1、更改目的：新文件編寫：日期：2010-9-1審批：日期：1. 目的：為提高公文處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，結合公 司（以下簡稱公司）實際工作情況，特制定本規定。2. 范圍：本辦法中的公文泛指公司紅頭文件、制度、內部通啟、會議紀要3. 責任：3.1 公司營運管理部是公文的歸口管理部門，負責建立健全公文工作制度，加強公 文的統一協調與管理，按期進行匯總分析，保證公文處理工作高效運轉。3.2 公司營運管理部配備文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應忠于職守、廉潔 正派、保密觀念強且具備有關專業知識。3.3 公司總經理室成員在各自權限范圍內負責簽發紅頭文件、制度；3.4 各部門負責

2、人可在各自權限范圍內負責簽發部門級別的內部通啟、會議紀要；3.5 營運管理部系統稽核室負責各類公文執行有效性的跟蹤、反饋、督導。4. 內容：4.1 定義：公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。4.2 公文處理的原則：4.2.1 公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規 范。4.2.2 公文由營運管理部統一編號、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。4.3 公司各類發文在有效期內均實行受控管理。4.3.1 所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和布置公司工作的文件。4.3.2 有效文件分兩類，一是有效的業務或職能指導性文

3、件、規章制度：二是有效 的工作安排性文件。 公司任何正式出臺的文件均受營運管理部系統稽核室的 稽核檢查，通過受控的方式管理公文，是防止各部門、各分公司、各級機構 出現執行無效文件的主要措施。4.4 公文種類及使用范圍4.4.1 公司的公文種類主要有：命令（令） 、決定、決議、通告、報告、請示、通 知、通報、批復、函、會議紀要等。4.4.2 各類公文使用范圍4.4.2.1 命令（令）。適用于采取重大或強制性措施嘉獎或懲戒管理權限內的有關人員；撤銷 分公司不適當的決定等。4.4.2.2 決定、決議。對重要事項或重大行動做出的安排，用“決定”。 經過會議討論通過，并要求貫徹執行的事項，用“決議”。4

4、.4.2.3 通告。適用于在一定范圍內向員工或者往來單位公布應當遵守或者需要知曉的 事項。4.4.2.4 通知。適用于發布規章制度（包括規定、辦法、章程、規程、細則等）和措施；傳達上級有關單位的指示；要求下級單位辦理或者需要知曉的事項；轉發上級有關單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；批轉下級單位的公文；印發公司領導的講話；人事任免事項等。4.4.2.5通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。4.4.2.6報告。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級單位詢問或交辦事項的處理結果。4.4.2.7請示。適用于向上級單位請求指示、批準的事項。4.4.2.8批復。適用

5、于答復下級單位或相關單位的請示事項。4.4.2.9函。適用于平級單位之間或不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題。4.4.2.10會議紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事項。公司的公文類別主要包括：4.4.3.1紅頭文件（格式見附件一） 。公司的發字文件文種代號為“川安發字 xxxxxxx 號”。公司人事勞資配備單獨發文字號，發文字號為“川安人字 xxxxxxx號”。4.4.3.2規章制度（格式見附件二）規章制度的編號按制度編寫、審核及發放的相關規定執行。4.4.3.3內部通啟（格式見附件三）內部通啟一般不用編號，各部門發布的通啟可根據部門內需要自行編號 管理。4.4.3.4 會議紀要

6、（格式見附件四） 需在全公司范圍內傳達會議精神的會議紀要應按發文程序辦理并交行政 管理室發文，會議紀要通報報文種代號為“川安會字 xxxxxxx 號”。4.4.4 公文格式4.4.4.1 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文字號（文件編號） 、標 題、正文、發文單位、印章、主題詞、主送、抄送、擬稿、簽發人、校 核等部分組成。 （各類格式詳見附件）4.4.4.2 涉密公文應當根據密級分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。“絕 密”、“機密”還應當標明份數序號。公文是否定為密級文件由擬稿部 門和營運管理部根據公文內容共同掌握。4.4.4.3 緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件

7、”。4.4.4.4 發文單位標識應當使用發文單位全稱。4.4.4.5 發文字號應當包括單位代字、年份、序號，由營運管理部統一編號。4.4.4.6 公文標題應當準確簡要地概括公文主要內容并標明公文種類。4.4.4.7 主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱4.4.4.8 主送單位置于標題之下、正文之上，頂格排列。有些不便于在首頁列出 主送單位的公文，如決定、決議、會議紀要、法規性文件等，主送單位 可以寫在公文末頁抄送單位之前。 主送、 抄送一律用全稱或規范的簡稱。4.4.4.9 公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。4.4.4.10 公文除會議紀要

8、和內部通啟外， 應當加蓋印章。 紅頭文件使用公司公章， 規章制度、規范類文件使用公司營運管理部印章。4.4.4.11 公文成文日期原則上以負責人簽發日期為準，特殊情況應在正文中明確 說明。4.4.4.12 抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全 稱或規范化簡稱。4.4413公文用紙一般采用國際標準A4型（210mnX 297mm。公文行文4.4.5.1 要按照隸屬關系和職權范圍行文。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應同時抄送越過的機關。4.4.5.2 公司發文行文規則：a. 凡是對全公司范圍內發文，如公司發布指令、決定、決議等使用紅頭文 件；b. 頒布規章制

