1、word在使用的時(shí)候有那些技巧Word使用技巧放送 1.讓W(xué)ord認(rèn)識(shí)WPS2000/WPS Office文件 目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國(guó)金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無(wú)法讀取WPS Office文檔！其實(shí)，以前我們?cè)浀迷贠ffice2000安裝光盤(pán)上有一個(gè)WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無(wú)法使Word讀取WPS

2、 Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從 Office文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。 2.在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開(kāi)/另存為”之間。其實(shí)，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們?cè)囍鴨螕簟拔募薄敖⑿挛募泵睿蜷_(kāi)“新建”文件對(duì)話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會(huì)使用其默認(rèn)模板建立一個(gè)新文件，而不會(huì)打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框），點(diǎn)擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表?xiàng)目（但

3、如果你的機(jī)器中沒(méi)有安裝此模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Office2000或XP的安裝程序，并會(huì)提示你插入Office2000光盤(pán)），再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁(yè)文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個(gè)強(qiáng)大的功能會(huì)給你帶來(lái)很大的方便。 3.快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時(shí)往往出于特殊需要（如出版、發(fā)行

4、等），要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來(lái)。這時(shí)我們固然可以使用Word2000打開(kāi)該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動(dòng)畫(huà)圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤(pán)。這對(duì)于僅含有一個(gè)兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個(gè)一個(gè)地拷貝、粘貼則相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“文件”“另存為Web頁(yè)”命令，Word就會(huì)自動(dòng)地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下（與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣），非常方便。 4.給Word文件

5、減肥 現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字，動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來(lái)了不便（尤其是上網(wǎng)發(fā)附件）。其實(shí)，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開(kāi)Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán)，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的

6、嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。 5.實(shí)現(xiàn)Word個(gè)性模板 用Word建立的文件默認(rèn)頁(yè)面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時(shí)由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實(shí)，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)性模板。 進(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Wi

7、ndows Me下為C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見(jiàn)Windows手冊(cè)），你會(huì)看到在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)調(diào)用WordXP打開(kāi)它。 單擊“文件”“頁(yè)面設(shè)置”，調(diào)出頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所

8、需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來(lái)寫(xiě)作，每次左右拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。 單擊“格式”“段落”，在段落設(shè)置對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米（相當(dāng)于兩個(gè)漢字字符），即設(shè)置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格（中國(guó)人用中文的特色）。 單擊“文件”“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng)，所以無(wú)法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。 再次進(jìn)入C:WindowsApplication DataMic

9、rosoftTemplates文件夾下，這時(shí)會(huì)看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。 上面的制作步驟完成后，使用起來(lái)就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來(lái)進(jìn)行文件處理了。 6.一次保存多個(gè)文件 在WPS2000/Office中有一個(gè)“保存所有文件”命令，這個(gè)命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤(pán)操作，免去

10、了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換、存盤(pán)之苦。其實(shí)，我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí)按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時(shí)單擊這個(gè)命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤(pán)。 7.合并Word文件 我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí)，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點(diǎn)擊“插入”鈕。怎么樣？同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、

11、字號(hào)、格式都絲毫沒(méi)有任何變化！ 8.更改文件默認(rèn)存盤(pán)格式 在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時(shí)候我們出于特殊的需要，如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”“另存為”命令，然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“工具”“選項(xiàng)”，打開(kāi)設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤(pán)時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。 9.修復(fù)文件 遇到過(guò)突然停電而自己的文件沒(méi)有保存、文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況嗎？那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦！其實(shí)，在Word中設(shè)計(jì)