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文檔簡介
1、XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:1/101. 目的:為統一公司內部管理文件編寫格式及編碼規則,使其格式化、標準化,特制訂本管理辦法,作為文件編寫及編碼的依據。2. 范圍:2.1 本管理辦法涵蓋所有一、二、三級文件和質量記錄表單的格式標準。包括:首頁、內頁、文件結構、段落章節等。2.2 與產品相關的技術文件(圖紙、作業指導書),其編碼依據“技術文件管理制度”中編寫編碼要求執行。3. 職責3.1 編寫: 各部門負責人依據工作需要,應指派專人負責編寫某項作業流程的相關文件。3.2 編號管理: 編
2、寫文件人員必須向文件管理員取得文件的特定編號。4. 定義:文件等級文件種類文件名稱文件格式架構一級制度文件質量手冊ISO9001:2000標準條款的格式二級程序文件程序文件七/八段結構三級程序文件所延伸的作業說明管理辦法七/八段結構操作規程檢驗規程作業指導書技術文件依專業特征,個別制訂記錄表單記錄表報告記錄單備注: 屬于需呈報外部政府機關的文件不受上述規定限制。5. 程序5.1 文件格式: 質量手冊及程序文件首頁格式參見附頁21)修訂號:0,1,2,3,4,5,每一份文件的任何一頁修訂5次以上則文件改版。如果文件一次性更改內容較多,可以看情況考慮換版。版次以A、B、C依序編制,使用至Z版后,應
3、重新發放,原有編號應作廢不再使用。2)文件版次變更后,將變更頁次詳細填寫在首頁制訂/修訂記錄的頁次欄內。 質量手冊及程序文件首頁,必須使用附頁4,內頁必須使用附頁3特定的格式,并在每一頁右上角標識文件編號、生效日期、版本號、修訂號。不設首頁的三級文件格式見附頁5。5.1. 4質量記錄表單的格式見附頁6。文件封面見附頁2。5.2 文件結構:XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日 文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:2/10 四段結構1)總則2)職責3)控制要求4)相關文件5.2.2 七/八段結構1)目的2)適用范圍3)職責4)定義(
4、適用時)5)程序6)相關文件7)質量記錄表單8)附頁(適用時)5.3 文件編寫結構說明 目的簡述編寫本程序的用途與宗旨。 適用范圍概略說明文件的適用范圍:區域、部門、人員、產品,以確定文件適用廣度。 職責 簡述文件中主要責任部門與相關責任部門 定義說明一些不常用專有名詞、專業術語、縮寫字、符號、計算公式或活動解釋,或在此文件中的特定意義。5.3.5 程序1) 文件的核心部分,如有必要編寫時搭配流程圖,依據邏輯的先后次序,以段落方式詳細敘述相關文件要求。2)清楚敘述每項工作完成步驟并劃清界限,說明前后步驟的關聯性或影響,每個段落應有標題,以便詳細了解程序的作業要求。3)編寫內容應注意:簡潔、完整
5、、明確。文字力求清晰易懂、句子簡短、語意肯定。5.3.6流程圖 將程序所要求的職責、程序步驟以流程圖方式表達,各圖表內的文字表示應力求簡潔。主要圖型/符號說明如下: 起點/終點 表示流程之起點或最終點均用此符號 處理 流程圖到此階段所進行的操作、處理等工作決策或判定 指檢驗、判定、審核、承認、簽章、核準所使用的符號。XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:3/10 流向線 流程和方向的標示 關聯線 作業與作業之間為非直接相關,為間接協助或輔助性的標示。 轉接點 表示本頁結束(連接下頁),續頁開始(
6、承接上頁) 5.3.7相關文件詳細記錄與本程序有關的一切其他文件。 附件:文件中所用的表單及其它文件。 5.4 段落章節構成:依據下列數字、文字順序排列。1.1.1 1) 2) a) b) (1) 1.2 2. 5.5 文字格式標準化 統一使用Microsoft Word建文件,文件封面及各表單必須有公司徽標,正文統一采用宋體,小四號,文件編號及數字統一采用小四號Times New Roman 字體;文件、表單封面及正文具體要求詳見附頁(2、3、4、6)。如文件不設封面,封面上的編制/審核/批準等相應信息,可放至文件末,見附頁5。文件放大張貼時,字體可相應放大。 依據文件結構段落要求編寫文件時
