1、3.3.科學研究的可靠資料科學研究的可靠資料 檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料: :一一方面方面, ,專門進行科學研究的原始記錄專門進行科學研究的原始記錄, ,可供現實的研究工作直可供現實的研究工作直接借鑒接借鑒; ;另一方面另一方面, ,從記錄的廣泛事實和經驗中從記錄的廣泛事實和經驗中, ,為各項研究為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料. .所以所以, ,檔檔案是科學研究的必要條件案是科學研究的必要條件. .4.4.宣傳教育的生動素材宣傳教育的生動素材 利用檔案寫回憶錄、著書

2、、演講報告利用檔案寫回憶錄、著書、演講報告, ,進行文藝創作、舉進行文藝創作、舉辦各種展覽等宣傳教育活動辦各種展覽等宣傳教育活動, ,都富有強烈的說服力和感染力都富有強烈的說服力和感染力. .5.5.維護國家、集體和個人權益的法律書證維護國家、集體和個人權益的法律書證 檔案能夠以其內容、涵義和外形特征如實地說明歷史的檔案能夠以其內容、涵義和外形特征如實地說明歷史的某些事實某些事實, ,作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件, ,許多單位和個人以檔案為證據許多單位和個人以檔案為證據, ,解決了債務、產權和著作權解決了債務、產權和著作權等各種糾紛等各種

3、糾紛, ,也有的人證實了個人的學歷、經歷以及工資、也有的人證實了個人的學歷、經歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題福利待遇方面的諸多問題. . 2. 檔案部門整理的弊端檔案部門整理的弊端 由檔案部門整理歸檔文件會產生以下弊端：由檔案部門整理歸檔文件會產生以下弊端：由檔案部門整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成由檔案部門整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成了檔案部門的全部工作。盡管檔案人員花費了大了檔案部門的全部工作。盡管檔案人員花費了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業務工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯系，務工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯系

4、，因此立卷的工作難度大，案卷質量也難以保證。因此立卷的工作難度大，案卷質量也難以保證。另外，當年形成的文件要經常使用，如果辦完后另外，當年形成的文件要經常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時要到檔案部門查閱，這就給就歸檔，每次需要時要到檔案部門查閱，這就給文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時文件存在個人手里，極易丟失，他人又量。同時文件存在個人手里，極易丟失，他人又無法利用。

5、無法利用。 3.文件部門整理的優點文件部門整理的優點 1）可以充分發揮文書部門熟悉本機關、本部門可以充分發揮文書部門熟悉本機關、本部門業務工作情況，了解文書處理過程的長處，有利業務工作情況，了解文書處理過程的長處，有利于提高整理的質量和工作的效率。于提高整理的質量和工作的效率。 2）文件在本部門隨時歸卷，可以防止文件散失，文件在本部門隨時歸卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。完整和保密。 3）文書部門暫存當年文件，方便了本部門工作文書部門暫存當年文件，方便了本部門工作人員對文件的查閱，也便于平時文件的收集。人

6、員對文件的查閱，也便于平時文件的收集。 4）有利于檔案工作的全面開展。有利于檔案工作的全面開展。 三三.立卷的準備立卷的準備1.什么叫立卷什么叫立卷 將零散的文件材料根據其相互聯系將零散的文件材料根據其相互聯系、特征和保存、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程價值分類組成案卷的整理過程.2.立卷的準備立卷的準備第一準備工作是對本部門形成的文件材料根據院頒發的第一準備工作是對本部門形成的文件材料根據院頒發的 、和和的要求的要求,逐一鑒別、分類、整理逐一鑒別、分類、整理,最終歸檔最終歸檔.第二準備是平時歸卷。依照編制好的立卷類目，將已經處理完第二準備是平時歸卷。依照編制好的立卷類目，將已經處理完畢

7、的文件材料，隨時按類目上的有關條款歸入臨時卷夾（或卷畢的文件材料，隨時按類目上的有關條款歸入臨時卷夾（或卷盒）內，這就是平時歸卷。平時歸卷要求盒）內，這就是平時歸卷。平時歸卷要求“隨辦隨歸隨辦隨歸”，不能，不能積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。還要根據形成文件材的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。還要根據形成文件材料的實際情況，隨時修改或增補立卷類目的有關條款。料的實際情況，隨時修改或增補立卷類目的有關條款。 e e） 歸檔文件材料字跡工整，用碳素、藍黑墨水書寫；歸檔文件材料字跡工整，

