1、目錄、標(biāo)書編制中使用的基本功能 1.1?標(biāo)書制作過程中用到的功能分析。 1.2 頁面布局的調(diào)整 1.2.1 調(diào)整頁邊距 1.2.2 紙張方向與插入分節(jié)符 1.2.3 插入分頁符 1.3 頁眉頁腳的添加 1.4 插入頁碼 1.5 字體和段落 1.5.1 字體 1.5.2 段落 1.6 樣式和標(biāo)題隔頁 1.6.1 樣式 1.6.2 標(biāo)題隔頁 1.7 插入目錄 1.8 插入圖片注意事項(xiàng) 1.9 插入表格注意事項(xiàng)。 1.10 封面注意事項(xiàng) 1.11 其他注意事項(xiàng) 1.11.1 文件的大小 1.11.2 標(biāo)點(diǎn)符號的正確使用 1.11.3 標(biāo)書格式的總體設(shè)計 1.12 兼容文檔的轉(zhuǎn)換 2.2 顯示所有格式

2、標(biāo)記 2.3 復(fù)制粘貼 2.4 格式刷 2.5 插入制表符調(diào)整文檔位置 2.6 插入框線 2.7 表格的調(diào)整 2.8 查找功能的應(yīng)用 2.8.1 查找特殊格式文檔 2.8.2 查找模糊詞語 2.9 新建窗口 2.10 插入批注 2.11 文檔中圖片的提取 2.12 雙面打印 2.12.1 雙面打印頁邊距 2.12.2 雙面打印頁眉頁腳 2.12.3 打印機(jī)設(shè)置 2.13 自動保存的設(shè)置 2.14 大寫價格 2.15 整體文檔框架下，部分內(nèi)容頻繁替換的標(biāo)書編制工作方法探討 2.16 文件的及時備份 2.17 單獨(dú)文檔的準(zhǔn)確性 三、探索中的應(yīng)用 3.1 修訂 3.2 文檔比較 3.3?EXCEL表

3、連接式拷貝 3.4 清除自動編號宏 Dim?kgslist?As?List3.5 多級自動編號的設(shè)置 3.6 文本結(jié)構(gòu)圖混亂的解決 3.7 下劃線的截取 標(biāo)書編制中使用的基本功能?1.1?標(biāo)書制作過程中用到的功能分析。標(biāo)書的制作過程中， 最為核心的要求是滿足招標(biāo)文件的要求。其次是要滿足 審美的要求，雖然每個人的審美原則不盡相同，但依然有以下標(biāo)書審美共識? 1.頁面布局合理? 2.?具有清晰可辨的頁眉頁腳?3.頁碼編制清晰?4.行文格式一致5.各要點(diǎn)標(biāo)題清晰?6.目錄清晰?7.圖片擺放美觀8.表格美觀?9.封面美觀根據(jù)以上需求的分析，標(biāo)書制作人員至少需掌握以上所涉及對象的調(diào)整和操 作方法，才可以

4、制作出滿足標(biāo)書審美共識的標(biāo)書。1.2 頁面布局的調(diào)整? 制作標(biāo)書經(jīng)常用到的頁面布局調(diào)整是，頁邊距、紙張方向、分頁這幾個問題。?1.2.1 調(diào)整頁邊距要調(diào)整頁邊距可在 WORD 菜單欄中選擇頁面布局，在頁面設(shè)置欄目下點(diǎn)擊頁邊距下方下拉 選單，選擇頁邊距方案，或自定義頁邊距。一般為美觀及裝訂方便，裝訂側(cè)（一般為左側(cè)）需留出一定余量。（推薦 A4頁邊距為上：2.4cm，下：2.4cm，左：3.2cm，右2.4cm。）1.2.2 紙張方向與插入分節(jié)符? 一般標(biāo)書中可能遇到需要插入寬度較寬的表格的情況（報價表、描述表、業(yè)績表等），此時可以將紙張方向設(shè)為橫向。? 注意， 紙張方向的調(diào)整對象是按照整節(jié)為單位

