1、歐派集團合同會簽、審批、用印、簽訂工作指引歐派集團合同會簽、審批、用印流程（2013年5月版）下發后實施至今，成效已 日漸顯著，各部門均能明確理解并良好執行，合同會簽、審批、用印效率不斷提高。近日， 隨著行政部對集團所有合同收集、整理工作的完成，結合近兒個月在具體實操中總結的情 況，本著不斷創新、改進、提升工作成效的工作宗旨，行政部對集團各類合同進行了進一 步細化分類，并進一步明確了各部門在合同會簽、審批、用印環節中的職責，優化合同會 簽、審批、用印流程，制定此工作指引，旨在更好地協助大家進一步掌握規范流程、工作 要點，不斷提升工作效率。第一部分一、合同起草/經辦部門職責：相關管理權責（-）合

2、同起草/經辦部門必須在合同進入會簽前審核確定以下合同要素，否則會簽 部門、行政部法務組有權不予受理，退回經辦部門:1、審核合同當事人資質11審核合同簽約方是否具備履行合同的資質和能力，如：簽約方是否具有合法的營 業執照副本（自然人為身份證）、生產許可證等。1.2實際履約人（如付款/收款人，供貨/購貨人）與合同簽約人主體資質不同的（如 母子公司、分公司、關聯公司），應當要求提供證明雙方關系的有效文件（如授權委托書、 關系證明）。13合同簽約方聯系人/簽約代表（可要求出具授權委托書），聯系方式、地址。2、與合同簽約方洽談明確合同標的（交易物品/服務名稱、規格、數量、質量標準等）、價款、履約內容（如

3、價款支付、標的交付、時間和地點、驗收條款等）、權利和義務、保 密條款、知識產權歸屬、違約責任、糾紛解決方式、其他要素（合同期限、生效條款、合 同編號、合同附件）。（二）對會簽、審核中提出的問題，應及時、充分與提出部門、合同對方溝通，直至 溝通確認一致，不得推諉、延誤。（三）合同簽訂經辦部門應監督合同的簽訂。合同應山合同各簽約方法定代表人或簽約代表簽字、蓋 章（如與自然人簽約無須蓋章，但應加按手印），并填寫簽約日期。公司簽約代表為經辦 部門負責人或其指定簽約代表。經辦部門應在收到法務組用印通知后將最后定稿合同版本給公司簽約代表簽字，填寫 簽約日期，再傳行政部法務組審核確定該用印合同及附件。否則，

4、法務組有權退回經辦部 門補簽。（四）合同用印1、合同會簽、審批定稿后由行政部法務組通知經辦部門進行用印。法務專員審核用 印文件，填寫用印內容后，由經辦部門到印章管理員處申請用印。2、用印文件必須與審批表所審批文件一致，若出現原則性修改（更改、增/刪等）， 須按規定流程重新會簽、審批。3、合同用印后，因特殊原因需重簽（如公司名稱變更），若非原則性修改，經辦部門 可直接填寫歐派集團公章使用審批表申請用印，用印流程為：部門負責人一法務組一 事業線主管副總（公共職能部門為集團行政副總經理）。二、相關會簽部門權責1、相關會簽部門有權將未按上述第一條（一）規定審核合同內容的合同，退回經辦 部門審核確定后再

5、會簽。2、相關會簽部門僅對涉及部門管理權職的合同條款進行審核，如質量部僅對涉及質 量標準、技術要求、驗收、保質期等條款進行審核。三、行政部權責（一）法務組1、行政部法務組有權將未按上述第一條（一）規定審核合同內容的合同，退回經辦 部門重新審核確定。2、法務組僅對上述第一條（一）規定合同必備條款完整性、規范性、合理性進行審 核，并對未明確或不統一的合同簽約主體進行審核，合同標的、合同金額支付條款、技術 條款、質量標準和驗收條款等由經辦部門或其他相關會簽部門審核確定。但法務組對合同 主體、合同價款、合同標的等內容與費用支出證明文件不一致的，可以要求經辦部門予以 說明或校正。3、法務組合同審核時限為

6、1-2個工作日，可根據合同審核需要確定是否補傳其他相 關部門會簽。4、對審核中發現的問題，應及時、充分與經辦（會簽）部門溝通，直至確認達成一 致意見。對法務組與簽約部門不能達成一致修改意見的，再傳總經理室審批。5、合同審核、報批定稿后，山法務組通知經辦部門用印。用印前法務組須審核確認 用印文件與最后定稿合同版本是否一致，公司簽約方是否已簽約并填寫簽約日期，確認無 誤后填寫用印內容，再由經辦部門到印章管理員處申請用印。6、法務組應加強對稅務知識的學習掌握，對合同中涉及稅費的，盡量指導簽訂部門 與簽約對方溝通，爭取以最利于公司合理避稅的方式簽訂合同，如房屋租賃合同，分成租 賃合同及物業管理合同兩份

