1、機關公文處理中需注M的冋題和事項近年來，機關公文處理工作有了長足的進步，但仍存在著一 些問題：一是機關公文處理尚不夠嚴謹規范的問題時有發生；二 是機關公文處理中未按程序擬稿、審核、復核、印制、歸檔的問 題仍然存在；三是機關公文擬稿中錯用文種、主題詞、發文字號 的問題仍比較突出。上述問題將不利推動機關公文處理的規范 化、制度化和科學化。下面，我們結合廳機關公文處理實際，匯 報有關公文處理的心得體會，不妥之處，敬請領導和同志們批評 指正。一、基本概念（一）什么是公文？公文是公務文書中的簡稱。它是一個國家統治階級在管理國家、處理各種公務時制作使用的文字工具。在我國，公文是黨和國家在領導黨的事業和治理

2、國家方面，用以表態意志、傳遞策令、溝通信息的文字工具和手段。公文有廣義和狹義之分。從廣義上講，凡是按照一定程序和 格式處理各種公務的行文都稱之為公文。因此，廣義的公文是指 在公務活動中用以上傳下達、處理問題、反映情況、聯系事務、 商洽工作的具有特定效力和慣用體式的文書。狹義的公文，則專1996指黨和國家行政機關各自正式規定的主要文種。其中包括 年5月3 日中共中央辦公廳印發的 中國共產黨機關公文處理條 例（中辦發 1996 14 號）中所明確的 14 種正式公文種類決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、中規定使用的 13 種正式公文種類批復、條例、規定、函、會議紀要； 2000

3、 年 8 月 24 日國務院發 布的國家行政機關公文處理辦法 （國發 2000 23 號）命令（令）、決定、 公告、 通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。為進一步理解和把握公文的特定含義， 需要了解公文、 文書、文件這三個概念之間的相互關系。從內涵方面看，公文、文書、 文件在許多情況下是通用的，具有同一性。例如，文書的核心和主體部分是公務文書，而公務文書就是公文，公文既包括黨政兩。同時，在實踐中大公文法規中所明確規定的各種法定公文，也包括機關常用應用 文，而法定公文就是我們通常所說的“文件” 這三個概念稱謂還存在使用上的習慣問題，即人們一般將國家行 政機關使用的文書稱

4、為“公文” ，而將黨的機關使用的文書稱為 “文件”。由此可見，公文、文書、文件在某種意義上是相同的， 方向完全一致。但它們之間也有一定區別，主要表現在外延上的 不同，即文書的外延較大，公文的范圍次之，文件的范圍更窄。從我廳實際出發，我們重點分析研究國務院發布的國家行 政機關公文處理辦法 （國發 2000 23 號）和四川省人民政府 辦公廳發布的四川省國家行政機關公文處理實施細則 （川府發 2004 19 號）在我廳公文處理中應注意的有關問題。二）公文處理的原則及要求1 公文處理是指公文的辦理、管理 、整理（立卷） 、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。2 公文處理應當堅持實事求是，精簡、高效

5、的原則，做到 及時、準確、安全。3 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，確保國家秘密的安全。三）國家行政機關的公文種類及適用范圍適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。2 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。3公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。4通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。5通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。6 通報 適用于表彰先進，

6、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。8報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。9請示 適用于向上級機關請求指示，批準。10 批復 適用于答復下級機關的請示事項。11 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12 函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。13 會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。四）國家行政機關公文的分類1按公文的來源分收文和發文。2按行文關系分為上行文、平行文、下行文。1）上行文：指下級機關向上級機關報送的公文。如報告、

7、請示等。2）平行文：指同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文。如議案、函、通知、通告等，會議紀要有時也可作為平行文。指上級機關向所屬下級機關發送的公文。如 公告、通知、通告、通報、會議紀要等。特別需要說明的是， 意見可以用于上行文、 下行文和平行文。作為上行文，按請示性公文的程序和要求辦理；作為下行文，對 貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行。無明確要求的，級機關可參照執行；作為平行文，提出的意見供對方參考。通 知、通告、會議紀要可以用于平行文和下行文。用于平行文的通 知、通告、會議紀要主要涉及需要周知性的有關事項。3 按性質、作用分為指揮性公文、公布性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公

8、文等。1）指揮性公文：指上級機關制發的對下級機關進行組織、指揮、協調和管理的公文。主要有命令（令）、決定、通知、批復等。2）公布性公文：指將有關事項與要求，通過新聞媒體或3）報請性公文：張貼等形式發布的公文。主要有公告、通告等。指向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議或意見，請求指示或批準的公文。主要有報告、請示等。4）知照性公文：指通知、關照類公文。主要有決定、公指以記載公務活動、歸納會議精神、議（ 5 ）記錄性公文： 定事項等情況的公文。主要有會議紀要。4 按時限要求分為特急公文、緊急公文、常規公文。5 按保密要求分為保密公文和非保密公文。 二、機關常用公文寫作中的注意事項一）通知1 文種

