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文檔簡介
1、Q/HNYM華能伊敏電廠企業(yè)標準Q/HN-2-7202.15.006-2013代替 Q/HNYM-G-340.01-2012文件控制管理標準20131128發(fā)布 20131201實施華能伊敏電廠 發(fā) 布Q/HN-2-7202.15.006-2013目 錄前 言ii1范圍12規(guī)范性引用文件13術語和定義14職責15流程與風險分析25.1管理流程圖25.2控制點25.3風險分析26管理內(nèi)容與方法26.1編寫和審批26.2文件的發(fā)放36.3評審與修訂46.4文件的傳達及獲取46.5外來文件控制46.6文件作廢47檢查與考核48相關/支持性文件59報告和記錄510附錄5附錄A(規(guī)范性附錄)文件控制管理
2、流程圖6附錄B(規(guī)范性附錄)受控文件清單7附錄C(規(guī)范性附錄)文件發(fā)放/回收記錄8附錄D(規(guī)范性附錄)受控文件更改通知單9附錄E(規(guī)范性附錄)文件資料銷毀清單10附錄F(規(guī)范性附錄)作廢(失效)文件保留資料清單11受 控 文 件受控編號:13前 言為規(guī)范華能伊敏電廠(以下簡稱 “伊敏電廠”)文件的管理,提高文件管理水平,明確文件管理的內(nèi)容與要求,確保文件的充分性和適宜性,確保伊敏電廠各部門所使用的文件為有效版本,按照中國華能集團公司華能電廠安全生產(chǎn)管理體系要求,結(jié)合伊敏電廠的實際,制定本標準。本標準由伊敏電廠安全生產(chǎn)管理體系領導小組提出。本標準由伊敏電廠綜合科歸口管理。本標準起草單位:伊敏電廠
3、綜合科。本標準主要編審人員:編 制:萬偉卓審 核:韓忠緒、李廣山批 準:鄭 安本標準于2012年04月28日首次發(fā)布,本次為第2次修訂。本標準自發(fā)布之日起實施,代替Q/HNYM-G-340.01-2012文件控制管理標準。文件控制管理標準1 范圍本標準規(guī)定了伊敏電廠安全生產(chǎn)管理體系文件、技術標準和綜合管理制度的編制、修改、審批、發(fā)布、發(fā)放等內(nèi)容和要求以及外來文件的管理。本標準適用于伊敏電廠安全生產(chǎn)管理體系、技術標準、綜合管理制度及外來文件的管理。2 規(guī)范性引用文件Q/HBG08.L012009 中國華能集團公司 華能電廠安全生產(chǎn)管理體系要求Q/HBG08.L022009 中國華能集團公司 華能
4、電廠安全生產(chǎn)管理體系管理標準編制導則2012年 華能伊敏煤電有限責任公司 華能伊敏煤電有限責任公司檔案管理辦法3 術語和定義下列術語和定義適用于本標準:3.1 文件本標準所指文件為安全生產(chǎn)管理體系所有文件、綜合管理制度包含的文件以及外來文件。文件的價值就是傳遞信息、溝通意圖、統(tǒng)一行動,具有可重復性、可追溯性、有效性和持續(xù)適宜性等。3.2 受控文件指文件的編制、批準、標識、使用、更改、作廢均在控制狀態(tài)下。3.3 非受控文件指使用、更改、回收和處置不在控制下的文件。3.4 作廢文件失去有效性的文件。3.5 作廢保留文件指以遵循法律或積累知識為目的而不能銷毀的、需保留的作廢或失效文件。4 職責4.1
5、 廠領導根據(jù)伊敏電廠黨政領導職責分工負責相關文件的審核、批準、批示。4.2 綜合科4.2.1 負責綜合管理制度修改意見的收集、整理。4.2.2 負責綜合管理制度的起草、發(fā)布、發(fā)放、監(jiān)督、定期評審、作廢等管理。4.2.3 綜合科是綜合管理制度的歸口管理部門。4.3 生技科4.3.1 負責安全生產(chǎn)管理體系和技術標準的起草、發(fā)布、發(fā)放、監(jiān)督、檢查、考核、作廢等管理。4.3.2 負責組織對體系文件進行定期評審。4.3.3 生技科是安全生產(chǎn)管理體系和技術標準的歸口管理部門。4.4 各單位4.4.1 綜合科負責組織行政管理類體系文件及管理制度的修訂、運行、監(jiān)督和管理。4.4.2 政工科負責組織黨政工群類管
