1、進出口貿易作業標準化手冊進由口貿易作業標準化手冊（范例A）進出口貿易作業標準化手冊（范例 A）（第一部分）?準備工作營業助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應辦工作是否已完成，如未 完成應速辦妥。1 .營業助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備 （Co u n t c r Samp 1 e ） 或報價、確認樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應立即準備 齊全，如有問題不能解決，應立即向主管經理請示如何處理。2 .營業助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。3 .營業助理應客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應再與飯店聯絡，不可有誤。4

2、.營業助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥OOL（O u t s t a n d 1 n gorder list）。5 .如需采購部有關科長配合準備工作者， 營業助理應即與其聯系協調妥善，對大客戶來京 應預告其到公司日期。客戶當日工作1如需到機場迎接，營業部助理應向總務科協調安排接機事宜，并應于飛機抵達前時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看，營業助理應事先與工廠聯絡，安排行程。3如客戶需要游覽名勝古跡，營業助理應事先安排觀光行程。口客戶來公司當日1赴機場或飯店接客戶前，營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業務洽談

3、室。2 .如客戶需要飲料、食品等，營業助理應通知樣品室有關人員準備。3 .如需采購部有關科長備詢時，營業助理應事先通知待命。口客戶接洽業務1營業部經理及助理陪客戶挑選樣品。2經客戶挑選的有興趣產品，營業助理應立即記錄詳細資料及產品編碼、 規格、包裝明細、 材數、最近工廠價格。如有必要，可與有關科長協調報價。如客戶系以 C&F或CIF條件 采購者，應即計算所擬報單位數量的運費，如該產品客戶前曾購買者，則應記錄前次廠 價與賣價。3與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的規格、 形態、大小、尺寸、厚度、結構材料、 顏色、包裝、質量、訂購數量等營業助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產品草圖4 .

4、如客戶當日未能決定采購，須待數日繼續洽談時，營業助理應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關人員暫保留于業務洽談室架子內。以免下次洽談時重復挑選。（保留期限不得超過一星期）。5 .如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業助理應立即囑咐樣品室有關人員歸還原處。6 .客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能即時答復，也應向客戶說明原因并告以何時答 復。7與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應于下次洽談前完成。整理O/C或報價單1 .應客戶需要，將洽談中有興趣的產品，營業助理與采購有關科長協調整理報價單， 經主 管經理核閱后打出交給客戶。2 .客戶訂購產品，營業助理應于客戶離公司的當日或限期內將 O / C單

5、項總價及全部總價 底稿整理妥當，呈主管經理核閱后，按 O/C所需份數多加二份。如系 C&F或CIF時, O/C上之材數不予打出。3營業助理，應立即核對O/C是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽 出一份O/C請示經理后，開境內訂單，連同境內訂單裝運聯一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，O/C或其他一切文件須由營業助理核對，并在寄出之份上經理簽名 處旁簽名，日期，送交主管經理發出，但報關文件由營業助理于結關前自行核對單價數 量，必須在當日內完成。開境內訂單時營業助理應時常查核自存之 O/C,并盡快請主管經理會同有關采購科長發出境內訂單， 并在存檔O/C及資料卡或Price L

6、 I s t上注明承制工廠、廠價、境內訂單號碼 及日期。1 .訂單上陵頭可采用下列方式：(1閡章。(2燈字。(3)由營業助理書寫清楚。2 .如境內訂單上數量、價格、包裝、規格、陵頭有變更時，即發出 "訂單更改通知”，并與 原境內訂單所留底聯裝訂一起。3 .如系將境內訂單改開給另一工廠，則應于境內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上注明"本訂單系原訂單XX號重開，原訂單作廢",并于存檔O/C聯及資料卡或Price L i s t上更改境內訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯及簽回聯上絕對不可 注明該訂單系重開，并立即將裝運聯直接交裝押助理。4 .原境內訂單如系改開別

