1、物資采購管理規定修訂資料Document number SA80SAB-SAA9SYT-SAATC-SA6UT-SA181范圍【最新資料,Word版，可自由編輯！】本辦法規定了物資釆購管理的職責和控制的要求，其LI的是為了保證采購產品滿 足集團公司生產經營活動規定要求。本辦法適用于物資分公司對集團公司生產經營活動所需各類物資采購活動的控 制，不包括工程項目及其配套物資及研究開發項目物資的采購。2職責2.1物資分公司負責建立統一、高效的全公司物資采購管理體系、采購標準和信息系 統，負責集團公司生產經營活動所需大宗原、燃材料，主要生產性輔助材 料，大型機電設備及備配件，直接涉及公司形象的主要勞保用

2、品等物資的 統一采購的管理工作；負責審核集團公司各分、子公司一次性采購在5萬 元（含）以上的自行采購物資采購合同，并對其采購活動實施監督與管 理；負責統一采購物資的調度和結算；負責全集團公司的物資采購信息管 理。2. 2分、子公司負責大宗原、燃材料，主要生產性輔助材料，大型機電設備及備配件 等物資需求計劃的提出；負責自行采購物資的采購以及向物資分公司報送 自行采購物資相關信息；負責將一次性采購金額在5萬元（含）以上的自 行采購物資采購合同在簽訂前提交物資分公司審核；負責配合物資分公司 對統一采購物資的驗收；服從物資分公司對大宗物資采購的控制和協調， 配合物資分公司保障采購物資的物流穩定正常。2

3、. 3企業管理部企業管理部負責對本辦法實施情況進行監督與考核，確保各分、子公司嚴格按本 辦法的規定執行。2. 4權限劃分集團公司物資采購分為物資分公司“統一采購”和各分、子公司“自行采購”兩 類。物資分公司統一采購的物資主要包括不同地域共享的大宗原、燃材料，主要生產 性輔助材料，大型機電設備、備配件，直接涉及公司形象的主要勞保用品，以及大批 量生產所需物資等，其它物資由各分、子公司自行采購，物資分公司對其采購產品的 質量和價格進行監督。大宗原、燃材料包括：煤、石膏、鐵質原料、礦渣、粉煤灰和水泥包裝袋等。直接涉及公司形象的主要勞保用品包括：工作服、安全帽等。生產性輔助材料包括：耐火材料、潤滑油、

4、研磨體、磨機襯板、運輸皮帶、收塵 袋、輪胎和電纜等。大型機電設備、備配件包括：固定資產投資機電設備，批量釆購的耐磨備件，耐 熱備件，進口備配件。不包括急需的臨時加工的配件和備件。3采購管理3.1工作流程統一采購物資流程見圖lo3.2供方評價由物資公司、生產使用單位、技術中心相關部門共同組織完成3. 2. 1資料的收集物資分公司管理部應通過下述方式收集公司需釆購產品的市場和可能的供方信息：a）市場調查；b）網絡等媒介；0）公開招標等。應收集的采購物資市場信息與供方信息包括：a）產品的質量狀況和質量保證能力：b）工藝技術狀況：c）生產能力和服務水平；d）本公司或同類企業對其產品實際應用效果；e）供

5、方的資信程度；f）價格水平與供貨能力；g）運輸條件與交付方式；h）質量管理水平；i）LI前市場同類產品的價格水平和質量狀況等。3. 2. 2評價3. 2. 2. 1對供方的評價應包括以下內容：a）確認供方的單位名稱、地址、聯系電話、郵政編碼和單位性質等基本信息；b）對供方的生產、交貨能力，產品質量狀況，工藝技術狀況，服務水平和質量保 證能力等進行評價，作出定量或定性結論；c）對供方的價格水平和資信程度進行評價，作出結論。3. 2. 2. 2對供方的評價、可以采取以下一種或兒種方法（但不限于）：a）評審和驗證供方提交的生產能力、交貨能力、產品質量狀況（含產品質量、安 全認證情況）、工藝技術狀況、

6、公司信譽和質量保證能力等資料，必要時應到供方的 現場進行考評；b）對供方的質量管理體系實施局部的或全部的現場審核；c）在供方現場對其產品進行抽樣檢驗、試驗或驗證；d）對比供方類似產品的歷史使用情況；e）對比其他組織的使用經驗和/或評價。3. 2. 2. 3物資分公司管理部應根據評價情況的結論，對每一種實施統一釆購的物資一 般情況選出3家（含）以上的能滿足集團公司要求的供方，填制合格供方評審表（參見附錄A）,連同相關的評價資料，報送主管公司領導批準。注：備選合格供方應盡可能多選兒家，確保生產經營需要。3. 2.3合格供方的注冊與管理3. 2. 3. 1經主管公司領導批準的合格供方，由物資分公司管

