1、生產記錄填寫規范生產記錄填寫規范 前言如果說企業的體系文件是樹干，那么每一個生產記錄如果說企業的體系文件是樹干，那么每一個生產記錄就是一片樹葉。記錄是記載過程狀態和過程結果的文就是一片樹葉。記錄是記載過程狀態和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。記錄件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態，真實、必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態，真實、有效地反映企業質量控制的狀況，同時也能為日常監有效地反映企業質量控制的狀況，同時也能為日常監管和評審提供重要依據。生產記錄填寫質量也間接地管和評審提供重要依據。生產記錄填寫質量也間接地反映了

2、我們每個員工的工作態度和工作質量，工作質反映了我們每個員工的工作態度和工作質量，工作質量是保證產品質量的前提條件。量是保證產品質量的前提條件。 記錄是記載過程狀記錄是記載過程狀態和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重態和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態主要針對產品質量的形成要組成部分。所謂過程狀態主要針對產品質量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特效果和產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體系中發揮著重要的作性，記錄在組

3、織的質量管理體系中發揮著重要的作用。用。在記錄過程中常見的問題（1）盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為）盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。（例如：我們管理、改進所用，而是為了應付檢查。（例如：我們在填寫質量報表時，本來該真實記錄的而為了應付檢在填寫質量報表時，本來該真實記錄的而為了應付檢查而進行更改）查而進行更改）（2）亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，）亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。（3）散：保存、管理分散，未作統一的規定。）散：保存、管理分散，未

4、作統一的規定。（4）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。（5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。（6）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。（例）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。（例如：豉油如：豉油“豉豉”字寫成了字寫成了“鼓鼓”字字錯別字錯別字。記錄的設計和編制意義記錄的設計和編制意義（1）記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，）記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，

5、應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和結果。為此，既要從總體上評價記錄的充分體系的運行狀態和結果。為此，既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。選擇那些必要的原始數據作為記錄。（2）記錄的真實性和準確性：真實準確的記載質量信息，才）記錄的真實性和準確性：真實準確的記載質量信息，才

6、能為有效地運行組織的質量管理體系并實現持續改進提供可靠能為有效地運行組織的質量管理體系并實現持續改進提供可靠的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質量信者填寫方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。（3）記錄的規范化和標準化：在建立質量管理體系過程中，）記錄的規范化和標準化：在建立質量管理體系過程中，應當對現行的進行清理，修改不適用的記錄，沿用有價值的并應當對現行的進行清理，修改不適用的記錄，沿用有價值

7、的并增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求統一編號，使各項活動的記錄更加系統和協調，實現記錄的標統一編號，使各項活動的記錄更加系統和協調，實現記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規定一個統一的時間意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規定一個統一的時間開始使用新表格。開始使用新表格。填寫原始記錄的規定填寫原始記錄的規定 記錄的原始性：記錄要保持現場運作，如實記錄，記錄的原始性：記錄要保持現場運作，如實記錄，這就是

8、原始性。原始就是最初的一手的。原始性這就是原始性。原始就是最初的一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。按操作程序及時如實填寫，不準提前記錄或填回按操作程序及時如實填寫，不準提前記錄或填回憶錄。憶錄。記錄的清晰準確：記錄是作為闡明質量管理體系記錄的清晰準確：記錄是作為闡明質量管理體系所

9、取得結果或提供體系所完成活動的證據的文件所取得結果或提供體系所完成活動的證據的文件而策劃設置的，即是證據，首先要屬實，要做到而策劃設置的，即是證據，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并運作事實記得正確和屬實，就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰，語言和用字都要規范。不但使自己能看清清晰，語言和用字都要規范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。楚，也能使別人都看清楚。填寫原始記錄的規定填寫原始記錄的規定字跡清晰，數據完整無空格。字跡清晰，數據完整無空格。記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪

