1、 發郵件的禮儀匯總-讓優秀成為習慣郵件是現代辦公必備工具，是跨地域、跨平臺溝通的利器，具有可追溯性和商業效力，但寫作時也有“規則”與“潛規則”，你是否都已掌握？一、關于主題 原則：要提綱挈領，一目了然，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。 格式：建議按照“【主旨】+【敘述】”的格式來撰寫。比如：“【新聞稿】輕松掌握寫郵件要旨”。這里，“【新聞稿】”是主旨部分，“輕松掌握”則是比較詳細的敘述。對外郵件：代表公司對外發郵件時，最好在主旨內寫上公司名，顯得更為正式，因而能增加開啟合作的可能性。常見情況就是對外部門發給“潛在客戶”的郵件，或是針對合作客

2、戶的會議邀請郵件，此時可以在標題中直接寫公司名稱，以便加深印象。對內郵件：公司對內郵件，則在主旨內寫上部門名, 加強提醒，以便合作部門及時查收反饋。Tips：1一定不要空白標題，這是最失禮的。 2一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理 3可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 4回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。 5、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎

3、。 二、關于稱呼與問候 1 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。 關于格式，稱呼是第一行頂格寫。 2 Email開頭結尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候

4、語是稱呼換行空兩格寫。結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。 （唉，其實也不一定啦。）俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待 三、正文 正文寫作核心就是金字塔原理，要將最重要的東西簡潔明了的描述清楚，特別是要郵件接收人需要做的事情安排清楚，比如是需要對方執行某項工作還是領導給出審批意見。正文最重要的是控制內容傳播范圍，比如部門內部的，公司內部的

5、東西一定要嚴格限制，不可以隨便外發出去。有時候一些郵件比較長，反復回復轉發的，外發前不能簡單發送，一定要檢查一下下面的內容有沒有涉及不能外法的東西，特別要檢查一下附件，看是不是受控的內部文檔。其次，如果是安排對方工作，要明確工作內容，工作要求，達成時間，重要的內容突出顯示。比如發的培訓通知，就要將培訓時間、地點、課程安排、聯系人和聯系電話寫上去，并用藍色或者紅色字標出來，并加粗，放大。對于給領導的郵件，除了以上內容外，還需要注意將正文盡可能控制在一屏能看完（主題明確，內容精簡），特別是對高級領導的郵件，不要讓對方拉伸，而且字號大一點，文字間距也稍微大一點（領導們的視力都不大好），需要領導做的事

6、情也明確清楚，一般都是：妥否，請審批，或者是：請xx領導審批！這樣領導直接在后面回復個：同意，事情就ok啦。對于不能一屏顯示的內容，要將最重要的放在前面，總體內容和要求放在前面，詳細的內容放在后面或者納入附件。也可以用一些工具來幫助，比如notes可以做表格，分門別類的表示出來，隨便一點就可以看不同的內容：Tips：1. Email正文要簡明扼要，行文通順 若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最

7、后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。 Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。 2. 注意Email的論述語氣 根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。 電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的

8、教訓！ 3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。 如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。 4. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。 5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順

9、，拼寫是否有錯誤。 6. 合理提示重要信息 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。 7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。 8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在:) 四、附件 1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示

10、收件人查看附件. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 2.發送郵件的時候，有附件先將附件上傳，然后寫明內容、標題，檢查完成后再添加發送人、抄送人。有時候郵件需要提供多個附件，建議在內容相關段落標記附件名稱（如“具體數據詳見附件*”），便于收件人查詢附件；3.任何情況下都建議附件名稱具體化，不用“附件1”、“附加2”等籠統名稱，以便收件人存檔時能與內容匹配；#文件命名是個大學問#附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。附件名稱上需注明“事項、提交人名稱、時間或者編號”；不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒有加時間和負責

11、人后綴的，都會給對方造成閱讀溝通上的麻煩；4. 如果郵件內上傳的附件數量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個上傳、便于領導手機閱讀或者在線預覽；5. 如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用6. 考慮到許多客戶端適配的問題，改掉在郵件內直接黏貼附注信息的習慣，盡量用附件（excel、圖片等）取代，以免郵件讀取出錯。7. 發給外部客戶的文件，有很多是不能給客戶修改的協議，必須用pdf，哪怕對方覺得煩也要用；尤其是合同之類的，有同事發了圖片格式，被點名批評，現在ps很厲害哦。8. #溝通很重要#其實還有一個常見的問題。就是業務溝通一定要清楚。很多時候我要CDR格式文件，他非給我

12、AI的，雖然這不是文件本身的問題，但是我覺得跟前期溝通有關。往往廣告公司和設計常見這類問題。五、語言的選擇和漢字編碼 1. 只在必要的時候才使用英文郵件 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。 2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。 3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證

13、你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。 4. 選擇便于閱度的字號和字體 中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。 不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。 六、結尾簽名 每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。 1. 簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必

14、要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 2. 不要只用一個簽名檔 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。 3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。 4.自己的簽名，切勿使用奇

15、奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會變成笑柄；對方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過有人存了一個“xx公司 某某，急性子，來件速回”，但是你想想當事人看到是什么表情。5、有幾個公司名稱，郵箱可以設置幾個簽名檔；簽名檔可以在郵件客戶端和郵件后臺自由設置；是否要使用英文的話，可依據個人習慣，但是一定要包含以下內容：公司名、姓名、電話、傳真（沒有可不選）、地址（中英對照）；ps：簽名檔內含有超鏈接，可能會被視作垃圾郵件哦!Example：順頌商祺！/祝今天工作順心！/祝身體健康！xxxx名字xxxx聯系方式xxxx地址七、回復技巧 1. 及時回復Email 收到他人的

