1、    淺議企業檔案數字化建設與實施    海麗軍摘 要：隨著改革開放的不斷深化，企業業務的不斷擴展，積累了相當數量的紙質檔案，檔案存放空間不斷增加，數量龐大的紙質檔案，迫切需要將這些紙質檔案進行整理、整編，進行數字化處理，掛接到現有的檔案管理軟件中，通過先進的信息化手段予以開發利用。只有對檔案進行數字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發利用。通過數字化加工將紙質檔案轉換成數字化影像，建立電子文件基礎數據庫，不僅挽救了企業的無形資產，而且能夠更好地保護企業的實體檔案，檔案數字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質量，而且為檔案管理可持

2、續性發展奠定基礎。通過二次開發利用檔案信息資源，為企業各項工作提供便捷有效服務。關鍵詞：檔案 數字化建設 實施檔案作為重要的信息資源，它存儲大量的知識和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統檔案管理模式已不能滿足信息時代快速發展的形式，檔案管理數字化建設的重要性正日益凸顯出來，近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業規模和社會影響持續擴大，企業業務的不斷擴展，積累了相當數量的紙質檔案，數量龐大的紙質檔案，在開發利用服務上已不能為企業提供高效率地服務，必須將這些紙質檔案進行整理、整編，進行數字化處理，掛接到現有的檔案管理軟件中，通過先進的信息化手段予以開發利用。只有對檔案進行數字化處理，檔案的信

3、息資源才能得到更多的開發利用。通過二次開發利用檔案信息資源，為企業各項工作提供便捷有效服務。檔案數字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質量，而且為檔案管理可持續性發展奠定基礎。通過對開展檔案數字化項目的實施，將檔案管理的價值、創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升，經營管理精益化、標準化水平顯著提高。一、檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作檔案數字化是企業檔案管理最基本的組成部分。檔案管理又是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。檔案是信息的重要載體，具有查考利用價值的。歸檔集中保存起來的文件材料是寶貴的信息資源和歷史記錄，管好用好檔案，對企業資源開發起著至關重要的

4、作用。尤其是近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業規模的壯大和業務的不斷擴展，積累了相當數量的資質檔案，隨著企業改革發展的需求，傳統的辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息傳遞、收集、整理、分析體系，利用現代化的辦公手段管理檔案勢在必行。辦公自動化的實施以及協同辦公系統中檔案管理模塊的開發、測試、運行、上線的陸續開展，檔案數字化項目也被提到議事日程。企業檔案信息化，是把檔案收集、整理、歸檔、利用及統計等全過程與企業文件處理系統整合在一起，通過接口技術把文件處理系統與檔案管理系統數據實現實時歸檔的。檔案信息的數字化極大地增加了檔案資源的存儲。檔案信息資源得到更多的開

5、發利用。檔案信息的數字化是實現信息化的前提，檔案信息化的目的是實現檔案的網絡管理，為企業生產、經營和管理提供更高效的服務。檔案管理建設是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極配合與參與，制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。構建一體化信息平臺，加強檔案信息化管理，建立新型檔案管理模式，實現檔案綜合數據信息的充分共享和高效利用。二、實施檔案數字化建設，促進企業標準化提升通過對開展檔案數字化項目的實施，將檔案管理的價值、創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升，經營管理精益化、標準化水平顯著提高。檔案管理屬于復雜的勞動范疇，內容包括收集、整理、鑒定、利

6、用等多方面的工作，因此，需要所有檔案管理人員及時調整和改進工作內容和方法，依法健全各項管理制度，制定統一標準的規范體系。企業檔案工作管理機制逐步建立，基本達到了組織、人員、制度、措施的四到位，形成了企業檔案工作“層層有人抓、事事有人管”的網絡管理機制。隨著檔案信息資源的開發和檔案工作的深入，數字化建設項目的實施，實現了檔案的價值的利用充分，激活了各方面要素，給整個檔案工作帶來活力，促進企業檔案管理工作再上新臺階。實現了檔案的網絡化管理，進一步使檔案管理工作在組織管理、檔案信息化建設、開發利用等方面逐步得到提升，有效地推動了企業檔案管理工作全面發展，促進企業標準化提升。檔案數字化項目的實施，極大

7、地增加了資料的存儲量，拓寬了檔案的可利用途徑，實現為檔案的利用提供了快捷的服務。同時為企業的管理、科研開發、生產經營等提供快捷的檔案信息資源。切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化。企業檔案信息化是大勢所趨，是企業檔案工作的發展方向。三、檔案數字化的實施強化了檔案信息服務功能近年來，在現代企業制度改革過程中，檔案工作者始終把推進檔案管理科學化、制度化、現代化進程作為一項重點工作常抓不懈。形成了合理、有效的檔案管理網絡。根據企業發展環境的變化，積極探索解決企業遇到的管理難題。從實際出發，主動適應周邊環境的變化，在知識管理、檔案管理、檔案產業化等方面進行了大膽實踐，強化管理、創新服務機制，檔案管

8、理規范有序，檔案服務利用成效明顯。我局檔案室配備了足夠的檔案用房和檔案專用計算機、掃描儀等設施設備，能夠積極開展檔案編研工作。檔案管理作為辦公自動化子系統，實現了0a辦公自動化，建立了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等內容的檔案工作網頁，推進了我局信息資源共享過程。同時，對各種門類、載體的檔案編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、電子檔案目錄等檢索工具。檔案工作信息化，為企業提供高效率地服務，逐步走上了文檔一體化管理。通過辦公自動化系統（oa），實現電子公文網絡實時歸檔，通過辦公自動化這個平臺提供文書檔案全文瀏覽。檔案數字化項目的實施、數字化掃描文件掛接完成，基本實現檔案全文檢索。檔案

9、網絡全文檢索，大大地滿足了利用者的需求，從根本上解決了檔案信息網絡共享，提高了檔案服務水平。為檔案的利用提供了快捷的服務，同時為企業的管理、科研開發、生產經營等提供快捷的檔案信息資源。切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化。總之，隨著檔案工作的發展，企業還需努力提高全員的檔案意識、以保證檔案文件形成的完整準確和系統。建立高效的信息傳遞、收集、整理分析體系，實現信息傳遞網路化進一步完善檔案信息系統管理，實現檔案信息資源共享，通過最大限度地挖掘檔案資源，實現檔案價值的最大化。通過對檔案數字化的實施，使檔案的價值和作用最大限度地發揮出來。結束語：綜上所述，檔案數字化的建設與實施，將檔案管理的價值創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升、經營管理精益化水平顯著提高。但是隨著企業高速發展和體制改革的深入，形成大量的電子文件和生產資料，歸檔數量逐年提高，檔案利用日趨頻繁，檔案數字化任務緊