1、    淺析事業單位人事檔案管理現狀及對策    摘 要：隨信息時代的不斷深入發展，事業單位的人事檔案管理亟需改進以適應工作的需要。為提高事業單位人事檔案管理的效率，本文客觀分析研究事業單位人事管理現狀，并提出了有效對策以規范人事檔案管理，促進事業單位ide長足發展。關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;對策隨事業單位人事結構調整不斷精細化與合理化，對人事檔案的管理提出了更嚴格的要求與標準，傳統人事檔案管理的改進與調整勢在必行。人事檔案管理中詳細收錄每個在事業單位中工作的人員信息，包括學歷、過往工作經歷與個人榮譽等，是事業單位評價員工的有效依據，能規范引導事業

2、單位員工的成長。因此，對人事檔案的科學有效的管理，是保證企業合理配置人力資源，正常運行的必要手段。1 事業單位人事檔案管理的必要性1）優化人力資源結構。事業單位的人事檔案構成內容涉及人員詳細基本信息，有利于組織考核和評價。因此，多數機構在招聘或者評價人才時，必經途徑是審查人才的人事檔案的具體內容，并確定人才的背景是否符合單位的標準或發展需要。但為了保障公共事業單位招聘工作的公正與嚴格，事業單位的人事檔案管理亟需進一步改進與完善。事業單位往往通過對人事檔案系統的操作與應用，提升對人員數據的理解與匯編速度，精簡冗雜的管理流程1。另外，由于事業單位人事結構的調整，人員職位升遷，人事檔案管理需要及時專

3、業的調整。與此同時，對于檔案中存在負面內容的人員應及時做出懲罰，以維護單位的穩定運行。2）加強事業單位內部控制。現階段我國事業單位內部控制建設是將三大模塊包括財務管理、人資管理、工作管理相互制約與運轉，統一為一個巨大的控制體系。對于公共機構社會職能能否得到履行，非常重要的一點是依賴于在人事檔案管理過程中人力資源管理計劃的健全程度。另外，內部控制的建設也要貫徹以人為本的重要思想，主要就是加強對內部人員的管理與控制。事業單位若在改善內部人事檔案管理制度方面進程步伐加快，將很大程度提升事業單位的人事管理的質量水平與工作效果。由此可得，公共機構的控制能力的提高是促進工作人員積極主動地參與工作的關鍵。2

4、 事業單位人事檔案管理的現狀分析1）事業單位對檔案管理工作關注度低。管理人員存在人事檔案管理意識薄弱，主要原因是管理層沒有對人事檔案工作有形成清晰的認知，片面認為人事檔案只有簡單記錄員工基本信息和匯總員工的簡歷資料的作用，無法為事業單位和社會創造明顯的價值。相比其他單位的業務和工作，對人事檔案管理工作的重視程度偏低。由于管理層缺乏對人事檔案管理的關注，所以在這方面投資的經費較少，導致檔案管理的基礎設施缺少，例如缺少獨立的人事檔案室。在硬件設施的不完善的情況下，人事檔案管理工作流于形式效率低下，嚴重影響了人事管理工作的開展。部分單位即使成立專門的檔案室，但往往缺少防火防盜等基礎設施，例如防塵條件

5、和濕度控制，導致人事檔案文件不僅隨意堆放，還存在巨大的安全隱患。管理層普遍認為檔案管理的工作是簡單易操作的工作，幾乎不關注檔案管理的水平，從而對檔案管理人員的培訓與考核工作也是缺失的2。部分事業單位組織規模較小，分配給檔案管理工作的人員未經過專業的培訓和業務的學習，或者選用兼職外人擔任，以應付單位內部的日常工作，缺少相應的精力和時間進行檔案管理。另外，檔案管理人員潛意識地認為工作就是簡單的收集檔案，增刪信息等枯燥繁瑣的內容，不重視對檔案的開發利用和有效管理，一定程度上打擊了工作的積極性和創新性。2）人事檔案相關內容質量低。人事檔案內容普遍存在舊材料較多的填充，缺少對新材料的補充，導致檔案內容不