7、，則可以為公司合理避稅。（-）印章管理員1、有權對未按規會簽、審批或公司簽約代表未簽名的合同退回經辦部門按流程審批 或補簽，或轉給法務組審核確認是否需要走合同會簽審批流程。2、按規進行用印，保管合同會簽、審批表原件。四、總經理室權責審批法務組的審核意見，確定合同定稿內容。對法務組修改內容與合同簽約方未能達 成一致意見的，山總經理室作出最后審批意見。第二部分會簽、審批、用印流程第一類：特殊流程合同工程經銷部及工程售后服務部的工程合同：已向公司申請執行房地產擬簽合同 評審、審批申請表合同會簽審批流程，不需要按歐派集團合同會簽、審批表（見附 件一最新版本）會簽流程報行政部法務組進行會簽、審批，具體按

8、歐派工程業務合同履 約管理辦法CGGC-09規定執行。二、櫥柜、電器百貨、衣柜、木門、奧維、墻飾、衛浴、綠海產品經銷/代理協議及 國外經銷代理協議、工程合作協議、展示設計合作協議等與代理商簽訂的合作協議或業績 專項協議:已有固定的協議范本，不需要經過合同會簽審批流程，可以直接填寫歐派集 團公章使用審批表（見附件二）申請用印，報營銷副總經理審批后蓋章。三、按公司范本簽訂/且無原則性修改的廣告發布合同（適用于家居市場部簽訂的合 同）、板材供應合同（奧維經銷部）、房屋租賃合同、購銷合同等經公司法務確認審批的其 他范本合同:不需要經過合同會簽審批流程直接申請用印，但須按要求填寫歐派集團公 章使用審批表

9、、將修改部分予以說明并附費用支出證明文件（如合規簽批的費用支出 計劃申請單、物業租賃審批表或關于該合同費用的申請/報告，下同）報事業部主管 副總（公共職能部門報集團行政副總經理）審批；如無法提供上述費用支出證明文件的， 一律按下述第二類第一條第（二）款執行。其中：1、無原則性修改，即指未對合同付款方式、發票開具條款、交貨期、雙方權利義務、 違約責任等進行修改的；2、合同范本查閱路徑：登錄0A：文件庫一行政部主要工作業務流程一法律事務工作 手冊一法律文書范本（由行政部法務組定期進行更新、公告）；3、有原則性修改的：按下述第二類第一條規定進入合同會簽、審批流程。四、使用公司范本、且無修改內容的產品

10、訂購合同、但合同簽約對方要求公司蓋章的:1、直屬商場合同會簽審批流程：經辦部門負責人一事業線主管副總。2、代理商場合同會簽審批流程（須同時山代理商按公司范本出具承諾函）：經辦 部門負責人一財務部稅務副經理一事業線主管副總。五、財務類合同：山財務部起草（總經理室特別指定人員除外），經山財務部稅務經 理審核后，傳集團總裁或董事長審批后可直接用印（山財務部根據合同性質確定是否須組 織會簽及傳行政部法務組審核）。六、勞動人事合同：由人力資源部起草（根據合同性質確定是否傳財務部會簽），直 接報集團總裁、董事長審批后蓋勞動合同專用章。七、廣州分公司廣告合同會簽審批按歐派集團廣州分公司管理辦法JJGZF-0

11、63最 新版規定實施，如屬計劃內費用，山部門按要求填寫歐派集團公章使用審批表經廣州 分公司總經理簽批后可直接申請用印；如屬訃劃外費用，應按下述笫二類第一條規定流程 進行合同審批。八、供應鏈管理部經辦的公司范本釆購協議：1、合同條款無原則性修改的，或屬續簽合同、但續簽合同修改后的條款內容與原簽 訂已過期合同完全一致（即總經理室已在原合同簽訂時審批同意的），可直接申請用印（如 續簽須附原簽訂過期合同），山供應鏈管理部負責人審批后傳集團行政副總經理審批。2、合同條款有原則性修改，需按合同審批流程報批（其中修改條款涉及相關部門的， 須傳相關部門會簽），具體詳見下文第二類第一條第（二）款第2項規定流程。

12、九、商標、專利、著作權等知識產權服務代理合同/協議：由行政部法務組負責起草 或按對方合同/協議版本審核后，報集團行政副總經理審批定稿后可直接申請用印。十、不符合上述條款的，按下述第二類正常合同會簽、審批流程執行。第二類：正常會簽、審批流程合同（后附合同會簽、審批流程圖九見附件三）除上述第一類特殊流程合同外，其他合同或協議包括但不限于：非公司范本合同、 補充協議、涉及費用支付的合同/協議，主要為買賣合同（購銷合同）、采購合同/協議、 服務合同、廣告發布合同、物業租賃合同、工程施匸合同或其他合同；或雖為公司范本合 同但合同簽約方有原則性修改的，如廣告發布合同、房屋租賃合同、釆購協議、購銷合同 等一

