1、委托項(xiàng)目溝通管理規(guī)范1 目的通過本規(guī)范的實(shí)施，使有關(guān)委托項(xiàng)目的信息能夠適時(shí)，以合理的方式產(chǎn)生、收集、處理、貯存和交流。2 適用范圍本規(guī)范的實(shí)施涉及項(xiàng)目管理部、造價(jià)管理部、經(jīng)營部、項(xiàng)目部；適用于生命周期各階段委托項(xiàng)目。3 名詞定義3.1 內(nèi)部溝通：指相對公司而言的，發(fā)生在公司各個(gè)委托項(xiàng)目的項(xiàng)目部、公司各職能部門、主管部門間的溝通。3.2 外部溝通：指相對公司而言的，發(fā)生在公司各個(gè)委托項(xiàng)目的項(xiàng)目部以及公司各職能部門、主管部門與委托方、承包方、分包方、監(jiān)理方、材料供應(yīng)商等工程參與各方的溝通。4 職責(zé)4.1 項(xiàng)目經(jīng)理4.2 資料崗5 規(guī)范5.1 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)下達(dá)的項(xiàng)目管理任務(wù)書，結(jié)合本工程的特殊情況以

2、及委托方、工程監(jiān)理方、工程承包商的有關(guān)文件編制委托項(xiàng)目溝通管理實(shí)施計(jì)劃。項(xiàng)目經(jīng)理所編制的實(shí)施計(jì)劃需符合委托項(xiàng)目管理實(shí)施計(jì)劃編制標(biāo)準(zhǔn)中的相關(guān)要求5.1.1 溝通的一般過程和原理：確定想法-編碼-選擇渠道-傳送信息-接收信息-解碼-理解-反饋。5.1.2 溝通的基本原則：準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性5.1.3 溝通安范圍可以分為內(nèi)部溝通與外部溝通；按形式可以分為會(huì)議、公函、口頭；又可以分為正式與非正式5.2 內(nèi)部溝通參加內(nèi)部溝通管理規(guī)范5.3 外部溝通5.3.1 外部溝通包括：工程例會(huì)、設(shè)計(jì)交底會(huì)議、施工組織設(shè)計(jì)討論會(huì)、專項(xiàng)施工方案討論會(huì)、專業(yè)分包單位進(jìn)場協(xié)調(diào)會(huì)、與外部單位協(xié)調(diào)會(huì)、專題會(huì)議（質(zhì)量、進(jìn)度、

3、投資、安全、文明施工、資料等）、工程驗(yàn)收會(huì)、工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單、項(xiàng)目管理月報(bào)、非正式溝通等。5.3.2 工程例會(huì)5.3.2.1 會(huì)議目的：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)定期召開，由工程參與各方參加的旨在全面了解項(xiàng)目階段進(jìn)展、協(xié)調(diào)解決矛盾和問題以及制訂下階段任務(wù)的會(huì)議5.3.2.2 會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)前項(xiàng)目部成員要了解各自職責(zé)范圍內(nèi)階段性的工作成果、將項(xiàng)目實(shí)際情況與計(jì)劃進(jìn)行比對；整理目前遇到的問題以及相應(yīng)的解決方案；與委托方和項(xiàng)目部成員、監(jiān)理方溝通，就某些問題的解決和解釋統(tǒng)一口徑。5.3.2.3 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部資料崗須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由監(jiān)理方的指定人員整理。5.3.2.4 會(huì)議主持：會(huì)議

4、由監(jiān)理方總監(jiān)或總監(jiān)代表主持。5.3.2.5 參加單位：投資、施工、管理、監(jiān)理（根據(jù)實(shí)際需要還可包括設(shè)計(jì)、物業(yè)、材料供應(yīng)商、銷售、咨詢等）等單位。5.3.2.6 會(huì)議議程：一般先由施工方（根據(jù)實(shí)際需要還可包括設(shè)計(jì)、物業(yè)、材料供應(yīng)商、銷售、咨詢等）分別介紹階段工程進(jìn)展、下階段工作計(jì)劃、提出需要解決的問題；然后監(jiān)理講評工程質(zhì)量、進(jìn)度等的進(jìn)展，各對口單位回答相關(guān)問題，提出建議；再由上誠公司項(xiàng)目部綜合講評工程進(jìn)展情況，回答并解決問題，確認(rèn)下階段計(jì)劃；最后由投資單位發(fā)表意見，提出要求和建議。5.3.2.7 紀(jì)要整理和發(fā)放：紀(jì)要由監(jiān)理方整理，交由主要與會(huì)方校閱定稿并簽字蓋章（上誠公司由項(xiàng)目部資料崗和項(xiàng)目經(jīng)理