9、特征 通知是“批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行 的事項，任免人員”時使用的一種公文。通知的使用范圍最廣、 使用頻率最高。按照通知的內容及作用分為以下四類：（ 1 ）指示性通知。主要是上級機關向下級機關布置帶有普 遍性的工作，作出相應的指示時使用的通知。（ 2 ）轉文性通知。上級機關向下轉文，必須標注主送機關，說明轉文目的，并對受文機關提出執行要求。具體分為批轉性通 知、轉發性通知和發布性通知。3）事務性通知。用來傳達、安排事務性工作的通知。如會議通知、機構變動通知，更改名稱通知、啟用印章通知等。（ 4 ）任免通知。上級機關向有

10、關部門正式傳達相應的人事任免事項的通知。2結構模式1）標題。通常由“發文機關” 、“事由”和“文種”三個要素構成。（ 2）主送機關。要明確閱知對象，規范地標識出主送機關。對一定范圍內的普發性通知，應在附注處標明發送范圍。（3）正文A .指示性通知大致由發文緣由、通知事項、通知尾語（特殊表述可不用尾語）構成。B .轉文性通知主要分二種寫法，一是簡寫式，直接寫明轉文的原因，依據或目的，提出轉文的一般性要求。二是繁寫式。在簡寫式的基礎上，強調二點，一是被轉公文所涉及工作的重要 性，二是對貫徹執行被轉公文提出更為具體的要求。C .事務性通知。大致由通知的背景、根據及目的，通知的事項，通知的尾語三部分組

11、成。D .任免通知。大致由任免依據和任免事項二部分組成。二）報告1 文種特征 報告是向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時使用的一種公文。報告可依據不同的標準進行多角度劃分。按性質劃分，有工作報告和情況報告；按內容劃分，有綜合報告和專題報告；按行文目的劃分，有呈報性報告和呈轉性報告。2結構模式1）標題。通常由發文機關、事由和文種三個要素組成。2）報告引據。這部分是報告正文的開頭。要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容或基本情況，也可陳述有關的背景 或緣由。然后用過渡語“現將有關情況報告如下”等開啟下文， 其后用冒號、句號均可。（ 3 ）報告事項。這部分是報告正文的主體和核心，要準確

12、 簡要、條理清晰地將有關工作或事件的情況表述清楚，并加以扼 要分析，以便給人以全面、深刻的了解。撰寫時要緊緊圍繞行文 的目的和主旨進行陳述，如是匯報工作，則應首先寫明工作的基 本情況，其次寫明主要做法和成績，包括采取的辦法、措施以及 由此帶來的直接效果等，最后寫明還存在什么問題以及今后的大 體工作設想。如是答復上級機關的詢問和要求，應首先扼要敘述上級機關交辦的事項或任務后再寫明處理的大致過程，包括采取的辦法或 措施，處理中遇到的問題及需要進一步陳述的事項等，最后交待處理結果，同時征詢上級機關對處理結果的意見。如是就某項工作中的錯誤向上級機關檢討，應首先陳述錯誤的事情概況，繼而 分析造成錯誤的原

13、因 （包括直接原因和間接原因） 及應負的責任， 最后寫明處理結果及今后的改進意見。4）結尾。報告的結尾一般有較為固定的結語，常用的有特此報告”等，要另起一段，獨占一行。3 .寫作要點詳”與（1）正確把握綜合報告與專題報告的側重點。 寫好綜合報告，需處理好“點”與“面”的關系、略”的關系， “事”與“理”的關系。寫好專題報告，要注意一是速度要快，二是內容要專，做到 一事一報”，三是情況要實。（ 2 ）篇幅要簡短，用語要精煉。（3）報告一般采用以下三段式寫法：B .做法一一問題一一今后意見;C.情況一一問題一一今后意見;D .情況一一原因（責任）一一E.情況一一原因A .情況一一做法一一問題（意見

14、）；一步打算； 責任及處理意見；F.情況一一問題一一建議等。撰寫報告掌握“三段式”的基本寫法，對提高撰寫質量和效率幫助較大。但要注意的是， “三段式”只是一個基本的寫法， 并非所有報告都必須用“三段式” 。三）請示1 文種特征 請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種公文。請示的適用范圍較廣，凡涉及有關方針政策界限、工作中的 重大問題、需要上級機關予以審核批準的事項等諸多方面的內容時，均應以“請示”行文。各機關都有自己的職權范圍，對屬于 超出職權范圍的事項，即應向上級機關行文請示，獲準后方可執 行和辦理。請示文種的分類比較復雜。從不同的角度，依據不同的標準 可以將其分成不同的種類。為方便起見

15、，我們從請示的內容、性 質和功用的角度切入，將其分為兩大類：一是批準性請示。即下 級機關就某項工作或某一問題直接向上級機關請求指示和批準。是批轉性請示。此類請示通常是下級機關就某一方面的工作制 定出辦法或措施以后，因職權范圍所限，無權要求有關單位和人 員予以貫徹落實，遂向上級機關行文請示，要求批轉給有關單位 辦理，這類請示被批轉后， 實質上即已成為上級機關的決定意見。2 結構模式 請示的內容結構一般由標題、正文、尾部三部分組成。（ 1 ）標題。通常由發文機關、事由、文種三要素組成。擬 寫請示標題，必須著力寫好“事由” ，要明確、簡潔地表述出請 示核心事宜，以便上級機關準確了解和把握。（ 2 ）

