1、秘書需具備的秘書基礎知識 指出下面文書中哪些屬于行政公文，事務文書與商務文書。 1、 行政公文 是在指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的主要工具，（通常被稱為通用公文，在經濟、司法、企業、商務、科技等各行各業的日常工作中常用） 共有13種行政公文： 命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記要。（決議屬黨委機關專用） 共有事務文書如下： 傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記要、計劃、總結、述取報告、講話稿、（這是機關、單位、團體和個人為處理日常事務所用公文）。 共有商務文書如下： 這

2、是機關、單位、團體為處理商務業務所使用的文書，意白書、訂貨單、商品說明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。 二、 根據下面內容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。 2006年6月30日，海天電器集團就做好安全保衛工作事宜，給各公司下發了通知。發文字號是海天電200679號。（注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬于行政公文。 文種是通知。 通用公文的格式要素為（1）眉首、（2）主體、（3）版記三個部分。紅色反線以上的個要素統稱為眉首；紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素統稱為主體；主題詞以下的各要素統稱為版記。 1、 眉首的各要素：（1）公文

3、份數序號 （2）秘密等級 （3）保密期限 （4）緊急程度 （5） 發文機關標識 （6）發文字號 （7）簽發人 （8）線色反線 2、主體的各要素：（1）公文標題 （2）主送機關 （3）正文 （4）附件 （5）成文日期 （6）印章和附注等 3、版記的各要素：（1）主題詞 （2）抄送機關 （3）印發機關 （4）印發日期 （5）版記中的反線等 因此該公文的格式應為： 0000001 機密一年 海天電器集團文件 海電200679號 關于海天集團就做好安全保工作的通知 各分公司： 為了.特此通知。 海天電器集團 2006年6月30日 主題詞：安全 保衛 通知 抄送：集團各科室 海天電器集團辦公室 2006

4、年6月30日印發 三、 以擬寫工作總結為例，說說材料工作的4個環節。 第一個環節材料的占有。在工作總結中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收獲，有什么經驗和體會或教訓，今后有什么打算和努力的方向等。 第二個環節材料的鑒別。在工作總結中主要是要導找哪些是有價值的信息材料，可以放在工作總結之中，給人以學習，仿效或教訓等。 第三個環節材料的選用。（1）圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料“放行”和主題無關的材料再生動也得忍痛割愛；（2）選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強大說服力的，能深刻得揭示事物本質的材料：（3）選擇真實準確的材料。即確有其事不是胡編的，準確可靠沒有任何的夸張；（4）

5、選擇生動新穎的材料。即發現，挖掘不準人知的材料以及生動有趣的材料。 第四個環節材料的使用。注意兩點：（1）恰當安排材料的先后順序。以工作總結為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時間內、什么情況下、做了些什么工作、有何成績。第二主體，屬于總結的重點部分。如屬于匯報性總結，則主要寫回顧與思考；如屬于經驗性總結，則主要寫做法與體會。第三結尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等?？傊偨Y寫法要宜于別人的思維習慣所接受。（2）確定材料的詳略程度：A根據主題的需要確定材料的詳略。對表現主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據文體的特點確定材料的詳略。不同的文章體栽特點

6、不同。公文的餓特點是直言“說”明，故說明部分詳寫，議論、敘述略寫；說理部分詳寫，引述略寫；敘事詳寫，議論，說明略寫。 四、 指出下面詞語各屬于應用文書的哪類專用語言。 A根據特通告如；B、收悉；C、轉發；D、特此專復；E、關于；F、本部門；G、為了；H、會議認為；I、會議指出；J、不同意；K、原則同意；L、請予復函；M、請審閱；N、貫徹執行；O、現將有關事項通知如下。 應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類： 1、 開頭用于，如以上中的“為了”、“關于”。 2、 承啟用語，如“根據特通告”“現見有關事項通知如下”。 3、 引述用語，如“收悉”。 4、 批轉用語，如“轉發”。 5、 稱謂用

7、語，如“本部門”。 6、 經辦用語，如“會議認為”“會議指出”“貫徹執行”。 7、 表態用語，如“不同意”“原則同意”。 8、 結尾用語，如“請予復函”“請審閱”。 五、 為什么應用文書較多運用敘述，議論和說明方式，而很少使用描寫，對話和抒情方式？ 應用文書以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敘述、議論、說明等方式，以陳述情況，闡述觀點或說明問題。 （敘述六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果。議論文三要素：論點、論據、論證，每一段完整的議論都由三要素構成。分為立論與反論，說明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數字和圖表。） 六、 秘書為什么要重視溝通技能？

8、 溝通是人際環境產生活力的源泉，也是形成企業凝聚力的根本。溝通的有效性與溝通目標的理解以及參與溝通的態度，程度緊密相連。學習和掌握溝通的技巧是對秘書工作的基本要求。 七、 簡述實現有效溝通的基本要素和過程 1、 有效溝通 的基本要素：A、有效溝通的前提（1）尊重 （2）理解 B、把握溝通的關鍵（1）有效傾聽（2）構建良好的傾聽環境（3）克服傾聽的障礙（4）實現有效傾聽的準備（5）提問要分清類別和適用的問題形式（6）自信地提示要求（7）學會禮貌拒絕（8）了解提問的禁忌 2、 有效溝通的原則：A、“7C”原則 （1）可信賴性（彼此信賴）（2）保證溝通計劃與溝通環境的一致性（3）內容（準備好進行溝通