16、重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。 如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。 2. 進行針對性回復 當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了

17、，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。 3. 回復不得少于10個字 對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。 4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓 如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息

18、。 5要區分Rorward, Reply和Reply All（區分轉發、單獨回復和回復全體） 1）Reply-如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了。原有N個人在郵件組內，當要回復的內容只針對特定人員、但是內容跟討論的主題相關，建議用“to”（指定人員），其他人為“CC”（抄送）；2）Reply All-如果你對發件人提出的要求作出結論響應，原有N個人在郵件組內，要回復的內容跟所有人相關、并希望他們都知曉此事，建議用法“reply all”；應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。 如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨

19、溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。 一鍵轉發是個很可怕的東西 -見過項目助理給3個項目的負責人跟相關人員發會議通知；然后某項目負責人回復郵件的時候，一鍵轉發了所有人。-某競爭對手把客戶群發的郵件，又全部回復了；結果就是他的公司資料信息在客戶的所有供應商的電腦上出現了3）Rorward-在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。 如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件

20、發給他人，讓人摸不著頭腦。 點擊“回復全部”前，要三思而行！ 6. 主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。 八、正確使用發送，抄送，密送 很多人搞不清楚誰是“要對話的對象”，他們的郵件常常“To”很多人，結果郵件沒人回應，還有甚至因為不注意這些抄送用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人） 1 To:淺顯易懂是“你所溝通的對象”的人，是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，這是一個權責關系，發送對象是需要對方回饋的。除了這個“已經

21、明確的人”之外，還能To 的人是直接關聯的人，或是跟這件事有緊密聯系的人，還可能是你上下游任務接口的人。寫的順序按照職位高低排列，這倒不是搞辦公室政治，對上司的尊重是應該的，而且高級領導在前面，收到郵件的人也會比較重視，行動更積極一些。只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源 2 CcCC的是“希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責任關系”的人，通常對方會是你的直屬領導，或者是你“To”的人的直屬領導，也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人，卻是希望他知曉的對象。CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。 需要注意的是：在添加抄送對象時，了解被抄送

22、人的職位等級高低還是非常重要的；注意：發送人的范圍一般是有限的，除了排序外，問題不大。對于抄送人則需要注意，盡可能控制范圍，不要隨便就發給不相干的人，特別是不要隨便抄送給一大群大大小小的領導，非常引人反感。在中國人的哲學中，很多時候最好先私下先溝通再發郵件，如果雙方沒有溝通清楚就發郵件，特別是抄送給一群領導的話，對方會立刻筑起溝通的壁壘，一切以撇開自己的責任為上，然后才是解決問題。另外，抄送給太多領導，容易將問題放大，對解決問題造成干擾。當然，如果事情很重要，也需要擴大范圍，抄送到更高層的領導那里，引起重視。這個度的把握非常重要的，是很多人栽跟頭的地方，也是人的能力所在。對于新員工，對重大郵件

23、，特別是抄送給大量人的時候，需要請示上級，不可隨便發送。3、BCC密送密抄送BCC，收到密送的人，不會顯示出來，收件人彼此之間不知道。這個可能用在非常規場合。BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心，因為被BCC的人可能沒仔細看回了郵件這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉發)。Q1：那比如說：一個項目郵件，有客戶方對應的接口人，有部門主任，可能都需要發，那么如何選擇？A1：如果我是項目負責人，這個郵件內容需要對接的是客戶的接口人；那么發送人是接口人，抄送是部門負責人；A2：可能都需要發，我覺得應該了解清楚。避免不必要的麻煩。我會跟發

24、送的人請求看是否需要抄送給他人；A3：覺得發送人最好是一個，這樣比較明確；最直接的事件執行者是唯一接收人，其他人全部抄送Tips：-很多人喜歡使用群組來發郵件，有些觀點認為除非你很清楚群組內的每一個人，不然建議少用群組發送，這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。-同一封郵件to & cc相關人員不止一個時，避免各自單獨交流或不回復，以免訊息不對等；-國內常常利用QQ交流溝通細節，請概括總結以后回復郵件以利大家知曉，就算是QQ群組溝通也請整理匯總再E-mail；-同一議題、回復相關內容或更新進度時，請用原E-mail回復和往來，勿另起郵件。九、發送郵件1、發送完成記得提醒重要的郵件，尤

25、其是有明確時間節點，還有直系領導的事情，需要通過短信or電話方式提醒；如果覺得直接電話，會打攪到對方的會議等，那么可以采取首先短信告知，如果過一兩個小時，沒有收到回復的短信，再去考慮電話通知。我見過最滴水不漏的采購，發郵件完了以后5分鐘以內，必然收到郵件、短信、電話、QQ；然后抄送給了雙方的上一級直屬領導。2）對于重要的郵件，要設置禁止轉發，禁止拷貝！Qq郵箱發郵件時最下方有“對郵件加密”的功能，看看是否有幫助。3）對于需要了解對方進程的郵件，還可以設置回執。對于口頭溝通后的事情，最好也寫個郵件，發送給相關人等，方便以后工作追溯。對于重要郵件，寫完后不要立刻發送，先去轉一圈，回來再檢查一下，反復確認后再發出去，特別是需要群發的郵件。總之，郵件發出去就是需要對方協助和支持的，所以一定要站在對方的角度來思考，讓對方越清楚越好，越省事越好，這才是郵件寫作的核心Tips:“發給主