13、律按本會簽、審批流程執行。一、涉及公司費用支出的：此類合同或協議應于會簽前先擬制費用支出證明文件，按流程報批后才能進入會簽、 審批流程（會簽時須附合規審批的費用支出證明文件）。具體報批流程如下：（一）經辦部門能提供費用支出證明文件的：1、合同總金額在5萬元以上且合同為新簽；或為綱領性合同、無具體合同金額、結 算方式為月結或其他（如非供應鏈管理部的范本釆購協議）：經辦部門負責人一相關會簽部門負責人（若有，如合同屬多個部門聯合簽訂的，具體 由經辦部門確定）一行政部法務組（對發票開具、稅費承擔方式條款未明確的，視審核需 要傳財務部會簽）一集團行政副總經理。2、合同金額在5萬元以上，且合同版本雖非范本

14、，但非首次會簽、審核；或合同總 金額在5萬元（含）以下：基本同上述1報批流程，具體逐項報批至行政部法務組審核即可，無需再報集團行政 副總經理；若法務組與合同簽訂部門存在原則上意見分歧的，須報集團行政副總經理裁決。（二）經辦部門無法于會簽時提供費用支出證明文件的（如基建工程合同，須合同簽 訂后方能申請費用）：1、合同總金額在5萬元（含）以下；或合同總金額在5萬元以上，且合同版本雖非 范本、但非首次會簽、審核：經辦部門負責人一相關會簽部門負責人（若有，如合同屬多個部門聯合簽訂的，具體 由經辦部門確定）一行政部法務組（對發票開具、稅費承擔方式條款未明確的，視審核需 要傳財務部會簽）一集團行政副總經理

15、（公共職能部門）/事業線主管副總一事業部總經 理一集團總裁一董事長。1.1合同金額在5萬元以內（含5萬）的，按上文審批流程逐級報事業線主管副總（公 共職能部門報集團行政副總經理，下同）終審。1.2 5萬元 合同金額W10萬元的，按上文審批流程逐級報事業部總經理（公共職 能部門報集團總裁，櫥柜/家具/衛浴營銷部分別報營銷線總經理，下同）終審。1.3 10萬元 合同金額W30萬元的，按上文審批流程逐級報集團總裁終審。1、4合同金額超過30萬元的，按上文審批流程逐級報董事長終審。2、合同為綱領性合同/協議，無具體合同金額，結算方式為月結或其他（包括上述第 一類第八條第2款中所述公司范本采購協議）：經

16、辦部門負責人一相關會簽部門負責人（若有，如合同屬多個部門聯合簽訂的，具體 由經辦部門確定）一行政部法務組（對發票開具、稅費承擔方式條款未明確的，視審核需 要傳財務部會簽）一集團行政副總經理（公共職能部門）/事業線主管副總。3、物業租賃合同（指非使用公司范本的合同，含房屋、廠房、倉庫、車輛、設備等）:3.1所有山公司支付費用的物業租賃須事先形成專項報告（格式見附件四歐派集團物業租賃需求審批表），按以下審批權限逐級報批：3. 1.1預計租賃費用在5,000元/月（含）以內的，由部門負責人簽署意見后報事業 線主管副總（或事業線總經理助理，若有；公共職能部門報集團行政副總經理）。3. 1.2租賃費用在

17、5, 000元以上、10, 000元/月（含）以下的，按上文（1）逐級審 批后報事業部總經理終審（公共職能部門報集團總裁，櫥柜/家具/衛浴營銷部分別報營銷 線總經理）。3.1.3預計租賃費用超過10, 000元/月，按上文（1）、（2）逐級審批后報董事長審批:3. 1.4若涉及到其他相關事業部或部門（如共同租賃，共同承擔費用）的，還須山相 關事業部或部門負責人審批。3. 2租賃報告獲批后，由經辦部門負責跟進合同草擬，擬定后按本方案第二類第一條 規定進入合同會簽、審批流程。二、不需要公司費用支出，由對方支付費用或涉及其他債權債務的合同，會簽審批流 程如下：經辦部門負責人一相關會簽部門負責人（若有

