復上面的操作 多添加幾個文檔列表名稱。 3. 選中 “常用文檔” 菜單中某個菜單項 (如 “工資表” 等 右擊鼠標 在彈出的快捷菜單中 選 “分 配超鏈接打開”選項 打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕 定位到相應的工作簿 (如“工資 .xls ”等 文件夾 并選中該工作簿文檔。 重復上面的操作 將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。 4. 以后需要打開“常用文檔”菜單中 的某個工作簿文檔時 只要展開 “常用文檔” 菜單 單擊其中的相應選項即可。 提示 盡 管我們將 “超鏈接” 選項拖到了 “常

7、用文檔” 菜單中 但并不影響 “插入” 菜單中 “超鏈接” 菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業符號”工具欄 在編輯專業表格時 常常需要輸入一些特殊的專業 符號 為了方便輸入 我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。 1. 執行“工具 宏錄制新宏”命令 打開“錄制新宏”對話框 輸入宏名 ? 如“ fuhao1” ? 并將宏保存在 “個人宏工作簿”中 然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按 鈕 然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中 再單擊 “錄制宏”工具欄上的“停止”按 鈕 完成宏的錄制。 仿照上面的操作 一一錄制好其它特殊符號的輸入“

8、宏” 。 2. 打開 “自定義”對話框 在“工具欄”標簽中 單擊“新建”按鈕 彈出“新建工具欄”對話框 輸入名稱“專業符號” 確定后 即在工作區中出現一個工具條。 切換到“命令” 標簽中 選中“類別”下面的“宏” 將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號” 欄上 (有多少個特殊符號就拖多少個按鈕 。 3. 選中其中一個“自定義按鈕” 仿照第 2個 秘技的第 1點對它們進行命名。 4. 右擊某個命名后的按鈕 在隨后彈出的快捷菜單中 選 “指定宏”選項 打開“指定宏”對話框 選中相應的宏 (如 fuhao1等 確定退出。 重復 此步操作 將按鈕與相應的宏鏈接起來。 5. 關閉“自定義”對話框

9、 以后可以像使用普通 工具欄一樣 使用“專業符號”工具欄 向單元格中快速輸入專業符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面 有的工作表 經常需要打印其中不同的 區域 用“視面管理器”吧。 1. 打開需要打印的工作表 用鼠標在不需要打印的行 (或列 標上拖拉 選中它們再右擊鼠標 在隨后出現的快捷菜單中 選 “隱藏” 選項 將不需要打 印的行 (或列 隱藏起來。 2. 執行“視圖視面管理器”命令 打開“視面管理器”對話框 單擊 “添加” 按鈕 彈出 “添加視面” 對話框 輸入一個名稱 (如 “上報表” 后 單擊 “確 定”按鈕。 3. 將隱藏的行 (或列 顯示出來 并重復上述操作 “添加”好其它

10、的打印視面。 4. 以后需要打印某種表格時 打開 “視面管理器” 選中需要打印的表格名稱 單擊 “顯示” 按鈕 工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來 簡單設置、排版一下 按下工具欄上的 “打印”按鈕 一切就 OK 了。六、讓數據按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進行排序 這些部門名稱既 的有關信息不是按拼音順序 也不是按筆畫順序 怎么辦 ? 可采用自定義序列來排序。 1. 執行“格式選項”命令 打開“選項”對話框 進入“自定義序列”標簽中 在“輸入序 列” 下面的方框中輸入部門排序的序列 (如 “機關 , 車隊 , 一車間 , 二車間 , 三車間” 等 單擊 “添加” 和 “確定” 按鈕退

11、出。 2.選中 “部門” 列中任意一個單元格 執行 “數據排序” 命令 打開“排序”對話框 單擊“選項”按鈕 彈出“排序選項”對話框 按其中的下拉 按鈕 選中剛才自定義的序列 按兩次“確定”按鈕返回 所有數據就按要求進行了排序。七、 把數據徹底隱藏起工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱 只好將它隱藏起 來了。 1.選中需要隱藏內容的單元格 (區域 執行“格式單元格” 命令 打開 “單元格 格式”對話框 在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項 然后在右邊“類型” 下面的方框中輸入“ ” (三個英文狀態下的分號 。 2.再切換到“保護”標簽下 選 中其中的“隱藏”選項 按“確定”按鈕退

