1、辦公室管理制度及各部門職責一、辦公室管理條例第一章總則第一條 為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規范，明確要求，規范行為，創造良好的企業文化氛圍。第二章 細則第二條服務規范：1.儀表：公司職員工應儀表整潔、大方；2.微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方；3.用語：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；4.現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待；5.電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用

2、公司電話時間太長。第三條辦公秩序1.工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。2.職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。3.職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4.各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。5.發現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。第三章

3、責任本制度的檢查、監督部門為公司辦公室共同執行，違反此規定的人員，將給予50-100 元的扣薪處理。二、辦公室物資管理條例第一章 總則為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。第二章 物資分類1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。2.低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等3.管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等4.個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資；5.實物資產：物資價格達 300元以上，如：空調、計算機、攝像機、照相機。第三章 辦公用品物資采購1.公司辦公用品物資的采

4、購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。申購物品應填寫物品申購單，300 元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批準；300 元以上（含300 元）部門主管同意，辦公室審核，總經理審批。2.物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1) 定點：公司定大型超市進行物品采購。2) 定時：每月月初進行物品采購。3) 定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性。4) 特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用。第四章物資領用管理1.公司根據物資分類，進行不同的領用方式：2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用3.管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用4.

5、貴重物品：根據專立文件的領用程度來領用5.實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀第五章 公司物資借用1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認可2.借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還3.借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償第六章附則1.新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續，未經辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續。2.辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。3.本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經總經理批準頒行。三、傳真使用管理辦法(一 )、總則：為加強公司

6、傳真使用管理，特制定本辦法。(二 )、使用范圍1.本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。2.使用范圍包括本地、國內、國際傳真。(三 )、傳真的接收管理1.傳真件的接收納入公司收發管理辦法范圍內，由收發員統一接收。2.傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業務部門留復印件。3.公司傳真機應隨時處地開機接由狀態。(四 )、傳真的發送管理1.各部門和人員發送傳真，由收發員統一發送；重要文件可由當事人親自發送。2.傳真發送，須經領導批準，填寫發文登記簿表，并及時發送出去；因故不能發送，應及時通知有關當事人迅速另行處理。3.傳真原件留存行政部。(五 )、

7、附則傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發。四、公司值班管理條例一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。二、管理體制1.員工值日：公司依據自身情況，設立公司或部門值日制度；2.部門主管值班：公司依據自身情況，設立公司部門主管值班制度。三、管理要點和內容(一 ).員工值日。1.目的：維護公司日常工作秩序，及時聯絡、處理事務；2.一般以工作時間為責任時間；3.值班要點：1).巡察辦公場所保潔情況；2).電話記錄、處理、轉送；3).領導交辦任務。(二 ).部門主管值班1.目的：以公司業務工作為主；2.一般以下班時間或節假日為值班時間；3.值班要點：1).接待下班后來

8、客；2).處理未完成工作；3).處置下班后的突發、緊急事件；4).值班人員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容；5).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容，提出處理意見；6).值班人員要按規定準確填寫值班日志。四.值班規定1.遵守值班紀律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員；2.值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡；3.在規定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強對重點部位的監管；4.接待來賓外松內緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說；5.值班人員密切關注領導活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯系，須將公安、消防、醫

9、院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處，以備應急需要；6. 遇到緊急事件，首先要冷靜，敢于負責，一方面大膽采取應急措施，以免貽誤；另一方面及時匯報主管領導或和公安部門報警。五.接聽值班電話應注意：1.禮貌相待：不論打進、接入，應主動通報公司名稱、職務、姓名，如對方未通報，應客氣詢問清楚；2.使用語言文明，切忌粗聲粗氣；3.對重要或較長的電話內容，可請對方復述一遍；4.對要求打公司領導的電話，首先問清對方的單位名稱、職務、姓名，然后婉轉回答“請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置；5. 對打聽事情、咨詢類擔心條態度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答；6

10、. 除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內容集中到一起，有條理地予以報告；7.加大節假日值班力量，由公司部門主管帶班，征求下屬中同意后排定值班表，印發各有關部門和人員；8.根據需要，可安排公司單身職工多兼值班工作，并給予適當的加班補貼。各部門職責行政部直接上級：分管副總經理；下屬部門：總務科、保衛科；管理權限：受分管理副總經理委托，行使對公司后勤生活、維護內部治安管理權限，承擔執行公司規章制度 =規程及工作指令的義務；管理職能：負責公司后勤管理工作、維護內部治安、確保公司財產安全，對所承擔的工作負責；主要職能：1 堅決服從分管副總經理的指揮，認真執行其工作指令，一切管理行為向主管領導負責；2