16、正文。正文部分是請示的核心內容，它要載明以下兩 方面事項。是請示緣由。二是請示事項。即請示的具體內容，要將請求上級機關給予 指示、批準或批轉的具體問題和事情和盤托出，請求上級機關作出答復。寫好請示事項，關鍵在于兩點：一要明確，二要具體。 寫好請示，還應注意要選準角度和行文的邏輯性。（ 3 ）尾部。請示的結尾一般有較為固定的結語，以示對上 級機關的尊重。通常寫法是“妥否，請批示” 。要特別注意請示 的結語中絕不能出現“報告”字樣。3寫作要點（ 1 ）請示非從屬報告，也不等于函。請示是黨政公文中一 個獨立的文種。一定要注意報告不能與請示混用。凡是需要上級機關明確答復意見的問題用“請示” ，如僅向上

17、級機關報告有關 問題而上級機關可以批示也可以不批示的用“報告”。請示是 “向有兩種情況： 一是平級單位申請批準， ；二是非隸屬關系單位的申請 批準，因為它們之間不存在任何隸屬關系，因此，應用“函”而上級機關請求指示、批準” ，這里的上級機關是指有隸屬和指導 關系的上級機關，并非指沒有隸屬關系的某一專門業務的主管部 門，也非指與自己不存在隸屬關系但級別比自己高的單位。向有 關行政主管部門請求批準， 宜用“函”，而不應當使用“請示” 不能使用“請示” 。（ 2 ）把握好請示的內在邏輯。一份請示不論文字長短，其 內在邏輯均是由“為什么要請示”和“請示什么問題”兩大層次 組成。所謂“為什么要請示” ，

18、通常包括請示的背景和緣由；所 謂“請示什么問題” ，即要求上級機關為我們解決什么問題及怎 樣來解決問題。注意其他文種的目的句，通常置于開頭，唯獨請示是在第二層次之首。請示的結尾用語， 按照慣例， 通常是“妥否， 請批示”及“如無不妥，請批轉執行（辦理）”等。（ 3）做到一文一事。寫請示要堅持一文一事，即一篇請示只能向上級請示批準一個問題， 以便上級及時、 專一地進行處理。 請示的主送機關只能是一個，不能多頭請示。多頭請示容易使主 辦與協辦單位之間相互推諉，延誤批復時間或者由于批復意見不 一致，使下級難以適從。受雙重領導的單位，在請示問題時，應 當本著誰有權力批準這一問題就請示誰的原則，可將另一

19、上級單 位列為抄送， 以便對方了解情況。 如果是行政關系在中央、 省市， 而黨的關系在省市、地縣的，不能把黨、政上級機關一并列為主 送，應當按照黨政各自的分工范圍，或以黨委、黨組織的名義請 示上級黨委，或以行政名義請示上級行政機關。（四）批復 1 文種特征 批復是上級機關答復下級請示事項時使用的一種公文。它的內容涉及面比較窄，除了直接回答所請示的事項以外，無需涉及 其他問題。作為答復性的下行公文，它具有以下特點：一是專一性。它 是專門針對下級機關“請示”這一文種使用的，回答的問題是請 示中的具體事項，先有請示，才有答復。批復又屬被動行文，是 應下級機關的請示而行文的。二是指示性。批復要對下級機

20、關提 出的具體問題進行答復，往往要求下級機關將執行情況上報，以 便檢查了解。因此，從行文效能上看，批復具有指示性。三是政 策性。批復的本身往往體現了上級機關在這一問題上的政策精 神。2 結構模式1）標題。批復的標題與一般公文的標題有所區別。具體寫法有以下三種。第一，由批復機關、請示事項（問題）和文種組成。第二，由批復機關、原請示題目和文種組成。第三，由批復機關、請示事項、請示單位名稱和文種組成。擬寫批復的標題 時要注意：一是三要素要齊全；二是發文機關必須用全稱或法定 簡稱；三是事由必須精練地提出具體事項及批復意見，句式可用“關于問題的批復”，“同意的批復”。（ 2）正文。一般由引語、主體和結尾

21、三部分組成。A .弓I語。即批復開始的第一段或第一句話，這是批復的根 據。通常要寫清楚兩方面的問題：一是下級機關請示的問題或發 文字號；二是簡要引述來文所請示的事項。B .主體。這是批復的中心內容。要根據黨和國家的方針政策、法律、法令、規章、制度和實際情況，對請示中提出的問題，作出恰當的明確答復。內容簡單的只表明同意或不同意；應該或不應該。內容復雜的，除表明不同意的態度之外，有時還可以考慮要說明不同意的理由，以便下級機關接受；對于同意的事項，也可同時指出如何才能保證批復事項的完成，或如何防止某些問題的出現。3）結尾。批復的結尾比較簡單。一般只需在正文之下另起行寫出“特此批復” 、“此復”即可。

22、3寫作要點（ 1 ）針對性要強。凡批復都是針對下級機關的請示而發， 因此，批復的內容、語言必然與請示的內容緊緊相扣，直接回答 下級請示的事項。（ 2 ）態度要明確。批復是對下級機關來文表明態度，是可 辦，還是不可辦；是好，還是不好，應直接予以說明。（五）函 1 文種特征 函是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時使用的文種。函在實際行文中形成了多種類型。從內容和作用上看，包括： （1）申請函，即向有關主管部門請求批準事項的函。（ 2 ）商洽函，即用于請求協助、商洽解決辦理某一問題的函。（ 3 ）詢問函，即用于詢問有關事項的函。（ 4 ）答復函，上級機關答復下級機關詢