6、理制度的修訂、運行、監(jiān)督和管理。4.4.3 勞人科負責組織人事管理類體系文件及管理制度的修訂、運行、監(jiān)督和管理。4.4.4 生技科負責組織生產(chǎn)、技術、環(huán)保類體系文件及管理制度的修訂、運行、監(jiān)督和管理。4.4.5 安監(jiān)科負責組織安全管理類體系文件及管理制度的修訂、運行、監(jiān)督和管理。4.4.6 各部門負責安全生產(chǎn)管理體系及綜合管理制度的獲取、傳達、執(zhí)行、留存。5 流程與風險分析5.1 管理流程圖文件控制管理流程見附錄A(規(guī)范性附錄)。5.2 控制點5.2.1 編寫和審批:明確文件的編寫和審批權限,保留文件編寫申請、審核會簽記錄和批準記錄,明確文件標識和編號規(guī)則。5.2.2 文件發(fā)放:文件發(fā)布前應得
7、到授權人的批準,并編制文件分發(fā)清單,分發(fā)文件時應履行簽收手續(xù)。5.2.3 文件修訂:文件需更改時,應填寫“文件更改申請”,修改后應重新批準。5.2.4 定期評審:定期評審并修訂,確保文件的適用性。5.2.5 文件傳達及獲取:保證文件能夠及時傳達至所有相關人員;保證所有相關人員能夠方便、快捷地獲取所需文件。5.2.6 外來文件控制:確保及時識別外來文件,并實時控制其傳閱。5.2.7 文件作廢:無論因何目的需保留作廢文件,應對作廢文件進行適當標記。5.3 風險分析5.3.1 編寫和審批:由于文件編制分工和審批流程不明確,可能導致文件內(nèi)容不完善或不符合要求;由于未對文件統(tǒng)一標識和編號,可能造成文件管
8、理無序、混亂。5.3.2 文件發(fā)放:由于文件發(fā)放方式、范圍、條件不明確,可能導致文件發(fā)放范圍擴大或過窄。5.3.3 文件修訂:由于未對文件進行修訂,可能導致文件不適應實際需求。5.3.4 定期評審:由于未對文件進行定期評審,可能導致過期文件或作廢文件繼續(xù)執(zhí)行的情況。5.3.5 文件傳達及獲取:由于文件未及時傳達,可能導致使用部門或崗位無法及時獲取相關文件,造成工作失誤。5.3.6 外來文件控制:由于未對外來文件進行收集、識別和移交,可能導致外來文件管理失控。5.3.7 文件作廢:由于作廢文件未及時通報、標記或銷毀,可能導致文件唯一性出現(xiàn)沖突,造成工作失誤。6 管理內(nèi)容與方法6.1 編寫和審批6
9、.1.1 安全生產(chǎn)管理體系文件由生技科負責組織起草清單,經(jīng)相關廠領導審核批準后,組織相關單位編寫文件,編寫人在文件封面“編寫人”一欄簽字,單位第一負責人經(jīng)過審核在“審核人”一欄簽字后交生技科,生技科匯總整理后報相關廠領導,相關廠領導在“批準人”一欄簽字確認后文件通過審批,編寫、審核相應文件的單位保留簽字版文件封面及文件以備檢查。6.1.2 技術標準文件由生技科負責組織起草清單,經(jīng)相關廠領導審核批準后,組織相關單位編寫文件,編寫人在文件封面“編寫人”一欄簽字,單位第一負責人經(jīng)過審核在“審核人”一欄簽字后交生技科,生技科匯總整理后報相關廠領導,相關廠領導在“批準人”一欄簽字確認后文件通過審批,編寫