7、家工廠時，須用特別編號，舉例如下：KR-1021此為改開iT單號碼)K-1021此為原訂單號碼)5 .需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應于訂單上特別注明，告知工廠。6 .如系紡織品的訂單，亦應于訂單上注明需辦 qu o t a才可出口。7 .印刷品清款時，務必附上樣品才可付款。8訂單一個ITEM在US$ 5000以上，營業部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如 科長不在而急于寄出的訂單由營業部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未 經科長簽字的訂單，采購科長應協助出貨，而催貨則由營業部負責。9.凡向工廠催貨（包括配件及印刷品）一切成敗的責任由營業助理負責，但裝押助理協助催 貨。進出口貿易

8、作業標準化手冊（范例 A）（第二部分）?須經確認的樣品、印刷品1.如境內訂單上載有樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭經境外客戶確認通過后，立即以公 司印妥之表格，寄交工廠及有關外務員，留底一份交裝押簽收，并在原境內訂單裝運聯 上登記后再交回營業助理留存，如有電話通知工廠，應補寄正式通知以便安排出貨。2客戶正式確認通過的樣品，應通知有關外務員或科長，明確規格以便驗貨。驗貨1.如非專案訂單因訂購數量小或外務員忙碌，或因地區偏遠無法前往承制廠商驗貨或因承制廠商質量差，外務人員不能決定可出貨時，外務人員來電或來函通知營業助理應即請示主管經理如何處理。2營業助理因解決重要問題須前往工廠時， 應填出差申請表返

9、回公司后憑出差報告表，向總務科請領差旅費。3.所有訂單的驗貨聯均由管理中心直接寄交外務員， 以便協助催貨，如助理需到倉庫驗貨， 自行找裝運聯或留底聯。申請境外（內）傭金賠償1營業助理填妥申請書，送呈主管經理、總經理簽名核準送交押匯科長，如賠償須扣工廠 者于其表上注明并另填寫扣款單一份交會計，一份交稽核，一份交采購科長，一份留底，以便工廠清款時扣除，如系親交來京的客戶，須備妥收據及護照影本送交會計制單（申請書為四聯，其中一份留底）。2支付境外傭金時必須：（1萬境外公司訂有傭金可在任何地點支付的契約影印本交會計。（2肉支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據來京支領。3押匯科長收到境外匯

10、款支出申請單，送交有關會計簽收一份，另一份交稽核。對樣品處理1 .出貨樣品：營業助理必須取得，并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣2 .收到工廠新樣品，呈閱主管經理后，應附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送 采購部有關科長編資料。3承辦助理收到新樣品，應從速送采購部，如獲訂單，可得獎金。4 .有秘密樣品（專利或只能賣給專門客戶）不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄 應改填經理名。5 .如需向資料中心借出樣品時，應填寫"樣品外借申請單”連同彩色照片呈總經理核準后方 可借出。6 .如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨 SAMPLE上注明"不可陳列"字

11、樣，先交管 理中心銷案后，再由管理中心送交承辦助理保管。注銷境內訂單1 .營業助理向裝押助理簽收"營業部訂單貨款支付核準單"須詳細核對單價、數量及扣款事 項并作付款記錄后交管理中心核對，無誤后簽名呈閱經理，并將原境內訂單留底上予以 注銷。2 .凡有退關稅或退貨稅的工廠在未結關前清款一律保留 50% （包括送倉庫貨）。如工廠急需 貨款，也應先開來保證票。接到O/C與境內訂單 裝押助理收到由營業助理轉來的 O/C與境內訂單時，應核對O/C與境內訂單上包裝、數量是否完全相符，如發生錯誤或有疑問時，應立即與營業助理協調或請示主管經理如何處理。簽收L/C影本1 .押匯科長收到L/C后