23、問或主管部門批復 申請事宜時使用的函。（ 5 ）告知函，平級或不相隸屬單位之間相互通知事情時使 用的函。從行文方向上看，函有來函、復函。函是一個正式文種，行文時要采用正式文件的標印格式，不能把便函（即公務便信）視為函，也不能認為函包括函與便函， 便函不是正式公文，它與函沒有直接關系。2 結構模式1）商洽函的寫法。商洽函的標題，一般要寫明商洽事項，并加上文種。正文一般都包括兩部分內容：一是商洽原由。二是 商洽事項。2）詢問函的寫法。這類函的標題應包括三項內容，包括詢問單位名稱、詢問事項和文種。詢問函的正文包括兩部分內容：一是詢問的目的。即說明為什么要詢問，也就是發函的理由。二是詢問的內容。這一部

24、分是 便依題回答。主體，要像出“試題”樣明確而又具體，使對方一看便懂，以3）答復函的寫法。答復函的標題一般應載明三項內容：答復單位名稱、答復事項和文種。這類函的內容分為三部分：一是告知情況，二是答復意見，三是結尾。最后以“此復” 、“特此函復”或“謹作答復”等作結 語，有時也可不用結語。4）告知函的寫法。告知函和答復函十分接近。它們的主要區別在于答復函是答復對方所詢問問題，而告知函則是告知對 方有關情況。告知函的正文通常包括兩項內容。一是告知原由。說明制發本函的原因。二是告知事項。簡明扼要地敘述告知對方有關事項 的具體內容及應注意的問題。5）請求批準函的寫法。請求批準函的正文包括三項內容：一是

25、請求批準的原由，二是請求批準的事項，三是請求語。一般 都用“可否，請函復” 。3寫作要點 （1）敘事清楚，說理有節公函是代表機關向外聯系工作、商洽事情、請求幫助，欲要 對方理解、接受、支持、取得圓滿的效果，首先敘事要清楚、明 白；其次要說理有節，令人信服。（2）短小精悍，注意技法 短小精悍是指公函不必詳述過程，不必大發議論，要求字約 意豐；注意技法是指公函撰寫應根據具體內容，推斷對方見函后 的心理特征，采用不同的寫法。（3）不能將“函”遺忘函”是一個非?；钴S的文種，平級或不相隸屬單位之間行文要用“函”，向有關主管部門請求批準事項要用“函” ，應注意 在應當用“函”時不能用通知、請示與批復。六）

26、意見1 文種特征 意見是對重要問題提出見解和處理辦法時使用的文種。一般情況下，“意見”只有建議性質，這樣的“意見”是指來自下級 機關的，一經上級機關批轉或批準，即從建議性轉化為指導性和 約束性。另一種是出自于上級機關的“意見” ，雖然文種稱為意 見，但其本質含義已不再是參謀的性質，而具有了指示要求性。2 結構模式 意見的格式一般由以下幾部分組成 （ 1 ）標題。由發文機關名稱、事由和文種三要素構成。（ 2 ）正文。這部分是意見寫作的主體，應當首先在開頭部 分用簡明扼要的文字，說明行文的目的、背景、依據或緣由，以 利受文者理解和貫徹執行。其次，應當明確、詳盡地寫出意見的定要顧及具體內容，如闡明工

27、作的基本見解、原則性要求、政策性措施及 注意事項等，一般采用分條列項的結構安排方式。撰寫時要注意 做到三點：一是全面系統。即對工作的見解和要求， 各個方面，使工作涉及到的各個部門，都能明確地領會工作的原 則和要求。二是準確具體。即指意見中所提出的措施和辦法，用語要準確，表述要具體，這樣才便于受文單位理解與執行。三是 層次分明。在意見行文中，一般既有工作的基本原則，又有具體 的政策措施，撰寫時應當分層敘述，不宜交織進行。（ 3 ）結尾。正文寫完之后，一般用一個結尾段落來進 強調工作或提出希望和要求。（4）成文日期。要寫全稱即年月日。3寫作要點” “”。“（ 1）從文種的地位變化看“意見” ?！耙?/p>

28、見”這一文種，雖 在實際工作中人們都很重視，但過去很長一段時間未能登上法定 公文的大雅之堂。直到 1996 年 5 月 3 日和 2000 年 8 月 24 日， “意見”才被黨和國家的公文管理法規列為主要公文文種之一， 從而賦予其法定文種的地位。由此可見，這一文種的地位變化， 是加強黨的建設和依法治國的需要，是加速機關工作民主化進程 的需要。2 ）意見的行文方向是多角度的。 “意見”既可以由下級寫給上級，類似一種建議；又可以是上級發給下級，似同指示；也可以發給平級，所提意見供對方參考。顯然，它是上、平、下三 種行文方向兼而有之的。（ 3）政策性要強，要掌握材料。 “意見”的執筆人必須全面 深