10、、審核相應文件的單位保留簽字版文件封面及文件以備檢查。6.1.3 綜合管理制度由綜合科負責組織起草編制,經(jīng)相關廠領導審核批準后,組織相關單位編寫文件,編寫人在文件封面“編寫人”一欄簽字,單位第一負責人經(jīng)過審核在“審核人”一欄簽字后交綜合科,綜合科匯總整理后報相關廠領導,相關廠領導在“批準人”一欄簽字確認后文件通過審批,編寫、審核相應文件的單位保留簽字版文件封面及文件以備檢查。6.1.4 上述文件編制完成后,綜合科、生技科填寫、更新受控文件清單(見附錄B受控文件清單)。綜合科科長、生技科科長分別為審核人,在受控文件清單審核一欄簽字。6.1.5 安全生產(chǎn)管理體系文件、技術標準文件及綜合管理制度發(fā)布
11、時應有明確的標記,包括編號、受控狀態(tài)、發(fā)布和實施日期等。文件標記(除受控狀態(tài)外)由組織編制該文件的單位負責。受控文件由發(fā)放單位蓋上“受控文件”印章。在網(wǎng)上發(fā)布的管理體系文件及綜合管理制度均為“受控文件”,使用者只能執(zhí)行帶有“受控”標記的書面文件或網(wǎng)上發(fā)送的文件。從網(wǎng)上下載或打印的文件不是受控文件。6.1.6 文件的編號規(guī)則 Q/HN. 年號代碼,四位數(shù)字 順序代碼,三位數(shù)字 部門代碼,兩位數(shù)字 單位代碼,四位數(shù)字 類別代碼,一位數(shù)字 標識代碼,四位特定字符 標識代碼:采用“Q/HN”四位特定字符(“Q”表示“企業(yè)標準”、“HN”表示“中國華能集團公司”、“/”為分隔符),表示集團公司企業(yè)標準。
12、類別代碼:公司企業(yè)標準分為“基礎標準”、“技術標準”、“管理標準”和“工作標準”四大類別,分別用數(shù)字“0”、“1”、“2”、“3”進行標識。單位代碼:根據(jù)呼倫貝爾公司整體安排,伊敏煤電公司用7202代表。部門代碼:根據(jù)伊敏煤電公司整體安排,伊敏電廠用15代表。順序代碼:根據(jù)伊敏電廠安全生產(chǎn)管理體系領導小組整體安排,80個體系文件分別用001到080代表年號代碼:指標準批準發(fā)布的年份,用四位數(shù)字表示,如:2013。6.2 文件的發(fā)放6.2.1 安全生產(chǎn)管理體系和技術標準由生技科統(tǒng)一發(fā)放;綜合管理制度由綜合科統(tǒng)一發(fā)放。6.2.2 文件發(fā)放時發(fā)放單位必須加蓋受控印章,確保文件運行的場所使用其有效版本
13、。6.2.3 發(fā)放單位確定文件發(fā)放范圍并及時發(fā)放,發(fā)放、接收文件部門建立分發(fā)清單(見附錄C文件分發(fā)清單),以便追溯,發(fā)放、接收文件單位第一負責人在文件分發(fā)清單審核一欄簽字。6.2.4 文件嚴重破損影響使用時,由文件使用單位向該文件發(fā)放單位提出申請,經(jīng)發(fā)放單位同意后,文件使用單位交回破損文件,領用所需新文件,破損文件作廢銷毀執(zhí)行6.7條款。6.3 評審與修訂6.3.1 根據(jù)每年具體情況,生技科確定具體時間組織對安全生產(chǎn)管理體系和技術標準文件進行年度評審,綜合科確定具體時間組織對綜合管理制度進行年度評審。6.3.2 文件無需修訂時,生技科、綜合科下發(fā)通知,執(zhí)行原文件。6.3.3 由于環(huán)境發(fā)生變化(
14、如組織機構、工作流程、法律法規(guī)等),文件需要修訂時,由文件歸口管理部門說明更改原因,對重要的更改(如技術參數(shù)、技術圖紙等)要附充分的證據(jù),填寫受控文件更改申請單(見附錄D受控文件更改申請單),經(jīng)歸口管理部門第一負責人審核后,報廠部審批。6.3.4 受控文件更改申請單經(jīng)相關廠領導審核批準后,根據(jù)各科室職責分工進行修訂,執(zhí)行6.1條款,通過審批的文件需發(fā)放時執(zhí)行6.3條款。受控文件更改申請單由歸口管理部門留存。6.4 文件的傳達及獲取各單位在接收到文件后,根據(jù)實際情況在兩天內(nèi)將接收到的文件傳達到相關人員,并做好發(fā)放記錄(見附錄C文件分發(fā)清單)。6.5 外來文件控制6.5.1 各單位負責收集、識別管