12、，即影印一份送交營業經理簽收，再轉交營業助理核閱并在存檔之O/C上登記L/C號碼，S/D、V/D以及金額后，交裝押助理。(Validity of delivery)2 .L/C可能發生的問題如下：(1)收到L/C時須先核對總金額、數量、單價是否正確。(2)攵到L/C當天時，如距有效日少于 30天，即須向主管經理提出。(3謂常L/C是可分批，如不可分批，須向主管經理提出。(4)如本地無直接船可到達的港口，需看 L/C是否可以轉船，如不可以需請示主管經理，必須特別注意出口港不能指定為天津。(5澈對受益人全名、地址有無錯誤。(6澈對交易條件系為FOB、CIF、C&F是否相符。(7)L/C內容

13、有無錯別字。(8)無規定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。(9)如同一客戶有數張L/C時須看有無規定可予合并。(10)如L/C直接由境外客戶寄來，而未經銀行登記，須即請示主管經理是否送銀行核對 其簽字是否符合。(11)如遠期彳款之L/C應查看利息，是否由買方負擔，如否應立即請示主管經理。(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應立即請示主管經理。?進出口貿易作業標準化手冊(范例 A)(第三部分)?裝船通知單1依照境內訂單的規定交貨日期1個月至1個半月前開始作業，由裝押助理按外勤人員的 報告或直接與工廠聯系后填寫裝船通知單。送貨柜場者：共四聯第一聯：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后再送

14、收發。第二、三聯：(1旃有關外務員，在第二聯上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經理，再交裝押助理協調安排出貨。(2)如每一 ITEM超過美金5千元者，第二聯交有關科長，第三聯仍寄交交外務員。第四聯：裝押助理存查。貨送倉庫者：填"送倉裝船通知單”，共二聯第一聯：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后，再送收發。第二聯：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫”重要訂單逾期追問單"交有關科長協助處理。2 .如境內訂單規定收到L/C后才通知生產者，收到L/C當日即發出裝船通知單上注明"L/C已收至U"船期通常以S/D期限前

15、三星期為宜。(彈性應用)(s c h e dulc delivery)3 .如境內訂單規定須等樣品確實通過才生產者， 當收到客戶確認或回電時，由營業助理填 寫確認函交工廠，并將留底聯交有關裝押助理簽收，并在境內訂單裝運聯上登記后，再交回營業助理，以便安排船期。4 .如出口美、日地區，應將經濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結書空白數份填妥，可隨同第一聯裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫后寄回，以便向“經濟部”商品檢驗局申請產地證明書。5 .需確實注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進口零件，協調報關行后與有關工廠辦理手續。催貨1 .送貨柜場之裝船通知單發出后一星期內如無回音交貨，應立即會同營業助理

16、向工廠或外 勤業務人員催貨。2退稅資料寄回本公司時，應先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經常很多助理有同一家工 廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發生工廠不能退稅的麻煩。收到倉庫送來的進貨單1裝押助理收到進貨單應立即核對所列之陵頭、數量、包裝情況是否與境內訂單符合，如 需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進貨單后，需通知助理前往倉庫驗貨，并制訂 "營業部訂單貨款支付核準單”。3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應扣運費。簽訂S/ O1依據出貨明細表及境內訂單裝運聯所示大約材數計算體積重量。2.向擬裝運之船公司或報關行查詢是否確實簽到 S/ O( shipping order)。3船期如有提前

17、或延后，應立即與工廠聯系務必配合4.打S/。時須查核是否每張均打，如有漏打，應立即補上，以免報關行在船公司重打， 浪費時間。5簽S/O的時間應提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯絡訂船位。6.如裝整臺貨柜時，貨物實際重量不可超過船公司所規定的重量， 如超過時應立即請示主 管經理處理。結關前1 .如由倉庫裝貨柜出貨者，應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨（貨未到尚未驗貨，應在明細表上注明）。2 .如由倉庫出卡車者，須在結關前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。3 .須密切注意倉庫出貨時間、車號、陵頭、數量及送貨地點，等確定時應立即通知報