5、來調(diào)整的， 故在調(diào)整前， 需先插入分節(jié)符 后再調(diào)整。? 要插入分節(jié)符，在頁面布局欄中頁面設(shè)置欄目下點(diǎn)擊分隔符，選擇分節(jié)符中“下一頁 ”。? 選中在分節(jié)符后， 頁碼任意位置， 即可對本節(jié)紙張方向進(jìn)行操作。 選擇頁面布局欄目中 頁面設(shè)置欄目下，選擇紙張方向，選擇橫向。? 同理，如需變回縱向，也需添加分節(jié)符后進(jìn)行操作，選擇紙張方向縱向。1.2.3 插入分頁符? 為了標(biāo)書的簡潔美觀，標(biāo)題一般另起新頁編寫。此時如在標(biāo)題和之前已有內(nèi)容之間使用 空格方式保留空白， 會在修改之前內(nèi)容時影響后續(xù)布局。 此時可在之前內(nèi)容結(jié)尾處插入分頁 符。選擇插入欄目下的頁欄目中的分頁選項(xiàng)可以添加分頁符，或使用快捷鍵Ctrl+E

6、nter 。 ?插入分頁符后， 光標(biāo)會自行移至下一頁起始位置， 并且在改變分頁符前內(nèi)容時， 不會對下一 頁內(nèi)容的字符位置造成影響。? 注意： 1.2.2 中所述分節(jié)符也可以達(dá)到相同效果，但因分節(jié)經(jīng)常會影響其他項(xiàng)目如頁眉腳、頁邊距、 紙張方向等內(nèi)容， 建議除在頁碼不連續(xù)或不在第一頁起始， 或者需要調(diào)整紙張方向 外，不建議添加分節(jié)符。?1.3 頁眉頁腳的添加? 標(biāo)書文件中，經(jīng)常會添加頁眉頁腳，頁眉頁腳中包含了 LOGO項(xiàng)目信息、頁碼等內(nèi)容。 要添加頁眉頁腳，可選擇插入欄目下，頁眉和頁腳欄目中，選擇相應(yīng)項(xiàng)下拉選單，選擇固有樣式添加。 添加后可對頁眉頁腳進(jìn)行編輯。 也可雙擊頁眉或頁腳區(qū)域， 此時即可直

7、接進(jìn)行編 輯。? 因?yàn)閺?fù)制文檔等操作，可能造成頁眉頁腳內(nèi)容與之前內(nèi)容不一致（如源文檔中存在分節(jié) 符等原因） 。此時可雙擊頁眉頁腳進(jìn)入編輯模式，在設(shè)計欄目下，導(dǎo)航欄目中，勾選連接到 前一條頁眉 / 頁腳即可與上一節(jié)一致。要清除頁眉頁腳，可選擇插入欄目下，頁眉和頁腳欄目中，選擇相應(yīng)項(xiàng)下拉選單中，刪除頁 眉或頁腳即可。 頁眉?xì)埩艟€可選中頁眉頁腳編輯模式后， 在快捷樣式列表的下拉菜單中選擇 清除樣式清除。 ? 頁眉頁腳與上下頁邊距離可在頁眉頁腳編輯模式中， 設(shè)計欄目下， 位置欄 目中調(diào)整。?1.4 插入頁碼? 頁碼是投標(biāo)文件必不可少的內(nèi)容，一般如無特殊要求，頁碼需連續(xù)編制。要插入頁碼， 可以在插入欄目

8、下， 頁眉頁腳欄目中選擇頁碼下拉選單， 選擇在頁面頂端、 底端、 頁邊距或 光標(biāo)選定的當(dāng)前位置添加，并在二級選單中選擇樣式。? 插入后的頁碼可以如常進(jìn)行字體字號設(shè)置。?經(jīng)常遇到的問題是，需在目錄后重新起始頁碼。? 此時，可在目錄后添加分節(jié)符，再選中欲重新起始的頁碼，在設(shè)計欄目下，頁眉和頁腳 欄目中，選擇頁碼下拉選單，選擇設(shè)置頁碼格式，在頁碼頁碼編號中，選擇起始頁碼，輸入 起始頁碼。1.5 字體和段落 ?1.5.1 字體? 體的調(diào)節(jié)在開始菜單中，字體菜單中內(nèi)容比較簡單，不再贅述，需注意盡量做到全篇正 文字體字號一致，包括西文字體。? 先選中要改變字體區(qū)域，然后在字體菜單中確定中文字體，之后再選擇

