1、貴州省甕安縣龍騰焦化有限責任公司采購管理制度（討論稿）總 則第一條 為加強貴州省甕安縣龍騰焦化有限責任公司（以下簡稱“龍騰焦化”）及其下屬子公司采購活動的管理和監督，規范采購行為，防范采購風險，提高公司采購資金使用效率，特制定本管理制度。第二條 本制度所稱采購，是指購買物資及支付款項等相關活動。購買的物資包括固定資產、備品備件、原輔料、生產工具、低值易耗品、辦公用品、接待用品（煙、酒、禮品）、工程建設物資、工程及物業維修物資等公司所需采購的各類物資。第一章 部門工作職責第三條 物資需求部門：負責及時、準確地報送本部門物資采購申請（由行政部和供應部負責的除外），參與部分采購物資的驗收，對采購物資

2、質量、價格、效率等反饋意見。第四條 行政部：負責所屬公司辦公用品、接待用品等物資的采購申請、驗收入庫、保管和領用管理。第五條 供應部主要承擔所屬公司的如下工作職責：1. 負責收集供應商信息，篩選合格供應商，定期更新供應商目錄；2. 負責擬定本公司采購計劃并按程序報送審批；根據經審批的采購計劃實施采購；3. 負責辦理本公司的采購結算、付款申請等手續；4. 負責協助庫房辦理入庫物資的驗收手續，負責采購物資質量異議的處理；5. 負責建立采購合同臺賬，妥善保管采購合同等業務憑證。第六條 倉庫中心：負責平衡物資需求計劃的庫存，辦理采購物資驗收及入庫手續。第七條 財務部：參與所屬公司采購合同審批，配合供應

3、部進行采購結算，對采購業務進行會計核算和實施監督等。第二章 采購方式第八條 招標采購：龍騰焦化及下屬公司價值超過100萬元的大型機器設備的采購應通過招標的方式進行，如：皮帶運輸機、刮板運輸機、主通風機、綜掘機、采煤機、提升絞車、瓦斯抽放系統等。招標采購應成立招標評議小組，成員一般應包括采購人員、供應部負責人、財務經理、礦長、機電總工程師、生產技術副總、分管采購的副總經理、總經理等。第九條 比價、議價采購：對未納入招標采購范圍的原輔材料、備品備件、低值易耗品及其他小額零星采購等，由各公司供應部至少選擇2至3家供貨商進行比價、議價，并報經審批后實施采購。比價過程須形成書面記錄，至少2名經辦人員參與

4、比價過程，參與比價人員應在比價記錄上簽字。第十條 長期供應協議：對于生產經營過程中需長期或大量使用的原輔材料、專用工具、機器設備等采購業務，各公司可以通過招標等方式確定長期供應商，并簽署長期供應協議，協議中應明確采購物資的清單，并在清單中注明采購物資的品名、規格、型號、生產廠家、供應價格等信息。長期供應協議應報龍騰焦化財務總監、總經理及成都總部運營管理部審批。公司供應部門應隨時關注長期供應商所供應物資的市場價格變動情況，對于市場價格低于協議價的，應及時負責與供應商協商下調價格。長期供應協議的有效期限原則上不超過1年，到期后各公司應重新組織實施供應商招標。第三章 采購計劃第十一條 各公司相關部門

5、應按流程編制采購申請。1對于辦公用品、接待用品物資，由行政部提出采購申請，并經部門負責人審核。2 對于原輔材料、生產工具、低值易耗品、工程建設物資，由使用部門提出書面申請，并經倉庫中心的庫管員核實簽字。3對于生產用的設備由生產使用部門提出申請，并經機電設備管理部門審核。4. 對于以上類別之外的其他非生產用物資，由使用部門提出采購申請并經部門負責人審核。第十二條 公司各部門應在每周五上午10點以前將采購申請提交給所屬公司供應部，由供應部匯總編制本公司下周采購計劃。第十三條 采購業務實行計劃管理原則，所有物資采購均需按照“以產定耗”、“按需編報”和“適度從緊”的原則按周編制采購計劃，并按如下程序履