29、刻地領會和掌握黨的有關方針、政策，以此作為提出意見的指 導思想，這是寫好意見的基礎。執筆人必須掌握大量的第一手材 料，從中把握問題的本質和有關事宜的規律性。（七）會議紀要 1 文種特征 會議紀要是適用于記載、傳達會議情況和議定事項時使用的種公文。會議紀要在行文關系上，可采取轉發（印發）或直接發出的 形式，類似于通知，發給下級貫徹執行；也可以報送給上級，類 似會議情況報告，向上級作出反映；還可以發給平級有關機關，類似公函，使對方知曉，溝通情況。會議紀要與會議決議、會議記錄、會議簡報、會議公報等，同屬會議文件。2 結構模式 會議紀要的格式主要由標題、正文和結尾三大部分組成。1 ）標題。有三種形式，

30、第一種是由機關名稱、會議名稱和文種三要素構成；第二種是會議名稱加文種；第三種是正、副 標題式。（ 2）正文。會議紀要的正文，一般采用總分式的結構方法， 就是將正文分成總述和分述兩部分。總述部分。這是全文的前言、導語，即會議概況。一般要簡要地交待會議的時間、地點、主持人、參加人員、會議議題、會 議情況、結果以及對會議的總體評價。分述部分。這是會議紀要的主體，主要應寫出會議討論的情 況和結果。一些簡單的、小型的會議紀要，可不寫討論情況，直 接寫出決議事項；大型的會議紀要，一般均不應省去會議討論情 況。具體寫法有以下幾種：A 分類式。即按其內容加以歸納分類。每一類有一個小中心，以數字或小標題標明。B

31、 .發言記錄式。就是按在會議上的發言順序，將每個發言人的主要意見歸納整理出來。這種寫法能如實反映出會議的討論 情況和各人的不同看法。一些討論會、座談會的紀要，常采用這種方法。c.綜合式。就是將前兩種形式綜合在一起使用。這種形式不僅能用綜合的方法反映出會議的重點，而且能如實反映在具體問題上各人看法的異同。一般的座談會、討論會常用這種方法，并 用“會議認為” 、“會議強調指出”等詞語作語言的標志。（ 3）結尾。結尾一般要寫明兩方面的內容。其一，提出希 望、號召，號召或希望有關單位和人員為實現會議的目標和任務 而努力奮斗；其二，交待會議的有關事項，如要求對某些問題進 行討論，對什么文件進行修改或匯報

32、某項工作等。有的會議紀要 可不用結尾，內容完結，紀要自然結束。3寫作要點（ 1 ）明確會議宗旨，突出中心。一次會議，涉及的問題很 多。在寫會議紀要時， 必須抓住會議所集中解決的幾個主要問題， 形成紀要的中心，切不可面面俱到，但要注意吸收少數人正確的 意見。2）講究用語，注意條理。要按照會議紀要的不同用途，恰當地使用不同的用語。 上報的會議紀要， 就應使用對上的語氣， 如“會議討論了以下幾個問題” 、“會議考慮”等；下發的會議紀 要，則可用“會議決定” 、“會議要求” 、“會議強調” 、“會議號召” 等。（ 3）忠實于會議精神，做好記錄。會議記錄必須依據會議 的實際內容，不能隨心所欲地增減或更改

33、內容，不能添枝加葉。在寫作當中， 感到有的地方必須有所增減時， 要經主要領導同意， 必要時還應在一定范圍內征求有關人員的意見。三、我廳公文處理中應注意的有關事項一）公文格式1 公文一般分為文頭、正文和文尾三部分 公文一般由秘密等級、 保密期限、 緊急程序、 發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日 期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日 期等部分組成。其中文頭包括發文機關標識、發文字號、秘密等 級、緊急程度、簽發人等。正文包括標題、主送機關、正文、附 件、發文機關、成文日期、印章。文尾包括附注、主題詞、抄送 機關、印發機關和印發日期。口號。（1）

34、涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中：絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序2）緊急公文應當根據緊急程度分別標明 “特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3）發文機關標識應使用發文機關全稱或規范化簡稱。4）同級行政機關聯合行文，主辦機關排列在前；行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按 照黨、政、軍、群的順序排列。5）報送省政府和省政府辦公廳的文件應嚴格按照國家行政機關公文格式 （GB/T9704 1999 ）規定印制。2 發文字號應包括機關代字、年份、序號1）上報省政府的上行文的發文字號為機關代號、年份、序號（川商20

35、xxx號）；主送平級機關的平行文的發文字號 為機關代字加“函”、年份、序號（川商函20 xxx號）；上報商務部的文件和下行文的發文字號為機關代字加處室縮寫、年 份、序號（川商X 20 xxx號）。號，號。（ 2 ）行政機關之間聯合行文，標注主辦機關的發文字號； 行政機關與其他機關聯合行文，原則上應標注排列在前的機關的 發文字號，也可以協商確定，但只能標注一個機關的發文字（ 3 ）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。聯合上報的公請示”應當在附必須隨文附后。文，應當注明聯合單位簽發人的姓名。其中， “ 注注明聯系人的姓名和電話； 涉及所引用的文件，號。轉發（ 4 ）公文標題由發文機關、事由、文種三部