9、想要設(shè)置西文字 體，這樣西文字體不會覆蓋掉原中文字體。 但如果順序相反， 西文字體可能會被中文字體覆 蓋。? 1.5.2 段落? 段落中需注意，盡可能保持行距一致，減少使用自動編號，自動編號會影響可復(fù)制性。? 開始欄目下， 段落欄目中的右下角箭頭， 進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置。 其中需注意常規(guī)中大綱級別項(xiàng)目， 此項(xiàng)目可以將選中內(nèi)容在文檔結(jié)構(gòu)圖中已相應(yīng)級別顯示， 也可用于將從他處復(fù)制內(nèi)容轉(zhuǎn)換正 文，已避免在文檔結(jié)構(gòu)圖中顯示，或在目錄中出現(xiàn)。但該項(xiàng)無法修改使用了 ”樣式 ”的內(nèi)容的 大綱級別。1.6 樣式和標(biāo)題隔頁 ?1.6.1 樣式? 使用快捷樣式設(shè)置標(biāo)題可以使同一級標(biāo)題的字體、 段落格式統(tǒng)一， 也能大大節(jié)省

10、調(diào)節(jié)時間。 ? 一般樣式中提供了一級和二級標(biāo)題的樣式，如使用了二級標(biāo)題，會自動出現(xiàn)三級標(biāo)題。? 要應(yīng)用樣式，可以選中要設(shè)置的內(nèi)容后，點(diǎn)擊相應(yīng)樣式圖樣。? 可以在樣式圖樣上點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中選擇修改，修改樣式的字體、段落等內(nèi)容。? 也可以將樣式直接設(shè)置為某段文檔的字體和樣式，在樣式圖樣上點(diǎn)擊右鍵，選擇更新 ”樣 式”以匹配所選內(nèi)容即可。? 可以在樣式右下角箭頭項(xiàng)目中選擇其他文檔中樣式進(jìn)行樣式修改。階段， 本人對樣式的應(yīng)用還有待進(jìn)一步學(xué)習(xí)， 目前樣式中會出現(xiàn)拷貝至其他文檔中后會替 換其他文檔中樣式等問題， 還有待解決。 現(xiàn)階段不推薦將正文的樣式進(jìn)行修改， 以免影響文 檔的可復(fù)制性。1.6.2

11、標(biāo)題隔頁? 可以具有隔頁作用， 在操作中也注意到， 多級標(biāo)題如在同一頁中， 對于正文格式的美觀 有一定影響，也不利于圖片、表格的插入。建議無特殊情況，使用隔頁的方式添加標(biāo)題。?隔頁的方式指一頁中只有標(biāo)題，無正文，要做到隔頁，可使用分頁符或分節(jié)符。另外標(biāo)題 在其所占頁碼中的位置值得注意， 一般取垂直中上位置， 水平居中， 建議采用添加空白行方 式，不建議采用段落中設(shè)置段前若干行方式。? 1.7 插入目錄要插入目錄，選擇引用欄目下，目錄欄目中，目錄下拉選單。 使用自動目錄， WORD 會依據(jù)大綱級別生成目錄。 ?目錄更新有兩種方式，一種只更新頁碼，一種將更新全部目錄。 ?注意：更新全部目錄時，字體

12、和段落也會有變化。 ?也可在目錄下拉菜單中的插入目錄選項(xiàng)板中進(jìn)行設(shè)置，具體內(nèi)容本人使用不多，各位可自?1.8 插入圖片注意事項(xiàng)? 要從外部插入圖片有多種方式，下面介紹三種方式。 ?一、將光標(biāo)放在要插入圖片位置，選擇插入欄目下的插圖欄目中，圖片選項(xiàng)。?二、選中圖片文件直接拖入文檔中要插入圖片位置?三、用 WINDOWS 右鍵菜單中的復(fù)制功能復(fù)制圖片后，將光標(biāo)放在要插入圖片位置，后粘 貼。? 以上方法中，前兩種插入后，圖片若大于頁面，會受到頁邊距限制按比例縮小。? 第三種方法，插入后圖片保持圖片原大小。? 圖片插入后，建議環(huán)繞方式為嵌入式，建議加邊框。?1.9 插入表格注意事項(xiàng)。? 表格的插入一般