10、色。字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。不準用用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。不準用鉛筆填寫，不準撕毀。鉛筆填寫，不準撕毀。右格與左格相同時應重新抄寫，不準填右格與左格相同時應重新抄寫，不準填“同上同上”、“同左同左”或或“”表示。表示。物料名稱應寫法定名稱，輔料可寫習慣名或化學名物料名稱應寫法定名稱，輔料可寫習慣名或化學名稱，不得簡寫。稱，不得簡寫。填寫日期一律橫寫，并不得簡寫，如2009年8月1日不得寫成“09”、“8/1”或“1/8”形式。記錄的填寫要求和注意事項記錄的填寫要求和注意事項記錄用筆要求記錄用筆要求 ：記錄用筆可以用鋼筆、

11、：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，這些筆能夠確保記錄不圓珠筆或簽字筆，這些筆能夠確保記錄不易褪色，不應用紅筆或鉛筆。易褪色，不應用紅筆或鉛筆。另外，盡量另外，盡量選用不帶筆帽的記錄筆選用不帶筆帽的記錄筆，以避免筆帽脫落，以避免筆帽脫落或丟失而在生產中引入物理雜質或丟失而在生產中引入物理雜質 生產記錄書寫規范生產記錄書寫規范數據書寫要求數據書寫要求書寫任何數據及文字包括簽名時應盡量做到清書寫任何數據及文字包括簽名時應盡量做到清晰易讀，且不易擦掉；晰易讀，且不易擦掉；數據與數據之間應留有適當的空隙；數據與數據之間應留有適當的空隙；書寫時應注意不要越出對應的表格；書寫時應注意不要越出對應的表格；

12、書寫錯誤的修改方法書寫錯誤的修改方法書寫中出現任何書寫錯誤均不得進行涂黑書寫中出現任何書寫錯誤均不得進行涂黑原數據后書寫新數據、采用涂改液修改錯原數據后書寫新數據、采用涂改液修改錯誤數據后書寫或用刀片刮掉錯誤數據后書誤數據后書寫或用刀片刮掉錯誤數據后書寫等行為。寫等行為。任何隱去原有記錄進行的修改的行為均是任何隱去原有記錄進行的修改的行為均是不允許的。不允許的。書寫錯誤的修改方法書寫錯誤的修改方法批生產記錄中的任何數據的修改方式均以批生產記錄中的任何數據的修改方式均以橫線劃去相應的錯誤數據，在上方或旁邊橫線劃去相應的錯誤數據，在上方或旁邊填寫上正確的數據，并簽上修改人的姓名填寫上正確的數據，并

13、簽上修改人的姓名及修改日期。及修改日期。如數據為如數據為92.9692.96錯寫為錯寫為72.9672.96，應如下述方式修，應如下述方式修改改: :修改后原來的數據或文字應清晰可見修改后原來的數據或文字應清晰可見空白欄目的填寫空白欄目的填寫有些記錄在運作的情況下無內容可填，此有些記錄在運作的情況下無內容可填，此時時空白欄目的填寫方法是在空白的適中位空白欄目的填寫方法是在空白的適中位置畫一橫線置畫一橫線，表示記錄者已經關注到這一，表示記錄者已經關注到這一欄目，只是無內容可填，就以一橫線代之欄目，只是無內容可填，就以一橫線代之; ;如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一如果縱向有幾行均無內容填寫，

14、亦可用一斜線代之斜線代之，但不可以用省略號或波浪線，但不可以用省略號或波浪線 空白欄目、縱向有幾行均無內容填寫方法空白欄目、縱向有幾行均無內容填寫方法記錄書寫簽名標準記錄書寫簽名標準操作人和復核人的簽名不得由同一個人簽字，不準簡寫姓或名。簽名的真實性在批生產記錄在的任何簽名必須保證是本人簽名，任何情況下均不允許代簽，簽名必須工整，易于識別。記錄書寫字體記錄書寫字體記錄的書寫應使用簡體中文不得使用繁體字、不規范簡化字等；數據的填寫應由該生產步驟的操作人員進行，并簽名及簽署開始日期及時間后由復核人進行復核并簽名，簽署日期及時間。記錄填寫的相關圖片記錄填寫的相關圖片字跡應清楚，內容應完整！字跡應清楚，內容應完整！記錄填寫的相關圖片記錄填寫的相關圖片更改時應劃更改