1、    干部人事檔案現(xiàn)狀分析及策略研究    章麗華摘 要：隨著我國機構(gòu)改革的不斷深化和發(fā)展，社會節(jié)奏的加快，各單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)也在不斷地調(diào)整和變化，這對人力資源管理提出更高的要求，人事檔案工作也面臨著機遇和挑戰(zhàn)。由于社會的進步和發(fā)展，人才流動頻繁，工作崗位調(diào)整，人事檔案管理日益復雜，存在一些不完善之處，面對存在的問題，我們應采取相應的措施，解決人事檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題，以推進人事檔案管理的改革和發(fā)展。關鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀；策略研究人事檔案記載著個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務水平、工作業(yè)績等方面的材料，是全面了解干部歷史情況，考察干部、選人用人的重要依

2、據(jù)，黨中央提出要從嚴治黨，嚴格管理干部，先后出臺了干部檔案工作條例 、關于進一步從嚴管理干部檔案的通知及進一步開展干部人事檔案審核工作通知，指出要嚴禁干部檔案弄虛作假，要嚴格干部檔案日常管理，落實干部檔案工作責任制，加強對干部人事檔案專項審核工作，要堅決整治干部檔案工作中的不正之風，加強干部檔案從嚴管理，這對干部人事檔案管理提出更高要求，目前，我們使用傳統(tǒng)方式管理檔案，人事檔案工作缺乏完善的管理規(guī)范，存在一些弊端和突出問題，這使檔案工作發(fā)展與現(xiàn)代化網(wǎng)絡化技術發(fā)展存在著一定差距，本文對人事檔案現(xiàn)狀進行系統(tǒng)闡述，對人事檔案工作進行探討和研究，以便提升人事檔案管理水平。一.人事檔案管理現(xiàn)狀1.人事檔

3、案缺乏完善管理體系人事檔案材料對個人一生至關重要，它是個人身份信息的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，現(xiàn)階段部分檔案管理部門缺乏完善的規(guī)范管理，沒有明確的崗位職責，檔案缺乏嚴格的科學管理體系，有些檔案部門制度不健全，甚至不按規(guī)章行事，多數(shù)人事檔案部門使用傳統(tǒng)的管理模式，檔案整理分類不標準，沒有按規(guī)范進行歸檔，多數(shù)檔案以紙質(zhì)材料為主，查閱檔案采用手工操作，長期翻閱造成破損，有些人事檔案材料沒有及時錄入和更新，造成檔案信息失真，干部填報個人信息時對出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關系等情況填寫不準確，內(nèi)容描述不全，有的干部為了個人利益隱

4、瞞真實情況，甚至檔案中存在涂改造假現(xiàn)象，這給檔案管理工作帶來很大難度。2.人事檔案材料缺乏完整性人事檔案是記錄一個人的基本信息，是個人職務變動、職稱晉升、辦理養(yǎng)老保險、工齡計算等不可缺少的重要依據(jù)，因此，個人信息完整準確顯得極其重要。收集歸檔完整材料是人事檔案基礎工作，目前檔案材料存在不規(guī)范，缺失材料多等問題，主要是學生材料、工資確定和干部考察材料缺失比較多，還有干部入黨材料由于當時未上交檔案管理部門入檔，多次調(diào)動工作后，造成材料遺失，有些單位由于倒閉、拆并，一部分缺失材料更難補齊，近些年，由于大中專畢業(yè)生不懂國家政策，離校后把檔案還放在學校，后來學校又把檔案退回原籍，畢業(yè)工作多年，個人檔案還

5、是空白，有的畢業(yè)生檔案一直放在學校，過了保管期，學校沒有及時為學生檔案辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，有的甚至出現(xiàn)棄檔、斷檔情況，近幾年來，隨著人才流動的頻繁，有些單位沒有及時將人事檔案隨之轉(zhuǎn)遞，流動后檔案中的工作經(jīng)歷出現(xiàn)空白情況，造成工作年限不年續(xù)，這種情況為今后存檔單位對其個人信息確認造成很大難度。3.人事檔案管理手段與現(xiàn)代化技術存在著差距目前，我們大多數(shù)人事檔案管理基本處于傳統(tǒng)的手工管理階段，管理方式還比較落后，人事檔案管理對計算機使用局限于簡單的基本信息錄入、存儲、查詢，查閱檔案費時費力，工作效率低，制約著檔案工作自身的發(fā)展，隨著日積月累，人事檔案占據(jù)空間大，需要大量設備存放，檔案多次翻閱容易造成破損，