13、有兩種方式?一、使用EXCEL處理后的表格?二、使用 WORD 插入表格?注意：EXCEL復(fù)制的表格樣式需重新調(diào)節(jié)? 表格的調(diào)節(jié)主要是表格中字體和段落的調(diào)節(jié)，表格樣式的調(diào)節(jié)。?可在選中表格后出現(xiàn)的設(shè)計及布局欄目下，對表格的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)節(jié)，具體內(nèi)容可自行 嘗試。DELETE? 要清除表格， 可已使用右鍵， 剪切的方式， 或者選中表格后再加選部分文檔一起按 鍵刪除。?1.10 封面注意事項(xiàng)? 封面內(nèi)容須包含招標(biāo)文件的全部要求，且布局合理。 封面中經(jīng)常會用到包含正本或副本字樣的文本框。? 要插入文本框，選擇插入欄目下，文本欄目中，文本框下拉列表，一般使用簡單文本框即 可。文本框默認(rèn)為浮于文字上方，

14、可在文檔中任意調(diào)整位置和大小。? 1.11 其他注意事項(xiàng) ?1.11.1 文件的大小?一般標(biāo)書文件根據(jù)圖片多少，大小不同，一般在 20M-60M 左右， 如文件過大，可能造成機(jī)器運(yùn)行緩慢，容易死機(jī)等問題。如文件過大，建議分冊制作，注意頁碼連續(xù)。如有可能，盡 量對較大圖片進(jìn)行壓縮后再插入。?1.11.2 標(biāo)點(diǎn)符號的正確使用? 請注意正確使用中文、 英文標(biāo)點(diǎn)符號， 原則上標(biāo)題中， 數(shù)字標(biāo)題后應(yīng)使用西文標(biāo)點(diǎn)或不加 標(biāo)點(diǎn)。? 1.11.3 標(biāo)書格式的總體設(shè)計? 編制標(biāo)書前，需對以下內(nèi)容予以明確，避免格式不一致：?1.頁邊距?2.頁眉頁腳? 3.中文字體，西文字體? 4.各級標(biāo)題字體、字號、編號形式。?

15、 5.標(biāo)題前空行（字號、行數(shù)、行距、段前段后）?6.正文字體、字號、行距、段前段后?7.表格字體、字號、行距、段前段后?8.表格行高?9.表格列寬選擇依據(jù) 10.圖片邊框（線性、粗細(xì)）寬度要求、插入方式（嵌入型或者附于文字上方，為排版而進(jìn)行的四周型等）? 11.圖片排版的其他要求（榮譽(yù)證書兩個一頁等）?12.加黑或斜體使用依據(jù)? 13.為美觀而調(diào)整時的依據(jù) （如少于多少行可以酌情修改以避免頁面空白， 表格字號的酌情 調(diào)整等? 1.12 兼容文檔的轉(zhuǎn)換?我公司目前使用的全部為 WORD2007,但客戶和集成商普遍使用WORD2003系統(tǒng)，考慮到兼容性問題，在提供給客戶或集成商前，如無特殊要求，須

16、轉(zhuǎn)換為 WORD2003兼容模式。? 要 轉(zhuǎn)換 為 WORD2003 兼容 文檔，可 在 WORD 選單 （ 左上角 ）中另存 為選單 中選擇 WORD97-2003 兼容文檔。兼容文檔后綴為 .doc， WORD2007 文檔后綴為 .docx?二、提高效率的進(jìn)階功能? 通過第一節(jié)內(nèi)容的技能， 已可以滿足標(biāo)書編制的基本需求， 本章對使用經(jīng)驗(yàn)技巧和合理安 排工作流程進(jìn)行探討。? 2.1 常用快捷鍵? Ctrl+A 包含整篇文檔?Ctrl+C 復(fù)制所選文本或?qū)ο驝trl+X 剪切所選文本或?qū)ο?Ctrl+V 粘貼文本或?qū)ο?Ctrl+Z 撤消上一操作?Ctrl+Y 重復(fù)上一操作? Ctrl+F?