18、關行。4 .于船期結關前一日，確定出貨明細表之正確項目、數量，如所出之貨有配件印刷工廠的， 須在出貨明細表上注明。5 .打Packing List六份，并于其中三份抬頭改成Invoice并于其上注明 每家工廠正確全名，統一編號、發票號碼，交營業助理核閱。并填寫出口登記本四聯，第二聯（財務）連同Packing Lis t三份和I n v o i c c二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報關行，一份交會計科長，其中另一份Invoice自行留底。6 .出口登記本上所列規定送件日期及預計入帳日期， 應填寫結關后七天，如有延誤應寫原 因。7 .送貨當天早上必須聯絡工廠確定出貨時間， 卡車號碼及到達時

19、間，等確定時立即通知報 關行。8 .結關當天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報關。9 .貨如未依時間送達，所發生海關費用及規費應有記錄，并于簽訂單支付核準單時填上應 扣數目，注意清款時扣除。10裝押助理如當日有結關之貨，須算所有貨確實到達并報關完畢，才可下班。11裝押助理必須待進貨柜場的貨確實已送達無誤才可制 "營業部訂單貨款支付核準單"。12工廠的出貨發票一定要開送貨當天之日期、 配件如分批出貨，亦需于每一次出貨（送貨） 即開當天的發票，不可延遲于送貨后的日期。13工廠如在貨未結關前，即已送達貨柜場，而有需退貨物稅或關稅者，清款時一律暫時保留50%

20、,并于貨款支付核準單上注明此點。進出口貿易作業標準化手冊（范例 A）（第四部分）?結關后1 .裝押助理須查詢報關行及船公司， 貨是否確實出口無誤，如確實無誤，將出口明細表一 份交承辦會計，另一份送管理中心，并將營業部訂單貨款支付核準單交營業助理。2催CBC必須確實于結關次日取得，除非以錯單出口者，須隨時催報關行，最遲須可 星期內取得，否則須向主管經理報備。3.于CBC到達后，如要辦理經濟部產地證明書，須附上I n v o 1 c c 一份，工廠已蓋好 章的原料來料加工切結書一份，及 CBC副本一份送交報關行，以便辦理產地證明。4在拿B/L前須將S/O留底正確無誤一份交報關行，以便到船公司拿 B

21、/L時核對。5.在收到B/L時立刻核對材數與運費和內容有無錯誤， 是否符合。（Bi ll o f land i n g ）6.B/L如須預付運費，應會同營業助理填妥營業部雜費支付核準單交有關會計，如經理 不在，為爭取時間，可憑裝押助理簽名，即送會計付款，事后由會計送各經理、副經理、 助理補簽。7將押匯文件備妥，待文件齊全后，將全套押匯文件另加出貨明細表Invoice, B/L各一份連同出口登記本第三聯（稽核）第四聯（押匯）交押匯科長，將必要文件轉送銀行 押匯，出口登記本第三聯由押匯科長轉送稽核，時間由結關日起不得超過七天，如有延 誤需寫原因，并須扣各經理薪金，并處罰裝押助理。8押準文件存檔聯及

22、寄交客戶聯經由營業助理呈閱主管經理后分別寄出并在存檔聯上注 明"歸檔”，交收發中心。9.押匯科長收到結匯證書連同信匯回條， 出貨明細表，I n v。1 c c及B/L各一份送交 有關會計。 打 OOL視客戶或經理需要，裝押助理應按所辦客戶，會同營業助理打 OOL三份，一份由裝押助 理留存，兩份轉交營業助理留存一份，另一份呈閱主管經理。 收到倉庫存貨周報表倉儲科須于每周一上午十一時半前將倉庫存貨周報表送交行政助理，行政助理于午前送 交裝押助理，裝押助理收到后須填妥 L/C期限欄及裝船日期欄，并核對數量、陵頭、廠 商無誤后交營業助理核對，于每周二中午下班前交主管經理轉交行政助理，如倉庫存