6、紙質(zhì)材料時間長久容易變質(zhì)，難以恢復，目前，人事檔案管理仍處于較低水平，現(xiàn)代化技術在人事檔案管理中尚未得到充分應用，與現(xiàn)代化網(wǎng)絡化技術發(fā)展存在一定差距，因此，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是今后工作的重要任務，總之，檔案管理工作需要與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理手段，逐步實現(xiàn)人事檔案管理信息化和自動化，實現(xiàn)將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式，加強檔案的數(shù)字化維護和保護，對損毀變質(zhì)檔案要進行修補、復制和現(xiàn)代化技術處理，因此，在新的歷史時期，提高檔案管理工作的水平和工作的效率，檔案管理信息化水平的提高是十分重要的。4.人事檔案存在安全隱患近幾年隨著改革開放的發(fā)展，人才的流動，人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中也有可能出現(xiàn)檔案

7、材料遺失情況，檔案原件保管不當或頻繁翻閱會造成對原檔案的毀害，久而久之便出現(xiàn)老化霉變，文字模糊不清等情況，這些情況會給檔案保管帶來困難，直接影響檔案的完整和安全。即使建立了人事檔案數(shù)字化，存儲空間小，但通過設備可以攜帶傳播，容易造成個人信息泄密，電子人事檔案如果受到病毒侵入和黑客攻擊，或被非法利用和更改，造成數(shù)據(jù)丟失和被盜，還容易受到外部環(huán)境和不可控因素的影響，造成檔案信息不安全。二、人事檔案策略研究1. 優(yōu)化人事檔案管理在當今科學技術高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，人事檔案現(xiàn)代化信息化是當今社會檔案快速發(fā)展的標志，這幾年來人事檔案現(xiàn)代化取得很大發(fā)展，通過計算機技

8、術、網(wǎng)絡技術的開發(fā)運用，檔案材料信息分類、錄入、存儲可以使用計算機操作完成，檔案材料通過數(shù)字化加工，備份轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字檔案，給人事檔案工作帶來極大方便和快捷，因此，人事檔案須加快改進檔案管理模式，創(chuàng)新管理技術和手段加強檔案管理，高標準配置基礎設施，配備完善辦公硬件需要，加強檔案規(guī)范化管理和更新，建立人事檔案材料收集責任制，確保歸檔材料真實準確、規(guī)范完整，杜絕虛假材料。嚴格干部檔案轉(zhuǎn)遞制度，規(guī)范人事檔案的借閱、查詢、轉(zhuǎn)遞等等程序，要嚴格遵守查借閱紀律，嚴格查借閱審批手續(xù)，對查借閱歸還的檔案要認真細致審核，對檔案缺少材料需要盡快補齊，及時歸檔，按照“取材有據(jù)，用材有效，舍材可行”要求做好人事檔案收

9、集歸檔工作。對個人信息記載不一致情況，需要盡快認定，確保檔案的真實完整和規(guī)范。加強人事檔案制度化建設，建立人事檔案管理責任制，制定考核機制和崗位責任制，健全各項業(yè)務規(guī)章制度，要建立健全人事檔案管理制度、人事保密制度和人事檔案查閱制度，制定完善相關政策，目標明確，責任落實，按章行事，要創(chuàng)新人事檔案管理的方法和手段，加快檔案資源信息化，檔案管理現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡化的工作進程，以提高人事檔案管理工作效率。2.加快人事檔案審核和認定近年來，黨中央提出從嚴治黨的舉措，指出要加強干部人事檔案管理工作，我館為了落實中央精神，按照全國干部人事檔案專項審核工作要求，針對干部人事檔案的“三齡兩歷一身份”（即黨齡

