1、. 會計檔案會計檔案 一、會計檔案的概念一、會計檔案的概念 會計檔案是國家機關、社會團體、企事業單位、會計檔案是國家機關、社會團體、企事業單位、個體工商戶和其它組織在會計核算活動中形成的個體工商戶和其它組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄。具有保存價值的原始記錄。 通過定義明確：通過定義明確： 主體主體 專業領域專業領域 價值價值 原始性原始性 它的范圍包括會計憑證、會計帳薄、財務報告和它的范圍包括會計憑證、會計帳薄、財務報告和其它類會計核算材料其它類會計核算材料.二、會計檔案的特點二、會計檔案的特點 1.專業性專業性：會計檔案是由會計核算專業材料轉化而來的。會計核算即對會計對象進

2、行連續、系統、完整的記錄和計算。憑證、賬簿和報表都是在會計核算活動過程中為科學組織會計核算的需要而形成的。 2.整體性整體性：會計檔案中的賬簿是由憑證轉化而來的。報表由賬、簿匯總而成。憑證、賬簿、報表三種形式相互銜接，環環相扣，相互制約，顯示了較強的整體性。 3.廣泛性廣泛性：從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，包括各種機關、企事業單位、社會團體、部隊等，都會產生會計檔案，涉及面極為廣泛。 4.固定性固定性：會計系統包括工業會計、農業會計、銀行會計、行政事業單位會計等。門類眾多，遍布生產流通和非生產流通各領域。但是其基本成分只有會計憑證、賬簿和報表三種固定形式。.三、會

3、計檔案的作用三、會計檔案的作用 1.依據作用依據作用：會計檔案是編制國家和地方預算、國家和部門經濟計劃、單位預算及財務收支計劃的重要依據。 2.參考作用參考作用：會計檔案可以為國家進行經濟建設的計劃和決策提供可靠信息，是各部門、各單位管理、生產、經營和事業活動的重要參考資料。 3.證據作用證據作用：會計檔案是記錄各類經濟活動，維護國家、集體和公民個人財產權益，查處經濟犯罪活動的可靠依據。 4.史料作用史料作用：會計檔案真實地記錄了各個歷史時期經濟管理水平與狀況，是編寫經濟管理、財政事業發展等專題的重要史料。.四、四、會計檔案工作的管理體制會計檔案工作的管理體制 財政部門與國家檔案局負責全國會計

4、檔案事務。 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。 各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。保證會計檔案規范整理、妥善保管、有序存放方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。.五、會計檔案的收集五、會計檔案的收集 1.歸檔范圍歸檔范圍 會計文件材料的歸檔范圍主要包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料。財會部門經辦的有關財會工作的方針、政策、制度、計劃、工作總結、報告以及來往文書都不屬于會計文件材料的歸檔范圍，一般應作為文書檔案另行管理。. 會計檔案管理辦法第四條規定：“各單位每年形成的會計檔案，都應由

5、財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財物會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財物會計部門編制清冊，移交本單位的檔案部門保管。財物會計部門和經辦人員必須按期將應歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推諉絕句?！? 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交，交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔

6、案移交清冊上簽名或者蓋章。.（三）會計檔案包裝材料（三）會計檔案包裝材料 會計憑證盒略大于裝訂好的憑證，一般規格為：3012（3-5）cm。盒子的脊背裝有塑料膜，用于插入會計憑證卡片。會計卡片上印有會計憑證、類別、年、月、卷號、保管期限等項目，使用時，可根據盒內所放憑證的信息進行填寫。會計憑證保管期限較短，一般不超過15年。盒內檔案銷毀后，只需調換脊背上的憑證卡片就可以繼續用于存放新的檔案。使用時，將印有“會計憑證”字樣的一頭朝外放入檔案架、柜內，以方便查找利用。. 用于存放會計賬簿，一般規格為： 3022（3-5）cm。在盒蓋翻口出兩邊設有穿扣，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒的脊背上印有科目、目錄