5、審閱并簽字蓋章），由監(jiān)理發(fā)放。5.3.3 設(shè)計(jì)交底會(huì)議5.3.3.1 會(huì)議目的：在具體施工實(shí)施前由設(shè)計(jì)單位交代設(shè)計(jì)意圖，解答施工方提出的設(shè)計(jì)問題。5.3.3.2 會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)前項(xiàng)目部土建、水電等專業(yè)崗位要詳細(xì)讀圖、理解設(shè)計(jì)意圖、找出設(shè)計(jì)的錯(cuò)漏缺項(xiàng)，并督促監(jiān)理、施工方讀圖，然后由施工方將各方提出的問題進(jìn)行匯總整理。5.3.3.3 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部資料崗須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由施工方的指定人員整理。5.3.3.4 會(huì)議主持：會(huì)議由委托項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理主持。5.3.3.5 參加單位：投資、設(shè)計(jì)、施工、管理、監(jiān)理（根據(jù)實(shí)際需要還可包括物業(yè)、銷售、咨詢等）等單位5.3.3.6

6、 會(huì)議議程：一般先由設(shè)計(jì)單位介紹設(shè)計(jì)意圖；然后由施工方項(xiàng)目工程師逐圖逐條提出問題、設(shè)計(jì)單位逐條回答；監(jiān)理方和上誠公司補(bǔ)充提問。5.3.3.7 紀(jì)要整理和發(fā)放：紀(jì)要由施工方整理，交由主要與會(huì)方校閱定稿并簽字蓋章（上誠公司由項(xiàng)目部資料崗、各專業(yè)崗和項(xiàng)目經(jīng)理審閱并簽字蓋章），由上誠公司項(xiàng)目部發(fā)放。5.3.4 施工組織設(shè)計(jì)討論會(huì)5.3.4.1 會(huì)議目的：在設(shè)計(jì)施工圖交底結(jié)束后，具體施工開始前，由各方對施工組織設(shè)計(jì)進(jìn)行討論確認(rèn)5.3.4.2 會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)前項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)督促監(jiān)理要求施工方及時(shí)編制和提交施工組織設(shè)計(jì)初稿；針對初稿由項(xiàng)目部各專業(yè)崗、成本崗提出意見報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)后由資料崗整理。5.3.4.3

7、 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部資料崗須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由施工方的指定人員整理。5.3.4.4 會(huì)議主持：會(huì)議由監(jiān)理方總監(jiān)或總監(jiān)代表主持。5.3.4.5 參加單位：施工、管理、監(jiān)理等單位。5.3.4.6 會(huì)議議程：一般先由施工方項(xiàng)目工程師介紹施工組織設(shè)計(jì)編制意圖；再由監(jiān)理方和上誠公司分別提出修改意見和建議，施工方確認(rèn)后記錄；最后確定修改稿的提交時(shí)間。5.3.4.7 會(huì)議成果：會(huì)議成果為施工組織設(shè)計(jì)修改稿，修改稿經(jīng)上誠公司和監(jiān)理方確認(rèn)后定稿（上誠公司由項(xiàng)目部資料崗、各專業(yè)崗和項(xiàng)目經(jīng)理審閱并由項(xiàng)目經(jīng)理簽字蓋章），由施工方發(fā)放。5.3.5 專項(xiàng)施工方案討論會(huì)程序基本同施工組織設(shè)計(jì)

8、討論會(huì)，其成果作為施工組織設(shè)計(jì)的補(bǔ)充方案5.3.6 專業(yè)分包單位進(jìn)場協(xié)調(diào)會(huì)議5.3.6.1 會(huì)議目的：協(xié)調(diào)解決新進(jìn)場專業(yè)分包單位與既有施工方之間工作界面的劃分和有關(guān)配合。5.3.6.2 會(huì)前準(zhǔn)備：了解新進(jìn)專業(yè)分包工作作業(yè)內(nèi)容和特點(diǎn)、了解分包合同內(nèi)容。5.3.6.3 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部資料崗須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由監(jiān)理方指定人員整理。5.3.6.4 會(huì)議主持：會(huì)議由項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理主持。5.3.6.5 參加單位：上誠公司、監(jiān)理方、新進(jìn)專業(yè)分包單位、各相關(guān)單位。5.3.6.6 會(huì)議議程：一般先由上誠公司介紹新進(jìn)專業(yè)分包單位，再由該單位介紹作業(yè)程序和需要的配合，然后由交叉界

9、面施工方及總包單位進(jìn)行答復(fù)并對新進(jìn)單位提出要求并達(dá)成一致。5.3.6.7 紀(jì)要整理和發(fā)放：紀(jì)要由監(jiān)理方整理，交由主要與會(huì)方校閱定稿并簽字蓋章（上誠公司由項(xiàng)目部資料崗和項(xiàng)目經(jīng)理審閱并簽字蓋章），由監(jiān)理方發(fā)放。5.3.7 與外部單位協(xié)調(diào)的會(huì)議5.3.7.1 會(huì)議目的：協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目與外部單位及周邊居民之間潛在的或已發(fā)生的矛盾沖突。5.3.7.2 會(huì)前準(zhǔn)備：了解潛在的或已發(fā)生的沖突的原因以及各方的立場，事先統(tǒng)一內(nèi)部立場和口徑。5.3.7.3 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部與會(huì)人員須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由上誠公司整理。5.3.7.4 會(huì)議主持：會(huì)議由上誠公司項(xiàng)目經(jīng)理主持。5.3.7.5