11、嚴格執行公司規章制度，認真履行其工作職責；3 負責行政后勤、保衛工作管理制度擬訂、檢查、監督、控制和執行；4 負責組織編制年、季、月度行政后勤、保衛工作計劃。本著合理節約的原則，編制年、季、月度后勤用款計劃，搞好行政后勤決算工作，并組織計劃的實施和檢查；5 負責員工生活費用管理和核算工作。建立健全員工生活費用成本核算制度，制定合理的生活費用標準，對盈虧超標準進行考核；6 負責做好公司經營用水、電管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和維修計量器具，抓好電器設備和線路的保養維修工作，加強用水、電費用核算，及時交納水、電費；7 負責員工就餐的衛生管理工作。定期地詢問公司員工對就餐質與

12、量的要求，以確保員工就餐的安全。8 負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發生，保護公司財產的安全，確保生產、工作的順利進行；9 負責建立和完善安全責任制。建立以防火、防盜、防災害事故為主要內容的安全保衛責任制，做到組織落實、制度落實和責任落實；10 嚴格門衛登記制度。一切進出公司的物資，嚴格門衛檢查、驗證，物證相符方能進出，凡無證或證物不符門衛有權扣留，由保衛科查處；11 建立和完善后勤崗位責任制，加大考核力度，提高服務質量提高；12 加強部門人員的培訓教育工作。協同人事、企管等職能部門，做好管理員、炊事員、保衛人員、維修工等日常安全教育和職業

13、道德教育工作，定期開展崗位優質服務評比活動；13 負責全公司的人員招聘及配合各部門人事調動工作；14 按時完成公司領導交辦的其他工作任務。保衛科；直接上級：行政部；下屬崗位：保安員；部門性質：公司的安全保衛工作；管理權限：受行政部的委托，行使對公司安全保衛的管理權限，并承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令的義務；管理職能：合理地組織對公司安全保衛管理，積極開展工作；主要職責：1。嚴格服從行政部的統一指揮，執行其工作指令，一切管理行為向行政部負責；2 嚴格遵守公司的各項管理制度，認真行使公司給予的管理權力，杜絕一切越權事件的發生；3 負責擬訂本科的管理制度、工作計劃和目標；4 負責防火、防盜

14、安全工作管理；5 負責公司門衛工作的管理；6 負責對公司廠區、營區的巡邏；7 負責對公司違章、違紀事件的處理；8 負責維持公司日常生活次序；9 負責員工暫隹證的登記和發放管理工作；10 負責做好公司安全保衛專業檔案管理；11 負責公司防火、防盜安全的檢查；12 負責做好公司的保密工作；13 對保衛人員的監督、考核、評比；14 協助做好員工安全知識教育培訓；15 協助當地公安機關做好對違紀、違法的處理；16 協助做好有關公司安全保衛工作；17 完成臨時交辦的其他工作；財務部；直接上級：分管副總經理；下屬部門：會計核算科、財務科、稽核科；部門性質：會計核算及財務管理；管理權限：受總經理和分管副總經

15、理委托，行使對公司財務會計工作全過程的管理權限，并承擔報告公司規章制度、管理規程及工作指令的義務；管理職能：負責對公司會計核算管理、財務核算管理、公司經營過程實施財務監督、稽核、審計、檢查、協調和指導的專職管理部門，對所承擔的工作負責；主要職責：1 堅決服從分管副總經理的統一指揮，認真執行其工作指令，一切管理行為向主管領導負責；2 嚴格遵守國家財務工作規定和公司規章制度，認真履行其工作職責；3 組織編制公司撲、季度成本、利潤、資金、費用等有關的財務指標計劃。定期檢查、監督、考核計劃的執行情況，結合經營實際，及時調整和控制計劃的實施；4 負責制定公司財務、會計核算管理制度。建立健全公司財務管理、

16、會計核算、稽核審計等有關制度，督促、各項制度的實施和執行；5 負責按規定進行成本核算。定期編制年、季、月度種類財務會計報表，搞好年度會計決算工作；6 負責編寫財務分析及經濟活動分析報告。全同信息部、經營部等有關部門，組織經濟行動分析會，總結經驗，找出經營活動中產生的問題，提出改進意見和建議。同時，提出經濟報警和風險控制措施，預測公司經營發展方向；7 有權參加各類經營會議，參與公司生產經營決策；8 負責固定資產及專項基金的管理。會同經營、技術、行政后勤等管理部門，辦理固定資的購建、轉移、報廢等財務審核手續，正確計提折舊，定期組織盤點，做到賬、卡、物三相符；9 負責流動資金的管理。會同營銷、倉庫等