7、,若沒有資料可寫,則在該段落之后注“”。5.6 文件表單、編號說明1)編碼格式: 程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ2)編號意義 LC-龍城縮寫 XX文件代號 QM 質量手冊 QP 程序文件 QD 三層管理類文件QT 三層技術類文件 QC 三層檢驗類文件 QR 質量記錄 Y YYY- 對應標準要素代碼 4200-8500 ZZ-順序碼 01-993)編碼范例: 質量手冊 LC-QM-2004 文件 LC-QP4200-01 LC-QD4200-01 LC-QC4200-01 LC-QR4200-01XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫
8、管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:4/105.7 文件編寫、編碼完成后,需按“文件控制程序 LC-QP4200-01”要求呈送相關部門負責人審核,經批準后實施。如果文件較為簡單可將審核、批準簡化為審批,不需要審核批準的表單可只留編制。 文件經批準后發布,自生效日期生效。5.8 文件制定/修訂流程圖見附件1LC-QP4200-01 文件控制程序LC-QD4200-02技術文件管理制度8. 附頁附頁1:文件制訂/修訂流程圖附頁2:封面格式附頁3:文件內頁格式附頁4:文件首頁格式附頁5:不設首頁的三級文件格式附頁6:質量記錄表格式XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日
9、期:2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:5/10附頁1:文件制訂/修訂流程圖開始制訂/修訂文件審核/會簽N文件批準N文件編號文件登記文件發布文件使用、保管、維護文件實施前的培訓 文件變更 N舊文件作廢職 責 部 門相 關 說 明表 單各部門職責人員文件封面格式 文件內頁格式 各部門職責人員2.審核責任人會簽 審核會簽欄 各部門職責人員文件批準批準欄 文件管理員 文件、表單編號說明文件管理員文件發布范圍接收人簽收分發部門、文件發放簽收表文件持有人各文件制訂人各部門責權人依實際需要實施培訓文件發放部門各部門責任人注明文件更改內容文件更改申請文件管理員文件回收及
10、銷毀文件回收記錄文件銷毀記錄XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:7/10附頁3:文件內頁格式XXX精鍛有限公司文件編號: 生效日期:文件名稱版本號: 修訂號:頁次: 三號黑體,字間不空格1.小三號隸書,字間不空格.均為小四號宋體正文,采用小四號宋體XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:8/10二號隸書,前后字之間空1格附頁4:文件首頁四號Times New Roman 字體XXX精鍛有限公司 文
11、件編號:LC-QD四號黑體文件名稱小一號黑體字,前后字之間不空格編制:三號黑體字審核:批準:分發部門總經理常務副總管理者代表財務部供銷部技術部質檢部生產部質保部公司辦公室版本號: 修訂號 : 受控特性: 發放編號:發布日期: 生效日期:XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:9/10附頁5:不設首頁的三級文件格式小四號Times New Roman 字體XXX精鍛有限公司文件名稱 發布日期: 生效日期: 文件編號:LC-QD*-*小二號黑體字體 頁碼:X/Y表頭其它字為小四號宋體字以上表頭以下正文
12、1.1.1. 1.正文,小四號宋體字以上正文以下末尾 僅在文件最后一頁顯示以下內容分發部門總經理常務副總管理者代表財務部供銷部技術部質檢部生產部質保部公司辦公室此二行采用小四號宋體字,上下兩根線條為。 編制/日期: 審核/日期: 批準/日期:版本號: 修訂號: 受控特性: 發放編號:XXX精鍛有限公司文件編號: LC-QD4200-01生效日期:2004年07月01日文件編寫編碼管理辦法版本號: A 修訂號: 0 頁 次:10/10附頁6:質量記錄表單格式此行及表尾采用小四號宋體字二號隸書,前后字之間不空格XXX精鍛有限公司小二號黑體,前后不空格表單名稱 版本號: 修訂號: 表單序號: 文件編號:LC-QR4200-采用小四號Times new Roman采用小四號宋體字表格內格式依實際需要而定,文字采用小四號宋
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