7、號、案卷號、保管期限等項目。存放時將卷盒的脊背向外放入檔案櫥，方便查找。. 會計報表多見于打印件，需裝盒才能豎放于檔案箱柜之中。會計報表檔案盒的一般規格為長3022（3-5）cm，、與賬簿檔案盒類似。封面上印有編號、密級、年度、會計報表、編報單位、單位負責人、會計主管、保管期限等項目，脊背上印有會計報表、年度、目錄號、案卷號、保管期限等項目。.六、會計檔案的整理六、會計檔案的整理 （一）整理工作的原則和內容（一）整理工作的原則和內容 會計檔案整理工作的原則是：按照會計核算材料的形成規律和特點，保持各類材料之間的歷史聯系，區別材料的不同保管價值和不同類型，方便保管和利用。 會計檔案整理工作的主要

8、內容有分類、立卷、案卷排列與編目等。.（二）會計檔的分類（二）會計檔的分類 1.1.年度年度形式形式保管期限分類法保管期限分類法 即把會計檔案首先按會計年度分開，再把一個會計年度內的文件按報表、賬簿、憑證分為三類，最后把每種形式內的文件按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列。每年從1號開始編案卷流水號。 這種分類法適用于單位預算會計和企業會計檔案的分類。特點是簡便易行，分類與保管統一，方便查找。.會計年度會計年度形式形式（憑證、賬簿、報表）（憑證、賬簿、報表）保管期限分類法保管期限分類法.2.年度年度保管期限保管期限組織機構分類法組織機構分類法 即首先把會計檔案按年度分開，再把每個會計

9、年度內的文件按不同保管期限分開，最后把同一保管期限內的文件，按單位內的組織機構順序進行排列。同一組織機構的文件還可先排報表、后排賬簿與憑證。每年從1開始編案卷流水號。 這種分類法適用于各級總預算會計單位。.會計年度會計年度保管期限保管期限組織機構分類法組織機構分類法.會計年度會計年度保管期限保管期限組織機構分類法組織機構分類法.3.年度年度類型類型形式形式保管期限分類法保管期限分類法 即把會計文件先按會計年度分開，再把每個年度內的文件按會計類型分設屬類，然后把每個屬類內的文件再按報表、賬簿、憑證分開，最后把每種形式內的文件按保管期限分別組成保管單位。 這種分類方法適用于具有多種會計類型的機關。

10、.4.年度年度組織機構組織機構形式形式保管期限分類法保管期限分類法 即先把會計文件按會計年度分開，接著把每個年度內的文件按組織機構分開，再將每個組織機構的文件按報表、賬簿、憑證等形式分開，最后把每種形式的文件按保管期限組成保管單位。 這種分類方法適用于財政機關。.（三）會計文件的立卷（三）會計文件的立卷 會計憑證立卷時，一本憑證作為一個保管單位。一般應將各種記賬憑證連同所附原始憑證一起按時間順序整理排列，并編寫頁號，每月從第1號編起。所附原始憑證可以不編號，但應折疊整齊附后。每個月的憑證合訂成一本或數本案卷。每本案卷的厚度不超過2厘米為宜。規模較大的企事業單位可以對收款憑證、付款憑證、轉賬憑證

11、進行分別整理。對于不便隨同記賬憑證一起裝訂的原始憑證，如涉外原始憑證、工資名冊等，應單獨整理和保管。但應在原始憑證上注明另存憑證的名稱、數量及去向，并由立卷人簽章。. 會計賬簿一般可在年終結賬、決算后整理立卷。跨年度使用的固定資產賬等，可在使用結束年立卷。訂本賬按照賬簿種類、名稱和歸檔要求稍加整理即為一個案卷。活頁式或卡片式的賬頁，應去除空白頁，將已記賬頁一次編號，組成案卷。. 會計報表應在年度決算之后整理立卷。立卷時，應將本機關與下屬單位的報表分開立卷。年報表一般為永久保管檔案，應單獨立卷。季報表、月報表可視其多少分開或合并立卷。報表多時，還可以按報表名稱或其反映的地區和行業立卷。 以上各類

12、案卷裝訂時，要去除金屬物，編制頁號。除會計憑證外，一般應填寫卷內文件目錄，并加上會計檔案封面欄目，并有主管會計和立卷人簽章。.（四）會計檔案的編目（四）會計檔案的編目 會計檔案的編目即編制會計檔案案卷目錄。通常按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料分別編制。保管期限不同的案卷，一般也應分別編制案卷目錄。尤其是永久保管的會計檔案，更應單獨編目。 會計檔案案卷目錄的項目主要有： 1.案卷順序號，即會計檔案案卷在目錄中的序號。 2.案卷號，即每個案卷在目錄中的流水號。 3.原始憑證號，即是記賬時按科目賦予的憑證編號。無原始憑證號時，可填寫憑證冊上的編號。. 4.案卷標題，即案卷封面標題。 5.

