1、目錄1. 辦公數據錄入規范和技巧 01.1. 快捷鍵 01.2. 數據填充 01.3. 自定義序列 11.4. 數據格式設置 21.5. 中文大寫 32. 智能顯示非法、錯誤數據 42.1. 重復值限制錄入 42.2. 高亮顯示重復項2.3. 刪除重復項WPS表格操作指引書 43. 精美報表格式和閱讀工具 63.1. 報表格式工具 63.2. 閱讀模式 63.3. 護眼模式 73.4. 夜間模式 83.5. 大數據閱讀 93.6. 編輯欄折疊 94. 公式和函數 104.1. 公式 104.2. 函數 124.3. 常用統計函數 124.4. 邏輯函數 134.5. 日期函數 134.6. 文

2、本函數 144.7. 查找函數 144.8. 常用公式（繁體版無此功能） 155. 數據排序 165.1. 多關鍵字排序 165.2. 改變 WPS排序規則進行自定義排序 176. 提高數據約束力 196.1. 日期、數值、文本限定 196.2. 制作特定數據選定下拉框 217. 數據透視表看透你的數據 227.1. 生成數據透視表 227.2. 數據透視表字段設置 248. 輕松制作數據圖表 258.1. 商業圖表的類型和使用場景 258.2. 快速增加圖表元素更改圖表布局 268.3. 快速美化圖片 278.4. 組合圖制作 288.5. 常用商務圖表的規范 289. 數據的保護 309.

3、1. 表格文件保護 30精選9.2. 工作表的保護 309.3. 單元格的保護 31精選1 .辦公數據錄入規范和技巧1.1. 快捷鍵功能描述：通過表格快捷鍵的操作使錄入數據時提高速度，掌握快速錄入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切換到下一個工作簿。【Ctrl+Shift+Tab 切換到上一個工作簿。Tab在選定區域中從左向右移動。Shift+Tab在選定區域中從右向左移動?！綜trl+D 向下填充?！綜trl+R 向右填充?！続lt+下方向鍵】顯示清單的當前列中的數值下拉列表?！綜trl+ ;輸入日期。Ctrl+Shift+ ;輸入時間。【Alt+=用SUM函數插入自動求和公式?！綜trl+E

4、nter】用當前輸入項填充選定的單元格區域?！綜trl+Z 撤消上一次操作。【Alt+Enter 在單元格內換行。1.2. 數據填充功能描述：使用自動填充功能可以完成智能錄入，快速輸入一部分數據，有效提高輸入效率。操作步驟：選中數據單元格將鼠標移動到數據單元格右下角鼠標指針變成十字星按第14頁共35頁下鼠標左鍵，并向下拖拽鼠標B按著【Ctrl下拉填充效果將改為復制填充數據。1.3. 自定義序列功能描述：速通過拖拉填充柄的方式產生平時常用序列。操作步驟：WPS表格 選項 自定義序列 新序列 錄入常用序列 添加 確定白* H I 口翰九年川多飄陰,卜、3管_ 昨如 rueTSirTL 酎 L El

5、t1dl. If Ei J.* Tub'1st f I lii/,i,Jta T/b. Pur Jkr, V&y.Jpw/w力 Fs-bruwyJ "4,April, 噌，T"*" 日.-.二 二.如，五一1-.=n =期 三心 生上二 三郵廠. 一月，二月，三月，m月，五月,六月，七a 第一至一舉ms隼.至四ii-L|. _H 二U ILN AM 入51 ZL母皿玩 2"巾胤S - 甲己.音T.4'，li亭.壬.我 降季.部于，可 本科. 土占離中r* 人X C.mE弓&三學國王E后大劉仁酬.三四五六七A »手