9、的信息內容）（4）明確性（簡單明了的語言）（5）連貫性（不要忽視補充新的信息內容，對客戶進行必要的跟進，聯系）（6）渠道（盡量選擇已經有的，客戶習慣用，熟練使用的信息溝通渠道）（7）準確判斷接受能力（對方的接受能力了解后有針對性地表達信息）B、用心去聽，不要在乎對方的表達方式（這是避免沖突的重要條件）C、積極去想，分析出弦外之音（限于一些復雜的因素影響，有些溝通目標不會被直接表達出來，這就需要我們去理會） 3、 有效溝通的目標：（1）說明事物（2）表達情感（3）建立聯系（4）和諧工作環境 4、 有效溝通的過程：（1）做好溝通前的準備（明確自己的目標，對方的背景）（2）確認對方的需求（3）正確地

10、闡述自己的觀點（4）關注對方的反應（5）實施有效的提問（6）積極、認真地傾聽（7）及時確認，應對（反饋）（8）適時進行總結。以上1和4是本題的答案其它為了解或補充可以可以不答。 5、 需要溝通的工作關系：（1）與客戶溝通）（2）與同事溝通（3）與上司溝通 八、 說明秘書溝通的方法和技巧 1、 及時明確溝通對象（用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具；二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性） 2、 了解溝通對象的行為習慣和工作風格 3、 正確選擇溝通渠道（面談、書面、會議、演講、電子媒介等） 技巧：面談的技巧禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。 書面

11、溝通技巧充分利用協作技巧來豐富自己的書面內容。來源于考試大 會議溝通技巧友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。 演講溝通技巧注意話題，調整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術，注意開場和結尾。 電子媒介溝通技巧了解最新電子媒介的優勢，使用各種載體時注意文字的應用不能讓私人私公司的秘密在網上傳播。 其它溝通技巧說服技巧，建議技巧。 九、 縱向溝通與橫向溝通有何不同？ 主要是溝通工作的流向不同，前者是包含上行溝通和下行溝通；后者是平行溝通。 十、 為了應對危機，企業應該做好哪些溝通工作？ 1、 防患于未然，識別危機發生的征兆。（1）危機征兆的認定。A、團隊內存在使人情緒不佳的氣氛，士氣低下。B

12、、同事之間缺少交流，關系不融洽。C、消極情緒和消極言論普遍存在。D、間接溝通手段和渠道使用較多，直接溝通減少。E、制度，措施執行不力，隱患增加。 2、 處理危機的溝通對策。（1）秘書對內對外的信息都要反映靈敏、迅速、及時向相關的部門和領導匯報，建議采取措施，引導輿論向有利于組織的方向發展。（2）在協調中強調共同的基礎，淡化部門之間，員工之間的差異，積極推進整體合作。（3）建議成立危機處理小組，使用制度，規則引導，找到解決的突破口。（4）利用多種溝通方式（正式的、非正式的、橫向的、縱向的）逐步推進直至解決。（5）參與調查，引導充分研討，推動各方互動達成共識。秘書要配合管理者調動一切積極的溝通因素

13、，利用不同的形式，以盡量低的代價實現最大限度的組織利益，恢復組織的凝聚力，向心力，修復組織形象。十一、秘書人員運用速記對其工作有什么好處？ 在實際工作中能準確、嫻熟地運用速記技術就能有效地提高工作效率，更好地勝任秘書工作。 十二、會議記錄的主要方法有幾種？如何區分？ 主要方法有4種：1、完全記錄法。對講話內容做一字不差的記錄。 2、精要記錄法。又稱“綱要記錄法”、“摘要記錄法”。記錄講話時，只記錄主要內容，重點或典型事例。 3、精詳記錄法。記錄時，把可有可無的或重復的語句、段落刪去，盡可能做到既要注重“精”，還要注重“詳”。 4、補充記錄法。此種方法主要用于有講稿的講話記錄。 十三、為什么說現

14、代技術不能代替速記？ 不能代替速記。任何一種記錄工具都有自己的特點、功能與應用范圍，不可能是萬能的。不管用什么技術，什么方法速記，他們的差異在于處理信息手段的不同，作為記錄語言信息的功能是一樣的。因此，他們各具特色，各自發揮所長，在各種場合選擇使用。他們之間相輔相成。 十四、漢字速記的基本原理是什么？ 漢字速記就是以漢字為主，結合各種省略方法進行記錄。 （1） 漢字速記是草書的快寫，如行書“政”行草“政”草書“政”。 （2） 漢字速記是對漢字、詞、句、段的合理精簡和縮略的快寫，如用非標準的簡化字，宣“”面“”。 （3） 漢字速記是靈活運用借代的快寫，如：同音借代 “交”替“郊”“繳等”。 拼音