17、查找文字、格式和特殊項(xiàng)?Ctrl+S保存文檔Shift+F5?返回上次修改位置Ctrl+B 使字符變?yōu)榇煮w?Ctrl+I 使字符變?yōu)樾斌w?Ctrl+U 為字符添加下劃線?Ctrl+Shift+< 縮小字號?Ctrl+Shift+> 增大字號?Ctrl+E段落居中?Ctrl+J 兩端對齊?Ctrl+L 左對齊?Ctrl+R右對齊?Ctrl+Enter 分頁符?2.2 顯示所有格式標(biāo)記? 顯示所有格式標(biāo)記后，可以讓編制者對文檔格式的細(xì)節(jié)有較強(qiáng)的把握。?要顯示所有格式標(biāo)記，在 WORD選單（左上角）中的WORD選項(xiàng)（最下方）中的顯示標(biāo)簽中 的始終在屏幕中顯示這些格式標(biāo)記中勾選顯示所有格式

18、標(biāo)記即可。?2.3 復(fù)制粘貼? 在復(fù)制后注意選擇復(fù)制選項(xiàng)可以減少格式修改的勞動量，如選擇保留源格式， 可以保持與源格式的字體、 段落和樣式。 如選擇匹配目標(biāo)格式則會使用當(dāng)前文檔中的各種樣式。 其中優(yōu) 劣還需個人根據(jù)感受自行比較。?2.4 格式刷? 要在目標(biāo)內(nèi)容中使用某參考內(nèi)容格式，可以使用格式刷功能。? 要拷貝參考內(nèi)容格式， 首選選中參考內(nèi)容， 然后在開始欄目下的剪貼板菜單中選擇格式刷， 此時格式刷已經(jīng) “蘸”上參考內(nèi)容格式， 鼠標(biāo)成刷子狀。 接著用鼠標(biāo)選中目標(biāo)內(nèi)容即可完全復(fù) 制字體、字號、段落、樣式等格式內(nèi)容，刷完格式后，鼠標(biāo)回復(fù)箭頭形狀。復(fù)刷格式，可以在選定參考內(nèi)容后，雙擊格式刷鎖定， 此

19、時可連續(xù)涂刷多個目標(biāo)內(nèi)容。按 ESC或進(jìn)行其他操作可退出鎖定。?2.5 插入制表符調(diào)整文檔位置? 在標(biāo)書編制中，經(jīng)常會遇到文字需要間斷情況，如頁眉頁腳，或者單位名稱落款。? 除了使用空格來調(diào)節(jié)文檔的位置外，制表符是精確調(diào)整文檔位置的重要手段。 要使用制表符，首先單擊文檔標(biāo)尺左側(cè)的的方框圖案，此時方框中圖案會變換。?常用分別為 L 型、倒立丁字型、左 L 型。分別指左對齊、中間對齊、右對齊。?首先調(diào)整好對齊方式， 然后選中要調(diào)整位置的文檔所在行， 如多行文檔需調(diào)整可全部選中， 接著在要對齊位置的標(biāo)尺上單擊。?之后將光標(biāo)放在文檔需要間斷的部分，按TAB鍵后，光標(biāo)位置之后內(nèi)容將按照左起第一個制表符格

20、式對齊到制表符，再次按下，則會對應(yīng)下一個制表符，以此類推。? 效果示例如下：?2.6 插入框線? 在添加頁眉頁腳后，一般頁眉會自動添加框線，但頁腳不會。? 如要在頁腳添加框線， 可以選擇第一行整行頁腳后， 在開始欄目下， 段落欄目中選擇框線， 下拉菜單中添加相應(yīng)框線（如上框線） 。或在邊框和底紋中調(diào)整。同樣可以在頁眉中，取消掉框線。注意， 使用添加圖形，直線也可以制作類似效果， 但圖形與文本結(jié)合不緊密，后期調(diào)整難度 較大，且不利于變更，不推薦使用圖形方法。?2.7 表格的調(diào)整? 表格經(jīng)常遇到的問題是，一、表格中字體不合適，位置不合理；二、表格太 寬，超出頁面范圍，無法調(diào)整；三、表格太長換頁后沒