7、理部建立合格供方的檔案 并錄入合格供方分類清單（參見附錄B ）。合格供方檔案的內容至少應包括：a）采購合格供方評審表；b）相關的產品質量證明材料和/或評價時所用材料；c）3. 2. 3. 2物資分公司管理部應建立采購物資統計臺帳（參見附錄C）,內容包括；供方 名稱、累計供貨量、供應產品的質量狀況及發展趨勢、交付時間等，并在此基礎上， 對各合格供方的供貨能力進行年度再評價。3. 3采購計劃3. 3.1采購需求計劃收集各分、子公司于每年10月底前，根據本公司的下年度生產經營計劃、結合本年度 的生產經營實際和各類物資的庫存情況，制訂出下一年度統一采購物資需求計劃；每 季度末月上旬提出下季度統一采購物

8、資需求計劃；每月15日前提出下月度統一采購物 資需求計劃（參見附錄D）,經本公司主管領導審批后，報物資分公司。3. 3.2釆購計劃物資分公司管理部于每年12月上旬根據各分、子公司的年度統一釆購物資需求計 劃，編制下一年度物資釆購計劃（參見附錄E）,報集團公司生產副總裁審批。圖1統一采購流程3. 4.1招標物資分公司所采購的物資在正常情況下均應進行招標采購，在生產急需時，可不 進行招標采購，但必須報物資分公司領導批準。招標書山管理部負責起草，經公司主管領導批準后，根據實際需要采取定向（合格供 方）或公開發布招標信息。標書應明示采購物資的數量、基本品質要求和投標書接受 時限等內容。管理部在接到投標

9、書后，按規定的時間提請物資分公司領導組織評標并確定供方。 評標工作由公司招標小組實施。招標小組應由生產副總裁為組長、成員由分、子公司 的專業人員、物資分公司、技術中心相應專業人員組成招標組。企業管理部、財務 部、審計部和政工部負責人組成監督小組。3. 4. 2采購采購合同山采購部根據采購計劃和中標書等內容起草，采購合同應包括采購物資 的數量（含途耗）、價格、質量要求和/或安全要求、驗收標準、驗收方式、交貨時間 等內容，原燃料質量要求應符合公司相關標準的要求，安全要求應符合相關法律、法 規及規章的要求。招標物資的采購價格為中標價；非招標物資采購應由采購部業務員 在選定的合格供方中，通過詢價，在比

10、質比價的基礎上，選定供貨商。采購合同必須 由授權人簽字。采購部負責按各分、子公司提出的月度物資需求計劃（參見附錄D）,組織物資的 采購、調撥、運輸并通知驗收，確保各分、子公司生產活動的需要。3. 4. 3驗收及處理物資分公司采購部負責采購物資驗收的組織工作。對采購的物資及時通知各分、子公 司供應部門進行驗收，各分、子公司應及時安排驗收，對影響鐵路運輸、及重要資源 的物資不得以任何理曲延時接收。必要時，采購部委派業務人員到分、子公司現場會 同相關部門、人員實施驗收。各分、子公司對進廠的原、燃材料，根據物資分公司的通知、按采購合同和相關文件 規定的產品標準或質量要求進行驗證，原、燃材料數量必須經過

11、汽車電子衡、火車軌 道衡或皮帶稱計量。對到廠的主要生產性輔助材料，大型機電設備及備配件等物資，應按合同的規定要求 驗證相關證明材料，其中，機電設備及備品配件還應全部清點件數，帶有附件和成套 的機電設備還應清點主件、部件、備件、零件等。以單重計量的加工備件入庫，必須 過磅檢驗單重是否與合同或加工委托書相符。對需要到供方貨源處進行驗證的，物資分公司采購部應在采購合同中對如何實施 驗證作出規定，并組織相關分、子公司進行驗證和各進廠環節的監控。各分、子公司應在驗證結果出來后的一個工作日內，將驗證結果傳遞給物資分公 司采購部。經驗證后判定為合格的，各分、子公司應根據驗證結果及時辦理入庫手續。驗證后判定為

12、不合格品的，應按下列規定處理：a）經驗證不合格但經質量控制部門確認可讓步接收的原燃料，應報請分、子公司 主管領導批準，讓步接收，并即時報物資分公司采購部；對于不能作為讓步接收的原 燃料，即時報物資分公司采購部處理。b）物資分公司對分、子公司的原、燃料驗證結論有疑異時，按合同的規定執行或 由生產總裁仲裁。c）經驗證不合格的其它采購產品，物資分公司釆購部組織按合同規定辦理返工、 調換或退貨手續。3. 5結算付款各分、子公司經驗收合格并辦理入庫手續（見）的物資應在辦理入庫手續的同 時報物資分公司管理部，物資分公司管理部按集團公司財務管理辦法規定及時辦理結 算業務，實行財務報銷掛帳與付款分步作業。3.

