1、采購管理應用方案一、 建立采購基礎資料l 目的與范圍建立采購員、供貨商資料，此資料將用于采購單中。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑建立采購員資料按照采購員編碼規則，建立采購員數據。采購員采購管理基本設置采購員資料維護建立供應商資料按照編碼規則對供應商編碼，為供應商編碼并錄入采購員采購管理基本設置供貨商資料維護查詢供應商資料綜合查詢基本查詢供應商資料查詢二、 采購價格處理l 目的與范圍建立物料采購價格資料。在輸入訂單時，根據系統參數設置，以此價格作為采購訂單的物料預設價格。此功能特別適合供應商的物料采購價格變動較小的情況。l 相關模塊采購管理系統維護參數設

2、置采購設置l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑建立采購價格資料建立物料采購價格資料采購員采購管理日常處理采購詢價維護歸檔采購價格資料將采購詢價資料輸出，進行歸檔處理采購管理系統報表采購詢價報表l 說明1、 如果在系統維護系統設置參數設置采購設置中選擇“新增時采用以采購詢價資料的采購單價為默訂值“，則在做采購單維護時，當新增某個物料，程序會自動取到采購管理基本設置采購詢價維護中設置好的單價。2、 采購詢價維護中，以詢價日期+供應商編號+物料編號+采購批量四個字段組合作為唯一項。也即只有這四項都相同時，系統才不允許輸入。只要其中有一項不同，系統認為都是可接受的。因為，同一供應商、同

3、一物料，只要它的詢價日期或采購批量不同，都可能有不同的報價。3、 可通過在系統維護系統設置參數設置采購設置中設置采購詢價的參數，來決定供應商的詢價資料是采用庫存單位還是采購單位進行詢價。三、 采購訂單處理l 目的與范圍采購單建立，批準生效，收貨，結單處理。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑錄入采購單輸入需采購的物料采購員采購管理訂單處理采購單維護審核采購單核對采購合同原稿與已輸入電腦的采購單內容是否一致采購員采購管理系統報表采購單核對報表批準采購單批準采購單，使該采購單在電腦中生效，并成為不能改動狀態采購主管采購管理狀態維護采購單批準查詢采購訂單資料綜合查

4、詢基本查詢采購訂單查詢打印采購單打印出采購單，發給供應商采購員采購管理標準格式采購單打印采購單結單對已完成收料的采購訂單及未完成收料，但須中止的采購訂單進行結單；已完成收料或超額收料的訂單采用自動結單，未完成收料的采用強制結單采購主管采購管理狀態維護采購單自動結單采購管理狀態維護采購單強制結單l 說明1、如果在系統維護系統設置參數設置采購設置中選擇“批準或取消批準，是否要經過鎖定狀態進行“，則所有的采購單審批都為二級審批制。即采購單首先需鎖定，然后再進行批準。2、采購訂單可由組別控制。即在做采購單維護或供應商資料維護時，選擇某一個供應商屬于哪一個用戶組別或某一張采購單屬于某個用戶組別，則在采購

5、單維護、修改、鎖定、批準采購單時，只有屬于這個組別的用戶，才可能看到采購單。當然，系統管理員的權限可不受此限制。3、 采購單維護能直接修改未批準或鎖定狀態的采購訂單，如要對已批準的采購單進行修改，首先要取消采購單批準，具體參照更改采購訂單部分。4、 自動結單：指采購訂單在完成足額收料后作結案處理，使之不再參與公司日常運作。5、 強制結單：指采購合同在執行過程中沒有按要求完成，但要中止其執行，作強制結案后使之不再生效。6、 已作自動結單或強制結單的采購單，在采購單查詢和一般的采購報表中，都不再輸出。已結單的采購單，只在一些統計報表和與財務應付款方面相關的程序中輸出。7、 采購單批準的動作也可由采

6、購員直接進行操作，但在已打印出的采購單報表中，需由采購主管或采購經理簽字確認。四、 更改采購訂單l 目的與范圍對已批準或結單的采購訂單進行修改。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑取消結單將采購訂單的狀態由結單改為批準采購主管采購管理狀態維護采購單取消結單取消訂單批準將采購訂單的狀態由批準改為未批準采購主管采購管理狀態維護采購單取消批準修改訂單修改采購訂單資料采購員采購管理日常處理采購單維護l 說明1、根據要修改的采購單的狀態，須首先將訂單狀態轉變為未批準，然后再進行修改。如果當前訂單已結單，則按取消結單取消批準修改訂單順序執行，如當前訂單為批準狀態，則按取