8、用碳素、藍黑墨水書寫；圖紙必須符合國家標準，字圖清晰，紙質優良圖紙必須符合國家標準，字圖清晰，紙質優良. .2.2.案卷的組織方法案卷的組織方法( (也叫歸檔文件組卷原則也叫歸檔文件組卷原則. .是辦法的是辦法的第第1616條條) )1)1)文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本為一件，文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉發文與正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件，去文與復文為一件。并且一件，來文與復文為一件，去文與復文為

9、一件。并且按年度按年度- -保管期限保管期限( (再按文件材料的不同內容分別組卷再按文件材料的不同內容分別組卷) )分類分類. .2)2)地質項目檔案以每一課題為單元組成案卷地質項目檔案以每一課題為單元組成案卷, ,它具有它具有專題性、成套性特點專題性、成套性特點, ,如果文件材料多的話如果文件材料多的話, ,可分階段可分階段( (開題開題、中期、成果鑒定、中期、成果鑒定)分別組卷歸檔分別組卷歸檔. .重要項目的重要項目的科技文件材料應復制二份至三份配套歸檔?？萍嘉募牧蠎獜椭贫葜寥菖涮讱w檔。3 3）基建檔案按每一工程項目）基建檔案按每一工程項目( (名稱名稱) )為單元來組成案卷為單元來

10、組成案卷, ,它具有成套性特點它具有成套性特點, ,一般按一項一卷，一項有多卷的按一般按一項一卷，一項有多卷的按工程階段排列組卷。工程階段排列組卷。4 4）設備檔案按設備的使用性質結合名稱）設備檔案按設備的使用性質結合名稱、型號分類組型號分類組成案卷成案卷, ,一個型號的文件材料組一個或幾個案卷一個型號的文件材料組一個或幾個案卷. .5) 5) 會計檔案應將一本憑證作為一個保管單位。對于賬會計檔案應將一本憑證作為一個保管單位。對于賬簿，原則上保持原樣，一本賬簿作為一個保管單位。會簿，原則上保持原樣，一本賬簿作為一個保管單位。會計報表的整理，是將年報、季報和月報分開，同時也考計報表的整理，是將年

11、報、季報和月報分開，同時也考慮報表的多少來組成保管單位。使用電子計算機進行會慮報表的多少來組成保管單位。使用電子計算機進行會計核算的會計檔案，應當保存打印件。并且按年度計核算的會計檔案，應當保存打印件。并且按年度- -名名稱分類稱分類. .可分為憑證可分為憑證、帳簿、報表、其它、帳簿、報表、其它.結合保管期限結合保管期限分別組成案卷分別組成案卷.6)6)房地產檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗房地產檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗立卷，房地產檔案應當以一棟樓為單元歸檔。立卷，房地產檔案應當以一棟樓為單元歸檔。 3.3.案卷內排序案卷內排序( (辦法的十七條辦法的十七條) ) 1)

12、 1) 管理內容的檔案（也包括文書檔案）按問題、時管理內容的檔案（也包括文書檔案）按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序是：批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；正是：批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后結論性材料在前，依據性材料在后. . 2) 2) 項目課題按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定項目課題按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等時間階段排列階段、成果申報獎勵和推

13、廣應用等時間階段排列( (如文如文字混合卷字混合卷: :文字在前、圖件在后文字在前、圖件在后).). 3)3)基建工程按依據性材料、基礎性材料、工程設計基建工程按依據性材料、基礎性材料、工程設計（初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工（初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等排列程竣工驗收等排列( (如文字混合卷如文字混合卷: :文字在前、圖件在文字在前、圖件在后后).). 4.案卷編目方法案卷編目方法(辦法的第十八條辦法的第十八條)4.1.文書檔案案卷編目方法文書檔案案卷編目方法4.1.1填制文件目錄和加蓋歸檔章填制文件目錄和加蓋歸檔章 文書檔案應對案卷內的文件填制文件目錄文書檔案應對案卷內的文件填制文件目錄,按照卷內排列順序按照卷內排列順序逐件編目，比如來文與復文為一件時逐件編目，比如來文與復文為一件時,只對復文進行編目只對復文進行編目.并在并在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容文件首頁上端的空白