6、全面，人員的近期面貌無法得到彰顯。舊材料包括對個人經歷、家庭社會關系的歷史材料，隨時間推移大多沒有考究的價值，應著重增添新材料體現人員近期業績、能力的提升、經歷的豐富等內容，全面真實反映人員的具體情況。檔案材料存在不規范的問題，主要包括填寫不規范和裝訂不規范。一、人員對檔案材料的不重視導致隨意填寫，不符合填寫要求，出現字跡模糊不清、涂改等影響辨認的現象，導致重要的信息遺漏或者錯誤。甚至在填寫時間時，出現前后不一致，嚴重影響檔案的真實性和完整性，為人事檔案管理增加不少隱患。二、大部分事業單位的人事檔案未有序分類，存在目錄缺失，裝訂混亂等問題，很大程度上影響審核檔案和查找資料的速度，使檔案管理效率

7、低下。檔案管理上管理形式落后，而歸檔人事材料時審查不嚴格。檔案審查時大意，檢查手續不完整，例如未蓋組織規定的章，缺少需要簽名證明的簽名就歸檔，都會造成檔案張冠李戴的后果，表現為同名多人、重復登記、多余材料歸檔等現象。3）人事檔案管理技術落后。現階段大部分事業單位在運用在人事檔案管理的技術落后，采取的大都是單一服務方式，且低信息化。檔案管理者注重對檔案保存的基本手工工作包括重復組卷、裝訂、歸檔等，忽視了利用信息的服務功能。對于考慮到人力物力的情況引進信息化檔案管理系統的事業單位，也很少將其充分利用，單純應用計算機做簡單的目錄和索引管理。人事檔案依賴于手工管理與查閱，缺少電子版本及無紙化閱讀的形式

8、，發揮不出檔案的考察依據功能。對于紙質檔案而言，存在查詢困難，占用空間大，內容更新慢且單一等問題。而在管理紙質檔案過程中，重復調用原件容易導致人員檔案材料的損耗，不利于檔案的長期保存。3 改進事業單位人事檔案管理的對策1）重視人事檔案管理。管理層要提升對人事管理工作的認知，在保證質量和效率提高的同時，發揮出人管工作的價值。首先，要將人事檔案管理工作納入日常工作的主要部分，結合單位情況合理配置人力和財務資源。其次，在單位內部宣傳檔案管理的重要性，促使員工意識到檔案管理的必要性。最后，加強檔案管理的軟硬件設施，設立專門的部門管理檔案和培訓專業人才開展工作，配備基礎設施。2）增強人事檔案的準確性與完

9、整性。傳達員工實事求是的理念，全面了解員工的工作經歷與技能水平，完善信息，避造假與浮夸。另外，提高檔案管理人員對檔案完整性的深刻認識，引導管理人員不斷完善員工資料，提倡多渠道收集檔案信息，以增強人事檔案的有效性。3）推動信息化應用于檔案管理。人事檔案管理中應用信息化技術能使更迅速查詢到員工的信息，并有力保證信息發布的時效性3。通過運用高科技手段錄入資料，使信息傳達更及時準確;通過設置電子檔案管理權限，使保密工作更加完善，提高檔案管理的效率。4）培養高水平的檔案管理人才。檔案管理人員的水平高低直接影響檔案管理的質量水平，因而事業單位需要專門培訓出高專業素質的檔案管理員工或提高聘用檔案管理人員的門檻，以促進管理工作的專業性。對人才的培養不僅要注重傳統的基礎技能培訓，更要提高其信息化技能，端正服務態度，以促進員工整體素質的提升4。4 結語人事檔案管理工作復雜，需要人員科學的處理工作，要求具有服務精神和政治意識。在日常檔案管理的基礎工作中，更要注重創新管理形式，使檔案管理工作者價值最大化，以促進檔案管理工作更高效與規范地運行。參考文獻1魯延紅.事業單位干部人事檔案管理對策分析j.蘭臺內外，2020（22）：43-45.2鄧兵娥.事業單位干部人事檔案信息化管理的現實困境與對策j.