15、理范圍內(nèi)的外來文件,如外來文件需要發(fā)放時,收集、識別文件單位為發(fā)放單位,按6.2.3條款進行發(fā)放,接收外來文件單位按6.4條款進行傳達;如外來文件需要作廢時,收集、識別文件單位為作廢文件單位,執(zhí)行6.6條款。6.5.2 重要文件、供方提供的文件或圖紙資料等,報伊敏煤電公司檔案室,由檔案室統(tǒng)一進行編號,加蓋受控印章并管理,借閱、發(fā)放執(zhí)行伊敏煤電公司檔案室規(guī)定。6.5.3 對于電子版(OA)或紙質(zhì)版(傳真類)非受控文件,綜合科負責收集、識別,按OA流程或文件批辦卡流程及廠領導意見轉(zhuǎn)發(fā)至相關單位并做好存檔。6.6 文件作廢6.6.1 對失效或作廢的文件,由相關職能科室提出,填寫文件資料銷毀清單(見附
16、錄E),歸口管理部門確認并留存,相關廠領導批準后,在文件資料銷毀清單批準一欄簽字,由歸口管理部門收回文件,加蓋“作廢”印章,由歸口管理部門第一負責人組織用碎紙機統(tǒng)一銷毀。如涉及文件不再使用導致文件名稱或整體數(shù)量發(fā)生變化時,由歸口管理部門更新受控文件清單。6.6.2 需作保留的作廢文件,需填寫作廢(失效)文件保留資料清單(見附錄F),經(jīng)相關廠領導批準,在批準一欄簽字后,加蓋“留存”印章方可保留,以防止誤用,作廢(失效)文件保留資料清單由歸口管理部門保存。7 檢查與考核7.1 本標準執(zhí)行情況由綜合科進行檢查和考核。7.2 文件編制和審批未執(zhí)行本標準規(guī)定流程,考核文件起草科室科長100元,考核文件編
17、制單位第一負責人100元。7.3 文件未按照本標準規(guī)定進行標記編號,考核文件編制單位第一負責人50元,考核文件編制人100元。7.4 文件發(fā)放未按照本標準規(guī)定執(zhí)行,發(fā)放方式、范圍、條件等不明確,導致了文件發(fā)放范圍的擴大或過窄,考核發(fā)放單位第一負責人50元,考核發(fā)放人100元。7.5 文件沒有進行每年一次定期評審,考核組織評審科室科長200元;文件評審后,需要修訂的文件未按照本標準規(guī)定修訂,考核文件歸口管理部門科長100元,考核修訂單位第一負責人100元,考核具體執(zhí)行修訂人員100元。7.6 各單位沒有及時傳達文件或沒有傳達記錄,考核單位第一負責人100元,考核具體執(zhí)行人員50元。7.7 沒有對
18、外來文件按本標準規(guī)定進行收集、識別和移交,造成外來文件管理失控,考核相關單位第一負責人100元,具體執(zhí)行管理人員50元。7.8 文件失效需要作廢或需要留存失效文件時,沒有按本標準規(guī)定執(zhí)行,導致文件唯一性出現(xiàn)沖突,造成工作失誤,考核相應文件歸口管理部門負責人100元。8 相關/支持性文件Q/HN-2-7202.15.007-2013記錄控制管理標準華能伊敏電廠公文行文管理辦法9 報告和記錄序號編 號名 稱保存地點保存期12-006-JL-001-X受控文件清單歸口管理部門長期22-006-JL-002-X文件分發(fā)清單各單位2年32-006-JL-003-X受控文件更改申請單歸口管理部門2年42-006-JL-004-X文件資料銷毀清單各科室2年52-006-JL-005-X作廢(失效)文件保留資料清單各科室2年10 附錄附錄A(規(guī)范性附錄)文件控制管理流程圖附錄B(規(guī)范性附錄)受控文件清單附錄C(規(guī)范性附錄)文件分發(fā)清單附錄D(規(guī)范性附錄)受控文件更改申請單附錄E(規(guī)范性附錄)文件資料銷毀清單附錄
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