1、    企業檔案管理信息化建設路徑研究    董軍莉【摘要】檔案管理在企業管理之中占據著十分重要的位置。由于我國信息化時代的快速發展，在企業檔案管理之中，計算機技術的應用愈來愈廣泛。企業檔案管理的信息化破除了傳統檔案管理模式的弊端，使企業在運作過程中具備更多優勢。本文從企業檔案管理信息化建設路徑對企業發展的有利影響入手，結合企業檔案管理信息化建設過程中存在的實際問題，提出加快企業檔案管理信息化建設的合理措施。【關鍵詞】企業檔案;管理;信息化;建設路徑;措施在互聯網快速發展的信息化時代，企業檔案管理的信息化建設能夠有效促進企業檔案管理水平的提高。另外，還對

2、企業的可持續發展產生有利影響。然而，我國企業檔案管理信息化建設水平較低，在企業檔案信息化建設的進程中，管理者對于企業檔案管理信息化的建設缺少相應的重視。除此之外，企業檔案管理信息化建設還存在著設備落后以及缺乏專業管理人才等狀況。在這種情況下，企業應建立健全內部管理機制，對管理人員進行專業培訓，還要做好數據庫的建設工作。企業檔案管理信息化是提高企業經濟效益，促進企業可持續發展的關鍵環節，企業要科學有效地加快檔案管理的信息化建設，從而使企業在激烈復雜的市場環境中具有更大優勢。一、企業檔案管理信息化建設的重要意義（一）有助于提高企業的經濟效益。在2000年之后，我國對于各企業更加深入地進行檔案管理信

3、息化建設提出了更高的要求。各企業也逐漸加深了對于檔案管理信息化建設的認識。企業檔案管理信息化建設能有效提高企業的管理水平，使企業在市場中更具競爭力，有助于企業的高效運作和可持續發展。在依托現代計算機網絡技術的基礎上，我國企業檔案管理的信息化建設將以數字信息作為主要形式，通過充分挖掘企業的檔案信息資源，提高企業檔案管理的效率。企業檔案管理效率的提升會使整個企業的運作效率也相應提升，從而有利于促進企業的可持續發展，為企業創造更多的利潤。（二）便于檔案的保存。作為企業運作狀況的一個縮影，我國企業檔案能夠細致全面地呈現出企業的各種重要信息。重要信息的呈現形式以文字、圖表以及圖片為主，內容主要為我國企業

4、的資金周轉、企業生產經營以及人事調動等狀況。然而，從傳統的企業檔案管理模式來看，企業檔案管理仍然以紙質檔案為主。紙質檔案的保存會受到溫度以及濕度等自然狀況的影響。除此之外，紙質檔案的管理還會受到蟲蝕以及火災等特殊狀況的挑戰，這些都對企業的檔案管理產生負面影響。企業檔案管理的信息化建設則可以避開以上種種不利因素，使檔案的保存更加方便。（三）滿足企業對檔案管理的綜合需求。過去，企業對于檔案管理的需求比較單一，但在社會經濟發展的過程中，企業對于檔案管理的需求開始由單一轉向綜合。企業檔案管理的信息化建設有助于對企業的情報、文件以及圖書等進行快速檢索。而面對日益錯綜復雜的市場信息，企業檔案管理的信息化建

5、設也有助于提高企業掌握信息以及處理信息的效率，使我國企業在激烈的市場競爭之中把握好發展的機會。（四）有利于企業的可持續發展。在市場運作加快、市場競爭日益激烈的大背景之下，企業檔案管理信息化建設早已成為不可逆轉的趨勢。企業要想在市場競爭之中立于不敗之地，就必須要順應這一趨勢，加快企業檔案管理的信息化建設。我國為激勵企業加快檔案管理信息化建設的步伐，為企業從傳統的檔案管理模式向信息化建設提供了資金和法律保障。在這種狀況之下，企業能夠依托現代信息技術，通過國家政策的支持和保護，實現資源的共享，提高企業的檔案利用率，促進我國企業的可持續發展。二、企業檔案管理信息化建設過程中存在的問題（一）發展速度較慢

6、。自改革開放以來，我國企業檔案管理的信息化建設取得了較大進步，但總體來說發展速度還較為緩慢。對于中小企業來說，檔案管理的信息化建設與大公司相比存在很大差距，民營企業也是如此。這種狀況的產生與決策者的理念緊密相關。某些中小企業和民營企業的老板對于企業檔案管理的信息化建設不夠重視，這在很大程度上對企業檔案管理的信息化建設產生了阻礙。另外，我國很多企業都未擺脫傳統檔案管理模式的弊端，制約了我國企業檔案管理信息化建設的進程。（二）信息化水平較低。檔案信息化管理的過程中需要科學準則的指導，這樣才能保障企業檔案管理各項工作的有序進行，然而，在傳統的企業檔案管理過程中，一人一機一室的模式難以滿足企業檔案的查

7、找和應用。很多重要的文檔只是被混亂地存放在電腦之中，并未經過科學的分類和管理。這導致企業在搜索信息的過程中花費的時間較多，查找效率低下。信息化水平的低下會直接導致企業資源的浪費，造成不必要的損失。信息化水平較低也與企業管理制度的不完善緊密相關。相關人員應做好計算機與網絡和軟件的融合工作，吸收過去的檔案管理經驗，制定科學合理的信息化管理準則，提升企業檔案管理的信息化水平。（三）管理人員安全保密意識較差。企業檔案管理信息化建設在利用互聯網技術的同時也要承擔一部分安全風險。某些黑客的入侵會造成企業信息的泄露，管理人員的疏忽也會給企業帶來一定的風險。企業檔案之中保存著很多重要的企業信息，其中涉及商業機