12、出。 3.執行“工具保護保護工作表”命令 打開“保護工作表”對話框 設置好密碼后 “確定”返回。 經過這樣的設置以后 上 述單元格中的內容不再顯示出來 就是使用 Excel 的透明功能也不能讓其現形。 提示 在 “保護”標簽下 請不要清除“鎖定”前面復選框中的“”號 這樣可以防止別人刪除你 隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現 在編輯表格時 有的單元格中要輸入英文 有的單元格中要輸入中文 反復切換輸入法實在不方便 何不設置一下 讓輸入法智能化 地調整呢 ? 選中需要輸入中文的單元格區域 執行“數據有效性”命令 打開“數據有 效性”對話框 切換到“輸入法模式”標簽下 按“模式”右側的

13、下拉按鈕 選中“打開” 選項后 “確定” 退出。 以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時 中 文輸入法 (輸入法列表中的第 1個中文輸入法 自動打開 當選中其它單元格時 中文輸入 法自動關閉。九、 讓 “自動更正” 輸入統一的文本 你是不是經常為輸入某些固定的文本 如 電 腦報而煩惱呢 ? 那就往下看吧。 1.執行“工具自動更正”命令 打開“自動更正”對 話框。 2.在“替換”下面的方框中輸入“ pcw ” (也可以是其他字符 “ pcw ”用小寫 在 “替換為”下面的方框中輸入“ 電腦報 ” 再單擊“添加”和“確定”按鈕。 3.以后如 果需要輸入上述文本時 只要輸入“ pcw

14、” 字符 ? 此時可以不考慮“ pcw ” 的大小寫 ? 然后確 認一下就成了。十、在 Excel 中自定義函數 Excel函數雖然豐富 但并不能滿足我們的所有需要。 我們可以自定義一個函數 來完成一些特定的運算。 下面 我們就來自定義一個計算梯形面 積的函數 1.執行“工具宏 Visual Basic編輯器”菜單命令 (或按“ Alt+F11”快捷 鍵 打開 Visual Basic 編輯窗口。 2.在窗口中 執行“插入模塊”菜單命令 插入一 個新的模塊模塊 1。 3.在右邊的 “代碼窗口” 中輸入以下代碼 Function V(a,b,hV = h*(a+b/2End Function 4

15、.關閉窗口 自定義函數完成。 以后可以像使用內置函數一 樣使用自定義函數。提示 用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景 是襯在整個工作表下面的 能不 能只襯在表頭下面呢 ? 1.執行“格式工作表背景”命令 打開“工作表背景”對話框 選中需要作為背景的圖片后 按下 “插入” 按鈕 將圖片襯于整個工作表下面。 2.在按 住 Ctrl 鍵的同時 用鼠標在不需要襯圖片的單元格 (區域 中拖拉 同時選中這些單元格 (區域 。 3.按 “格式” 工具欄上的 “填充顏色” 右側的下拉按鈕 在隨后出現的 “調色板” 中 選中“白色” 。經過這樣的設置以

16、后 留下的單元格下面襯上了圖片 而上述選中的單 元格 (區域 下面就沒有襯圖片了 (其實 是圖片被“白色”遮蓋了 。 提示 ? 襯在單元格下 面的圖片是不支持打印的。十二、 用連字符 “ &” 來合并文本 如果我們想將多列的內容合并到一列中 不 需要利用函數 一個小小的連字符“ &”就能將它搞定 (此處假定將 B 、 C 、 D 列合并到一 列中 。 1.在 D 列后面插入兩個空列 (E、 F 列 然后在 D1單元格中輸入公式 =B1&C1&D1。 2.再次選中 D1單元格 用 “填充柄” 將上述公式復制到 D 列下面的 單元格中 B 、 C 、 D 列的內容即

17、被合并到 E 列對應的單元格中。 3.選中 E 列 執行 “復制” 操作 然后選中 F 列 執行“編輯選擇性粘貼” 命令 打開 “選擇性粘貼”對話框 選中 其中的“數值”選項 按下“確定”按鈕 E 列的內容 (不是公式 即被復制到 F 列中。 4.將 B 、 C 、 D 、 E 列刪除 完成合并工作。 提示 完成第 1、 2步的操作 合并效果已經實現 但此時如果刪除 B 、 C 、 D 列 公式會出現錯誤。 故須進行第 3步操作 將公式轉換為不變 的“值”十三、生成績條 常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題 有不少人采取錄制宏 或 VBA 的方法來實現 這對于初學者來說有一定難度。 出于此種

18、考慮 我在這里給出一種用 函數實現的簡便方法。 此處假定學生成績保存在 Sheet1工作表的 A1至 G64單元格區域中 其中第 1行為標題 第 2行為學科名稱。 1.切換到 Sheet2工作表中 選中 A1單元格 輸入公式 =IF(MOD(ROW( 3=0 IF(0MOD?ROW( 3(=1 sheet1 A INDEX(sheet1 $A $G INT(ROW(+4/3+1 COLUMN(。 2.再次選中 A1單元格 用 “填充柄” 將上述公式復制到 B1至 G1單元格中 然后 再同時選中 A1至 G1單元格 區域 用 “填充柄” 將上述公式復制到 A2至 G185單元格中。 至此 成績條