13、起止月日，即卷內最早和最后形成文件的年、月、日。 6.件數和頁數，件數指案卷中文件材料的份數，頁數指卷內文件材料的總頁數， 7.保管期限，即會計檔案應保存的時間。 8.存放位置，即存放會計檔案的檔案庫房編號和檔案架、欄、格編號。 9備注，即其他需要說明的事宜。.會計檔案案卷目錄會計檔案案卷目錄.七、會計檔案的鑒定與銷毀七、會計檔案的鑒定與銷毀 （一）會計檔案保管期限的確定（一）會計檔案保管期限的確定 會計檔案管理辦法第八條規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 以下是財政部、國家檔案

14、局共同制發的會計檔案管理辦法中的企業和其他組織會計檔案保管期限表。.企業和其他組織會計檔案保管期限表企業和其他組織會計檔案保管期限表.（二）鑒定步驟與方法（二）鑒定步驟與方法 會計部門在每年會計年度終結時，對需要歸檔的會計文件材料進行整理、編目、裝訂，并根據會計檔案管理辦法，確定每卷檔案的保管期限。 會計部門移交檔案部門后，檔案人員要定期會同會計人員對已滿保管期限的會計檔案進行銷毀鑒定。確定到期檔案是否應該銷毀。對歸檔鑒定時保管期限劃分不適當的檔案進行糾正。.（三）會計檔案的銷毀（三）會計檔案的銷毀 保管期滿，經鑒定可以銷毀的檔案，應由檔案部門提出處理意見，遞交會計部門會簽處理意見。然后，編造

15、擬銷毀檔案清冊，報單位分管會計工作和檔案工作的領導審批。領導批準后方可作銷毀處理。 銷毀會計檔案應由檔案機構和會計機構共同派人監銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應有同級財政部門、審計部門派人參加監銷。監銷人員在銷毀會計檔案前，應認真清點核對銷毀清冊。銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，以示負責。同時，應將監銷情況報告單位負責人。銷毀清冊應歸檔保存。.會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊.會計檔案銷毀審批報告會計檔案銷毀審批報告.特殊載體檔案特殊載體檔案 特殊載體檔案是指單位在工作中形成的照片、錄音、錄像、影片、電子檔案等，它們與紙質檔案相輔相成、共同記載了一個單位工作活動的面貌，具有獨特的價值。由于

16、它們的制作材料、記錄方式和形成規律與紙質檔案有很大差別，因此在也有其管理上特殊的要求與方法。.一、照片檔案一、照片檔案 照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。 （一）照片檔案的構成（一）照片檔案的構成 照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。 . 底片是照片檔案最原始的材料和最重點的部分，分為原始底片和翻版底片。 原始底片是照片在形成過程中最初產生的底片，為防止磨損一般不外借；翻版底片是原始底片的復制品，又稱復制底片，作用是保護原版底片，用于外借或補充原始底片的缺損。. 照片是通過底片洗印而成的圖片，它直接再現被拍攝物體的

17、形象，是人們利用照片檔案的主體。 文字說明是對照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等情況的簡短介紹性文字，對于檔案管理人員和利用者解讀照片檔案的內容具有重要的作用。因此，照片檔案必須編寫文字說明，兩者相輔相成，是不可分割的整體。.（二）照片檔案的種類（二）照片檔案的種類 按照片的體裁，照片檔案可分為： ，也稱為事件或消息照片檔案，是為報道重要活動和重大事件拍攝的。具有很強的紀實性。 ，是根據藝術創作構思、組織拍攝的，有較高的藝術欣賞價值和攝影藝術研究價值。 ，是記錄和反映自然界和微觀世界的某個過程或現象及人們科技、生產活動的照片，在科學技術研究、經濟建設中具有較高的利用價值。.（三）照片