6、于越>JW1.4. 數據格式設置功能描述：單元格可以設置的格式屬性有12種類別，分別為常規、數值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數、科學記數、文本、特殊和自定義。操作步驟：選中數據單元格右擊鼠標 選中設置單元格格式S單元華后.豆治市 會計專用 日期的日 日分比分額 科學砂本殊定文洋自數字 搟I享由 M 蹄I隹護不例常視4期謖：二I便月二位分隔有1 .)©員微砂(1234.10)(123410)1234.10-12410 -12 亞.1口，賞而和主計稽式則電共輿方n.葉苴的專用惜式。誦走效肖1.5. 中文大寫功能描述：在財務工作中，我們經常需要將小寫的金額數字轉換成中文大

7、寫金額，如填寫發票、員工填寫差旅費報銷憑證等，利用WPS表格的單元格數字格式也可以很輕松地實現。操作步驟：選中金額數據單元格右擊鼠標 選中設置單元格格式特殊 人民幣大寫M 咱.港fCPL柒法元-南包分己"燒化2拉Ml整a.！即打'.：仆評上35；.陸措理常懺物話后拾耦可第 父捻啟萬注作也苗仁稔再記卷 千I百號曲日和 生拓甘拾趾元?月底ffK情看內生元鱉 端柏吐措空匕整 壹仟,桁制槍瓦山樂占分2 .智能顯示非法、錯誤數據2.1. 重復值限制錄入功能描述：在錄入數據時，經常會遇到數據不能重復，通過 WPS的重復項功能可以很輕松的限制重復值的錄入。操作步驟：選擇單元格區域“數據”選

8、項卡拒絕錄入重復項確定2.2. 高亮顯示重復項功能描述：查看報表時通過 WPS表格中的重復項功能快速查找、高亮顯示重復項。操作步驟：選擇單元格區域“數據”選項卡 高亮顯示重復項 確定2.3. 刪除重復項功能描述：快速將某一列有重復的值刪除掉，僅保留一個。操作步驟：選擇單元格區域“數據”選項卡刪除重復項 確定資產號壹產名曲購置時力贊產詳情10II12A-0W1A OtXlSA 0阿B DDO?A D0C1A D002C1A-00013 A-0002, A-0003j A-0005n一2007 9 11SOOE.- 5 -42007 5 ?2M7/E/9IB-0002本 慮記鼎昌時間3 .精美報表

9、格式和閱讀工具3.1. 報表格式工具功能描述：一鍵套用精美格式，方便閱讀操作步驟：選擇數據表“表格樣式”選項卡選擇樣式J 才音產不品2 i-woi3 i-OM24 Ja-oms5 i-MOl6早 j=WQl e節時b91011*M *岸岫*M T陶映力1ME：口時1楂2l 強QbDL4 * U in®，人也fy 隼墓J A HC 護山皿$ A-燉以on臚后心起峭M 鐘y”y +與 IHF1啊II盯44行-E沖匕n中叫2 i-i：iCn：6 ? i-mL 國肝帥好3.2. 閱讀模式使用閱讀模式可以有效地防止數據閱讀功能描述：在進行復雜數據表格閱讀查找等工作時,串行，方便了我們對數據把評

10、標的查閱。操作步驟：狀態欄閱讀模式方便查看與當前單元格 處于同一行和列的唱關 kMAUjQ單擊箭頭可選擇不同的 觸.澧期叵二口 .ABCDEF1蒐產屬號童產各褥購置時間溟產詳情使用人員所在郃門2A 0001空調2007-05-21蜘公用3A 0002空調2007-05-21謝_公用財務部4A-0003空調2007-06-12華凌公用耨售部5A-0001空調2007-09-10格力.公用行政部6A-0005空調2007'09-11格力公用7B0001筆記本2C0S-05-04|聯想張麗珍財務部SB-0002筆記本200S-05-04聯幅郭美美行政部gB-0003筆記本200S-0S-04