13、 5.2物資分公司應根據集團公司財務管理的相關規定，結合月度物資需求計劃、付 款現狀和采購物資市場狀況，編制月度采購物資付款訃劃，經財務部會簽后報物資分 公司主管領導審批。3. 5. 3物資分公司管理部應根據公司月度付款計劃編制付款憑證（附購貨發票、入庫驗 收單、原材料檢驗報告單等），經部門負責人審核、物資分公司領導批準后交集團公司 財務部，由財務部根據公司資金情況辦理付款。3. 5.4物資分公司每月10日前，根據各、分子公司月度物資需求計劃和撥款現狀編制 各分、子公司統一采購物資撥款計劃，報物資分公司領導審批后傳遞到各分、子公 司。3. 5.5各分、子公司應按統一采購物資撥款計劃安排的時間和

14、數量將物資采購的資金 劃撥到集團公司財務部。3. 5.6物資分公司與各分、子公司在每季度首月上旬對上季度的物資采購進行一次預 結算，預結算金額為：采購發票的金額、運輸費用和采購管理費之和。3. 5. 7財務部負責根據上年度已實際發生的管理費用，并結合下一年度的物資采購計 劃，提出下一年度采購管理費用預算方案，報請公司主管領導審核，總裁批準后執 行。3. 5.8物資分公司管理費用應于每年元月份據實結算，結算后的費用山各分、子公司 按實際采購產品的金額來分攤。費用分攤的方式采用物資產品交易實現。3. 6特殊規定36.1授權采購規定經集團公司生產副總裁授權采購的統一采購物資，受權單位采購時， 其采購

15、合同在簽訂前必須報物資分公司審核。工作服、安全帽、安全鞋、防護鏡等標志性勞保用品，直接涉及到公司的對外形 象，也是日常生產中安全管理活動的一個重要組成部份，因此，對其采購山物資分公 司統一組織實施，并根據公司生產經營實際按下述規定控制。3. 6. 2.1工作服工作服的版樣、顏色按公司CIS手冊的規定執行。安全帽按使用人員的工作性質分別采用不同顏色進行標識，標識規定如下：a）分、子公司各操作崗位作業的普通員工使用白色工作帽；b）分、子公司各級管理人員使用黃色工作帽；c）外來參觀人員使用紅色工作帽。公司總部各級管理人員因工作需要到各分、子公司生產現場時，其臨時配備的工 作帽使用外來參觀人員的工作帽

16、。各分、子公司對工作服、安全帽的需求根據安全管理的有關規定確定。在制訂工 作服、安全帽需求計劃時，應根據4.1、4. 2的規定和本公司各崗位人員的實際需要提 出，嚴禁不分類別或超實際需要。4對分、子公司采購活動的控制4.1采購物資市場指導價格物資分公司管理部應根據各分、子公司填報的自行釆購物資分類臺帳（參見附錄F） 和自行采購物資月報表（參見附錄H）的相關信息，并通過市場調查和其它途徑收集相 關產品價格信息，提出各類物資采購指導價格（參見附錄G）,并適時進行修訂。物資 指導價格表應通過網絡和電子郵件、傳真等形式傳遞給各分、子公司。4. 2信息溝通各分、子公司負責根據生產經營需要制訂物資儲量基準

17、表（參見附錄J）,并在每 年12月上旬根據下年度生產經營訃劃進行修訂，確定合理的物資基本儲量范圍，并以 書面形式傳遞到物資分公司。4. 2.2各分、子公司應建立自行采購物資分類臺帳（參見附錄F）和月報表（參見附錄 H）,分類臺帳應通過訃算機網絡與物資分公司進行信息溝通，月報表應在每月5日前 以書面形式傳遞到物資分公司。4. 2.3各分、子公司應于每月5日前，對上月自行采購的價格高于物資分公司指導價 的相關采購事項，形成原因分析報告報物資分公司管理部，必要時，還應提出糾正措 施計劃。4. 3采購管理4. 3.1凡屬統一采購物資范圍，除集團公司生產副總裁已授權采購的部份外，一律由 物資分公司統一采

18、購，嚴禁各分、子公司自行采購。4. 3.2自行釆購物資中，一次性采購金額在5萬元（含）以上的采購合同在簽訂前， 必須報物資分公司會簽；同時嚴禁為避免報物資分公司會簽，對一次性采購金額在5 萬元（含）以上的采購合同進行拆分采購的行為。4. 3. 3物資分公司必須參加山企業管理部組織的每季度專業管理工作檢查，負責對各 分、子公司的本規定執行情況進行檢查，對檢查中發現未經授權私自采購統一采購物 資、授權采購的統一物資或一次性采購金額在5萬元（含）以上的自行采購物資采購 合同未經物資分公司會簽、一次性采購金額在5萬元（含）以上的自行釆購物資拆分 多次采購等情況，提出書面報告，報企業管理部。企業管理部根

19、據物資分公司的書面 報告提出處理意見，報公司主管物資采購的副總裁和總裁批準后實施處理。處理意見 按下列標準進行：a）未經授權私自采購統一采購物資，扣罰分、子公司物資采購主管領導5000元 /次；b）受權采購的統一采購物資其采購合同簽訂前未經物資分公司會簽的，扣罰 分、子公司物資采購主管領導2000元/次；c）一次性釆購金額在5萬元（含）以上的自行采購物資拆分多次采購或合同簽 訂前未報物資分公司審核的，扣罰分、子公司物資采購主管領導2000元/次。4. 3. 4物資分公司管理部應采用定期與不定期相結合的形式，通過計算機網絡查詢和 分析各分、子公司自行采購物資分類臺帳，及時了解采購價格情況，出現價格異常