18、檔案的收集（三）照片檔案的收集 照片檔案的主要收集范圍是： （1）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。 （2）領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片。 （3）本單位組織或參加的重要外事活動的照片。 （4）記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。 （5）記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。 （6）其他具有保存價值的照片。. 應做好擬的歸檔照片的鑒定工作。反映同一內容的若干張照片，應選擇主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。底片與照片影像應

19、保持一致。底片、照片、說明應完整歸檔。沒有底片的照片應制作翻拍底片；沒有照片的底片應制作照片。. 對具有保存價值的照片，攝影者或承辦單位應及時整理，定期向檔案室移交。依照中華人民共和國檔案法實施辦法的規定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態的檔案一起向有關檔案館移交。在特殊情況下，經同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。檔案館應按收集范圍隨時征集對國家和社會具有保存價值的重要照片。. 收集照片檔案時，檔案部門應遵循無償接收與有償征集相結合、接收征集歷史照片與接收征集現實照片并重的原則，積極、主動地與照片檔案形成單位聯系，宣傳照片檔案的重要性及有關照片檔案的規定和要求，取得有關單位的協助與配合

20、。必要時，檔案管理部門還可以直接參與重大活動、重要事件照片的拍攝于制作，完善照片檔案的收集工作。.（四）照片檔案的整理（四）照片檔案的整理 按照照片檔案管理規范的要求，照片檔案的底片應單獨整理和存放，照片和說明文字應一同整理和存放。 （1）底片的分類。底片的分類方法有三種：按規格、尺寸分類；按年度或按歷史時期分類；按內容分類，如會議、活動、項目、產品、時間等。對于底片數量較少的單位，也可以不分類，按收到底片的先后順序進行流水號編號。.（2）照片的分類 照片一般是以全宗為單位，按年度內容專題進行分類；有時也可以與相關文書檔案的分類方法一致。如果單位的照片檔案數量較多，還可以從攝影的目的、記載的內

21、容和表現形式等出發將照片分為記錄性照片和藝術性照片。. 照片檔案的文字說明是反映照片內容和相關情況、幫助人們利用照片的重要信息，通常應包括事由、時間、地點、人物、背景和攝影者六個要素。單張照片的文字說明置于照片的下方或左右兩側；大幅照片的文字說明可另紙書寫，與照片一同保存。. 照片檔案的案卷一般按照內容進行立卷；照片檔案數量較少的單位，一年的照片也可以組合成一卷。卷內照片檔案一般按照重要程度或時間順序排列；成套的照片檔案應排列在一起。 照片檔案的編號方法是：案卷按順序編制流水號碼；卷內順序編制頁號；每套照片編一個總號；一套中各張分別編號；每張照片檔案的底片、照片、說明詞應同編一號。例如：一套照

22、片檔案的總號為15，其所含各張照片的編號一次為151、152、153照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中注明，以便于查找。. 應按照照片檔案管理規范的要求，填寫照片檔案案卷的卷內目錄、卷內備考表和案卷目錄。 對底片進行分類、編號后，要對其進行登記。一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到或發出的順序編號。底片目錄登記簿包括的項目有：分類號、底片號、照片號、簡要內容、拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、底片數量、技術狀況、底片來源、收到或發出日期、備考等。其中底片號為最重要的一個項目，它編寫在膠片乳劑面的右上角。由于底片保存在紙袋中，因此，要在紙袋外面同時寫明底片號。底片目錄

23、登記簿格式如圖所示：.底片目錄登記簿底片目錄登記簿.（五）照片檔案的鑒定（五）照片檔案的鑒定 對于形成時間較為久遠的照片檔案，為了準確判定其內容、背景、人物、事件及可靠性等，我們需要對其進行考證鑒別工作，考證鑒別的主要途徑和方法有：通過文字檔案和史料考證鑒別，通過調查走訪考證鑒別，實地考察鑒別，以及照片之間進行比較鑒別等。 照片檔案價值的鑒定，應遵循檔案價值鑒定的原則和要求，參照照片形成的年代、內容、技術質量等因素來判定。 照片檔案的保管期限一般劃為永久或長期保存比較合適。如果某些照片的內容與本單位、本地區的工作沒有直接的關系，只是用于學習、宣傳、交流情況，則作為資料保存。.（六）照片檔案的保