36、分組成。公文 標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符 上級機關的公文，如其標題過長，可按事由摘要轉發。（ 5 ）主送機關指公文的主要受理機關，應使用全稱或規范化簡稱、統稱。（ 6 ）公文如有附件，應注明附件順序和名稱。附件名稱與 附件標題應一致；附件與主件原則上應組合成冊。如附件與主件 不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標明主件的發文字 及其附件序號。7 ）公文除“會議紀要”外，應加蓋印章。行政機關聯合向上行文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的 公文，發文機關都應加蓋印章。公文的落款單位名稱不打印，印章印在成文日期上（蓋年齊 月）。（ 8 ）成文日期以負責人簽發的日期為準。聯合

37、行文以最后 簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。（ 9）公文如有附注 （需要說明的其他事項） ，應加括號標注。 附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。（ 10 ）公文應標注主題詞。 報省政府和省政府辦公廳的文件， 主題詞按四川省人民政府公文主題詞表標注，新增主題詞前 應標注“ ”11 ）抄送機關除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應使用全稱或規范化簡稱、統稱。多個抄送機關，按黨、政、軍、群的順序排列。地方政府在 前、部門在后；地方政府，按行政區劃的順序排列；部門，按政 府機構序列的順序排列。（12 ）文字從左至右橫寫、橫排。（ 13 ）公文中各組成部分的標識規則，參照

38、國家行政機關 公文格式國家標準執行。（14 ）公文用紙采用國際標準 A4型（210mm X297mm ）, 左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。（二）行文規則1行文應當確有必要。行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。（ 1 ）本廳各處室、各部門不得以本廳名義直接給省政府領 導同志個人報送文件，也不得以內部簽報、白頭信函等形式代替 需要省政府審批的公文直接報送省政府領導同志個人。確系按省 政府領導同志專項交辦事項報送的文件，應在文中予以說明。（2）報送省政府或省政府辦公廳的公文一律實行統一辦理、統一發文。各處室報送省政府的公文不得在按規定渠道報送的同 時，又送省政府領導同志個人或省政府

39、相關業務處室。（ 3 ）除突發事件或緊急重大事項外，不得越級上報。原則不得以電傳形式向省政府報送文件。4）嚴禁明電、密電交替使用。2我廳依據部門職權可以與省級相關部門相互行文和向市州政府的商務行政主管部門行文；也可與省級相關部門聯合向市 州政府的相應業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，我廳一般不得向市州政府正式行文。因特 殊情況確需向市州政府正式行文的，應當報經省政府批準，并在 文中注明經省政府同意。本廳各處室不得以本處室名義向本機關以外的其他機關（包括系統）制發政策性和規范性文件，不得代替本廳審批下達應當 由本廳審批下達的事項。經省政府批準成立的各類領導小組等非

40、常設機構的辦公室不得直接向市州政府正式行文。（ 1 ）屬于本廳職權范圍內的事務，應當由本廳自行行文或 聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經省政府行文審批的 事項，經省政府同意，也可以由本廳行文，文中應當注明經省政 府同意。（ 2 ）我廳與省級相關部門之間對有關問題未經協商一致， 不得各自向下行文。如擅自行文，省政府或上級主管機關將責令 糾正或撤銷。（ 3 ）本廳向下級機關或本系統的重要行文，應當同時抄送 省政府。4）“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關。需要同時送其他機關的， 應當用抄送形式。 但不得同時抄送下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。（ 5 ）凡受雙重領導的機關向上級機關行

41、文，應寫明主送機 關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時 應抄送其另一上級機關。三）發文辦理1 發文辦理指以本機關名義發文的辦理過程，包括草擬、核稿、復核、審核、簽發、校核、繕印、用印、登記、分發等程 序。2 草擬公文應做到：（ 1 ）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的 政策、規定等，要切實可行并加以說明。（ 2 ）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清 楚，言簡意賅，字詞規范，標點正確。（ 3 ）公文的文種應根據行文目的、我廳的職權和與主送機 關的行文關系確定。（ 4 ）擬制緊急公文，應體現緊急的原則，并根據實際需要 確定緊急程度。（5）人名、地名、數字

42、、引文準確。引用公文應先引標題，日期應寫明具體的年、號。后引發文字號。 引用外文應注明中文含義。月、日。6）結構層次序數，第一層為“”，第二層為“第三層為“ 1”，第四層為“ （1）”。（7）應使用國家法定計量單位。（ 8 ）文內使用非規范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使 用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時注明準確 的中文譯名。9）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數 字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。3本廳報送上級機關的請示性文件，凡涉及其他部門職能 的，應協商一致。主辦處室要主動征求有關部門意見，爭取相關

43、部門的積極配合，在取得一致意見并經有關部門負責同志會簽 后，按規定呈廳領導審簽后報上級機關審批。如協商后仍不能取得一致時，主辦處室可以列明各方理據，提出建設性意見，并與 有關部門會簽后呈廳領導審簽后報請上級機關協調或裁定。5 個工4凡本廳請示審批的事項，應提前報送，應給省政府研究決策留出時間。一般事項應提前兩周，緊急事項不得少于 作日。特別緊急事項，需要及時批復的，除突發事件及法律法規 等另有規定或省領導同志另有交待的事項外，必須在文中說明緊 急原因及本廳的辦理過程。5 本廳各處室起草的公文應由經辦人送處室負責人核稿后，在送廳領導簽發前送廳辦公室核稿。凡涉及外事工作的公文應先 送外聯處會簽核稿