19、基本成型 下 面簡單修飾一下。 3.調整好行高和列寬后 同時選中 A1至 G2單元格區域 (第 1位學生的 成績條區域 按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕 在隨后出現的邊框列表中 選 中“所有框線”選項 為選中的區域添加邊框 (如果不需要邊框 可以不進行此步及下面的 操作 。 4.同時選中 A1至 G3單元格區域 點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕 然 后按住鼠標左鍵 自 A4拖拉至 G186單元格區域 為所有的成績條添加邊框。 按“打印” 按鈕 即可將成績條打印出來。十四、 Excel 幫你選函數 在用函數處理數據時 常常不知道使用什么函數比較合適。 Excel 的“搜索函數”功能可以

20、幫你縮小范圍 挑選出合適的函數。 執行“插入函數” 命令 打開“插入函數”對話框 在“搜索函數”下面的方框中輸入要求 (如“計數” 然 后單擊“轉到”按鈕 系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來 并顯示在“選擇函數” 下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件 即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據 有時 我們編輯某個工作表 (Sheet1時 需要查看其它工作表中 (Sheet2、 Sheet3 某個單元格的內容 可以利用 Excel 的“監視窗口”功能來實現。 執行“視圖工具欄監視窗口”命令 打開“監視窗口” 單擊其中的“添加監視”按鈕 展開“添加監視點”對話框

21、 用鼠標選中需要查看的單元 格后 再單擊“添加”按鈕。重復前述操作 添加其它“監視點” 。 以后 無論在哪個工 作表中 只要打開“監視窗口” 即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。 十六、 為單元格快速畫邊框 在 Excel 2002以前的版本中 為單元格區域添加邊框的 操作比較麻煩 Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。 單擊“格式”工具欄上“邊框” 右側的下拉按鈕 在隨后彈出的下拉列表中 選 “繪圖邊框” 選項 或者執行 “視圖工具 欄邊框” 命令 展開“邊框” 工具欄。 單擊工具欄最左側的下拉按鈕 選中一種邊框樣 式 然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉 即可為相應的單元

22、格區域快速畫上邊框。 提示 如果畫錯了邊框 沒關系 選中工具欄上的 “擦除邊框” 按鈕 然后在錯誤的邊框 上拖拉一下 就可以清除掉錯誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色的邊框 可以先按工具欄 右側的 “線條顏色” 按鈕 在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后 再畫邊框即可。 這 一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當你在該輸入四位數的單元格 中卻填入了一個兩位數 或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候 Excel 就能 自動判斷、即時分析并彈出警告 那該多好啊 ! 要實現這一功能 對 Excel 來說 也并不難。 例如我們將光標定位到一個登記 “年

23、份” 的單元格中 為了輸入的統一和計算的方便 我們 希望 “年份” 都用一個四位數來表示。 所以 我們可以單擊 “數據” 菜單的 “有效性” 選項。 在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度” 。然后在“數據” 下拉菜單中選擇“等于” 且“長度”為“ 4” 。同時 我們再來到“出錯警告”卡片中 將 “輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止” 并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別 填入“輸入文本非法 ! ”和“請輸入四位數年份。 ”字樣。 很顯然 當如果有人在該單元格 中輸入的不是一個四位數時 Excel 就會彈出示的警告對話框 告訴你出錯原因 并直到你 輸入了正確“樣式”

24、的數值后方可繼續錄入。神奇吧 ? 其實在 Excel 的“數據有效性”判斷 中 還有許多特殊類型的數據格式可選 比如“文本類型”啊 “序列大小”啊 “時間遠 近” 啊 如你有興趣 何不自作主張 自己設計一種檢測標準 讓你的 Excel 展示出與眾不 同的光彩呢。十八、 成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開 Excel 軟件總是默 認打開多張工作表。 由此就可看出 Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力 更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。 要協調關聯 當然首先就需要同步輸入。 因此 在很多情況 下 都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。 那么如何對表格進行成組

