1、中國3000萬經理人首選培訓網站受控與非受控文件控制程序一.目的：    對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。 二.范圍：    本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料（包括外來文件）的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。三.職責：    3.1總裁負責管理文件的批準。  &

2、#160; 3.2管理者代表負責管理文件的審核。    3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。    3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。四.程序：    4.1文件的編寫、審批。    4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。a) 管理體系文件由總裁批準。b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程

3、、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。    4.2文件的編號所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法： a）管理手冊的編號方法 SY MM * 年代號 管理手冊代號（MMManagement Manual：管理手冊） 公司代號（）b）程序文件的編號方法 SY PF * 順序號 程序文件代號（PFProcedure File：程序文件） 公司代號（）c）作業文件的編號方法 SY OF * 順序號 作業文件代號（OFOperantion File） 公司代號（）d）記錄文件的編號方法

4、RF * * 順序號 程序文件順序號 記錄代號（RFRecord File：記錄文件）e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。    4.3文件的發布4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好文件發放范圍簽收表(QR0501)4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。    4.4文件的標識4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受

5、控狀態、分發號、持有者。4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。 4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。    4.5文件的使用的實施4.5.1辦公室編制好公司文件控制清單(QR0502)控制文件使用情況。4.5.2受控文件不

6、可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好文件檢查記錄表(QR0503)4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。4.5.9公司電子媒體

7、文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。    4.6文件的更改    4.6.1文件更改程序4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫文件更改申請單(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫文件更改申請單(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。   

8、; 4.6.2文件更改方式4.6.2.1筆誤可用劃改。4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。    4.6.3辦公室編制好文件修改狀態控制清單(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態    4.6.4文件更改申請單(QR0504)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增    4.7作廢文件處置    4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原文件發放范圍簽收表范

9、圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。    4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫文件銷毀(保留)控制清單(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。    4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好文件銷毀(保留)控制清單(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。    4.7.4電子媒體文件作廢處置程序4.7.4.1由申請人填寫文件銷毀(保留)控制清單。4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。4.7.4.3由電腦操

10、作員進行清除。     4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫文件銷毀(保留)控制清單，經總裁批準后自行銷毀。     4.8文件的歸檔4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。    4.9文件和資料的借閱4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫文件

11、和資料借閱登記卡(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。5.相關文件： SYPF02 記錄控制程序6.記錄：QR0501文件發放范圍簽收表    

12、60;      QR0502文件清單           QR0503文件檢查記錄表           QR0504文件更改申請單           QR0505文件和資料銷毀(保留)控制清單           QR0506文件和資料歸檔登記卡           QR0