44、；凡涉及財務工作的公文應先送規財處會簽核 稿；凡涉及規范性的公文應先送法規處會簽核稿；辦公室和相關 處核稿的重點是：是否確需行文；是否經過協商、會簽；是否符 合黨和國家的方針、政策，符合有關法律、法規的規定；是否與 政府工作的要求相一致；行文方式是否妥當；是否符合行文規則 和擬制公文的有關要求；公文格式是否符合國家行政機關公文 處理辦法和本廳公文處理的有關規定。6凡以本廳名義制發的上報省委、省人大、省政府、省政協的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發；以本廳名 義制發的上報商務部的上行文、向市州商務系統印發的下行文， 向省級有關部門報送的平行文，由主要負責人或由主要負責人授 權的其他負責

45、人簽發。7 公文正式印制前，承辦處室和機關文印室應進行復核。復核重點：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式 是否符合機關公文處理要求等。經復核對文稿作出實質性修改的，應按程序復審。8公文的草擬、修改、簽發，必須使用鋼筆（或簽字筆、毛筆等）。四）收文辦理1 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、 審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。承辦處室應當進是否符合行文規則；2收到下級機關上報的需要辦理的公文，行審核。 審核的重點是： 是否應由本廳辦理；涉及其他部門職內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定； 權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。3 對上級機關交辦的文件

46、，各承辦處室和部門應當及時辦 理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按照限要求辦理。廳辦公室 負責指定專人跟蹤督查，做好內部運轉和銜接工作。（ 1 ）屬于我廳職權范圍內的事項，由承辦處室擬文以本廳名義直接答復報文單位，抄送文件交辦機關；對涉及多個處室或 省級相關部門的文件和事項，主辦處室應主動與協辦處室或省級 相關部門協商，協辦處室應在 2 個工作日內答復主辦處室，特急 事宜應特事特辦。（ 2）原則上按省政府 5 天辦文制的要求 （即從交辦之日起 5 個工作日內辦理完畢） ，及時回復文件交辦機關。有明確時限要求的，按要求時限回復。確因特殊情況不能按時辦理完畢的，應當在回復時限內以書面形式向文件交辦機

47、關說明理由。（ 3 ）各承辦處室回復文件交辦機關交辦文件的辦理意見， 必須統一使用 A4 型紙張，按省政府辦公廳相關規定規范報送并 抄送廳辦公室。4 對上級機關交辦的文件和事項，凡涉及其他處室或部門 工作的，主辦處室要主動與相關處室或部門協商辦理，爭取協辦 處室或部門的積極配合。需要省政府審批的，應與有關部門協商 一致并經有關部門負責同志會簽后送廳主要負責人或主持工作 的廳領導審簽后報省政府審批。部門如有分歧意見，我廳要主動 出面協調，如召開協調會議。如經協調仍不能達成一致的，主辦處室應將有關部門的意見及理據列明并將有關部門的正式意見 或協調會議紀要作為附件，經有關部門主要負責同志會簽后送本廳

48、主要負責人或主持工作的負責人審簽后報省政府。5 廳領導審簽公文，對有具體請示事項的，主批人應明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請 示事項的，圈閱表示已閱知。6凡省政府交辦的公文，廳辦公室負責催辦，做到緊急公 文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。（五）公文歸檔 1各處室公文辦理完畢后，應當根據中華人民共和國檔案法和其他有關規定，及時整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。2 歸檔范圍內的公文，應根據其相互聯系、特征和保存價 值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映 本廳的主要工作情況，便于保管和利用?？冢? 聯合辦理的公文，原件由

49、主辦機關的承辦處室（本廳以“川商200 xx號和以川商函200 xx號”報送的公文由廳辦公室負責）整理（立卷） 、歸檔，其他機關保存復制件或其他 形式的公文副本。4歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定于 次年 6 月 30 日前移交廳檔案室。5擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必 須符合存檔要求，不得用紅筆、鉛筆、圓珠筆、純藍色墨水簽批 公文，所用紙張不得使用廢紙。（六）公文管理 1公文由廳辦公室專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。2 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經 廳領導或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應注明翻印的機 關、日期、份數和印發范圍

50、。3本廳公文復制件作為正式公文使用時，應加蓋本廳證明 章。2人4 銷毀秘密公文應當到指定場所并由辦公室機要人員 以上監銷，確保應銷毀的公文不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密 公文（含密碼電報）應登記。5 廳機關工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用 的公文按有關規定移交、清退。6密碼電報的使用和管理，必須嚴格按照國家保密局、省保密局制訂的相關規定執行。密碼電報由廳辦公室機要人員按規 定程序呈廳領導簽批并傳相關處室辦理，當天傳出當日收回，嚴 禁復印、摘抄。七）省政府和省政府辦公廳交辦件辦理要求1需要我廳反饋意見的范圍1）交辦件的辦理（用四川省人民政府交辦文件處理箋送交我廳辦理的公文） 。A .擬