25、編輯呢 ? 首先我們單擊第一個工作表的標簽名“ Sheet1” 然后按住 Shift 鍵 單擊最后一張 表格的標簽名“ Sheet3” (如果我們想關聯的表格不在一起 可以按住 Ctrl 鍵進行點選 。此 時 我們看到 Excel 的標題欄上的名稱出現了 “工作組” 字樣 我們就可以進行對工作組的 編輯工作了。 在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么 我們發現 “工作組” 中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。 但是 僅僅同步輸入是遠遠不夠的。 比如 我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢 ? 首先 我們得改變第一張 表格的數據格式 再單擊“編輯”菜單的“填充”選

26、項 然后在其子菜單中選擇“至同組工 作表” 。這時 Excel 會彈出“填充成組工作表”的對話框 在這里我們選擇“格式”一項 點“確定”后 同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。十九、改變文本的大小寫 在 Excel 中 為表格處理和數據運算提供最強大支持的 不是公式 也不是數據庫 而是函數。 不要以為 Excel 中的函數只是針對數字 其實只要是 寫進表格中的內容 Excel 都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。 在 Excel 2002中 至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。 它們分別是 “ =UPPER(源數據格 ” 將 文 本 全 部 轉 換 為 大 寫 “ =LOWE

27、R(源 數 據 格 ” 將 文 本 全 部 轉 換 成 小 寫 “ =PROPER(源數據格 ” 將文本轉換成 “適當” 的大小寫 如讓每個單詞的首字母為大寫 等。例如 我們在一張表格的 A1單元格中輸入小寫的“ excel ” 然后在目標單元格中輸入 “ =UPPER(A1” 回車后得到的結果將會是 “ EXCEL ” 。 同樣 如果我們在 A3單元格中輸 入“ mr.weiwei ” 然后我們在目標單元格中輸入“ =PROPER(A3” 那么我們得到的結果 就將是“ Mr.Weiwei ”了。二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外 從已存在的單元格內容中提 取特定字符輸入 絕對是一種

28、省時又省事的方法 特別是對一些樣式雷同的信息更是如此 比如員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從 A4單元格中提取稱謂的話 最好使用 “ =RIGHT(源數據格 提取的字符數 ” 函數 它表示 “從 A4單元格最右側的字符開始提取 2個字符” 輸入到此位置。 當然 如果你想提取姓名的話 則要使用 “ =LEFT(源數據格 提 取的字符數 ”函數了。還有一種情況 我們不從左右兩端開始 而是直接從數據中間提取 幾個字符。比如我們要想從 A5單元格中提取“武漢”兩個字時 就只須在目標單元格中輸 入“ =MID(A5,4,2”就可以了。意思是 在 A5單元格中提取第 4個字符后的兩個字符 也 就是第

29、 4和第 5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞 將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜 的問題。因為它沒有一個十分固定的模式 大多數的數字在變成序數詞都是使用的“ th ”后 綴 但大凡是以“ 1” 、 “ 2” 、 “ 3”結尾的數字卻分別是以“ st ” 、 “ nd ”和“ rd ”結尾的。而且 “ 11” 、 “ 12” 、 “ 13”這 3個數字又不一樣 它們卻仍然是以“ th ”結尾的。因此 實現起 來似乎很復雜。其實 只要我們理清思路 找準函數 只須編寫一個公式 就可輕松轉換 了 。 不 信 請 看 “ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2=11,12

30、,13, th ,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2, st , nd , rd , th ” 。該公式盡管一長串 不過含義卻很明確 如果數字是以“ 11” 、 “ 12” 、 “ 13”結 尾的 則加上“ th ”后綴 如果第 1原則無效 則檢查最后一個數字 以“ 1”結尾使用 “ st ” 、以“ 2”結尾使用“ nd ” 、以“ 3”結尾使用“ rd ” 如果第 1、 2原則都無效 那 么就用“ th ” 。因此 基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數 和財務打過交道的人都知道 在賬面填充時有一種 約定俗成的

31、 “安全填寫法” 那就是將金額中的空位補齊 或者在款項數據的前面加上 “ $” 之類的符號。其實 在 Excel 中也有類似的輸入方法 那就是“ REPT ”函數。它的基本格式是 “=REPT( “特殊符號” 填充位數” 比如我們要在中 A2 單元格里的數字結尾處用 。 “#” 號填充至 16 位就只須將公式改為“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2”即可如果我 們 要 將 A3 單 元 格 中 的 數 字 從 左 側 用 “ # ” 號 填 充 至 16 位 就 要 改 為 “ =REPT( #,16-LEN(A3&A3”另外如果我們想用“#”號將 A4 中的數值從兩側填充則 需要改為“=REPT(#,8-LEN(A4/2&A4&REPT(#8-LEN(A4/2”如果你 還嫌不夠專業要在 A5 單元格數字的頂頭加上“$”符號的話那就改為“=(TEXT(A5, $#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(