7、消批準修改訂單的順序作業。修改后的訂單要重新批準。2、修改后訂單數量不能小于已經收料的數量。3、不能刪除曾經發生過收料業務的訂單項。4、如果采購訂單是執行二級審批制，則采購單取消批準之后，還需進行采購單取消鎖定，采購訂單才可修改。五、 補填采購價格l 目的與范圍補填采購價格為零的采購單的單價資料。l 相關模塊采購管理、庫存管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑補填采購價格補齊采購單價采購員采購管理日常處理訂單補價l 說明1、 向供應商下發采購單時，由于種種原因，如詢價未回復、物料采購價格領導未批復、或此種物料本身就是事后補價的、等各種原因，導致訂單在錄入時沒有輸入采購單價。而

8、下發采購單之后，采購價格又得到了確認，此時，即可做訂單補價的操作。2、 如果在補價時，采購單已發生了收料（完全收料或未完全收料），則還應在庫存管理-價格處理-收料價格維護中進行補價處理。3、 補齊訂單價格，是為采購應付款和成本核算中計算物料的移動加權平均價，為了取得單價資料而需做的工作。4、 訂單補價程序會自動過濾出所有采購單價為0的采購訂單行記錄六、 采購單跟催及對帳處理l 目的與范圍采購單的跟進及收料安排。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑查看、跟催采購訂單查看采購單的計劃收貨日期、到料情況、是否延期等資料，以便倉庫為收貨做準備采購員采購管理系統報表收

9、貨計劃報表銷售管理系統報表延期采購單報表綜合查詢基本查詢采購單查詢收料對帳周期性就收料情況與供應商對帳采購員/財務采購管理標準格式采購對帳單l 說明七、 申購單處理l 目的與范圍申購單建立、批準生效、轉詢價單或直接轉采購單l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑填制或修改申購單建立并輸入申購項目MC文員采購管理申購處理申購單維護批準申購單批準使之在電腦中生效，并成為不能改動狀態MC主管采購管理申購維護申購單批準打印申購單打印出申購單并簽字，作為采購的依據MC文員采購管理申購維護物料申購單報表申購單結單申購單完成處理后進行結單處理MC文員采購管理申購處理申購單結單

10、查詢申購物料的采購情況了解所申購物料的采購等情況采購管理申購處理申購物料采購狀況報表查詢已結單的申購單采購管理申購處理申購單結單資料查詢l 說明1、申購單轉采購單，可分兩種情況，實際使用時，可根據具體情況進行調整，各自的流為：a、申購單維護申購單批準詢價單維護詢價回復維護采購單產生；b、申購單維護申購單批準申購單直轉采購單2、只有已經批準的申購單才可打印申購單報表。3、如果是使用“申購單直轉采購單”的模式，則需轉為采購單的物料需有供應商的采購詢價資料。八、 更改申購單l 目的與范圍對已批準或結單的申購單進行修改。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑取消結單將

11、訂單的狀態由結單改為批準MC主管采購管理申購處理申購單取消結單取消批準訂單將訂單的狀態由批準改為未批準MC主管采購管理申購處理申購單取消批準修改訂單修改訂單資料MC文員采購管理申購處理申購單維護l 說明1. 根據要修改的申購單的狀態，須首先將訂單狀態轉變為未批準，然后再進行修改。2. 如果當前訂單已結單，則按取消結單取消批準修改訂單順序執行。3. 如當前訂單為批準狀態，則按取消批準修改訂單的順序作業。4. 修改后的訂單要重新批準。5. 已轉入采購的申購單不能修改。九、 申購詢價處理l 目的與范圍向供應商查詢所申購物料的價格資料。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功

12、能路徑建立詢價單根據已批準的申購單填制詢價單采購員采購管理申購處理詢價單維護打印詢價單輸出詢價單，并發給供應商，要求供應商報價采購員采購管理申購處理申購詢價報表記錄供應商報價資料登記供應商回復的價格資料采購員采購管理申購處理詢價單回復維護查詢超期未復的詢價單采購管理申購處理詢價回復超期報表l 說明1、某一張申購單可對多個供應商進行詢價，但最后生成采購單時，則一張申購單只能有一個相對應的供應商。十、 申購項目的采購處理l 目的與范圍根據供應商回復的詢價資料，對申購的物料生成采購單。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑采購已進行了物料的個別詢價的申購項目此申購項