6、行審批手續。若無經審批的采購計劃，不得擅自進行采購。龍騰焦化子公司采購計劃需分別報經子公司供應部負責人、分管采購的副總、龍騰焦化財務總監、總經理及成都總部運營管理部審批。龍騰焦化采購計劃需分別報經龍騰焦化供應部負責人、分管采購的副總、財務總監審批、總經理及成都總部運營管理部審批。第十四條 各公司采購計劃向成都總部運營管理部報送審批的時間為每周五上午12點以前。第十五條 采購計劃需包括采購物資的品名、規格型號、預計采購單價、預計采購金額、采購方式、使用部門等內容。采購計劃應按生產建設用物資、辦公用物資等類別分別填列。第十六條 申請計劃要求用計算機編制，除報送紙質計劃外，還要求同時報送電子計劃表格

7、。如因字跡不清或編排錯誤導致所購材料無法使用并且無法退貨的，其后果由計劃申請編報部門負責。第十七條 若因業務需要臨時緊急采購計劃外物資，可以先按采購計劃的審批權限進行電話請示同意后補辦審批手續。第四章 采購實施第十八條 龍騰焦化及下屬子公司的采購計劃通過相關審批后，供應部應通過招標和比價、議價等方式確定供應商與價格，原則上價格不得突破采購指導價。第十九條 通過招標方式采購的，應堅持公開、公平、公正的原則開展招標工作。供應部負責起草、發售、接收招標文件，供應部負責組織開標，由招標評議小組評標、定標，最后由供應部發出中標通知書。其中，龍騰焦化下屬子公司評標完成后，還需報送龍騰焦化分管采購的副總經理

8、審批。招標工作完成后，由供應部將招標有關的文件和資料整理歸檔，使招標工作具備可追溯性。資料文件主要包括：招標文件、答疑文件、各投標單位投標書、開標過程、評委打分記錄、評標報告、中標通知書等。第二十條 通過比價、議價等非招標方式采購的，供應部應堅持貨比三家、比質比價的原則。需要談判的，應組織相關部門就價格、要求等進行談判。采購員根據詢價記錄編制采購訂單，龍騰焦化下屬子公司的采購訂單經所屬公司供應部負責人、分管采購的副總經理及龍騰焦化分管采購的副總經理審批；龍騰焦化的采購訂單經龍騰焦化供應部負責人、分管采購的副總經理審批后辦理采購業務。采購訂單應載明物資采購申請單編號、供應商名稱、品名、品牌、規格

9、型號、單位、數量、單價、總價、其他；采購訂單一式三份，一份供應部留存、一份交財務部、一份交倉庫驗收用。第二十一條 對于公司和供應商簽署長期供應協議的物資采購，供應部可在采購計劃通過審批后直接向供應商發出送貨通知。第二十二條 供應部應建立物資價格數據庫，及時收集相關物資的價格信息，定期發布物資采購的指導價格和參考價格，作為物資采購的主要依據。第五章 采購合同管理第二十三條 單筆采購總額在5萬元以上及設備單價在2萬元以上的采購業務必須簽訂采購合同。第二十四條 采購合同應包括的主要內容：1. 合同當事人雙方的信息（名稱，地址）2. 品質條款（商品名稱、品牌、規格）3. 數量條款（數量、計量單位）4.

10、 價格條款（單價、合同金額的大寫和小寫）5. 包裝條款（包裝的種類、包裝方式、包裝的總件數）6. 裝運條款（起運地、目的地、裝運日期、對分裝及轉運的規定）7. 支付條款（支付條件、支付方式、支付金額、支付時間）8. 檢驗及索賠（檢驗條款一般包含檢驗的時間及地點、檢驗機構等；索賠條款一般包含索賠依據、索賠期限等內容）9.其他約定（如開具購貨發票種類、交付時間等）10.不可抗力（包含不可抗力時間的范圍、對不可抗力事件的處理原則和方法等）11.爭議的解決（爭議的解決方式、提請仲裁的仲裁地點等）12.合同的份數及歸屬13.簽約雙方的簽字確認及生效日期第二十五條 合同正式簽訂前，供應部編制采購合同審批單

11、,并分別按以下程序履行審批手續：龍騰焦化下屬子公司的采購合同審批單報經所屬公司供應部負責人、財務經理、分管采購的副總審批；龍騰焦化的采購合同審批單分別報經龍騰焦化供應部負責人、財務經理、分管采購的副總審批。第二十六條 供應部應將生效的合同統一連續編號，建立采購合同登記臺賬，并將與合同相關的文件資料一并整理存檔，妥善管理。第六章 物資驗收與入庫第二十七條 所有采購物資（含直達現場物資）均應辦理入庫手續。第二十八條 采購物資到達后，供應部應及時組織質檢、倉庫等部門對到貨物資進行驗收。批量、大宗物資至少應提前1天通知物資保管部門，以便物資保管部門安排存放位置。第二十九條 物資入庫驗收應在現場交接，采

