1、QG/* 2112003采 購 控 制 程 序目 次1范圍22規范性引用文件23職責24程序24.1合格供應廠商的評定24.2采購信息24.3采購計劃24.4采購合同與實施24.5采購驗證24.6采購產品的入庫、保管、發放24.7器材代用及非定點單位加工25記錄26附加說明2附錄A 采購流程2表1 外購器材、外協加工單位質量評定表（式樣）2表2 請購單（式樣）2表3 入庫單（式樣）2表4 產品外協申請表（式樣）2表5 非定點單位外協申請表（式樣）2表6 器材代用單（式樣）2修改狀態： 采購控制程序1 范圍本文件規定了采購過程的控制要求，以保證采購的產品符合規定的采購要求。本文件適用于產品用原材

2、料、元器件、機電等產品及產品外協加工的采購、入庫、保管、發放過程的控制。2 規范性引用文件QG/XT 201-2003文件控制程序QG/XT 215-2003產品的監視和測量控制程序3 職責3.1 管理部負責歸口管理，具體負責與供方溝通、采購合同簽訂、器材技術標準檔案管理及其他有關工作；有關部門配合；3.2 質量部負責合格器材供方評定、采購產品的驗證工作；3.3 研發或服務部門負責提供采購信息，協助管理部收集新型、特殊器材技術標準。4 程序4.1 合格供應廠商的評定4.1.1 對供應廠商的要求： 其產品應滿足有關標準和技術文件的要求； 具有一定的生產能力和質量保證能力； 貨源穩定、供貨及時、價

3、格合理； 能提供良好的技術服務。4.1.2 對供應廠商的評定合格供應廠商（包括器材供應商、生產廠商和外協加工廠商）的候選名單由管理部提供，質量部負責組織評定，使用部門及相關部門配合。質量部負責評定質量保證能力和控制手段；必要時請相關部門協助。管理部負責評定供貨或加工能力、價格及售后服務。4.1.2.1 評定可采取以下一種或幾種方法： 供應廠商提供的類似產品及長期使用的情況的評定； 供應廠商現有的產品樣品的評定； 供應廠商通過國內外質量認證機構的質量體系認證的情況的評定； 供應廠商現有生產樣品進行評價或對比類似產品的質量、試驗結果以及歷史情況； 必要時，可到供應廠商進行實地考察，對其生產能力和質

4、量保證能力是否能保證采購或外協產品的質量，進行評定，作出考察意見。4.1.2.2 評定結果根據評定情況及各相關部門的意見由質量部作出評定結論，并填寫外購器材、外協加工單位質量評定表（表1）。評定結論應經公司主管副總經理批準。4.1.2.3 合格供應廠商名單的的編制、使用和管理質量部根據評定結論編制合格供應廠商名單，經主管副總經理批準后發布。合格供應廠商名單作為產品選用、采購和外協的依據。確需選用、采購非合格器材供應單位的器材，應按規定辦理代用手續。根據器材供應和外協加工單位的質量情況，適時修訂認定單位名單，并由質量部建立和保存合格供應廠商的質量記錄。4.2 采購信息4.2.1 采購信息形式采購

5、信息應形成書面采購文件，采購文件的形式一般有：請購單（表2）、外購器材清單、產品外購件匯總表、采購計劃、產品外協申請表（表4）。4.2.2 采購文件的內容采購文件應清楚地說明訂購產品的要求，一般包括：類別、型式、等級、數量或其他準確標識方法。還應包括技術要求和質量控制要求，如：規范、圖樣、過程要求、檢驗規程及其他有關技術資料（包括產品、程序、過程設備和人員的認可或鑒定要求）的名稱或其他明確標識和適用版本。4.2.3 采購文件的審批采購文件應得到審批。器材的零星采購由請購人填寫請購單，按審批權限經過審批。產品外購件匯總表（單機定額）由總（副）工程師批準。采購文件的修改應按原審批手續進行審批。4.

6、2.4 采購文件控制采購文件應符合QG/XT201-2003文件控制程序的要求。4.3 采購計劃除零星采購外，管理部應根據申請部門或科研生產計劃要求，制訂器材采購計劃，由部門經理審核，經主管副總經理批準。4.4 采購合同與實施4.4.1 采購人員應按批準的采購計劃進行采購。大宗采購和外協可簽訂采購合同，必要時可采取招議標進行。采購合同的內容應包括： 數量、價格； 交貨期限、地點； 驗證安排、放行方式； 需要時包含包裝、運輸、防護等要求。4.4.2 研制過程中所需少量、特殊的外購器材，經項目研制負責人審核后報管理部，經管理部同意后，器材申請部門自行采購。4.5 采購驗證按QG/XT215-200