10、參加單位：上誠公司、各相關(guān)單位。5.3.7.6 會(huì)議議程：一般先由各方介紹各自立場，再由上誠公司找出沖突點(diǎn)，提出解決方案，協(xié)調(diào)各方立場，最后達(dá)成一致。5.3.7.7 紀(jì)要整理和發(fā)放：紀(jì)要由上誠公司整理，交由主要與會(huì)方校閱定稿并簽字蓋章，由上誠公司發(fā)放。5.3.8 專題會(huì)議（質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全、文明施工、資料等）5.3.8.1 會(huì)議目的：就項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程中上述范圍發(fā)生的問題專題討論解決。5.3.8.2 會(huì)前準(zhǔn)備：了解上述問題發(fā)生的原因、實(shí)質(zhì)，與監(jiān)理方事先作好溝通，會(huì)前準(zhǔn)備好解決的方案。5.3.8.3 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部資料崗須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由上誠公司的資料崗整

11、理。5.3.8.4 會(huì)議主持：會(huì)議由上誠公司項(xiàng)目經(jīng)理主持。5.3.8.5 參加單位：上誠公司、監(jiān)理方、施工方等。5.3.8.6 會(huì)議議程：一般先由上誠公司介紹會(huì)議意圖，提出需要解決的問題，再由監(jiān)理方提出具體要求，最后由施工方表態(tài)，確認(rèn)整改目標(biāo)和時(shí)間。5.3.8.7 紀(jì)要整理和發(fā)放：紀(jì)要由監(jiān)理方整理，交由主要與會(huì)方校閱定稿并簽字蓋章（上誠公司由項(xiàng)目部資料崗和項(xiàng)目經(jīng)理審閱并簽字蓋章），由監(jiān)理方發(fā)放。5.3.9 工程驗(yàn)收會(huì)議5.3.9.1 會(huì)議目的：對工程階段部分或全部進(jìn)行驗(yàn)收的會(huì)議5.3.9.2 會(huì)前準(zhǔn)備：了解工程概況，檢查現(xiàn)場和資料會(huì)前準(zhǔn)備情況，落實(shí)不完善項(xiàng)的整改5.3.9.3 會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)

12、容由與會(huì)人員各自記錄，項(xiàng)目部資料崗須詳細(xì)記錄，正式會(huì)議記錄由監(jiān)理方整理5.3.9.4 會(huì)議主持：會(huì)議由上誠公司項(xiàng)目經(jīng)理主持5.3.9.5 參加單位：上誠公司、監(jiān)理方、施工方、質(zhì)監(jiān)站5.3.9.6 會(huì)議議程：一般先由上誠公司介紹工程概況，本次驗(yàn)收的范圍，再由質(zhì)監(jiān)站宣布驗(yàn)收議程、由監(jiān)理介紹質(zhì)量評估情況，然后現(xiàn)場檢查質(zhì)量以及資料，最后由質(zhì)監(jiān)站總結(jié)監(jiān)督意見。5.3.9.7 會(huì)議成果：質(zhì)監(jiān)站填寫質(zhì)量監(jiān)督紀(jì)錄，會(huì)議結(jié)束，由與會(huì)單位在記錄上簽字確認(rèn)。5.3.10 對外發(fā)文5.3.10.1 起草：由項(xiàng)目部相關(guān)崗起草。5.3.10.2 審核批準(zhǔn)：項(xiàng)目經(jīng)理審核批準(zhǔn)。5.3.10.3 發(fā)布：由項(xiàng)目經(jīng)理決定發(fā)布范圍，

13、資料崗發(fā)布，同時(shí)做好簽收記錄。5.3.10.4 反饋：受文單位的回復(fù)由資料崗報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，按內(nèi)部溝通相關(guān)流程流轉(zhuǎn)歸檔：資料崗按委托項(xiàng)目資料管理規(guī)范歸檔。5.3.11 工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單同對外發(fā)文流程5.3.12 項(xiàng)目管理月報(bào)5.3.12.1 編制目的：定期向委托方和公司管理層匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況和存在的問題。5.3.12.2 起草：由各專業(yè)崗提供資料數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理起草。5.3.12.3 審核批準(zhǔn)：項(xiàng)目總監(jiān)、投資總監(jiān)審核批準(zhǔn)。5.3.12.4 發(fā)布：經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)、投資總監(jiān)審閱后報(bào)送委托方。5.3.12.5 歸檔：資料崗按委托項(xiàng)目資料管理規(guī)范歸檔5.3.13 項(xiàng)目小結(jié)和總結(jié)報(bào)告同項(xiàng)目管理月報(bào)流程5.3.14 非正式溝通5.3.14.1 非正式溝通目的和要求：與項(xiàng)目參與各方及時(shí)交換意見，收集信息，就某