24、管（六）照片檔案的保管 底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質材料制作，其PH值應在7.29.5之間，- 纖維素含量應高于87%，使用中性膠粘劑，接縫應在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應采用中性偏堿性紙質材料制作，其PH值應在7.29.5之間，化學性能穩定，且不易產生碎屑或脫落的纖維。底片、照片應放入存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架內。貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。因為木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。. 底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯

25、存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于2，相對濕度變化不應大于5，中期貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于5，相對濕度變化不應大于10。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應設緩沖間。在提供利用前先將照片檔案放在緩沖間內渡過幾個小時。 照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應戴潔凈的棉質薄手套，輕拿底片的邊緣。 底片冊、照片冊應立放，不應堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應進行拷貝，異地保存。每隔兩年應對底片、照片進行一次抽樣檢查，五年內進

26、行一次全面檢查。若溫、濕度出現嚴重波動，應縮短檢查的間隔期。檢查中應密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應注意包裝材料的變質問題，并做好檢查記錄。若發現問題，應查明原因，及時采取補救措施。.（七）照片檔案的利用（七）照片檔案的利用 即為滿足利用者需要，直接向利用者提供檔案借閱服務。這種方式服務的主要對象是本單位行政也業務人員。所借照片主要用于制作音像制品、宣傳資料等，對照片質量的要求比較高，需要直接借閱照片檔案原件。照片原件的外借應嚴格履行批準制度和借閱手續，并注意及時催還。底片一般不外借。確有需要借用的，可提供拷貝片借閱，母片一律不外借。. 即根據利

27、用者需要，采用復印、掃描、翻拍等方式，為用戶提供照片檔案復制件。這種方式既有利于保護檔案原件，又可提高照片檔案的利用率，是目前檔案部門開展照片檔案利用服務的主要方式。各單位檔案部門應配備必要的復制設備，不斷提高照片檔案復制件的質量，改進服務手段。如，可通過網絡直接將照片檔案的復制件發送給用戶，為利用者提供高效便捷的服務。. 即利用館藏中反映本單位某一時期、某一方面工作的照片編輯出版宣傳畫冊，主動、系統地位本單位和社會各方面工作提供照片檔案，擴大照片檔案的利用范圍。編輯出版畫冊要注意版權問題。 即利用館藏照片檔案舉辦各種專題圖片展，包括網上展覽，充分發揮照片檔案存史育人的重要功能。.二、錄音、錄

28、像檔案二、錄音、錄像檔案 錄音、錄像檔案目前有兩種形式：一種是采用錄音機和錄像機在磁帶上記錄單位或個人現場工作活動情況所形成的檔案；它在形成以后，需要利用音像視聽設備才能收聽和觀看。另一種是采用數碼錄音、攝像技術來拍攝單位或個人工作活動情況，成像于磁盤上的數字化信息；它屬于電子檔案，需要借助于計算機設備才能收聽和閱覽。錄音、錄像檔案分為紀實性和制作性兩種類型。紀實性錄音、錄像檔案指在本單位工作活動過程中錄制的材料。制作性錄音、錄像檔案指經過策劃、錄制、編輯而有目的地制作的作品。 錄音、錄像檔案的特點是可以再現當事人講話、現場的各種聲音，以及動態的歷史活動景象，具有很強的現場感，生動、直觀，因此

29、，它是人們了解真實的歷史面貌、證明歷史事實的可靠憑據。.（一）錄音、錄像檔案的收集（一）錄音、錄像檔案的收集 對于紀實性錄音、錄像檔案，我們應按照歸檔要求，將反映本單位工作活動、具有考查利用價值的材料隨時接收歸檔，由檔案室統一保管。為此，我們要向有關人員說明錄音、錄像檔案收集工作的要求和目的，使其在完成錄制任務后，及時將有關音像資料移交檔案室進行審查、鑒定和歸檔。 對于制作性錄音、錄像檔案，有關的廣播電臺、電視臺，以及記者、編輯等采編人員，應將采訪錄制、編輯加工的各種音像資料進行登記，填寫送審表，并送交有關領導審定。送審表的項目包括節目來源、內容、錄音或錄像地點、原錄日期、復制日期、錄音或錄像