11、候庭英10B-0004筆記本2008-05-04聯想椒J市場部11B-0005筆記本2009-12-01戴爾晾建國技術部12B-0006第記本2009-12-01戢爾黃建平銷售部13B-0C07等記本2009-12-01畛知林?3514B-0008筆記本2009-12-01戴爾財弟部15B*0CC9篁記本2011-03-22重普馬蹄錮售部n G G T cG in i TO _1I-fc dm1 一r . vr-j-r«rfT3.3. 護眼模式功能描述：在長時間進行復雜數據表格閱讀查找等工作時，護眼模式可以保護用戶的眼鏡不易疲憊。操作步驟：狀態欄護眼模式1護眼槿式夜1建模式(G)*1

12、用國電 1GEl1貴戶再駢科WIN同僮限也工A00012007 05 21也明3A-0002*?ifc2007 OS 21公用對芬那4A-OOOS軍初2OT7-08-12華陵公閏學生卦5A-0004空福2O07-Q9-1C相口公用行辟FSA4Q05學20071177公用市法部T )B-0001名元不300 m 小 a 席1孫麗陰帶部gB(JO2號記E?0nR-C5J用中見。行咫鄢9 1B-OOOJ等記工2008-05-04聯格不好鄢10BOOD4等記工20Cia 05 (M展田槨土曲都11R0U05里iA2009 I2 01哂辱在國”內1ZB OOM堇H=5009-12 01有國送平望自非13

13、B-0007鄴貴200 &-12-01而李小林賢才郡14B-DUOB筆匕工2009-U-01呻郃13MOOT第訪奉2011-03-22由音呂后十藥害部o nn Ti n*mi n ch r rC113.4. 夜間模式夜間模式可以將表格調暗保功能描述：在燈光較暗的環境進行數據表格閱讀查找等工作時, 護用戶的眼鏡不易疲憊。操作步驟：狀態欄夜間模式AEcD_EF1那產忸之承產名挪不用人品Wrrnwi 12A-00012007-05-21美的幺用技末期Q OA-00022OU7-O5-21美的公用甄穌4A-OOO3翎2007-08 12整軍公用的戔竽5A OOM翎2007 09 KJ阪公用行血

14、6A-0005空騎2007-09-11ISX?公用市T 1&-0001基遜200t.0fi，M姓.射務印3BOOOi筆阱2008-05-m行政郃9B083第淵匐附口 5a悍貽節市制10&-CI004筆記本200C-05-W林，J閡11B-UO05第切20W-12-01際建國技植1-j iB-000&筆無不20C9-L2-01翁建平的雪郢13JB-0OT7笠電劉Q9 L2 QJ李小林技相14B 0008筆配不2009 12 01央資邰1&品009.足本2011-03-22盅音馬瞬軒酒警部D tTlAiBF :1*"hAi A3 ”HSEXtkUiwef：

15、3.5. 大數據閱讀功能描述：將數字的分隔符用中文顯示出來，便于用戶一眼看出多位數據的單位，尤其適合財務人員，例如：1,123,456,789,在 WPS表格狀態欄中顯示為：11億2345萬6789。操作步驟：狀態欄 右擊 勾選帶中文單位分隔無(N)京均值依)w討哉(C)計數假最小值最大值(M)*求和擊中文單位分fS(H)值用手分分閽?01按萬位分啰任)3.6. 編輯欄折疊功能描述：當單元格內容過多時，編輯欄就會呈多行顯示，此時會導致編輯欄下方的單元格被遮擋，而“編輯框折疊”功能很好的解決了這個問題，便于單元格的閱讀與編輯。操作步驟：點擊編輯欄下方向上的雙箭頭即可對編輯欄進行縮放選擇雙迎您使用

16、WPS Office辦公軟件自L989年WFSLO問世以來的二十多年間，NFS Office辦公 我件從第一的文字處瑁統件逐漸充實為集文字處理、電子表格.電子演示為一體的信息也區公 平臺.其中蘊含著無舐用戶 Ws offi 一品孽八的限關注與喜外.歡迎您使用肝5 Off ice辦公軟件！自1兜窣皿世以來的二十多年間，肝5 Office辦公 _C D E F h b In T J K4 .公式和函數4.1. 公式功能描述：公式是在工作表中對數據進行分析與計算的等式，有助于分析工作表中的數據。使用公式可以對工作表中的數值進行加、減、乘、除等運算。公式可以包括以下的任何元素：運算符、單元格引用位置、