9、度、管理辦法和操作規程等用制度格式。c. 報告、請示等使用內部通啟，應根據內容寫明主送單位，如需同時發送 其他單位，還應寫明抄送單位。“請示”應堅持一文一事，一般只寫一 個主送單位；“請示”不得抄送下級單位。d. “報告”中不得夾帶請示事項。e. 精簡公文。對可發可不發的和能用電話、面談等方式解決問題的事項， 不要行文。4.5 發文辦理4.5.1 發文辦理是指以本文所列種類的各類公文的辦理過程，包括擬稿、會簽、核稿、簽發、校對、用印、傳遞、登記、立卷存檔等程序。4.5.2 擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負責的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門

10、協商一致后 再辦理行文。4.5.3 草擬公文應當做到：4.5.3.1 符合公司公文管理辦法的有關規定。4.5.3.2 情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。4.5.3.3 引用公文應先引標題，后引發文字號，然后再引公文中的內容。4.5.3.4 除規章制度按照制度編寫、修改及發放管理規范的相關編號規則以 外，其他公文結構層次數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第 三層為“ 1”，第四層為“（ 1）”。4.5.3.5 公文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。4.5.3.6 公文呈批要按照文件擬發意見單 （附件五）要求，詳細、準確填寫有 關內

11、容。4.5.3.7 公文擬稿應采用 A4 紙型，同時必須提供電子版文件；會簽、核稿、簽 發必須用鋼筆、簽字筆書寫，簽名應寫清姓名、日期。4.5.3.8 對公司重大事項或涉及多個部門，又需有關部門配合解決的事項，主辦部門應先征求相關部門意見，并交相關部門負責人填寫文件擬發意見單后再簽報主辦部門的分管領導審閱，分管領導根據情況簽署是否發 文或提出處理意見。如公司主管領導批示發文，則由主辦部門按本辦法 的相關格式要求擬定電子文稿、 文件擬發意見單 以及經公司領導簽字 獲批的紙質文件一并交至營運管理部行政管理室文檔管理員。公文審核。4.5.4.1 公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關，對所

12、擬公文進 行初審，對發文的必要性、文稿內容、文內數字的真實性、準確性負責， 并簽名后送營運管理部行政管理室。4.5.4.2 各類發文在送營運管理部行政管理室后，由行政管理室文檔管理員負責核稿把關。4.5.4.3 核稿工作要求。a. 審核文稿與紙質簽批文件的口徑是否一致；b. 審核文稿內容是否需要行文；c. 審核文稿內容是否符合公司有關政策；d. 審核文稿內容部門間的一致性；e. 審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行；f. 審核文稿格式是否符合有關規定，文字表達是否準確精練，專用術語和引文是否正確，標點使用是否正確，文字書寫是否規范；g. 審核公文主送、抄送單位等發送范圍是否恰當

13、等等。h. 營運管理部預對文稿做大的改動，應征求主辦部門的意見；對不合格的 文稿，營運管理部有權退回擬稿部門進行修改。4.5.5 發文編號、打印、校對、蓋章、分發。4.5.5.1 公文打印、編號由營運管理部負責。密級公文要指定專人打印，并根據 先急后平、先上報后下發、先公文后資料的原則進行安排。急件隨到隨 辦。4.5.5.2 公文校對由擬稿人或擬稿部門負責。4.5.5.3 屬于密級的公文和上報的各類報表均由經辦人親自校對，要求做到準確 無誤；4.5.5.4 校對人如發現原稿有問題時，應及時與有關人員聯系，未經簽發人同意 不得隨意改動。4.5.5.5 公文蓋章按公司印章管理暫行辦法辦理。4.5.

14、5.6 公文分發：a. 擬稿人通過 OA 發送發文協同時應明確分發范圍。b. 行政管理室應通過 OA 發文系統發放公文，公文一律采用電子版和紙質 版兩種保存方式， 對于已發放的公文須由行政管理室打印并蓋章后存檔。4.5.5.7 發放公文時要在文件發放登記表 （見附件六）上登記分發部門，名。4.5.6 公文的更改。4.5.6.1 公文的更改應由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿，經部門負責 人審核，報公司主管領導簽發。4.5.6.2 文件修改稿或補充稿應在原文件受控范圍內發放，即保證修改后的文件 發放到所有擁有原文件及原文件復印件的各分公司、各機構和各部門。4.6 公文管理4.6.1 公文被撤

15、銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生 效力。4.6.2 工作人員調離工作崗位時， 應當將本人暫存、 借用的公文按照有關規定移交、 清退，個人不得保存文件。5. 其他：5.1 本規定試行期自發布之日起至 2010 年 12 月 31 日，試行期結束后根據實際情況進行修訂并發布正式版；5.2由公司營運管理部負責解釋6. 相關文件：制度編寫、審核及發放程序7. 附件:7.1附件一：紅頭文件格式7.2附件二：內部通啟格式7.3附件三：會議紀要格式7.4附件四：文件擬發意見單7.5附件五：文件發放登記表四丿胺戟勰牆理能飼川安發字XXXXXXX 號標題（仿宋體，小二號字體，加粗）主送單位：（仿宋體，四號字體）正文（仿宋體，四號字體）發文機關（仿宋體，四號字體）日期（仿宋體，四號字體）主題詞：主送：抄送：擬稿：簽發人：校核：會議標題會議召集者會議類型主持人記錄者與會者紀要會議日期會議時間會議地點議程主題指