23、貨 周報表上有錯誤時須立刻去電話與倉儲科長聯系查明。 申請 Lo c a 1 L/C1.向押匯科長取表填妥，即送主管經理，總經理簽名核準交匯科長申請，在開發本地信用 狀申請書上須注明開給哪家工廠，手續費是否從工廠扣除。2押匯時Local L/C影本一份需送交科長。貨完全出清時1 .境內訂單裝運聯待貨完全出清不再使用時，自行銷毀。2 .L/C影本待貨完全出清不再使用時，應立即交匯科長，定期焚毀。核簽報關費1核對陵頭、件數是否無誤，并于出口登記本留底聯注銷并于出口登記本上報關費欄登記 該批報關費，以免報關行重復清款。2報關費如超出規定費用時，應簽請經理核準。進出口貿易作業標準化手冊（范例B） ?組

24、織系統詳見組織系統圖1821。圖18.2.1組織系統圖業務流程1 .新產品開發（樣品收集）。2客戶開發。3客戶詢價（電報、信件、電報處理）。4報價。5訂單確認。6.開立境內訂單。7生產督促及L/C催開8.出貨9押匯（出貨通知）。10付款。業務處理細則1 .新產品開發（樣品收集）（1址務科取得新樣品后，應填寫產品卡（附表18.2.2）寫明以下資料:臨時編號。品名、規格、包裝。制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯絡人、工廠產量規模。開發成本。預估生產成本。制造商報價。可能銷售對象及地區。預估售價。預估毛利A、(2址務科于每周業務匯報時，就前項新產品提出討論，經逐項評估，按開發價值分為B、C三類，A

25、類為極具開發價值，B類為有開發價值，C類為無開發價值。(3許評估列為A、B類之產品，賦予正式產品編號，列入產品檔。樣品拍照存檔，樣品 存放樣品室，并于產品卡上寫明存放位置。經評估列為 C類之產品，產品卡列入次品檔， 樣品存放次品室。(4世務科每月就現有產品，選擇過時產品，于每月第一周業務匯報時，提出檢查，經評 定已無開發價值者，產品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5新產品臨時編號共六位數字，分別代表填寫產品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發的產品，臨時編號為95061a若同一日開發數種新產品，則于第七位數，按英文 字母順序編號。舊產品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產品之臨時編號相

26、同。(6)產品檔正式編號共七位數字，第一位數代表，第二位數代表，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填 A、B分別代表A類產品或B類產品。第一位數填1代表第一位數填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位數填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客戶開發：（1址務科于每月最后一周業務匯報時，提報下個月的客戶開發計劃，計劃內容包括:制作公司簡介，產品目錄（注明交貨期限及付款條件）。產品市場研究、分析、及客戶資料之收集。介紹新產品（郵寄新產品目錄）。刊登廣告、郵寄開發信。其他。（2落戶開發應選擇A類產品，并配合季節性需求（3許研討定案之客戶開發計劃，應由業務科列入下個月的營業計劃（附表18

27、.2.3）并按職責列入個人工作計劃（附表18.2.4）3.客戶詢價（電報、信件、電話處理）（1址務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或 來信內容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿（附彳4）, 將原文呈經理核閱后，依經理批示內容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔（附表18.2.6）（2處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單 （附表18.2.7）粘附處理。（3落戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。（4酸

28、到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上 （附表18.2.8）呈經理批閱，并依指示處 理。電話記錄一式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成后，第一聯依順序歸入電話 記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。4報價：（1址務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產品ITEM ,呈經理核可后，打報價單（附表18.2.9）必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。(2方艮價單一式兩聯，第一聯寄客戶，第二聯存客戶檔。5訂單確認：(1址務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表18.2.10位專業人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打 SALES CONFIRMATION/C)(1表18.2.11) SXC一式五聯，第一、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，并將訂購品名、數量、 單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。6開立境內訂單：(1)業務科依據S/C及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)(2)訂貨單一式四聯，第一聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第三聯交專專業人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯交售