30、效果、機速、播放時間等；只有經過審批后的材料才能歸檔。與音像材料有關的文字材料應與其同時歸檔。 在接收錄音、錄像檔案時，需要進行驗收，其目的是檢查音像材料的質量。驗收的程序和內容是核對錄音、錄像登記表，檢查登記簿的各項內容是否填寫完整清楚，手續是否完備；隨后，根據登記簿的內容聽音或觀看，核對錄音、錄像檔案內容的技術狀況。為此，單位的檔案部門應備有視聽設備，以便對錄音、錄像檔案進行技術性能的檢查。.（二）錄音、錄像檔案的分類與編目（二）錄音、錄像檔案的分類與編目 錄音、錄像檔案可以按照內容和時間分類。在分類時，應該將機密錄音、錄像檔案與非密的材料區別開來，將原版、復制版等不同版種的材料區分開來。

31、 錄音、錄像檔案應裝入特制的封套中，并在封套外面粘貼上標簽；標簽上應注明題目（內容）、講話人、錄制日期、盤（卷）數、編號、磁帶長度、播放時間等項目。文字材料隨同裝入封套內，統一編號。 對經驗收并需入庫的錄音、錄像檔案，應按收到的先后順序進行登記；登記的主要項目有：編號、收到日期、錄制日期、內容、責任者、錄制單位、錄制地點、技術狀況、播放時間、數量、備注等。.（三）錄音、錄像檔案的保護（三）錄音、錄像檔案的保護 錄音、錄像檔案的載體材料是磁性介質，其對磁場的干擾比較敏感；如果較近距離內有磁場，會導致磁記錄信號的丟失，使錄音、錄像檔案遭到破壞。為此，大量產生和保存錄音、錄像檔案的單位，應該修建專用

32、的防磁檔案庫房，以徹底隔絕外界磁場對錄音、錄像檔案的干擾。而一般的單位檔案室或保存錄音、錄像檔案數量不多的檔案館則應購置專用防磁裝具，以存放錄音、錄像檔案。不具備上述條件的單位，亦應避免在錄音、錄像檔案保管場所同時放置電動機、電視機、變壓器等設備，或避免將錄音、錄像檔案存放在這類電器附近。. 錄音、錄像檔案適宜的庫房溫度是1525，相對濕度應保持在45%60%之間。庫房溫度過高易使磁性介質變脆；濕度過大，則易導致磁性裝置受潮變形。為此，錄音、錄像檔案庫房應備有溫濕度測量儀器和調節設備，以便隨時記錄、監測和調整庫房的溫濕度，保證錄音、錄像檔案的安全。. 錄音、錄像檔案應避免平放保存，其正確存放方

33、式為豎放，這樣可使其受力均勻，避免磁帶變形。 長期保存的錄音、錄像檔案，應每隔6個月或在雨季、高溫季節對磁帶進行重繞，以釋放磁帶內的壓力，并進行定期檢查。重繞磁帶應注意采用正常轉速，卷繞的松緊度要適當，邊端要平整，不能出現褶皺、彎曲，防止帶體損壞。 為了使錄音、錄像檔案信息長久保存，還應該根據磁帶的保存情況，每隔5年10年時間，進行信息轉錄的工作。.（四）錄音、錄像檔案的利用（四）錄音、錄像檔案的利用 即設立專門的視聽室或在固定的展室內開辟視聽區，為利用者播放錄音、錄像檔案資料。 即通過制作錄音、錄像子帶或刻錄光盤為利用者提供錄音、錄像檔案資料。這種方式方便、易行，既能最大限度滿足利用者需求，

