1、高校檔案管理信息化初探 摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，高校檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢(shì)。當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中仍存在諸如基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏等問題，需要采取相應(yīng)的對(duì)策. 關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；問題；對(duì)策高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理信息化的時(shí)機(jī)也日趨成熟。但是，當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)過程中仍存在諸多問題，需要及早采取相應(yīng)對(duì)策加以解決. 1高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢(shì)1）檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化

2、是時(shí)代發(fā)展的要求。實(shí)踐表明，數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、空間的限制，在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率. 2）高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。高校檔案部門為了提高工作效率，節(jié)省人力物力，普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，并通過光盤、磁盤存儲(chǔ)，不再是紙質(zhì)載體儲(chǔ)存，這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，通過數(shù)字化的手段,存儲(chǔ)在電腦

3、里，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能很方便地進(jìn)行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是高校檔案工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求. 2當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題1）基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位。信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備和專業(yè)軟件是檔案管理信息化建設(shè)的前提與基礎(chǔ)。不具備應(yīng)有的條件，只能是紙上談兵。高校檔案機(jī)構(gòu)沒有生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，也就根本無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。硬件設(shè)備主要是計(jì)算機(jī)、掃描儀交換機(jī)、網(wǎng)路設(shè)備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序等。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設(shè)備，而且也缺乏相應(yīng)的配套的軟件。很多高校

4、檔案管理人員對(duì)檔案信息化存在誤區(qū)，認(rèn)為僅僅是擺設(shè)幾臺(tái)電腦就算是具備了基本條件，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了. 2）館藏檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢。把館藏的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前所有高校檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。大家知道，對(duì)日常教學(xué)、科研和行政管理工作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫的接收和管理比較容易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，使其成為光盤、磁盤存儲(chǔ)的信息，建立起一套檔案全文數(shù)據(jù)庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。目前，各個(gè)高校在這方面工作進(jìn)展緩慢，投入不夠. 3）檔案管理信息化系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信

5、息化的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是單一某個(gè)方面的，而是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，既要有高校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和管理軟件的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，也要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，還要有電子文件的接收、管理標(biāo)準(zhǔn)，此外，高校檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫互聯(lián)的工作標(biāo)準(zhǔn)等也需要統(tǒng)一。目前，國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況如果長期持續(xù)下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患，嚴(yán)重阻礙檔案管理信息化的進(jìn)程. 4）嚴(yán)重缺乏檔案信息化專業(yè)人才。當(dāng)前，各高校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)的人才。就目前各個(gè)高校檔案人員的實(shí)際情況來看，真正的全日制專科或本科學(xué)校

6、檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人很少，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通現(xiàn)代信息技術(shù)的人員更是鳳毛麟角。現(xiàn)在的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導(dǎo)致高校檔案人員普遍缺乏非常系統(tǒng)的檔案和信息技術(shù)專業(yè)理論知識(shí)和基本技能。檔案管理人員隊(duì)伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一. 3高校檔案管理信息化的對(duì)策當(dāng)前加快高校檔案信息化建設(shè)，應(yīng)主要做好以下幾個(gè)方面的工作：1）強(qiáng)化對(duì)高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)上級(jí)檔案管理部門對(duì)檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員開展檔案管理信息化大討論，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行專題研究，理清發(fā)展思路

7、，不斷提高檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化工作重要性的認(rèn)識(shí). 2）加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館為了早日實(shí)現(xiàn)管理信息化，首先要加強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，適當(dāng)購置適合的先進(jìn)設(shè)備。購置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又避免不必要的浪費(fèi). 3）充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制. 毋庸置疑，檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實(shí)現(xiàn)檔案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動(dòng)化。當(dāng)今世界是知識(shí)爆炸的時(shí)代，

8、網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展很快，檔案管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識(shí)，鼓勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào)有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)。高校檔案館的工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的配合，教學(xué)、科研、行政管理、組織、宣傳等各項(xiàng)工作形成的資料，要及時(shí)以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲(chǔ)存。這些工作的順利開展，需要建立一個(gè)有效的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制。主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門緊密配合，

9、才能把這項(xiàng)工作做好. 4）加快檔案管理信息化專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)，加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人是第一生產(chǎn)力，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平。高校檔案管理信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個(gè)：一是通過人事部門從外部引進(jìn)；二是通過在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等各種方式由高校自己培養(yǎng)。各高校可結(jié)合自己的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的政策，通過多種手段，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿的作用，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作和學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力盡快適應(yīng)高校檔案管理信息化的需要。同時(shí)，也要注