1、*金屬制品廠文件標題文件管理程序文件編號KL-PP-01版本C0制訂部門ISO辦公室修訂日期2010.1.20頁碼7/61.0 目 的 為規范本公司所有管理體系文件的制定、修訂、核編、編號、借閱、發行、分發、修改、廢止等作業，使各部門適時獲得最新有效之文件，以確保各管理體系之正確執行，特制訂本程序。2.0 范 圍適用于本公司手冊、程序文件、三階文件、表單、以及客戶標準、國家標準、國際標準等外來文件和資料的控制。3.0 權 責3.1總廠文控中心： 負責管理體系手冊及程序文件統一登記、分類、管理保存。所有分廠有關管理體系手冊及程序文件受控文件的發行，均由總廠文控中心分發給分廠文控中心后，由分廠文控

2、中心再分發到各部門。3.2各分廠文控中心：負責本分廠管理體系受控文件、資料、記錄的統一登記、分類、管理保存。 3.3本公司文件的制訂、審批、修改廢止及收發控制職責表如下：項目序號文件階別制訂審查批準控制部門3.1.1一階文件ISO辦公室管理者代表總經理文控中心3.1.2二階文件各部門各部門主管管理者代表文控中心3.1.3三階文件各部門各部門主管正/副管理者代表文控中心3.1.4四階文件各部門隨文件一并審核、批準各制訂部門3.4 外來文件：外來文件經接收部門負責人簽收后，轉交由文控中心統一控制（登錄、發行、回收、保存、銷毀等）。4.0 定 義4.1 受控文件： 受控文件指經審核和批準，按照發放范

3、圍登記、分發，并能保證收回的文件。受控文件未經文件管理部門批準不得復制，文件正本不蓋章保存于文控中心,發放于使用部門的文件必須加蓋紅色“受控文件章”予以控制。4.2 非受控文件：僅用作學習、參考的文件、在活動中不產生法律效力。非受控文件可以是經權責批準后的受控文件的影印本，作廢版本。非受控文件必須加蓋紅色“參考文件章”。4.3 三階文件（廣義）：本公司的三階文件包括：管理規定、作業指導書、檢驗標準書和規范及它們的附件。還包括部分記錄。4.4 外來文件：指來源于公司外部用以指導、約束本公司某些作業的文件。（例如：顧客標準、國家標準、國際標準、法律法規等）。4.5 臨時文件：在特殊情況下（如打樣需

4、要、工藝變更、設備原因、體系運作等），當現行體系文件不能滿足產品質量或體系運作要求時，并且這種情況只是暫時性出現，則采用發行臨時文件方式進行管制。5.0 作業內容 5.1 文件編寫原則 手冊、程序文件與三階文件文字由左到右橫向書寫，必要時輔以表單、圖片及流程作為附件。5.2 文件打印格式手冊由文控中心依實際需要確定打印規格；程序文件由相關部門按5.6格式進行編寫；三階文件按5.7由各部門自行依據實際編寫，但同部門同類三階文件格式須統一。5.3文件類別代號類別 依文件架構各分為四種文件代號，如下表：代號文件類別代號文件類別M體系手冊WI作業指導書P體系的程序文件F表單5.4 文件體系架構文件體系

5、架構分為：手冊、程序、計劃/作業指導書/檢驗標準書、表單。5.5 手冊編號原則5.5.1 手冊編號原則 KL- M- 流水號（0199）文件階別（M:手冊） 體系類別Q:質量(含TS16949),E:環境,F:財務,A:行政,R:ROHS,O:職業健康安全,P:三個以上體系共用手冊公司漢語拼音第一個大寫字母 5.5.2 手冊內容5.5.2.1 封面、文件變更履歷表、總經理聲明、手冊目錄，手冊說明。5.5.2.2 公司簡介，引用的標準，術語和定義，范圍和適用領域。5.5.2.3 方針、目標和承諾。5.5.2.4 組織結構、職責、權限。 5.5.2.5 組織界面 5.5.2.5.1 體系程序展開權

6、責表： 5.5.2.5.2 控制流程圖。5.5.2.5.3 管理體系要求描述。5.5.2.6 管理體系要求描述。5.6 程序文件之格式規范5.6.1 程序文件編號原則： KL- P- 分廠適用代碼：（A：程序適用第一工場；B：程序適用第二工場；無A或B程序為一二工場共用） 程序文件流水號（0199） 文件類別：（QP：質量程序； EP：環境程序；RP：有害化學物質管理程序; PP：三個以上體系共用的） 公司漢語拼音第一個大寫字母5.6.2程序文件分段式編寫5.6.2.1 目的：敘述制訂該作業程序的目的。5.6.2.2 范圍；說明該作業程序適用的范圍。5.6.2.3 權責：程序文件內容中，所涉及