15、借代 政治“Zz”，經濟“jj”，建設“js”，首都“首d”，北京“北j”。數理英借代 大于“>”，因為“”，時間“T”，質量“m”,勝利“V”，公司“CO”，電話“Tel”。 標點借代 小問題“？”，大問題“？”警惕“！”（！在右下角）提高警惕“！”（！在右上角） 象形會意符號借代 鼓掌“”，一浪高一浪“”，一浪接一浪“”，螺旋式上升“”，一環套一環“” 十五、簡述中間嵌有“得”或“不”字的三音節詞的略寫方法和位置，三音節略寫法有四種，一和四不屬于本題范圍但須了解。 1、 兩個有實在意義的語素如“后綴”三音節詞。如：組織性組x 優越性優x 教育家教j 思想家思 j 勝利者勝 z 組織者

16、組z（注：以上的字母都在該字母前一個字的右上角） 2、 肯定三音節詞，中間嵌“得”字的表肯定語氣的三音節詞，快速書寫時寫出第一個音節，后兩個音節可用“d”字母或上斜短直線“/”附寫在第一個音節的右上方代替。如：寫得快寫d 推得動推 d 寫得快寫/ 推得動推/ (d , / 都在他們前一個字的右上方)。 3、否定三音節詞。中間嵌有“不”字的表否定語氣的三音節詞快速書寫時只寫出第一個音節，后兩個音節可用“b”字母或下斜短線“”附寫在第一個音節的右下方代替。如：跑不快跑b 跑不快跑 離不開離b 離不開離 4、熟知三音節詞，痄腮快速書寫時，不管遇到哪類型的三音節詞，只要根據句子上下文意能夠辨認出來的，

17、即可只寫出第一個音節，后兩個音節可化橫線“”代替，寫在第一音節的正右方。如：國務院國 解放軍解 生產力生 辯證法辯 十六、拼音速記的基本原理是什么？ 拼音速記的原理是根據漢語拼音方案的原理制定的漢語拼音方案的字母分為聲母、韻母兩大類，拼音速記方案的符號分為聲符和韻符兩類。拼音速記的聲符和韻符拼寫在一起，就成為音節符號（簡稱“音符”。用這些音符進行詞語連寫和各種有規則的省略，就可以記錄全部語言。 十七、簡進聲符書寫五要領： 1、 基線：又叫基準線，要求21個聲符的底部都要靠寫在基線上。 2、 筆順：速記符號連寫是尾首相連的，筆順分為了3種，即從右上往左下書寫，從左下往右下書寫，從左下往右上書寫，

18、從左往右書寫。 3、 比例：聲符是由大、中、小型符三級比例構成的。 4、 斜度：即角度，聲符的斜度有3種，與基線成50度左右，與基線成20度左右，與基線平行（“0”）的。 5、 曲勢：即曲線聲符彎曲的趨勢。聲符寫法五要領是拼音速記符號書寫的基礎，必須掌握好，也可自創速記方法。 十八、簡述創制拼音速記略符略法的原則。 略符是提高記錄書寫速度的重要技巧。在創制略符時，要真正體現略符的合理、準確、迅速、易記、易寫的功效。應具備以下幾條原則： 1、 創制略符的對象必須是常用詞，詞組，句子。 2、 創制的略符必須保留詞語的主要部分，并能便于聯想。 3、 創制的略符在符形上不能與一般速符相混淆。 4、 創

19、制的略符必須便于書寫與認讀。 十九、什么是計算機速記？它有哪些特點？ 是使用計算機及相關設備，實現語音信息實時文字錄入的技術，是語文應用工具和中文信息處理現代化的重要手段。 特點：1、速度快 2、強度低 3、效率高 二十、計算機速記有哪幾種？目前最常用的是哪種？ 1、 專用鍵盤速錄機速錄。 2、 計算機自動語音識別速記。 3、 手寫速記的計算機聯機識別。 日前常用的是第一種 二十一、說出專用鍵盤速錄機的原理，特點。 中文速錄機采用左右對稱的專用鍵盤，突破了傳統標準鍵盤一次一指擊一鍵的工作方式，要求多個手指將組成編碼的多個鍵同時按下，一次即可完成兩個編碼的錄入，即“雙手多鍵并擊”。 其特點是：速

20、錄機的長時間工作速度可達到250字/分；速錄機即能“聽打”又能“看打”和“想打”；速錄機通過專用軟件系統直接轉換成電子文本，能做到“會議畢，文稿出”。 二十二、計算機速記主要應用在哪些方面？ 1、 辦公文秘應用（如領導出訪，外事工作，采訪記錄等） 2、 專業錄速服務（如新聞發布會，論壇等） 3、 個人應用（如作家進行文字創作，個人起草文體等） 二十三、企業制度的基本內容和特征是什么？完善現代企業制度有何種意義？ 1、 內容：（1）現代企業法人制度 （2）現代企業組織制度 （3）現代企業管理制度 2、 特征：（1）產權清晰 （2）權責明確 （3）政企分開 （4）管理科學 3、 意義：（1）現代企業法人制度真正做到了不但企業有人負責而且有能力負責，還實現了企業