1、    智能化發展在初中檔案管理中的應用探析    摘 要：學校檔案是學校開展教學、科研、學術研究等各種活動而形成隨著智能化的發展的重要記錄，具有重大的的價值和意義，檔案管理是學校的重點工作之一。隨著大數據時代的到來，智能化的迅速發展為學校檔案的規范管理帶來了機遇，如何將信息化建設應用于初中檔案管理中成為一個有待考慮的問題。關鍵詞：智能化發展；初中檔案；信息化管理學校檔案是學校進行各項事務的重要記錄，檔案的管理也是學校十分重視的工作。隨著社會的進步和智能化的發展，學校的檔案管理工作也從紙質化向數字化發展，邁入了一個新的階段。以初中為例，智能化發展給檔案管

2、理工作帶來了極大的便利，但是在整個管理過程中仍存在一些問題急需解決。1 智能化發展對初中檔案管理的意義智能化發展下的檔案管理通過大數據處理各種信息，在檔案整理方面節省了大量的人力和時間，大大提高了檔案管理的效率。在檔案保存方面，由于傳統檔案是記錄在紙質材料上的，所以在保存上所要花費的成本較高，而信息化時代下對學校檔案的保存只需建立網絡信息數據庫，就能有效地對檔案進行保存，從而大幅度降低了學習檔案的保存成本。其次，在檔案資料查詢上，智能化的發展也為其提供了便利，學校檔案管理在數據庫中進行，各種數據的查詢就變的簡單易操作，同時可以對各種檔案數據進行分析，建立其中的聯系，是數據查詢規范化、系統化，這

3、就使學校檔案的利用率進一步提高，不再是書櫥中被塵封的“歷史文件”，而是讓其真正發揮其自身的實際價值和現實意義。2 智能化發展在初中檔案管理中遇到的問題2.1 初中檔案管理人員專業水平不高智能化發展要求檔案管理進行信息化建設，在這一過程中，檔案管理人員起著關鍵作用。一般來說，初中階段缺少專業的專職人員進行檔案管理工作，管理人員的學歷較低、文化水平不高、年齡較大，即使具有一定的資歷，但缺乏網絡技術等方面的專業知識和技能，不能全面把握檔案信息化建設的要求，致使檔案管理人員專業水平良莠不齊，管理隊伍整體素質偏低，不利于初中檔案管理信息化建設的進行。2.2 初中檔案管理體制不健全規范的管理體制是智能化發

4、展推動下初中檔案管理工作順利進行的基礎。目前各初中檔案信息化建設過程中普遍缺少一個有效的管理方法和體制，即使有的中學已經建立相關管理體制但仍不夠完善，沒有真正落實統一領導、分級領導的管理體制原理，在實施上相對混亂，管理方法僅僅沿襲舊制，缺乏創新。在檔案管理機制上不夠全面，存在諸多缺陷，管理人員的聘用、獎懲和工資的發放上沒有做到公平公正，因此影響力檔案管理人員的工作積極性，不利于檔案管理工作的進行。2.3 學校對檔案管理工作不夠重視一些初中思想觀念落后，缺乏對檔案信息化建設的重視程度，沒有認識到智能化發展對學校檔案建設的重要作用，單純的將全部精力放在教學質量的提高上，更不用說對于檔案管理的體制創

5、新。正因為缺乏對檔案管理工作的重視，因此資金方面就無法滿足檔案信息化建設要求，致使檔案管理建設中的基礎設施難以達到標準，各項設備和技術都不達標。對管理人員沒有固定的要求，使其沒有充足的服務意識，在工作中缺乏積極性，導致檔案利用率低下。3 初中檔案管理實現智能化發展的方法3.1 提高檔案管理工作中的創新意識想要實現初中檔案管理工作的創新，首要因素就是實現檔案管理觀念的創新。要深刻理解學校檔案的重要性和意義所在，建立正確的檔案工作的服務理念。檔案管理工作就是整理學校進行的教學、科研等方面的活動記錄，以備為學校日后的發展提供文字上的指導和服務，因此在檔案管理工作進行之前要明確主題，讓檔案整理工作真正

6、與學校發展緊密相連。同時要樹立檔案工作的發展觀念，不能一味承襲傳統檔案管理方法，進行封閉的檔案管理工作，要適時地融入新的開放的理念。隨著時代的發展，初中的檔案管理工作也應順應智能化發展潮流，進行信息化建設。同時，要不斷的擴大學校檔案的利用效率，挖掘新的利用渠道，增加對檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理工作所需的基礎設施建設，實現初中檔案資源的優化配置和合理運用，使其在學校工作中切實發揮作用，與學校各項工作共同發展。3.2 切實提高檔案質量初中學校檔案包含了學校在各方面的全部工作，其種類和范圍是非常全面的，因此學校檔案管理工作要切實提高檔案質量。首先在檔案的選取上要從實際出發，從學校的相應活動

7、中綜合反映出來。在檔案的分類方面更應體現科學分類原則，使檔案的整理更加規范、全面、科學，在檔案類別設置上要劃分成涉及各方面的類別，涵蓋各種學校活動，例如教學檔案、學生檔案、建筑檔案等等；同樣要在檔案自身屬性和種類上進行全面設置，例如實物檔案、音頻檔案、影像檔案等等。各類檔案在整理后要進行合理的編號和日期記錄，歸檔在數據庫中。同時要保證各種檔案之間的相互聯系，保證在復雜的檔案中也能通過科學手段及時提取想要的一系列檔案，這樣才能切實提高檔案管理質量。3.3 建立完善的檔案管理體制在智能化發展的今天，初中檔案管理工作具有靈活性和可變性，需要科學的體制來進行規范。學校要加強統一領導、分級管理的檔案管理體制，促進各部門進行有效的合作。同時，要加強管理人員方面的建設，在人員的選取、獎懲等方面加強規范，增加檔案管理人員工作積極性，同時加強對其的技術和網絡知識培訓，在智能化發展階段完善初中檔案管理工作體系。4 小結初中檔案管理是學校的一項重點工作內容，新時期的智能化發展給初中的檔案管理工作提供了新的發展機遇，同時也帶來了一定的挑戰。初中檔案管理工作要積極創新，順應智能化的發展趨勢，才能獲得實際意義上的發展，推動學校其他各項工作的順利進行。參考文獻1徐愛玲.智能化發展在高中檔案管理中