21、有標(biāo)題。? 2.7.1 表格布局在插入表格后， 可在布局欄目下， 對齊方式欄目中， 選擇文本在表格中的位 置，及文檔與單元格的邊距。? 2.7.2 表格自動調(diào)整對于太寬的表格，可以采用選中表格后， 在表格屬性的列標(biāo)簽下， 逐頁調(diào)整列寬。 另外，較快捷的辦法是布局欄目下，單元格格式中，選擇自動調(diào)整下拉菜單下的 根據(jù)內(nèi)容自動調(diào)整表格或者根據(jù)窗口自動調(diào)整表格。 一般使用根據(jù)窗口自動調(diào)整后再進(jìn)行手 工調(diào)整。也可結(jié)合使用，具體使用可自行嘗試。?2.7.3 表格重復(fù)標(biāo)題行和表格跨頁斷行要在跨頁的表格中重復(fù)標(biāo)題行，可以選擇要重復(fù)的行后，在右鍵表格屬性中的行標(biāo)簽中， 勾選在隔頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)， 或者選中

22、后直接選 擇布局欄目下的數(shù)據(jù)欄目中的重復(fù)標(biāo)題行。? 要允許或禁止表格的跨頁斷行， 選中整個或與操作的表格后， 在在右鍵表格屬性中的行標(biāo) 簽中勾選或取消勾選允許表格跨頁斷行即可。?2.7.4表格的刪除選中表格后使用 BACKSPAC鍵可以刪除整張表格。?2.8 查找功能的應(yīng)用? 基礎(chǔ)查找及替換功能不再贅述，下面就一些應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享。2.8.1 查找特殊格式文檔? 在標(biāo)書編制中難免有未能及時準(zhǔn)備好的資料， 此時可先插入紅色字體 （或其他不同于正文 格式的）文檔進(jìn)行占位。在最后審查時，可在查找中，選擇更多>>，在左下方的格式中選擇字體，選擇字體顏色為紅色。之后點(diǎn)擊查找即可找到之前插入的

23、紅色字體，其他格式亦然。2.8.2 查找模糊詞語? 有時可能會需要查找形如 “第 N 章”這樣的內(nèi)容， 可在查找的更多選項(xiàng)中， 選擇 “任意字符 ” 來替換N,即可查找出相關(guān)內(nèi)容。對于其他字符可自行嘗試。? 2.8.3 瀏覽對象單擊右側(cè)滾動條下方的圓點(diǎn)符號，會彈出 12 各圖標(biāo)，在其中選擇相應(yīng)內(nèi)容 后，點(diǎn)擊圓圈上下的箭頭符號即可按順序?yàn)g覽相關(guān)內(nèi)容， 適用于修改表格或圖片等內(nèi)容時的 檢查工作。? 2.9 新建窗口? 在標(biāo)書制作過程中，經(jīng)常有同一文檔中上下文需比對的內(nèi)容，此時如內(nèi)容不多，可使用Shift+F5鍵切換位置，對于內(nèi)容較多時，可采用新建窗口方式。 要新建窗口可選擇視圖欄目下的窗口欄目中的

24、新建窗口選項(xiàng)。 點(diǎn)擊后會將源文檔在 Windows 任務(wù)欄中拆為文檔： 1、文檔： 2 兩個。這兩個文檔內(nèi)容相同，修改一個另一個也會變化， 可以理解為就是在原文檔中增加了一個觀察的位置。 點(diǎn)擊窗口項(xiàng)目中的并排查看， 可并排查 看文檔以便比對（不僅適用于新建窗口，也可將不同文檔并排查看）。?要取消新建窗口，直接關(guān)閉其中一個窗口即可，此時不會提示保存等信息。 13?注意：如提示需要保存，很可能你已經(jīng)關(guān)閉了所有新建窗口，此時正在關(guān)閉源文檔。?2.10 插入批注? 在多人協(xié)同作業(yè)時， 批注可以有效提示其他同事注意要點(diǎn)。 或者用于提示自己要添加的內(nèi) 容。要對制定內(nèi)容添加批注， 可選擇審閱欄目下的批注欄目