17、數值、工作表函數以及名稱。如果要在工作表單元格中輸入公式， 則可以在編輯欄中輸入這些元素的組合。操作步驟：在WPS表格中，以西文等號“=”開頭的數據被系統判定為公式。公式是對工作表中數據進行運算的表達式，公式中可以包含單元格地址、數值常量、函數等，它們由運算符連接而成。具體來說，一個公式通常由以下幾部分組成：十西文等號，表示將要輸入的是公式而不是其他數據。（字體統一）數值：由阿拉伯數字09構成的可以參與運算的數據，或者是包含有某個數值的單 元格地址。其他參數：可以被公式或函數引用的其他數據。（）：圓括號，用于設置運算優先順序。運算符：用于連接各個數據。在WPS表格中，可以使用的運算符分為算術運

18、算符、比較（邏輯）運算符和字符串運算符 3大類，其功能見下圖類別運算符功能備注算術運算符+ （加號）加法運算運算順序按數學運算的慣例處理：括號里的表達式優先計算； 先乘除、后加減；同一級別運-（減號）減法運算* （乘號）乘法運算類別運算符功能備注/ （除號）除法運算算，由左至右依次執行%百分比A （乘方）乘方運算比較運算符=比較運算符附于比較兩個數據后得出“真”或“假”兩個邏輯值。當符合條件時為True（真），否則為False （假）。通常用于構建條件表達式><小于>=<=小于等于<>不等于字符串運算符&連接字符串將幾個單元格中的字符串合并成一個字符

19、串（例如：“ WPS &“表格”得到“ WPSI格”引用運算符:（也）區域運算符產生對包括在兩個引用之間的所有單元格的引用（例如：A1：A3,引用A1至iJ A3單元格之間的區域）,（逗號）聯合運算符將多個引用合并為L個引用（例如:SUMA1: A3, B1: B5）,表示兩不同的單兀格區域的并集）類別運算符功能備注（空格）交叉運算符產生對兩個引用共有的單元格的引用（例如：A1 : A3 A2 :B5）,表示兩個/、向的單兀格區域的交集）4.2. 函數功能描述：為了使操作更簡便，WPS表格將一些公式定義為函數，用戶只需按照一定的語法使用這些函數。操作步驟：調用函數的語法都是一樣的，其基

20、本形式為：=函數名（參數 1,參數2,參數3,）。m跑 !A COUNTA COUNT AA COUNTBLANK/.y COUNT IF計算區域中滿足笫牛的單元格的分數A COUNTTFSA COUPDATBSA COUPDAYSKC國UUT 五口悅機印：區城條件）|4.3. 常用統計函數1 SUMIF函數：條件求和語法參數說明：（區域，條件，求和區域）2 COUNTIF 函數：條件計數語法參數說明：（區域，條件）3 SUMIFS 函數：多條件求和語法參數說明：（ 求和區域，區域1，條件1 ，區域2，條件2，區域3，條件3， ）4 COUNTIFS 函數：多條件計數語法參數說明：（區域1，條

21、件1,區域2，條件 2,區域3，條件3, ）4.4. 邏輯函數1 AND 函數：所有條件成立返回TRUE ，否則返回FALSE語法參數說明：（條件1，條件2 ）2 OR 函數：所有條件都不成立就返回FALSE ，有一個成立也返回TRUE語法參數說明：（條件1，條件2 ）3 IF 函數：判斷一個條件是否滿足，如果滿足返回一個值，否則返回另一個值語法參數說明：（條件，條件是滿足返回值，條件不滿足返回值）4.5. 日期函數1 DATE 函數：組合日期語法參數說明：（年，月，日）2 TODAY 函數：返回當前日期語法參數說明：（）沒有參數3 DATEDIF 函數：計算兩個日期相距的年月日語法參數說明：