12、購員、質檢員、倉庫保管員應當面檢查，未經檢查驗收，不得與原庫存物資混放一起。第三十條 物資驗收內容1. 發貨清單與采購訂單是否相符，是否在采購計劃內；2. 實物與發貨清單開具物資的名稱、規格是否相符；3. 質量是否符合要求或數量是否短缺；4. 技術資料是否齊全；5. 其他需要注意的事項。第三十一條 大型專用設備等物資必須由質量檢驗部門出具檢驗報告后才能辦理入庫手續。對驗收不合格的采購物資，倉庫應拒絕辦理入庫手續。質檢部門應做好記錄、填寫異議書并報告部門領導，由采購人員與供應單位聯系解決。第三十二條 對驗收采購物資時無法直接辨別或檢驗是否有質量問題，但在使用過程中出現質量問題的，查明原因后供應部

13、對其進行退貨或者扣款處理。第三十三條 倉庫對檢驗合格的物資辦理入庫手續，編制入庫單，登記庫存明細賬。入庫單應連續編號、準確完整地反映庫別、供應單位、供應數量、金額、稅率、稅額、運雜費及發票號碼等內容，并要有采購、倉庫等驗收人員簽字。第七章 采購結算與付款第三十四條 公司財務部在辦理付款業務時，應對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，審核無誤后才能辦理付款手續。 第三十五條 公司財務部應加強應付賬款管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。每月15日前應會同供應部與供應商書面核對應付賬款預

14、付賬款等往來款項余額。如有不符，應當查明原因，及時處理。第八章 供應商管理第三十六條 供應部負責建立供應商檔案，并按照質量管理體系文件的要求對供應商資質實行動態管理，確保供應商資料的時效性和有效性。供應商檔案主要包括以下資料：1. 供應商基本信息：注冊名稱（全稱）、經營地址、業務聯系人及職務、聯系電話、傳真、網址、交易用銀行賬戶信息；2. 供應商背景資料，如股東情況、經營年限、歷史沿革、行業性質、經營范圍、主要產品、注冊資金、產量或產值規模等；3. 資格審核資料，如營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、增值稅資格證等；4. 產品質量檢測或認證資料；5. 財務狀況相關資料（若有）；6. 生產（制

15、造、經營、安裝等）許可證，及各類許可證資質等級。產品屬國家強制認證的，還需提供認證文件；7. 資信狀況證明資料；8. 售后服務能力證明資料；9. 公司認為必要的其他資料。第三十七條 公司定期或不定期地對供應商進行評價，供應商的篩選與評級參照如下指標體系：1. 質量水平。包括：（1）物料來件的優良品率；（2）質量保證體系；（3）對質量問題的處理。 2. 交貨能力。包括：(1)交貨的及時性；(2)擴大或減少供貨的彈性。3價格水平。包括：(1)優惠程度；(2)消化漲價的能力；(3)成本下降空間。4技術能力。包括：(1)工藝技術的先進性；(2)后續研發能力；(3)產品設計能力；（4）技術問題的反應能力

16、。5后援服務。包括：(1)零星訂貨保證；(2)配套售后服務能力。 6人力資源。包括：(1)經營團隊；(2)員工素質。 7現有合作狀況。包括：(1)合同履約率；(2)年均供貨額外負擔和所占比例；(3)合作年限；(4)合作融洽關系。 第三十八條 確定合格供應商名單1在“供應商基本檔案表”、“供應商評價表”等資料完成后，供應部將符合條件的供應商列入“合格供應商名單”，報經公司分管采購的副總經理審批。下屬子公司的“合格供應商名單”還需同時報經龍騰焦化分管采購的副總經理審批。2原則上一種材料需暫定兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。3對于唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。4適時對供應商進行考核，并根據考核結果修訂“合格供應商名單”，刪除不合格供應商。第九章 監督機制第三十九條 各公司應從財務人員和行政人員中指定2-3名人員兼任公司的價格監察員，價格監察員應隨