25、中的新建批注選項(xiàng)。 提示， 如文檔中 沒有批注項(xiàng)， 批注欄目中的其他選項(xiàng)不可選， 可以利用此特點(diǎn)檢查最終文檔中是否殘留批注 項(xiàng)。? 添加批注后， 一般會在文檔右側(cè)引出單獨(dú)的批注項(xiàng)， 如在其他位置出現(xiàn)， 可選擇旁邊修訂 項(xiàng)目下的批注框下拉菜單， 選擇在批注框中顯示修訂 （雖然對象為修訂但同樣適用與批注） 。 ? 在批注欄目中選擇上一條或下一條可按順序?yàn)g覽各條批注。選擇刪除按鈕， 可以刪除當(dāng)前選中批注，或者在刪除的下拉菜單中刪除所有批注。? 批注者的名稱可在修訂欄目下的修訂下拉菜單中的更改用戶名修改，批注中顯示縮寫。? 2.11 文檔中圖片的提取? 有時可能會遇到需從文檔中將圖片提取為其他格式圖片

26、。 ?使用復(fù)制到畫圖板中方式文件質(zhì)量不高。?可采用以下方法：?新建一個 WORD文檔，將需要提取的圖片復(fù)制到新建文檔中。在WORD選單（左上角）中另存為選單中選擇其他格式，在保存類型中選擇網(wǎng)頁（ *.htm,*.html ）。在網(wǎng)頁生成的相關(guān)文件夾下可以找到原格式的圖片 ?2.12 雙面打印? 有些標(biāo)書會要求雙面打印， 此時頁面布局、 頁眉頁腳等都會受到影響， 要滿足雙面打印要 求，需要如下操作支持。?2.12.1 雙面打印頁邊距? 在頁面布局欄目下，頁面設(shè)置欄目中的頁邊距下拉菜單中選擇自定義邊距，在頁碼范圍， 多頁中選擇對稱頁邊距并應(yīng)用于整篇。?2.12.2 雙面打印頁眉頁腳? 雙擊頁眉或頁

27、腳進(jìn)入編輯模式， 在設(shè)計欄目下， 選項(xiàng)欄目中勾選奇偶頁不同， 此時需重新 設(shè)置偶數(shù)頁頁眉頁腳。注意：此奇偶頁按 WORD 統(tǒng)計頁數(shù)而插入的頁碼；奇偶頁不同不影 響奇偶頁頁碼的連續(xù)性。? 在雙面打印時，應(yīng)考慮頁眉頁腳中，文檔的位置的對稱性是否合理，頁碼位置是否合理。?2.12.3 打印機(jī)設(shè)置? 不同打印機(jī)雙面打印設(shè)置不同，請結(jié)合具體情況進(jìn)行設(shè)置。?2.13 自動保存的設(shè)置? 一般文件自動保存可以幫助我們避免損失， 但如果文檔過大， 自動保存會拖慢系統(tǒng)速度甚 至造成系統(tǒng)崩潰、死機(jī)。?要調(diào)節(jié)自動保存設(shè)置， 可在WORD選單（左上角）中WORD選項(xiàng)按鈕（菜單最下方）中的保 存標(biāo)簽中設(shè)置。?2.14 大

28、寫價格 ?現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)下載的最新輸入法，均具有數(shù)字大寫自動轉(zhuǎn)換功能，為避免大寫出錯，請查詢使 用的輸入法相關(guān)應(yīng)用功能。2.15 整體文檔框架下， 部分內(nèi)容頻繁替換的標(biāo)書編制工作方 法探討?有時標(biāo)書文件中，部分代理產(chǎn)品的品牌一時難以決定，此時標(biāo)書隨時可能面臨修改。?如針對各品牌單獨(dú)制作標(biāo)書文件，在其他商務(wù)文件框架修改及優(yōu)化時，會造成工作量成倍 增加，且難以同步各版修改情況。?因此，建議在遇到類似情況是，標(biāo)注好已完成版本中所有可能要替換的部分，然后再針對 各部分單獨(dú)制作小段不同品牌文檔。 在最終品牌確定后， 再進(jìn)行替換工作， 如此可減少因修 改帶來的不便，也可以將不同文檔部件分給不同人員制作，合理利用