13、目已進行個別的詢價，采購是根據詢價的結果進行采購員采購管理申購處理采購單產生采購沒有單獨進行詢價的申購項目此申購項目沒有進行詢價，價格資料來自以前的供應商詢價資料采購員采購管理申購處理申購單直轉采購單查詢申購物料的采購情況了解所申購物料的采購等情況采購管理申購處理申購物料采購狀況報表l 說明使用“申購單直轉采購單”，則需轉為采購單的物料需有供應商的采購詢價資料。十一、 消耗品、低值易耗品的采購l 目的與范圍對于消耗品及在生產中起著重要作用但又不記入產品結構清單的生產輔料可采取再訂貨點分析（ROP）和安全庫存的方法生成采購單。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路

14、徑設置物料的再訂貨點建立生產輔料的再訂貨點（ROP）MC文員采購管理再訂貨點ROP項目維護打印按再訂貨點采購的項目輸出按再訂貨點采購的物料項目MC文員采購管理再訂貨點ROP項目報表計算按再訂貨點方法采購的項目需求計算其需采購數量MC主管采購管理再訂貨點再訂貨點分析打印再訂貨點的分析結果輸出再訂貨點項目的供應需求，可作為采購依據采購管理再訂貨點再訂貨點分析將訂貨需求轉成申購單將計算所得供應需求轉入申購單采購管理再訂貨點再訂貨點分析l 說明1. 再訂貨點（Re-Order Point）：相當于一條水平線，當安全庫存低于水平線時，表示須采購物料了2. ROP適用于物料需求非常穩定的情況,物料的庫存降

15、低到再定貨點時，系統便會提醒您該下單了，下單的數量就是采購批量,否則該物料的供應將處于隨時可能缺貨的狀態。十二、采購分析及報表l 目的與范圍通過報表對采購業務進行分析，及評核采購工作。l 相關模塊采購管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑查詢分析采購單的綜合情況查詢或輸出采購單的基本情況采購管理系統報表采購單綜合報表采購管理系統報表采購結單綜合報表綜合查詢基本查詢采購單查詢對采購單進行分類按采購單編號、供應商編號、物料編號、訂單類型、交貨日期分類分析物料采購情況采購管理系統報表采購單分類報表統計采購應付款計算采購的應付款情況采購管理系統報表采購應付款按月統計物料采購數量按月份

16、統計各種物料的采購情況采購管理系統報表采購月統計報表十三、采購來料處理l 目的與范圍將采購來的物料接收到質檢區，并通知質檢部門進行檢驗；然后根據質檢結果，決定是否入庫。并將不合格的物料退回給供應商。l 相關模塊 庫存管理 采購管理 質量管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑收到供應商送貨建立收料交易記錄，將來料過數到指定IQC倉區：對已有采購單的項目用計劃收料，沒有采購單的項目用非計劃收料倉管員庫存管理日常處理計劃收料/非計劃收料歸檔供應商送貨及退貨的情況倉管員庫存管理系統報表物料接收/退料報表打印質檢通知單用多聯紙打印質檢通知單,通知質檢人員檢驗倉管員庫存管理日常處理計劃收

17、料/非計劃收料將合格物料入庫根據質檢結果，將合格物料由質檢倉轉入相應的物料倉倉管員庫存管理日常處理來料入庫歸檔來料的入庫情況倉管員庫存管理系統報表物料轉移報表來料入庫拒收不合格物料根據質檢結果，將不合格物料由質檢倉轉入退料倉，以便以后退回供應商倉管員庫存管理日常處理來料壞料轉移歸檔來料不合格情況庫存管理系統報表物料轉移報表來料壞料轉移將不合格物料退回供應商記錄從退料倉退回物料給供應商的物料數量。計劃收料項目使用計劃退料，非計劃收料項目使用非計劃退料倉庫管理員庫存管理日常處理計劃退料/非計劃退料l 說明1、建議應該盡量用計劃模式處理絕大部分的收、退料，非計劃模式用于非生產性物料的采購或未下采購的

18、生產性物料的緊急采購。2、在計劃收料非計劃收料操作時，在主記錄狀態下，需正確地選擇是對哪一個供應商進行收料。3、計劃收料非計劃收料，當已經通過來料質檢維護的引入功能引入了計劃收料非計劃收料的資料，則計劃收料非計劃收料的資料將成為不可修改、不可刪除的狀態。4、計劃收料非計劃收料時的倉區選擇，系統默認取系統維護-系統設置-系統參數-庫存管理中已設置好的系統默認質檢倉區、倉位。5、 以通過在系統維護-系統設置-系統參數-庫存管理。中設置參數來決定在計劃收料時是否允許收料數量大于采購訂單數量。系統默認為收料數量可大于采購單數量。6、 可以通過在系統維護-系統設置-系統參數-庫存管理。中設置參數來決定在