34、又可保護錄音、錄像檔案原件，是檔案部門提供利用錄音、錄像檔案的主要方式。 即利用錄音、錄像檔案編輯、制作錄音資料匯編，影視作品，公開出版發行。這種方式能充分發掘錄音、錄像檔案的內在價值和社會效用，展示錄音、錄像檔案的魅力，增進人們對檔案盒檔案工作的理解與認識。.三、電子檔案三、電子檔案 在行政管理和商務活動中，由于信息處理技術的應用，出現了電子政務和電子商務等管理和經營方式，由此產生了大量的電子檔案。電子檔案是具有保存價值并歸檔保存的電子文件。在計算機網絡系統中，電子文件和電子檔案時在同一個信息處理系統中進行管理的。 電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，

35、依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。.（一）電子檔案的特點（一）電子檔案的特點 在單位的計算機信息處理系統中，電子檔案時作為管理或經營信息而被保存起來的。它的作用主要表現為兩個方面：對于管理或經營活動來說，它是重要的原始憑證，是單位工作目標實現情況的記錄，是單位歷史面貌的一個組成部分；對于單位的信息系統來說，電子檔案是這個系統信息資源的組成部分，它可以直接轉化數據庫、資料庫中的信息，它是各種信息補充、更新或再生產的重要來源，是系統正常運行的信息保障。. 電子檔案時電子文件的轉化物，具有電子文件的所有技術特性。因此，在管理上它與傳統檔案有很大差別。電子檔案的特點有： 傳統

36、檔案實行實體集中統一管理形式，單位的檔案集中于本單位檔案室，國家檔案集中于各級各類檔案館。而電子檔案則不可能按照上述方式集中管理，它的相當一部分是通過檔案部門掌握其邏輯地址而進行控制；有些部分是通過下載將信息轉移到保存介質上而集中于檔案部門；還有一些電子檔案時采用在線集中，即將信息轉移到檔案部門指定的地址中進行管理。電子檔案管理相對分散且形式多樣的特點，加大了管理的復雜程度。. 電子檔案的生命是由載體、信息和系統三個部分所構成的。這三個部分的存在和影響因素不一致，也不同步。它們之所以能夠構成完整的電子文件或電子檔案，是人們通過一定的技術手段將其聯結在一起的。電子檔案的載體磁盤是化工制品，老化、

37、污染、磁場等都會影響它的質量，從而破壞信息記錄；電子檔案信息易受誤操作、惡意更改或病毒侵害；計算軟件、硬件系統的升級換代會造成原有環境下生成的文件無法識讀和利用。對上述三個方面因素進行管理和控制的艱巨性遠遠超過了傳統檔案的管理方式，是信息化環境下原始記錄保管的重大課題。. 電子檔案信息在計算機網絡中再循環的即時性強。傳統檔案信息在現行活動中的轉化方式有兩種：在單位使用檔案的過程中將有關信息提取出來，融入現行文件當中；檔案部門編輯一些檔案參考資料，提供給單位使用。前一種方式的信息使用過程具有一次性；后一種方式的信息雖專題性、系統性強，但轉化過程慢，時效性較低。在計算機網絡系統中，電子檔案信息可以

38、同時以不同的形態分流，即電子檔案歸檔的同時，那些具有數據價值的信息被數據庫采集，有資料價值的進入資料庫，又成為新的電子文件的來源。. 電子檔案的利用可以采用非在線方式，但是更多情況下是采用在線方式。電子檔案在線利用的方式對于用戶來說基本上擺脫了地域和時間限制，調閱文件的主動性強、批量大和表現方式多種，使文件查找速度快，可以實現信息或數據的共享，因此這種方式能夠充分發揮信息系統的優越性。由于在線利用是一種信息管理者與用戶非接觸式利用方式，所以，利用過程中的信息真實性證實方式、信息復制和公布的權限、信息擁有者及內容涉及者權益的保護等問題等，都是在管理中需要加以解決的。.（二）電子檔案的歸檔（二）電

39、子檔案的歸檔 （1）物理歸檔方式 物理歸檔包括介質歸檔和網絡歸檔兩種。介質歸檔是指文書部門將電子文件下載到存儲介質上移交給檔案部門；網絡歸檔是指將電子文件通過網絡直接傳輸給檔案部門進行存儲。物理歸檔可以實現電子檔案的集中管理。.（2）邏輯歸檔方式 邏輯歸檔是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，從而使檔案部門實施在網絡上控制與管理電子檔案的歸檔方式。經邏輯歸檔后，一方面，電子檔案的物理存在位置不會改變；另一方面，文件形成部門可以利用該文件，但是卻不能對其進行修改和刪除。.（3）“雙套制”歸檔 “雙套制”歸檔是指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時制成紙質檔案予以歸檔的方式。目前

