1、行政管理制度文書檔案管理規定文書作為內部傳達交流學習的途徑或工具，有效進行管理和控制，促進內部管理運作的有效、 順利開展。文書管理是指規范文件制作，科學、合理存管文件、書籍，便于查詢，提高使用 效率，其整體原則：科學、合理、方便、嚴肅、保密。文書管理：包插文件管理和書籍管理。一、文件管理規定：一）、文件編制管理：1、公司使用文件由文員負責統一編制各類文件模板，文件管理員負責指導；2、各部門使用文件根據實際需要由部門文員或所安排人員編制文件模板，文件編制人根據 相關的文件編制模塊和格式進行編制，編制好的文件模塊，經有關負責人同意使用后交部門 文件管理人歸類管理，并報公司文件管理員統一存檔、備案：

2、3、公司文員定期進行整理編制好文件，并向全公司進行更新公告，便于學習和使用；4、編制對外使用文件，需明確公司函頭標題及標識，統一規格用紙，并按相關類別進行文 件編號，方能對外使用；1）、用紙統一使用a4型紙，正式下發或外發文件須為四號字體；2）、文件模塊、格式和文號進行統一管理，文件內容可由使用人自行按要求編制管理3）、文號編制標準：a、辦公文號：深xx行字（）第xxx號如：深xx行字（2002）第001號，意思為 xx公司行政2002年第001號文件；范|韋|：通知、通報、決定等有關行政工作需要文件；辦公文號分類: 招商文號，如深xx商字（）第xxx號；行政文號，如深xx行字第xxx號;人事

3、文號，如深xx人字第xxx號;設計文號，如深xx設字第xxx號;工程文號，如深xx工字第xxx號;營銷文號,如深xx銷字第xxx號;預算文號,如深xx預字第xxx號;審計文號,如深xx審字第xxx號;財務文號,如深xx財字第xxx號;合約文號,如深xx約字第xxx號;b、公司名義對外文號：深xx外字（）第xxx號范圍：對外報送的文件如：深xx外字（2002）第001號，意思為xx公司對外2002年第001號文件c、表單編號：jzy （）表xxx號 范圍：所使用表單如：jzy （人）表001號，意思為xx公司人事表單第001號二）、文件使用管理：1、須按各類文件的模塊、格式和文號進行編寫；2、對

4、于需要簽收的文件須于文件簽收表進行簽名；3、編制好文件須備份保存，重要文件須另外存盤及加密；4、對于借閱文件，通知文件管理員，文件編制人提供原件或復印件借閱；5、須借閱保密文件，須向部門負責人、行政人事部或公司領導申請，講明借閱理由，文件管理員接到部門、行政人事部或公司領導通知后方能給予借閱；6、對于保密文件，使用人須做好文件加密和保管工作，不得擅自對其他人員提供借閱使用；7、公司所有編號文件及規章制度文件，須存底一份；三）、文件收發管理：1、公司部門間傳遞的文件收發須進行登記，發岀人要求收件人簽收；2、收發公司領導傳遞文件，如涉及經濟、合同、法律及重要文件，文件收發人須進行收發 登記；3、如

5、外發文件，發出人須做好登記，如條件允許，須要求收件人簽收；如條件不允許，文 件發出人可自行備注說明；4、文件收發人于文件發岀后，須根據實際需要及時進行跟蹤和落實，追查文件去處；二、書籍管理：書籍在此包括：工具書籍、磁盤、cd、vcd、磁帶等一）、書籍管理規定：1、書籍采購人采購前需嚴格按采購程序辦理，嚴禁重復采購（除特殊要求外）；2、管理員根據書籍種類進行有索引分類，并進行編號和簽蓋存書章；3、管理員按照分類書籍的使用實際情況進行存放；4、在存放書籍柜裝上進行明確標識，貼好標簽，并按相關索引作詳細記錄，同吋做好電子文件方式記錄；5、管理員須自行明確登記所存書籍損壞程度和價格；6、管理員發現書籍

6、損壞嚴重以致不能使用，可中請重新購買；7、借閱書籍須按照書籍借閱程序進行借閱，并按時歸還；8、如若到期繼續使用和借閱，須按規定辦理續借手續或按借閱程序重新借閱；9、管理員須日常不定期及每季度定期一次進行核查書籍借閱和歸還情況，催促未按時歸還 或辦理續閱手續，未按規定程序執行者，管理員有權向行政人事部反饋檢查意見，行政人事 部根據調查實際給以通告批評，并按相關規定處理；10、書籍借閱過程中如若借閱沖突，管理員須通知借閱人，并妥善安排借閱，原則上按借閱 申請吋i'可先后順序安排，特殊情況，須有部門負責人通知作特殊處理；11、借閱人須愛護借閱書籍，損壞或丟失書籍，須自行購買新件償還或按書籍原

7、價兩倍賠償； 故意損壞者，按以上規定賠償外并予以通告批評；12、書籍未妥善保管和檢查，發現異常情況未及時匯報，因此造成書籍損壞或遺失，追究管 理員責任。二）、書籍購買程序1、書籍申購人需按要求填寫書籍購買申請表；2、屮購人把書籍購買屮請表報部門負責人簽署意見后交由管理員核查有否存書；3、管理員把書籍購買巾請表逐級審批后存檔，并通知巾購人審批情況；4、申購人可自行購買或指定他人代購買；5、購買回書籍需到管理員處登記后憑有效發票方能報銷；三）、書籍借閱程序：1、借閱人須按要求詳細填寫書籍借閱屮請單并由部門負責人簽署意見后，交書籍管理 員；2、管理員根據借閱情況和要求，檢查存書情況；3、管理員根據書籍實際借閱妥善安排借閱或調整借閱期限；4、管理員通知借閱人領拿書籍，并要求借閱人簽收；5、借閱期限滿，借閱人按時歸還；6