22、（開始日期，結束日期，計算單位）4.6. 文本函數1 LEN 函數：返回字符個數語法參數說明：（字符串）2 LEFT 函數：從字符串左邊開始取字符語法參數說明：（字符串， 取幾個字符個數）3 RIGHT 函數：從字符串右邊開始取字符語法參數說明：（字符串、取幾個字符個數）4 MID 函數：從字符串的指定位置取字符語法參數說明：（字符串 ， 從第幾個字符開始，取字符個數）4.7. 查找函數1 VLOOKUP 函數：數據匹配語法參數說明：（查找值，數據表，列序數，0）2 MATCH 函數：返回指定內容在指定區域的名次語法參數說明：（查找值，數據表，0）第 16 頁 共 35 頁4.8.常用公式（繁

23、體版無此功能）功能描述：WPS表格中的常用公式向導能力，為你簡化公式操作，輕松完成復雜計算。操作步驟：“公式”選項卡插入函數 常用公式身份證提取生日個人所得稅計算第33頁共35頁5 .數據排序5.1. 多關鍵字排序功能描述：排序是最常用的數據整理方法之一，WPS的排序功能提供了同時滿足3個關鍵字的排序效果。操作步驟：選擇排序區域“數據”選項卡 排序選擇關鍵字所在字段排序效果排序規則說明：在多關鍵字排序中【次要關鍵字】將作為更進一步的排序依據，如下圖。姓名 工資 李四2789王五1594797Q張三3107趙六7113當主關鍵字的內容相同時，繼續對這些相同的工資進一步以次要關鍵字進行排序。5.2

24、. 改變WPS排序規則進行自定義排序功能描述：在WPS表格中默認的排序依據包括數字的大小，英文或拼音字母的順序等，但很多時候用戶需要依據超出上述范圍的某些特殊的規律來排序。例如公司職位高低、學歷高低等。操作步驟：創建自定義序列（創建方法請參照本文1.3自定義序列）“數據”選項卡 排序次序自定義排序次序 選擇序列 次序下拉菜單排序S數據包含標題第選項+添加條件值而刪除條件m) |由復制條件。自定義序列芻定義序列3粒入序列在)：日，一I f -I四五.六星期日，星期一，星期二，星 一月，二月，三月，四月，五 電一季，用一季，用二季，弟一 正月，二月，三月，四月，五 子，丑，擊.卯，辰，巳，干 甲，

25、乙，丙，丁，戊，己，M/ 陳，李，張，王，伺 / 本科，大專，高中，M K H c, D, E /|張三，李四，王五，這六，則排序三四五六七張李王越劃刪除+添加條件® 刪除條件時 亡復制條件G選項如一列主要美鮮砥排序依據次序數值張三 李四，壬五 越六,則升序1一"'降序張三，李四,王五，趣六.丸卜匕- 謝兒.劉七,越木 王五，攣四， 自定義序列確定取消6 .提高數據約束力6.1. 日期、數值、文本限定對于符功能描述：數據有效性是對單元格或單元格區域輸入的數據從內容到數量上的限制。這樣就可以依靠系統檢查合條件的數據，允許輸入；對于不符合條件的數據，則禁止輸入。數據的正

26、確有效性，避免錯誤的數據錄入。操作步驟：選擇單元格區域“數據”選項卡 有效性選擇限制種類限制條件S wpsS 部 資產1建源數據“歸*廉-模式-WPS表格開始 插入貝面布局公式 |頤 |審閱祝圖 開發工具特擔功能或刪除重要項叁赤輻5T.專天主月 aL排序高亮重復項-易拒建小堂復項-分列有處世輸入錯誤值時表格就回彈出報錯窗口，如下圖:6.2. 制作特定數據選定下拉框功能描述：在數據有效性中通過限制類型中的序列制作特定數據選定下拉框，不僅能限制規 范錄入數據，同時也可以使錄表人快速的錄入指定數據操作步驟：選擇單元格“數據”選項卡 有效性序列手動錄入或選取單元格數據A- WPS 表珞開始 插入見面布