19、計劃收料時是以庫存單位進行收料還是以采購單位進行收料。系統默認為以庫存單位進行收料。7、 計劃退料/非計劃退料，如果是質檢不合格的物料，在維護行記錄時，它的子類型處以它默認的“非生產退料“選項；如果是已入庫，在生產線發現是由于供應商來料不良的物料，在維護行記錄時，請在它的子類型處選擇“生產退料”選項；l 相關方案采購單處理十四、來料質檢l 目的與范圍質檢部門根據驗收通知單，對來料進行檢驗，填寫檢驗結果以決定是入庫或拒收。l 相關模塊質量管理庫存管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑引入計劃收料或非計劃收料資料根據倉管員的報檢單，在系統中引入收料資料質檢人員質量管理來料質檢產生

20、來料檢驗單對來料進行檢驗并在檢驗通知上記錄檢驗結果質檢人員手工作業將質檢結果錄入系統將檢驗通知單上的質檢結果輸入系統作為入庫或拒收的依據質檢人員質量管理來料質檢來料檢驗報告維護根據檢驗結果產生入庫或拒收記錄產生出入庫或拒收記錄以進行入庫或拒收處理,并記錄相應的交易編號質檢人員質量管理來料質檢產生入庫（壞料轉移）單將檢驗單交回收料人員進行下一步的處理質檢人員手工作業l 說明1、所有需質檢的物料，都需首先在產品管理-工程維護-物料質量資料程序中維護物料的相 關質檢參數資料。2、所有需進行檢驗的物料，在做產生來料檢驗單之前，都需在質量管理-基本設置物料與檢驗組關系維護程序中維護好物料的檢驗項目。3、

21、產生入庫（壞料轉移）單的組別，請選擇接收物料的倉管員所在的組。l 相關方案采購來料處理十五、來料價格處理l 目的與范圍根據需要調整每筆來料的價格。相關的資料包括：單價、稅率、對換率。并進行審核確認。l 相關模塊庫存管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑處理來料價格調整每筆來料的價格資料財務人員庫存管理價格處理收料價格維護l 說明1、每筆來料的價格相關的資料，如果是計劃收料，物料單價取相應的采購訂單中的單價，如果是非計劃收料，則取物料財務資料維護程序中的計劃采購價格，如果物料財務資料維護中的單價為空，則此處也為空；而稅率及貨幣對換率其預設值，計劃收料按采購單中所設置的數據；非計

22、劃收料的貨幣取系統中設置的本位幣，稅率則為空。2、在進行來料價格處理之前，必須確保此筆收料相應的入庫業務已經完成。且針對此筆來料的入庫交易已經執行了過數操作。3、在收料價格資料被批準后，對應的收料業務數據，系統不允許進行更改，如確要對對應的收料數據進行更改，要首先執行取消批準功能，返回到未批準狀態，然后再修改收料資料4、要保證入庫價格的準確，必須嚴格按照來料維護來料質檢產生來料入庫的操作流程進行業務處理。5、在應收應付中的應付發票中的物料收料價格是以此處的價格為依據，進行取用。l 相關方案采購來料處理十六、退料價格處理l 目的與范圍根據需要調整每筆物料退料的價格。相關的資料包括：單價、稅率、對

23、換率。并進行審核確認。l 相關模塊庫存管理l 作業方法業務項目內容及方法部門/人員電腦功能路徑處理退料價格調整每筆退料的價格資料財務人員庫存管理價格處理退料價格維護l 說明1、每筆退料的價格相關的資料，如果是計劃退料，物料單價取相應的采購訂單中的單價，如果是非計劃退料，系統會取物料財務資料維護程序中的計劃采購價格，如果物料財務資料維護中的單價為空，則此處也為空；而稅率及貨幣對換率其預設值，計劃退料按采購單中所設置的數據；非計劃退料的貨幣取系統中設置的本位幣，稅率則為空。2、在退料價格資料被批準后，對應的退料業務數據，系統不允許進行更改，如確要對對應的退料數據進行更改，要首先執行取消批準功能，返回到未批準狀態，然后再修改退料資料。3、在應收應