1、    高校檔案信息化建設存在的問題及對策    裴高華摘 要：高校檔案建設工作是學校基礎工作的重要組成部分，包括檔案的收集、整理、歸檔等，與此同時，借助于計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術而形成的新型檔案信息形態，給高校檔案工作的順利進行帶來了新的機遇和挑戰。本文通過分析高校檔案信息化存在的問題，為充分共享、開發館藏檔案信息及辦公自動化提出相關實施措施。關鍵詞：高校檔案；信息化建設；問題；對策高校檔案客觀反映和記錄著高校教學、科研、黨政管理等各方面的改革發展過程，隨著網絡信息技術的廣泛應用及飛速發展，高校檔案信息化建設勢在必行。采用什么樣的改進措

2、施，來推進高校檔案信息化水平，為學校、教師及學生更好的服務，是檔案信息化需要面對的重要課題。本文試以檔案信息化建設相關的幾個基本問題進行分析，并提出改進措施，以期為高校檔案信息化建設工作的更好開展提供幫助。一、高校檔案信息化建設存在的問題高校檔案信息化建設相對其他行業信息化起步較晚，發展較慢，各高校之間的發展水平參差不齊，主要存在以下幾個方面的問題。（一）高校檔案信息化建設意識落后隨著各行各業信息化的迅猛發展，高校信息化建設在服務廣大師生中發揮了明顯作用。很多高校已經開始使用信息系統，如辦公自動化系統、學籍管理系統、校園卡管理系統等，但是高校檔案信息化建設明顯滯后于學校建設與發展。主要原因，一

3、是部分高校領導對檔案信息化建設工作的重要性認識度不足，推進高校檔案信息化建設的熱情度不高，尤其學校在對檔案信息化建設投入經費、人才支持均不足的情況下，高校檔案信息化建設也就僅僅是紙上談兵；二是高校檔案管理部門自身信息化建設意識、創新意識不夠，檔案工作人員固步自封，安于現狀，不愿接觸和掌握信息化建設的新技能和新知識，傳統的管理理念、思維方式和服務方式束縛了檔案管理工作的發展。（二）高校檔案信息化建設軟硬件設施落后高校檔案的信息化建設需要必須的專業設備與軟件，這些設備與軟件也是檔案信息化建設的前提和基礎。高校檔案信息化建設中如果沒有配齊處理電子文件所需要的設備與軟件，那么就無法實現高校檔案建設的信

4、息化。這些硬件設備主要包括計算機、網路設備、掃描儀、交換機等，檔案建設所需要的軟件方面主要包括檔案信息數據庫、檔案信息處理系統以及相關軟件和程序等。雖然，當前大多高校檔案管理部門都有自己的局域網，信息化體系具有一定規模。但是仍有相當一大部分高校檔案館不僅沒有基本硬件設備，也沒有配套的軟件。至于檔案的收集、存儲、傳輸、發布、檢索和利用等，仍采用原始的手工操作與單機歸檔手段，從而造成在查閱檔案的過程中出現文件丟失、資料損壞等現象，另外加之辦公效率低、文件流轉過程不規范文件與檔案管理相對孤立，無法形成一個統一的整體，造成檔案管理的非高效性。（三）高校檔案信息化建設專業人才缺乏在檔案信息化建設過程中，

5、首先要對現存檔案進行數據化處理，通過縮微、掃描等手段，將照片、音像、文書、書籍等轉換成電子文件。然后根據檔案管理規范，便于檢索利用，對其歸類，并根據電子信息技術的進步，更新軟件，設置防火墻，進行數據備份、數據加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質及專業能力，檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業務知識。但在目前高校重視教學、科研的情況下，學校很少會把檔案管理視為重點，去培育優秀的檔案管理人員，人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設的瓶頸。二、做好高校檔案信息化建設的對策近年來，高校信息化建設已經深入到學校各個部門，高校檔案信息化建設作為“數字化校園”的一部分，已經越來