10、、年齡、工齡，學歷、經(jīng)歷、身份）等內(nèi)容，開展人事檔案專項審核工作，由于檔案材料內(nèi)容多，出現(xiàn)多種多樣問題，如材料缺失嚴重、干部填報信息前后不一致、有錯報漏報瞞報，有更改檔案信息甚至存在年齡涂改造假等等情況，根據(jù)這些情況，我們嚴格把關，從嚴審核，重點審核等步驟進行核查，并對審核問題進行甄別和認定，特別對干部出生時間存在涂改情況，我們需要去干部出生原籍進行調(diào)查核實，由于人員有限和經(jīng)費困難等問題，干部檔案的認定工作存在很大難度，影響干部檔案的審核工作，在長達一年的檔案審核和認定工作中，我們做到認真細致，客觀公正，切實維護專項審核的嚴肅性，確保檔案材料真實完整。3.強化人事檔案安全防護人事檔案記載著個人

11、基本情況和成長經(jīng)歷，在干部考察、職稱晉升、辦理社保等方面具有重要作用，目前檔案仍以紙質(zhì)形式儲存，使用傳統(tǒng)的手工查閱，檔案原件文字容易出現(xiàn)模糊不清，腐蝕、霉變，造成檔案材料的損壞，因此，需要加強對人事檔案進行安全防護措施，專人負責，專人保管，防蟲防霉，防火防盜，同時還需要建立應急預防措施，對安全隱患及時報備，確保檔案工作安全運行，需要配備相應的軟硬件設施，搭建管理平臺，對數(shù)字化檔案集中管理，人事檔案數(shù)字化需要采取防火墻技術、加密技術等措施防范風險，同時對軟件使用上要根據(jù)科技發(fā)展和程序更替進行更新，促成人事檔案數(shù)字化更新升級，建立身份認證系統(tǒng)，按權限進行數(shù)字檔案日常維護，防止對數(shù)字檔案內(nèi)容侵害，定

12、期對信息管理系統(tǒng)殺毒，保障系統(tǒng)運行安全，不會被非法利用、更改、復制、遷移和毀壞，也避免了檔案涂改造假行為，延長檔案原件的保存和使用壽命，有利于檔案保護和利用，而且這種保存方式安全長久，不會輕易丟失，這種存放方式，提高人事檔案信息的安全性，也提高存儲空間使用效率，隨用隨查，方便快捷。要加強對外部環(huán)境的管理，根據(jù)計算機硬件需求，需提供合適的溫度濕度，及時做好檔案的備份和維護，確保人事檔案安全性。4. 推進人事檔案數(shù)字化建設我國人事檔案工作在當今社會發(fā)展過程中，其發(fā)揮的作用日益強大，受到重視程度越來越高，而基于網(wǎng)絡技術發(fā)展，人事檔案數(shù)字化工作日趨成熟，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理模式，能推進人事檔案各項工作的

13、發(fā)展，人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化是對傳統(tǒng)檔案管理的突破和創(chuàng)新，是推進干部檔案科學化、標準化、規(guī)范化的有效舉措，是從技術上嚴防檔案造假行為，進一步完善人事檔案管理水平，對人事檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義，人事檔案數(shù)字化是對檔案材料進行信息處理，檔案信息數(shù)據(jù)電子掃描后，使其轉(zhuǎn)為可以儲存在載體上并能被計算機識別，是在檔案統(tǒng)計、整理、查閱、保存等方面實現(xiàn)數(shù)字化，是提升檔案工作效率和綜合管理水準有效手段，檔案數(shù)字化是保護紙質(zhì)檔案、保障信息安全、提高查詢效率的必然途徑，基于檔案數(shù)字化的方便快捷高效等優(yōu)勢，加快人事檔案數(shù)字化工作已提上議程，目前，我館已籌建了人事檔案數(shù)字化項目，該項工作的合同起草、合同簽訂和經(jīng)費落實等前期工作已完成，今年年初即將啟動，我館實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，將更加方便快捷