17、部門，定期組織清查盤點，做到賬卡物相符。同時，區別不同部門和經營部門，層層分解資金占用額，合理地有計劃地調度占用資金；10 負責對公司低值易耗品盤點核對。會同辦公室、信息、行政后勤、技術等有關部門做好盤點清查工作，并提出日常采購、領用、保管等工作建議和要求，杜絕浪費；11 負責公司產品成本的核算工作。制訂規范的成本核算方法，正確分攤成本費用。制定適合公司特點和管理要求的核算方法，逐步推行公司內部二級或三級經濟核算方式，指導各核算單位正確進行成本費用及內部經濟核算工作，力爭做到成本核算標準化、費用控制合理化；12 負責公司資金繳、拔、按時上交稅款。辦理現、現金收支和銀行結算業務。及時登記現金和銀

18、行存款日記賬，保管庫存現金，保管好有關印章、空白收據、空白支票；13 負責公司財務審計和會計稽核工作。加強會計監督和審計監督，加強會計檔案的管理工作，根據有關規定，對公司財務收支進行嚴格監督和檢查；14 負責進銷物資貨款把關。對進銷物資預付款要嚴格審核，采購貨款支付除按計劃執行外，還需經分管副總經理或總經理、董事長審核簽字同意，方可支付；15 認真完成甕領導交辦的其它工作任務；采購部直接上級：辦公室；部門性質：負責采購、供應材料、備品配件其他物資；管理權限：受辦公室委托，行使對采購、供應的管理權限，并承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令的義務；管理職能：合理地組織采購，并及時供應生產所需的

19、物資；主要職責：1。服從辦公室的統一指揮，嚴格執行工作指令，一切管理行為向辦公室負責；2 嚴格遵守公司的各項管理制度，認真行使給予的管理權力，杜絕開始越權事件的發生；3 制訂本部的工作計劃和目標；4 了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況；5 調查研究本行業采購物資、備品的規律；6 采購方式設定；7 對主要供應商進行等級、品質、交貨期、價格、服務、信用等能力的評估；8 采購前要詢價、比價、議價；9 合理編制采購計劃、實施采購；10 進料質量、數量異常處理；11 付款匯總、審查；12 進料異常情況的處理；13 進料進度控制與逾交督促；14 處理與協調和供應商之間的關系；15 組織對物資市

20、場信息的搜集和分析；16 檢查、考核、評比采購人員的業務水平和工作能力；17 完成臨時交辦的其他事項；品質管理部；直接上級：分管副總經理；下屬部門：質檢科、質管科；管理權限：受分管副總經理委托，行使對企業生產品稅經全過程的質量管理權限，承擔執行公司規章制度、規程、工作指令責任和義務；管理職能：制定質量工作標準、產品質量檢驗標準，確定檢驗與監督管理方式、組織質量管理培訓、逐步推進企業生產活動全過程的質量管理工作，對所承擔的工作負責；主要職能：1 堅決服從分管副總經理的指揮，認真執行其工作指令，一切管理行為向主管領導匯報；2 嚴格執行公司規章制度，認真履行其工作職責；3 負責組織質量管理、計量管質

21、量檢驗標準等管理制度的擬訂、檢查、監督、控制及執行；4 負責組織編制年季月度產品質量提高、改進、管理、計量管理等工作計劃。并組織實施、檢查、協調、考核，及時處理和解決各種質量糾紛；5 負責建立和完善質量保證體系。 制定并組織實施公司質量工作綱要，健全質量管理網絡， 制定和完善質量管理目標負責制，確保產品質量的穩定提高，力爭盡早通過ISW9000 論證；6 配合人事部抓好全員質量教育工作。定期組織質量檢查員、計量員、管理人員、各級領導、營銷人員、維修人員、操作工等不同崗位的質量教育培訓，強化質量管理，提高公司全員質量意識和質量管理水平，加強對計量、質量人員培訓考核力度，建立和完善計量、質量員執證

22、上崗制度；7 負責對公司產品、工作和服務質量進行監督、檢查、協調和管理；8 負責搜集和掌握國內外質量管理先進經驗，傳遞質量信息；9 負責公司質量事故的處理。 參與由于產品出錯引起質量異議、 退貨、索賠等質量事件的處理。 牽頭組織調查、 分析、仲裁、協調各種質量糾紛，并明確的提出處理意見。一般質量事故，由本部全權處理，重大質量事故，本部提出處理意見，報主管副總簽署意見后，報總經理辦公會議討論，經總經理簽字同意批準后，下文處理；10 負責建立和健全質量崗位責任感。 明確各崗位職責、 權力和義務， 及時制訂或修改并嚴格貫徹執行各項操作規程，教育員工嚴格遵守技術紀律；11 負責收集公司產品售后質量服務