7、3產品的監視和測量控制程序有關規定執行。4.6 采購產品的入庫、保管、發放4.6.1 入庫倉庫保管員應認真核對和檢查入庫單（見表3）器材名稱、型號及規格、計量單位和數量；質量級別或質量要求；檢驗員簽章，元器件還應具備驗證合格證。4.6.2 保管4.6.2.1 存放器材的庫房或場地其環境條件應滿足器材的安全可靠、不變質和其他特殊質量要求，確保器材性能完好；4.6.2.2 倉庫管理要做到科學、合理、方便、安全，基本要求是：帳、物、卡相符；排放合理，標識清晰；四定位（庫、架、層、位）；具有合格證或質量保證書；4.6.2.3 庫存器材按規定定期進行檢查，如發現有質量問題或超過器材保管期的器材，應及時隔

8、離、報廢或聽侯處理；4.6.2.4 發現有錯料、混料應及時糾正，并做好記錄，必要時應重新驗證；4.6.2.5 貴重物品和危險品的保管應符合公安機關和有關部門的安全規定。4.6.3 發放4.6.3.1 器材保管應按出庫憑證發料。認真核對出庫實物和出庫憑證的內容，產品有特殊要求的器材，需經計劃調度人員簽字后方可出庫；4.6.3.2 對有追溯性要求的器材，應保留或移植其標識；4.6.3.3 器材發放時應遵循先進先出、按批發放的原則。4.7 器材代用及非定點單位加工4.7.1 器材代用的申請在科研生產過程中，因各種原因的缺料，由管理部填寫器材代用單(見表6)，交有關部門審批。4.7.2 器材代用的審批

9、由設計人員、工藝人員負責審查代用情況，如同意，則應在代用單上簽字，并經有關部門簽署意見。4.7.3 免辦理器材代用手續有下列情況之一者，可不辦理器材代用手續：同牌號、同狀態、同性能、不同公司的器材（進口產品）；以高性能代替低性能的器材。4.7.4 非定點單位加工因科研生產或其它各種原因，需要在合格外協加工單位名單外的單位進行外協加工，由外協人員填寫非定點單位外協申請表（見表5），經質量部和管理部批準后進行。5 記錄記錄控制符合QG.XT202-2003質量記錄控制程序的有關規定，執行本文件產品的記錄： 外購器材、外協加工商(單位)質量評定表； 合格器材供應商(單位)名單； 合格外協加工商(單位

10、)名單； 采購計劃； 請購單； 入庫單； 領料單； 器材代用單。 6 附加說明本程序由管理部負責起草和解釋。附錄A 采購流程采購提供采購信息采購合同并實施管理部采購計劃N質量部驗證合格Y結束入庫、保管、發放不合格品 控制 表1 外購器材、外協加工單位質量評定表（式樣）外購器材、外協加工單位質量評定表 編號：單位名稱地 址產品型號、名稱、規格認定結論意見認定組對質量控制建議認定組簽字主管領導意見備 注表2 請購單（式樣） 請 購 單 編號 年 月 日類 別編 號名 稱 及 規 格單位數 量需用日期請購原因及 用 途備 注年月日上海立信會計紙品廠出品161-60-2標準 請 購 主 管 請 購 人

11、表3 入庫單（式樣）入 庫 單 購入單位 發票號碼 年 月 日 編碼 分類名 稱 型 號 規 格數量單位實際生產單位付 款方 式備 注單價金額管理費進 項 稅總 金 額采購 檢驗 倉庫 財務記帳表4 產品外協申請表（式樣）產品外協申請表申請部門申 請 人申請時間外協單位名 稱外協單位聯 系 人聯系電話外 協項 目內 容1.產品名稱：5.附加說明2.加工部件名稱：3.加工數量：4.交貨時間：主管領導意 見備 注說明：1. 批量外協加工統一由管理部辦理，填寫本申請表報質量部并辦理加工合同，經檢驗入庫后再支付加工費用。2. 為加快新產品的研制開發，小批量（10套以下）的外協加工可由設計人員負責辦理申請和合同，并報送管理部，以便安排檢驗和支付加工費用。3. 外協加工應在定點單位中進行。若需在非定點單位外協，須提出書面申請，經質量部和主管副總經理批準后，方可進行外協加工。表5 非定點單位外協申請表（式樣）非定點單位外協申請表申請部門申 請 人申請時間外協單位名 稱外協單位聯 系 人聯系電話外 協項 目內 容1.產品名稱：5.附加說明2.加工部件名稱：3.加工數量：4.交貨時間：質 量 部意 見主管領導意 見備 注說明：1. 本表用于因研制開發需要，到非外協定點單位加工時使用。2. 加工前，請經辦人按表格內容認真填寫，部門