51、辦意見明確要求我廳研究辦理的；B .請有關市（州）政府和省級部門會同我廳研究辦理的。在主辦部門主動收集我廳意見的同時，我廳協辦處室應積極配合 主辦部門提出辦理意見。（ 2）批示件的辦理（用四川省人民政府閱辦文件批示單送 交我廳辦理的公文） 。A .省政府領導明確批示要求我廳提出意見、建議的；B .省政府領導批請市（州）政府、省級部門和我廳領導閱研或閱知的。3）送閱件的辦理（四川省人民政府送閱件）反映涉及全省商務工作中出現的重要情況、存在的重要問題等。2 反饋意見的方式1 ）反饋格式A .你辦X月X日交辦XX關于請示（B2004第xX號）收悉?，F將辦理情況報告如下：B .反饋意見必須是我廳的意見

52、，而不能是處室的意見，承 辦處室擬反饋的意見應按公文處理程序呈廳領導審簽后并蓋廳 章。C .省政府領導批示件，須由我廳主要負責人或主持工作的負責人簽發。2）交辦件、批示件的反饋A .我廳應將反饋意見在規定時間內反饋省政府辦公廳綜合秘書處，同時必須履行簽收手續，并抄送廳辦公室。B .屬于我廳職權范圍內的事項，由承辦處室以本廳名義直接答復報文單位，抄送省政府辦公廳綜合秘書處和廳辦公室，抄 送件也需履行簽收手續。3）急件、特急件的反饋急件、特急件必須按規定時限反饋意見。由承辦人或機要人員送交省政府辦公廳綜合秘書處承辦人或文書科長，并履行簽收 手續。3辦理要求1）各處室要高度重視省政府和省政府辦公廳交

53、辦文件的反饋工作，以高度的政治責任感和敬業精神認真負責地辦理每 份文件。反饋意見須經我廳主要負責同志或主持工作的負責同志 簽發后報送。（ 2 ）凡涉及重大事件、緊急事項以及省委、省政府領導批 辦的文件，應在 5 個工作日內辦理完畢并將結果逕告省政府辦公 廳；對涉及面寬、問題復雜、短時間內難以辦結的交辦文件，承 辦處室應在收文后的 5 個工作日內將有關情況以書面形式以本廳 名義向省政府辦公廳報告并抄送廳辦公室。八）省政府常務會議議定事項有關公文的辦理規定凡省政府常務會議議定需以省政府、省政府辦公廳名義下發或以省政府名義報送省委的文稿，我廳應在省政府常務會議后 個工作日內將修改稿送省政府辦公廳相關

54、處室，同時抄送省政府 辦公廳綜合秘書處。九）省政府辦公廳關于實行 5 天辦文制的有關規定2003 年 6 月 26 日，省政府辦公廳下發了 四川省人民政府辦公廳關于實行 5 天辦文制和公文網上交換的通知 （川府發電2003 40 號），就實行 5 天辦文制工作提出以下明確要求：1各地、各部門對省政府交辦的文件應及時研究辦理。凡涉及重大事件、緊急事項以及省委、省政府領導批辦的文件，原 則上在 5 個工作日內辦理完畢；對有明確時限要求的，應按規定 時限辦理。5 個工2屬于部門職能范圍內的事項，承辦部門原則上應在收文 后的 5 個工作日內書面答復報文單位，同時抄送省政府辦公廳； 按有關規定須報請省政

55、府審批的事項，承辦部門應在收文 作日內提出處理意見報省政府。3涉及其他部門工作的事項，主辦部門應當主動與有關部 門協商辦理。各有關部門要積極配合，保證按上述時限答復來文 單位或提出處理意見報省政府。如有分歧，主辦部門主要負責人 要出面協商。如達不成一致意見，主辦部門應將有關意見及理據 列明并將有關部門的正式意見或協調會議紀要作為附件，在時限 內書面報省政府。4對涉及面寬，問題復雜，短時間內難以辦結的請示性文 件，承辦部門應在收文后的 5 個工作日內向報文單位說明辦理情 況并書面告省政府辦公廳。5 實行 5 天辦文制情況通報制度。對承辦省政府交辦文件不認真、不得力、敷衍推諉、貽誤工作的，省政府辦

56、公廳將視情 況給予通報批評。應注意的幾個問題四、我廳公文印制中一）文稿送印1凡送印的文稿， 必須符合 國家行政機關公文處理辦法四川省國家行政機關公文處理實施細則的規定、表達正確、 格式規范，書寫（打印）工整、手續完備。川商黨組、川商、川商函、川商發電、商務簡報、商務通報、會議紀要、議事紀要統一由廳辦公室進行發文登記，編號后由承辦處室送機關服務中心號、送印。文印室印制。其它文件由承辦處室編2 公文擬稿人負責校對文件清樣，在確保校對準確無誤后簽字付??；承辦處室負責人負責對文件的政策性把關；辦公室負 責對文種格式把關；文印室負責對文件印制質量把關。3文件印制完畢并加蓋本廳印章后，由機關服務中心負責 分發。川商黨組、川商、川商函、川商發電、商務簡報、商務通 報、商務運行報告、值班報告、領導批示、會議紀要、議事紀要 統一由辦公室歸檔，其它文件按處室發文字號由承辦處室歸檔。（二）文件印