18、，如合同屬多個部門聯合簽訂的，具體 由經辦部門確定）一行政部法務組（對未明確發票開具、稅費承擔方式條款的，視審核需 要傳財務部會簽）一事業線主管副總/集團行政副總經理一事業部總經理一集團總裁一董 事長。1、合同金額在5萬元以內（含5萬）的，按上文審批流程逐級報事業線主管副總（公 共職能部門報集團行政副總經理）終審。2、5萬元 合同金額W10萬元的，按上文審批流程逐級報事業部總經理（公共職能 部門報集團總裁，櫥柜/家具/衛浴營銷部分別報營銷線總經理）終審。3、10萬元合同金額W30萬元的，按上文審批流程逐級報集團總裁終審。4、合同金額超過30萬元的，按上文審批流程逐級報董事長終審。三、合同沒有涉

19、及費用或債權債務關系或其他違約條款的（如某些補充協議），會簽 流程為：經辦部門負責人一行政部法務組。第三部分一、關于合同范本建立：其他相關事項K各事業部經常使用、簽訂的合同需作范本合同使用.或已經是范本合同需要進一 步修改的：須按照歐派集團合同會簽S審批表進行會簽、審批后確定為范本，會簽流程為：經辦部門負責人f行政部法務組（視審核需要傳財務部或其他相關會簽部門審核） 一集團行政副總經理。2. 目前存在問題主要如下:2. 1合同范本認識不清。合同范本是指除各事業部與代理商的合作協議或業績專項協 議外，其他已經由行政部法務組審核報批的范本，具體詳見0A文件庫。2. 2對合同范本建立未主動申請。經辦

20、部門應主動將一些需經常性簽訂的合同（對方 版本亦可）申請作為范本使用，以便提高合同會簽效率，同時減輕法務組合同審核工作量。2. 3合同范本審批流程不清晰。經辦部門應按照上述1規定流程報批定稿后，才能作 為范本使用。2. 4合同成為范本后，如對范本無原則性修改的，才可以直接申請用印；如有原則性 修改的，還需按合同會簽、審批流程報批。3、合同編號規則：由我司起草或外來未設置編號的合同，應當設置編號。合同編號 規則為“OP A-合（xxxxxx）xx號”，其中“A”為經辦部門代碼，各部門代碼統一參照JTTY-44 行政文件管理制度最新版中歐派集團規章制度代碼表中該部門所對應的代碼；其中“合”為合同的

21、簡稱；其中"（XXXXXX）”為合同出具的年月日；其中"XX號”為該部門當年度出具合同的流水號。如集團行政部出具的合同編號為“OPJTXZB-合（130328）01號”。二、對上述條款未明確規定的其他合同、協議類文件的處理：山經辦部門負責人會簽 后傳行政部法務組，行政部法務組審核無異議后報行政部經理審批，行政部經理根據文件 性質確定是否繼續報集團行政副總經理或事業線總經理室審批。三、本工作指引將由行政部定期更新、優化，待運行穩定后將納入集團合同管理專項 制度。制度未修改生效前，與本指引不符的內容，一律以本指引為準執行。四、本工作指引自發布之日起生效，原歐派集團合同會簽、報批

22、、用印流程（2013 年5月版）同時廢止。本工作指引查閱路徑：登錄0A：文件庫一行政部主要工作業務流 程一法律事務工作手冊一歐派集團合同會簽、審批、用印工作指引。五、各部門在執行過程中遇到與實際操作不符、或無法執行、或不能明確/理解等問 題，請及時與行政部法務組溝通，溝通渠道：1、電話：行政部經理（8210）,法務專員2、OA：行政部經理，法務組成員；3、QQ：法務專員：2968478278, 2724815264：4、書面傳遞：總部一樓行政管理分部傳遞箱；5、現場咨詢：總部三樓行政管理分部辦公室。六、溫馨提示：為便于大家更好地理解和執行

23、本工作指引，現將本匸作指引與原歐派集團合同會簽、 報批、用印流程（2013年5月版）的區別概括如下：1、增加和明確了合同經辦部門/起草部門、相關會簽部門、行政部（法務組、印章管 理員）、總經理室工作職責，具體見本工作指引第一部分內容。2、增加和明確了特殊合同會簽內容；根據重新分類后的合同修改了合同會簽、審批 流程，即按合同是否涉及費用、合同總金額是否超過5萬元、是否續簽合同等情況將部分 合同審批權限下放至行政部法務組，具體見本匸作指引第二部分內容和附件三合同會簽、 審批流程圖。3、規范了合同范本會簽、審批流程及操作指引，具體見本工作指引第三部分內容。集團行政部2013年10月23日附件一歐派集團合同會簽、審批表合同編號： 合同類別：新簽 續簽合同名稱屮方乙方合同內容 （目的、金額、 履行期限）合同履行責任部門 /責任人/合同原件 保管人合同附件清單 （資質證明文件）經辦部門經辦人/工號會簽日期經辦部門負責人 意見簽名：日期：相關會簽部門 意見（ ）簽名：日期：行政部法務組 意見簽名：日期：財務部意見（若需要）簽名：日期：集團總裁（行政）