7、的主要部門或人員所應有的權限和必須承擔的責任。5.6.2.4 定義：解釋在本程序內容中，涉及非國際公認、特殊事項、專業名稱或英文縮寫，若無需這義的名稱，可標明“（無）”。 5.6.2.5 作業內容：說明該作業程序的流程。必要時，程序文件中的第一個附件即為此作業程序的流程圖，同時內文須提及相關程序文件、三階文件的參考時機，及其附件或表單的使用時機，以及程序的簡要描述。5.6.2.6 相關文件：列舉與該作業程序相關的程序文件、三階文件。5.6.2.7 使用表單：列舉并附上與該文件相關的表單。5.6.2.8 附件：可包括流程圖、表單等。原始的表單大小不予以規定（可將原始表單附在后面）5.7 作業指導

8、書/檢驗標準/管理規定之格式5.7.1 作業指導書/檢驗標準/管理規定編號原則-WI- 流水號（0199） 文件階別 部門代碼（ISO辦:I；市場部:S；工程部:G；生產部:P；品質部:Q；行政部:X；財務部:C；倉務部：W；生技部：Z。）5.7.2 作業指導書/檢驗標準書的編寫格式參見5.9。5.7.3 管理規定的編寫格式可與程序文件相似，但編寫原則與三階文件相同。5.8 受控表單的編碼原則；FM- 版本 流水號（01-99） 部門（部門代碼一覽表） 文件階別 版本：表單的版本從“A”開始，修訂則更換為“B”，依此類推。表單流水號以二碼顯示，從（01）開始編碼，依此為（02）、（03）以此類

9、推，此編碼僅限于表單。5.8.1 表單隨相關規定文件一起發行時，表單不需要另行編號，其隨相關文件的編號、頁次及版本進行控制。5.8.2 表單單獨發行時，每頁表單都應在其右下角編印編號。5.8.3 文控中心匯整表單后，填寫“管理記錄總覽表”，每年至少一次分發至各相關部門核對版本。5.8.4 修改文件需刪除表單時，表單編號也隨之刪去，剩余表單的編碼不予更改，需增加新表單時須連續編制。5.9 文件的制訂5.9.1 由管理者代表協調各部門制訂文件。5.9.2 文控中心負責收集資料撰寫手冊，并與相關部門進行研討。5.9.2.1由文控中心負責全公司一、二、三階文件之“文件總覽表”的制作，并每三個月分發至相

10、關部門核對。5.9.3 手冊、程序文件、管理規定編有頁碼的每一頁均包含下列項目。 5.9.3.1 文件編號：填寫該手冊或程序文件之編號。 5.9.3.2 版本：以英文字母和阿拉伯數字表示（A0、A1A9，B0、B1B9，C0） 5.9.3.3 頁碼 5.9.3.3.1 頁碼格式P/N。P為頁次，N為文件內容總頁數。 5.9.3.3.2 由文件正式內容開始編列。總頁數為正式內容編列的最大數字，文件內容總頁數不計封面。 5.9.3.3.3 文件改版時，所有頁次須重編。5.9.3.4 文件標題：即為該手冊或程序文件的名稱。5.9.3.5 內容：段落歸屬依階梯式編碼如： 1. 1.15.9.4 作業指

11、導書，編寫項目包括：文件標題、文件編號、制訂部門、制訂日期、版本、頁碼、制訂、審核、批準；若多頁，須每頁加蓋文件受控章。5.9.5 文件的審核、批準 手冊、程序文件及作業指導書/檢驗標準書完成后，需經3.2權責人員審核、批準。5.9.5 文件的登錄文控員接到新文件時，登錄“文件總覽表”，并按文件關聯部門發行。5.10 文件分發與回收5.10.1 各部門接到文件時，應核對文件的標題及編號、版本、頁碼。5.11.2 所有經文控中心發行的文件，必須蓋紅色“受控文件章”，收文部門于“文件分發、回收記錄表”上簽收。若修訂或廢止某份文件需如數收回原發行之文件直接由文控中心修改完后對后來文件或廢止文件進行統

