1、人事檔案管理制度第一章、總則第一條： 為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、 規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。第二條： 人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。第二章、管理職責第四條：集團企業管理部人事檔案管理的職責a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范；

2、b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；c、負責怡通集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。第五條：集團企業管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規范的檔案管理程序、規范檔案管理行為。第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規范的人事檔案管理；負責管理企業管理部所有員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內容第七條 ：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統一管理） ，是由歷史地、全面地反映員工情況

3、的有關材料構成，主要有如下幾類：a 、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等） ；b、考核、考察材料；c、獎勵及處分材料；d、培訓記錄及外訓協議等材料；e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；f 、其他可供企業用人參考的資料。第四章、檔案編號管理第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每 100個檔案做一個標記，方便查找。由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續） 。第五章、人事檔案的收集與整理第九條 ：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/ 待遇調整表、續簽合同等材料。各子公司人事

4、檔案管理人員必須在每次招聘結束后的七日之內 （試崗期結束） ， 必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。第十條 ：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報到時新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號 （口取紙） 、 員工姓名、 性別。 結束試崗期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：許昌怡通集團應聘人員求職表 （必須要有面試評價表及審批人意見簽署） ；身份證

5、（雙面都印在同一頁上，A4 紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；2、員工辦理正式入職手續時員工結束七天試用期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：（ 1 ） 許昌怡通集團應聘人員求職表 （必須要有面試評價表及審批人意見簽署） ； 身份證（雙面都印在同一頁上，A4 紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件3、員工辦理轉正手續時員工轉正手續完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋： 該員工的應聘求職表 、 試用期考評表 ； 勞動合同 、 保密協議 ；4、員工辦理調動手續時各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調

6、動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有： 崗位/待遇調整表；、 工作交接表 ；、 文件檔案資料移交明細表、 物品資產移交明細表、 客戶資料移交明細表 、 待辦工作（事宜）移交明細表 ；5、員工辦理離職手續時各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有： 該員工的書面離職申請書； 離職清算表、 離職申批表 ；、 員工離職工作移交表 ；、 文件檔案資料移交明細表、 物品資產移交明細表、 客戶資料移交明細表 、 待辦工作（事宜）移交明細表 。第十一條： 每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范

7、圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。第十二條 ：在整理過程中 , 不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章、人事檔案的借閱與移交第十三條 ：凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表 ，由人力資源部門的負責人核實理由，經企業管理部領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在 7 天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。第十四條：人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。第七章、其他規定第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，

8、根據工作需要由人力資源部自行確定。第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。第十八條： 集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發現不按照以上規定予以辦理執行的，視情節輕重，處罰人事檔案管理員 50 200 元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100200 元。第十九條： 各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換 崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經集團企業管理部，批準后方可執行，否則直

9、接處罰當事人 50200 元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50200 元。第二十條：獎懲投訴員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚后再予以處置。1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進行教育，要規范其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業管理部。第二十二條：本制度從下發之起實施。人事檔案借閱申請表日期：20 年 月 日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號查閱部門經理意見被查閱部門經理意見人事部領導意見企業管理部部長意見人事檔案借閱登記表序號日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號人事檔案移交表需 調 動 檔 案 信 息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4