23、資料。定期或不定期的進行市場調查、客戶抽查，及時擇寫質量市場調查分析報告，提出改進意見和建議，為公司領導決策提供依據；12 負責編制年、季、月度產品質量統計報表。建立和規范原始記錄、臺賬、統計報表質量統計核準程序，培訓專、兼職質量統計人員，提高其業務水平和工作質量；13 負責定期進行質量工作匯報。定期在年、 季、月度的生產經營計劃平衡會用口頭或書面匯報， 對于重大質量事故，組織專題分析會集中匯報，特殊應急情況向主管領導或總經理個別匯報；14 按時完成公司領導交辦的其他工作任務；業務部；直接上級：分管副總經理；下屬部門：市場科、儲運科、售后服務科、駐外分公司、駐外營銷點；部門性質：公司產品的經營

24、銷售及售后服務；管理權限：受分管副總經理委托，行使對公司產品的經營銷售過程中的管理權限，承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令義務；管理職能；負責對公司產品價值實現過程中各銷售環節實行管理、監督、協調、服務的專職管理部門，對所承擔的工作負責；主要職責：1 堅決服從分管領導統一指揮，認真的執行其工作指令，一切管理行為向主管領導負責；2 嚴格執行公司規章制度，認真履行其工作職責；3 負責制定銷售管理制度。 擬定銷售管理辦法、 產品及物資管理制度、 明確銷售工作標準、 建立銷售管理網絡， 協調、指導、調度、檢查、考核；4 負責編制年季月度產品銷售計劃。并按時交計劃生產、財務部門，便于統一平衡、合理

25、下達計劃、組織生產作業、及時回擾資金。同時，隨時關注生產計劃完成進度和監督產品質量問題；5 負責產品入庫出庫核對工作。進出庫產品必須手續完整齊全，驗收及時，標明型號、規格、數量等，出入庫單據妥善保管，嚴格執行公司物資管理制度，認真辦理產品出入庫手續；6 負責庫存產品的保管。認真保管在庫產品，做到永續盤日清月結，堆放整齊，經常核對庫存，出入庫產品及時按型號、規格、數量進行逐筆登記臺賬，達到賬物相符、賬卡相符，保證賬、卡、物、資金四對口，做好在庫產品的防火、防盜、防損工作，確保庫存產品的安全；7 負責組織年度在庫產品及物資的期末盤點工作。在盤點中發現問題，要查明原因，并弄清責任，做好原始記錄，分別

26、按程序辦理調整賬目手續；8 負責編制銷售統計報表。做好銷售統計核算基礎管理工作，建立健全各種原始記錄、統計臺賬，及時匯總填報年、季、月度銷售統計報表；9 負責駐外分公司、營銷網點銷售調度及運輸工作。及時匯總編制產品需求量計劃，合理的平衡產品供貨計劃，做好對外銷售點聯絡工作，組織產品的運輸、調配，完善發運過程的交接手續；10 積極開展市場調查、分析和預測。做好市場信息的收集、整理和反饋，掌握市場動態，積極適時、合理有效地開辟新的經銷網點，努力拓寬業務渠道，不斷擴大公司產品的市場占有率；11 負責對營銷網點人、財、物和業務工作管理、監督、協調、考核等工作；12 負責做好產品的售后服務工作，經常走該

27、用戶，及時處理好用戶投訴，保證客戶滿意，提高企業信譽；13 負責擬訂本部門工作目標。抓好對所管轄范圍內人員的考核、考評與管理教育工作，關心營銷人員的生活及思想動態，做好耐心細致的思想教育工作，杜絕經濟犯罪的事件發生；14 負責做好廣告宣傳，正確編制年度銷售費用及廣告費用計劃；15 與生產部，采購部，設計部，品質部合作，及時，審慎，負責任地處理客戶的投拆；16 分類保管好原始客戶訂單，銷售合同或形式發票，生產訂單，出口形式發票和裝箱單等；17 加強和保持與設計部，生產部，采購部及時高效溝通，制作簡潔，完整，準確，及時的生產訂單；18 按時完成公司領導交辦的其他工作任務。生產部；直接上級：分管副總經理；下屬部門：生產和設備動力科、開料車間、木工車間、油漆車間；管理權限：受分管副總經理委托，行使對產品生產過程中的管理權限，并承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令