8、密以及關鍵數據，需要充分的安全保障。然而，我國企業的管理人員由于安全保密意識不強，使企業檔案管理信息化建設存在漏洞，為企業信息管理的安全增加了隱患。除此之外，我國企業的檔案管理人員素質參差不齊，有很多員工并未經過專業訓練，也缺乏檔案管理的基本知識。另外，許多檔案管理人員受傳統檔案管理模式的影響，觀念較為落后，對新事物和高科技的接受能力較差。以上情況都容易導致企業檔案管理信息化建設出現問題。（四）檔案管理信息化設備比較落后。目前，我國很多企業的檔案管理信息化設備較為落后，且軟件設備和硬件設備的配套率較低。在許多企業之中，手工操作仍然是信息化管理的主要方式，企業檔案管理信息化建設的進程受到阻礙。某

9、些企業為加快檔案管理信息化建設的步伐購買了較為先進的設備，但對于設備的維護和管理工作還存在一定的漏洞。總體來說，設備的落后以及維護工作的缺失給企業檔案管理帶來較大風險，不利于檔案管理信息化建設的進一步發展。三、加快企業檔案管理信息化建設的合理策略（一）提高企業檔案管理人員的專業素質。為促進企業檔案管理信息化建設的快速發展，提高企業檔案管理人員的專業素質是很有必要的。在激烈的市場競爭之中，復合型的高素質人才是企業檔案管理信息化建設過程中所需要的，僅掌握計算機技術或者專業技術水平較低的檔案管理人員難以滿足企業發展的要求。在企業缺乏專業素養較高的檔案管理人員的狀況下，我國企業所擁有的各種資源優勢及設

10、備優勢難以得到充分的發揮。因此，企業應進一步加大資金投入，制定合理有效的人才培養的計劃，不斷提升檔案管理人員的專業素養。首先，從事企業檔案信息化管理的人才要熟練掌握計算機技術以及網絡應用技術。其次，檔案管理人員還要對企業的發展理念、生產規劃、市場狀況以及國家法律法規有充分的了解。最后，企業檔案管理的員工還要具備一定的市場需求預測能力，為決策者出謀劃策，真正發揮檔案信息的導航作用。（二）建立健全企業檔案管理機構。企業檔案管理的信息化建設是一個周期較長、難度較大的工程。在加快企業檔案管理信息化建設的過程中，需要管理部門和相關決策者的協同參與。只有企業內部建立起一個較為完善的檔案管理機構，才能對企業

11、檔案管理信息化建設起到直接有效的積極作用。要建立健全企業檔案管理機構，需要做好前期的籌備工作，對企業資金進行規劃，還要引進先進的設備。只有這樣，從企業的實際情況出發，借鑒好的經驗，不斷反思和提升企業的管理水平。才能為加快企業檔案管理的信息化建設提供保障，才能促進企業的更好發展。（三）做好企業檔案的安全保障工作。在互聯網時代，隨著信息交流的迅速發展，不穩定的因素也隨之增加。企業在進行檔案管理信息化建設的過程中，也承擔著一定程度的安全風險。在加快企業檔案信息化建設的過程中，做好檔案的安全保障工作尤為重要。硬件設施方面，應加強機房的監控。在發現設備出現問題以及線路發生老化時，管理人員要及時解決，盡快

12、排除機房存在的安全隱患。為保障企業檔案管理的系統安全，應建立統一的信息管理平臺以及文檔管理中心。進入企業檔案管理系統的人員必須要進行身份驗證，非法用戶必須被嚴格阻擋在檔案管理的系統之外。除此之外，檔案管理人員也要提高網絡安全的維護意識，定期清理電腦病毒，防范木馬和黑客。總之，在企業檔案管理信息化建設加快的過程中，必須要做好企業檔案的安全保障工作，盡最大努力為公司檔案信息化管理創造安全的發展環境，保障公司利益。（四）建設完善企業檔案管理的信息系統。建立完善企業的檔案信息化管理系統對于企業進行檔案管理來說是很有必要的。例如，在檔案記錄的過程中以及整理檔案的過程中，企業可以借助先進的互聯網技術來提高

13、檔案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企業檔案管理的信息系統，首先，應該對信息系統及配套軟件進行開發。在開發的過程中不僅要做好系統的安全工作，還要保障系統的信息容量。只有做好以上兩點工作，才能減少信息管理過程中的工作失誤，實現檔案管理的系統化。其次，要努力提升企業系統的信息處理能力，使企業系統能有效結合錄入的數據，按照規定流程對檔案信息進行加工處理。最后，在建設完善企業檔案管理信息系統的過程中還應該注意，企業檔案管理信息系統的建設要符合本企業的發展特點，切實增強信息化系統的企業適應性。四、結語企業檔案管理信息化建設有助于提高企業檔案查找以及檔案應用效率的提高，對于企業效益的增加以及企業的可持續發展具有重大意義。然而，我國企業在檔案管理信息化建設的過程中還存在著發展水平較慢、信息化程度低以及專業人才缺乏等問題。在今后的檔案管理信息化建設過程中，企業要從內部入手，建立健全檔案管理的機制，建立統一的信息化管理平臺并加強監督。另外，還要對檔案管理人員進行專業的技術培訓，進一步提升檔案管理人員的專業素養，為企業檔案管理的信息系化建設注入活力。【參考文獻】1姚瑞波.把握原則，加快檔案管理信息化體系建設j.中外企業家，2020（12）：139.2劉宇霞.淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新j.中外企業家，2020（10）：138.3劉暢.檔案信息化建設在醫院檔案