29、人力。?2.16 文件的及時備份? 對于重要文件，為防止 WORD 系統(tǒng)出錯等造成文檔損壞，需及時備份文件，備份文件時 一定要注意版本區(qū)分，慎用最終版字樣，建立更新日志。?2.17 單獨(dú)文檔的準(zhǔn)確性?在制作標(biāo)書文件時，經(jīng)常會遇到從其他單獨(dú)內(nèi)容的文檔中復(fù)制的情況，因此對單獨(dú)文檔的 準(zhǔn)確性和一致性一定要特別注意。 尤其其中針對項(xiàng)目替換的字眼， 需要在單獨(dú)文檔中給予標(biāo) 注。可使用如本項(xiàng)目等通用字眼，提高文檔的可用性。?三、探索中的應(yīng)用? 還有一些功能或許可以對工作有幫助， 但因?yàn)閼?yīng)用次數(shù)較少， 功能不熟悉， 此處介紹部分 使用方法，還請各位同事一同在實(shí)踐中總結(jié)。?3.1 修訂?修訂功能可以保留修訂前

30、的結(jié)果，并以明顯的形式標(biāo)注修改方式。 ?適用于多人共同制作文檔時文件傳遞，或者指導(dǎo)新員工做出示范。?文檔最終版本最好不要包含修訂內(nèi)容。?操作方法： ?點(diǎn)擊審閱欄目下的修訂欄目中的修訂按鈕，此時修訂處于激活狀態(tài)，再激活狀態(tài)下進(jìn)行的 文檔修改，系統(tǒng)將會進(jìn)行記錄。?下劃線為插入內(nèi)容，刪除線為刪除內(nèi)容。大段刪除內(nèi)容會在右側(cè)顯示。 ?要瀏覽修訂，可點(diǎn)擊審閱欄目下的更改欄目中的上一條或下一條來按順序?yàn)g覽修訂。?要接受修訂（即同意更改）在選中相應(yīng)修訂后選擇接受，或在下拉菜單中選擇相應(yīng)項(xiàng)。拒絕亦然。?3.2 文檔比較? 文檔比較功能可以比較兩個文檔中的異同之處， 特別適用于做技術(shù)規(guī)格書的逐點(diǎn)應(yīng)答使用， 但文中

31、有部分內(nèi)容或格式不同，可能會造成比較內(nèi)容錯亂。? 操作方法：? 將要比較的內(nèi)容分別摘錄在兩個文檔；? 在審閱欄目下的比較欄目中，點(diǎn)擊比較下拉菜單，選擇比較選項(xiàng)； ?原文檔選擇欲編輯的文檔，修訂的文檔選擇參考文檔； ?可在更多中設(shè)置相關(guān)比較內(nèi)容；?點(diǎn)擊確定， WORD 會進(jìn)行運(yùn)算，耐心等待；?WORD會將兩個文檔比較結(jié)果以修訂的形式呈現(xiàn)在一個新文檔中；?此時可在比較結(jié)果中接受或拒絕修訂； ?將比較結(jié)果保存成新文檔即可。?3.3?EXCEL 表連接式拷貝?鏈接式拷貝可以將 WORD文檔中插入的EXCEL表與原表格一鍵刷新同步。 ?適用于在價格未給出時進(jìn)行事先的表格準(zhǔn)備工作，也可減少復(fù)制過程中的出錯

32、率。 ? 如原表單元格增減不利于調(diào)整。?操作方法：?復(fù)制EXCEL表格；?粘貼進(jìn)WORD后，在粘貼選項(xiàng)中選擇保留源格式并鏈接到EXCEL?右鍵更新鏈接即可與 EXCEL同步；?右鍵鏈接到WORKSHEET寸象鏈接中可以修改是否與源格式一致或斷開 連接等，建議在完成表格內(nèi)容調(diào)整后，斷開鏈接；?移動WORD文檔不會斷開連接，但移動 EXCEI文檔會造成找不到更新文件。?3.4 清除自動編號宏將自動? 寸用宏的使用需要小心， 此宏適用于大量使用自動編號的電子文檔的格式化處理， 編號轉(zhuǎn)換為字符以避免復(fù)制粘貼中造成的格式大綱等混亂問題。? 要添加宏，在視圖欄目下宏項(xiàng)目中選擇宏按鈕。 ?輸入一個宏名稱（如無格式） ，點(diǎn)擊創(chuàng)建?輸入以下斜體內(nèi)容：Sub?無格式（）？'?'無格式 ' 宏'?'?Dim?kgslist?As?List?For?Each?kgslist?In?ActiveDocument.Lists?kgslist.ConvertNumbe