6、越受到重視，加快高校檔案信息化建設，應做好以下幾方面的工作。（一）加強高校檔案信息化建設的認識高校檔案信息化建設的根本解決方法是更新檔案管理觀念，創新檔案管理模式，建設具有本學校自身特色的檔案信息化管理模式尤為重要。為此，高校領導要進一步增強做好檔案信息化建設的認識，要把檔案信息化建設列入學校工作的重要議事日程，納入學校發展的總體規劃，將檔案信息化建設與“數字化” 校園建設有機結合，統籌協調，同步推進，加大對檔案部門的人力、物力、財力支持，為檔案信息化建設提高強有力的保障。特別是從事檔案管理工作的人員要以對學校負責、對歷史負責、對自己負責的精神，敢于創新、勇于擔當，以更加有效的舉措，切實把學校

7、檔案信息化各項工作落到實處。（二）加強高校信息化基礎設施建設檔案信息化建設不僅僅是幾臺電腦，能夠聯網，就可實現檔案信息化了。高校檔案信息化建設除了硬件設施建設之外，檔案建設的軟件設施也是不可或缺的，物質條件的建設僅是檔案管理的基礎、前提，檔案資源和各項管理過程數字化管理更為重要。首先，要普及和提高檔案管理人員利用信息化歸檔技術和水平，實現檔案信息化各項工作的順利推進；其次，學校檔案管理部門應在保障資料真實、完整、有效的前提下先對各類電子文檔進行收集、存儲、鑒定、分類、收錄，然后再在全校范圍內逐步開展檔案管理信息化工作；第三，檔案管理部門可充分利用校園網的信息功能，建立檔案信息管理專欄，定期公開

8、檔案信息、開放檔案目錄，從而為學校師生和社會各界人士進行檔案信息查詢提供便利條件，并不斷完善上傳的檔案內容，使得校園網成為高校檔案信息化資源共享與管理的平臺；最后，開通檔案信息目錄檢索服務，使學校的電子公務文件系統與檔案部門實現無縫連接，從而實現各類電子文檔即時歸檔，并在此基礎上進行全程管理。高校檔案管理部門應把檔案管理工作重點與學校工作重心結合起來，從而服務于教學和科研，使高校檔案管理信息化走上正軌，進而實現管理手段多元化和優質高效化。（三）加強檔案信息資源建設高校檔案信息資源建設是高校檔案信息化建設的一個重要組成部分，它主要包括高校檔案目錄數據庫和高校檔案全文數據庫。檔案管理部門要加強征集

9、對學校具有重要保存價值的檔案資料，并及時錄入檔案數據，有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化，保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網工作，把檔案數據庫作為學校重要信息資源，構建全校檔案文獻數據庫。同時充分利用并發揮網站的作用，使檔案部門網站成為宣傳檔案工作、開展檔案業務的服務窗口。（四）加強檔案人才隊伍建設推進高校檔案信息化建設，關鍵在人才。高校要堅持以加強檔案人才能力建設為重點，不斷加強檔案人才隊伍建設，努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質高校檔案人才隊伍，為發展高校檔案信息化建設提供智力支撐。首先，高校檔案管理人員要具備無私奉獻的崇高精神，愿做學校發展的鋪路石，以高度的責任感潛心鉆研相關業務；其次，學校也要為檔案管理人員提供接受教育和培訓的機會，使檔案人員不斷學習新知識、優化舊知識，并為檔案管理人員提供良好的外部環境，充分調動檔案人員鉆研業務的積極性，從而使高校檔案的信息化管理真正得到有效的貫徹與落實。綜上所述，高校檔案的信息化建設是科學技術發展和社會進步乃至學校發展的必然趨勢，對檔案管理人員而言，應培養其信息化觀念，并把檔案信息化建設作為一項長期、艱巨的工作使命來完成，進而提高高校檔案管理的信息化水平，以促進高校檔案管理工作的健康、可持續發展。參考文獻：1杜萍.淺談