27、局公式同 匯?轉痂蛆曲透視黑自舟艇 , 3弓 aL|睡 |審間融 Bi排序高亮里復吸，祝圖 開發工具特擔功能國冊隱莫復項1拒坐懸上至要取3回分，有效性刪豐件mgjmHK<»AT加匕華t華東.華障.西北，西甫手動錄入最終效果7 .數據透視表看透你的數據7.1. 生成數據透視表功能描述：WPS表格數據透視表是一種建立在 WPS表格數據基礎之上， 用于對復雜的數據進行分類匯總和分析交互的、交叉制表的報表。數據透視表通過對數據不同的視角顯示數據并對數據進行比較、揭示和分析，從而將數據轉化成有意義的信息。操作步驟：選擇報表內任意一個有數據的單元格“插入”選項卡 數透視表拖動字段到數據透視

28、表區域中訐0 L不入I0M gW*閱通 =X.US 七 Ii/ilM加 M % 導修國跖青嗔青區喻， a SSIJT fW- W- VX« El密母陪招4>*JrF!E2E我脛蟲F K呈l二, 匚名 蚊A， E E F二-I城-I 司-I建署7瓏旬之肉I廣益力廊匚 工+'|工才事聲守聞妄。 天加天天天天北天站北Bi上樸習覽小制上果丁- i_to：改件、正與“和*訓*St*-M成科三肝曜；我部革累計mil廣兌劉英漢飯門蘋果汁港天齡行社產林片粕蘋果汁甯學顰務獻±fi_除蘋黑汁出卷學£李芳曾桂-速的務拄也至令料主臬升廿聲工郭H，何心衷的f般RITJF;謝從

29、任務窗格里的字段列表中，拖動字段到數據透視表區域中的“頁區域”、“區域”、“數字區域”就可以進行數據的分析對比。如下圖:求刑項:數量西享用括碇叁岷寰區域用狀豪100 一也 Bo- ' x G_ Ro”X 口.甥190C20CS19791J1121S238191SUC7宇琛制毫 2同患降整居，MB* FBSW tniBn131415 ie1713192021222324：推厚心三7.2. 數據透視表字段設置功能描述：數據透視表對于數值字段的默認計算方式是求和，除了求和之外數據透視表還提 供了多種計算的方式如：計數、最大值、最小值、操作步驟：選擇數字單元格數據透視表工具字段設置選擇計算方式

30、事時項*呻際方睜穌如E手附宙置修過蚩胡衰E：新M H m.3 hB7前91Hl 215238191F，ni£北北東南北南計 一地東華華華西酉巴 45670091011Tin 中時 工均盾 值小倡 制 wmfi r s« h tnTJW!日相5連n 國 號.KB到著|匚唾"Zfl Q.8 .輕松制作數據圖表8.1. 商業圖表的類型和使用場景功能描述：如何在 WPS提供的多種圖表中找到適用的圖表類型，哪種圖表更能表達自己的觀點。通過 WPS圖表中的實時預覽窗口你可以快速的套用適合自己數據的圖表。操作步驟：選擇數據“插入”選項卡 圖表 實時預覽窗口操作步驟：選中圖表 圖表元素按鈕 勾選8.2. 快速增加圖表元素更改圖表布局功能描述：增加、刪除或更改圖表元素（例如：標題、圖例、網格線、數據標簽等）|鹿毒"第|唾速出同匚用標更一豆莉謾I票提拮筌后在爭匚k只格在I三包n虎會圖表元親,麗祠|-nflCg :曲 一-