12、一處理或銷毀，作為知識經驗積累之用的回收之舊版文件和作廢的原版應加蓋紅色“作廢章”。對外發行之文件（如提供客戶、供方）可不收回。5.11.3 有遺失文件情形或因工作需要，須請額外補發的文件時，應填寫“文件補發申請表”，經管理者代表批準后，向文控中心申請補發。5.11.4 因客戶需要或教育訓練所需的文件，須由所需部門填寫“文件補發申請表”經管理者代表批準后，才可辦理發放。影印的資料加蓋紅色“僅供參考章”后，方可發放使用。5.11.5 文件改版時可只更換本次修改頁和文件封面，其他頁可不更換。5.12 外來文件管理和發行 5.12.1 外來文件須用于制造、檢驗時，要經接收部門負責人簽名審核后轉交文控

13、中心在適當位置加蓋紅色“外來文件”和“受控文件章”進行受控，并登記在“外來文件接收登記表”上，然后發行。收文部門于“文件分發、回收記錄表”上簽收。5.12.2 文控中心應每季度將最新“外來文件接收登記表”和“文件一覽表”送呈各部門核對文件版本。 5.12.3 外來文件不可隨便更改，如有更改，必須經原接收部門權責人員簽名認可。5.12.4 外來文件編號原則- （001-999） 接收部門（部門代碼一覽表） 類別代號5.12.3.1 類別代號：A、客戶技術資料 B、政府法規資料 C、其它資料5.12.3.2工程規范文件：5.12.3.2.1工程部負責對客戶提供的圖紙/標準及其更改按客戶要求的時間進

14、行評審，必要時可組織專題小組進行評審。評審應當盡快進行，時間不應超過兩個工作周。如涉及工程更改依樣品制作管理程序執行. 5.13 文件的修訂、廢止 5.13.1 所有文件得根據需要隨時申請修改。 5.13.2 手冊和程序文件的修訂，廢止：5.13.2.1由相關部門提出，填寫“文件變更申請表”，經原文件制訂部門審查，管理者代表批準，方可進行文件的修訂、廢止作業。必要時邀集有關部門召開文件修改檢討會，商議文件修改事宜。如由ISO辦提出修改，不需要填寫“文件變更申請表”，可直接進行修訂。 5.13.2.2文件修改意見經過批準后，原制訂部門根據修改意見予以修正，送文控中心打印，進行后續發行作業。5.1

15、3.2.3手冊、程序文件的修改，文控中心應將修訂狀況記錄于“變更履歷表”中，若該文件不適用應予以廢止。已廢止的原件，由文控中心依據實際需要予以保留或銷毀。 5.13.3 三階文件和表單的修訂，廢止：由相關部門提出，不需要填寫“文件變更申請表”，直接進行修訂；文控中心直接發行，其修訂狀況不需要建立“變更履歷表”。 5.13.4 文件的修訂，其版本的控制參見5.9.3。 5.13.5 各部門（文控中心除外）和個人都不得保留已失效或過時的文件。 5.13.6 經填注內容后之表單，得依記錄管理程序進行保存與管理。 5.14臨時文件控制5.14.1 臨時文件制訂審核批準權限與對應的現有體系文件的權限相同

16、。5.14.2 制訂臨時文件時，由制定者在此文件上明確臨時文件性質如：5.14.2.1試產文件/工程臨時變更/特定批次執行文件等類似說明，以與正式文件識別區分；5.14.2.2并寫明發行臨時文件原因、適用范圍以及回收的時間；5.14.2.3其中適用范圍是特定的批次、產品型號、日期、客戶等內容，并且適用范圍必須能明確界定。臨時文件可對某受控文件的局部進行引用。5.14.3 臨時文件要求由文控中心進行受控發放，并且適時回收，臨時文件不能長久代替原受控文件，應在其標明的回收時間內回收。5.15 電子文件的管制 5.15.1 計算機中的手冊程序文件作業指導書均應由文控員按最新版本及時備份保存。 5.15.2 磁盤保存要防止損壞或變質。 5.15.3 磁盤使用必須嚴格控制防止病毒侵入。 5.15.4 輸入由文控員使用專用密碼確保文件輸入更改處于受控狀態。6.0 相關文件 6.1 記錄管理程序7.0 使用表單 7.1 文件分發、回收記錄表 7.2 文件變更申請表 7.3 文件補發申請表 7.4 外來文件接收登記表 7.5 文件總覽表 8.0附件 附件一 文件分發、回收記錄表文件名稱版本文件編號部門分發記錄回收記錄備注日期份數簽收人日期份數簽收人 填表： 保存期限：12個月附件二 文件變更申請表修訂