40、，采取“雙套制”歸檔主要是為了在計算機或網絡系統出現意外故障時能夠確保電子檔案信息的完整性和真實性。 實行“雙套制”歸檔并非要求單位將所有的電子檔案都輸出成為紙質檔案；而主要是對那些具有法律憑證作用的需要確保其安全、秘密和真實性的電子檔案采取“雙套制”的歸檔辦法。.歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表.歸檔電子文件登記表（首頁）歸檔電子文件登記表（首頁）. 電子檔案的歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔兩種的情況。實時歸檔是指電子文件形成后即時歸檔；定期歸檔是指按規定的歸檔周期歸檔。一般情況下，通過計算機網絡歸檔的電子檔案應采取實時歸檔；介質歸檔可以采用定期歸檔。. （1

41、）齊全完整 電子檔案歸檔的齊全完整指除了文件內容之外的軟、硬件環境信息的收集，如電子檔案的設備、支持軟件、版本、說明資料等。 （2）真實有效 真實有效是指歸檔的電子檔案應該是經簽發生效的定稿，圖形文件如果經過更改，則應將最新的版本連同更改記錄均予歸檔。. （3）整理編目 在電子檔案歸檔前，文件形成部門應對文件載體進行整理，并在其包裝盒表面粘貼說明性標簽；對文件的形式和內容進行著錄、登記等。歸檔時，應將有關的目錄和登記表同時移交給檔案部門。 （4）雙套備份 物理歸檔的電子檔案要求復制雙套備份脫機文件，其中一套保存、另一套提供利用。重要部門或有條件的單位，最好對電子檔案實行雙套異地保存，以便于在突

42、發災難性事故發生是確保單位核心文件的完整與安全。. （1）進行技術鑒定 電子檔案在歸檔時要進行技術鑒定，鑒定的內容包括：檔案的技術狀況是否完好，支持軟件以及配套的紙質文件和登記表格是否完整等。檢驗的結果應填寫電子檔案接收檢驗登記表。.（2）履行歸檔手續 采用介質歸檔方式的電子檔案，在對歸檔文件檢驗合格、清點無誤后，移交的雙方應在歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件移交檢驗表和電子檔案接收檢驗登記表上簽字蓋章。移交文件均一式兩份，交接雙方留存備查。 采用邏輯歸檔或網絡歸檔方式的電子檔案，首先由文件形成部門為文件賦予歸檔標識，然后提交給檔案部門；檔案部門再給已經歸檔的文件賦予檔案管理標識。實行邏輯歸檔

43、或網絡歸檔時，計算機系統可自動生成歸檔電子文件登記表，打印輸出后，移交雙方簽字蓋章、留存備查。 采用“雙套制”歸檔的紙質文件履行與紙質公文相同的歸檔手續。.（三）電子檔案的管理（三）電子檔案的管理 （1）單位內部的文檔一體化管理模式 單位內部的電子文檔一體化管理主要是通過計算機管理軟件來實現。這樣的文件和檔案管理軟件通常是一個包括文件發文處理環節、收文處理環節、分類、鑒定、立卷、歸檔、接收、著錄、標引、檢索、調閱、登記、統計等全部文書處理與檔案管理環節的系統。該系統在運行時，單位日常管理經營活動中生成的數據、文件、表格、單據等均在計算機網絡上進行傳遞、交換、處理和管理；同時，電子檔案的目錄、索引自動生成，并可以實現即時歸檔。各種信息的用戶及管理者通過身份驗證系統得到使用權限的確認后，才能進入系統進行操作。.（2）檔案館電子檔案的管理模式 檔案館管理階段的電子檔案管理模式有兩種：“集中保管的模式”，即立檔單位失去現行效用，將具有長遠保存價值的電子文件移交給檔案館集中保管；“分布保管的模式”，即電子文件始終