1、電子檔案監(jiān)管問題探究本文作者：趙曼麗單位：湖南商學(xué)院檔案室高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀由于目前眾多高校缺乏統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理計劃、規(guī)章 制度和職責(zé)說明，使得許多高校的教學(xué)檔案示能進行集中統(tǒng) 一管理，致使教學(xué)檔案分散在各職能部門，文件材料收集不 齊全、保存不完整，甚至造成教學(xué)檔案材料的流失。同時由 于各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異, 導(dǎo)致各高校之間對于教學(xué)檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚 至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為教學(xué)檔案管理工作的 效率帶來了障礙。檔案管理人員人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在 所難免。高校電子教學(xué)檔案雖已實施，但因為實施時間不長， 檔案管理人員信息處理經(jīng)驗有待加強，使

2、得很多高校還只是 將打印出的紙質(zhì)教學(xué)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的 教學(xué)檔案信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響到高校 電子教學(xué)檔案的完整性。以上是各高校教學(xué)檔案管理工作中 比較突出的特點，也是高校教學(xué)檔案管理工作效率提高的瓶 頸所在，從中也可以看到，提高高校電子化教學(xué)檔案管理勢 在必行。利用電子信息技術(shù)進行高校教學(xué)檔案管理的利弊分析首先，利用電子信息技術(shù)的強大信息處理功能，能大大 提高高校教學(xué)檔案管理的工作效率。隨著高校的辦學(xué)規(guī)模迅 速擴大，教學(xué)檔案管理工作量和難度也大大增加。比較傳統(tǒng) 的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、存 儲都需要耗費大量人力物力，同時還容易疏漏出錯。

3、在這種 情況下，要求教學(xué)檔案管理跟上高校日益提升的教學(xué)發(fā)展水 平，顯然是力不從心的。其次，電子文檔的存儲方式便于實 現(xiàn)高校教學(xué)檔案的共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的頻繁調(diào)閱，不僅 會造成教學(xué)文件的遺失，還會降低教學(xué)文件的利用效率，同 時文件在查找時也面臨諸多困難。利用電子信息技術(shù)，通過 高效的電子文檔處理系統(tǒng)則可及時有效地進行檔案的查找 與過濾，促進高校整體教學(xué)質(zhì)量的提升。再次，以電子文檔 形式保存教學(xué)檔案文件所需條件較紙質(zhì)形式低。由于傳統(tǒng)檔 案以紙張作為存儲媒質(zhì)，環(huán)境因素對其存儲壽命影響較大， 所以對紙質(zhì)文檔的存放要求較高。同時，大量的數(shù)據(jù)消耗紙 張，不利于環(huán)境保護。最后，采用信息技術(shù)還能提高文檔的時

4、 效性和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以mb/s為單位，存 儲卡體積小重量輕，這些都是紙質(zhì)文檔所無法彼及的。在安 全性方面，因高校教學(xué)檔案傳輸頻繁，文件丟失等情況時有 發(fā)生。在實際的檔案管理工作中，電子教學(xué)教學(xué)檔案在存儲 和使用的過程中也在一定程度上存在以下風(fēng)險。檔案保護措 施缺失帶來的存儲安全性風(fēng)險。電子教學(xué)檔案的保存也不一 定是萬無一失的，因其自身內(nèi)在諸因素以及外部環(huán)境因素的 影響，電子檔案載體的使用壽命會受到一定的影響。如電子 檔案載體的保存如果超過標(biāo)準(zhǔn)的溫度與濕度，存儲介質(zhì)就會 發(fā)生膨脹、收縮、粘連等問題，影響教學(xué)信息數(shù)據(jù)的讀取。 同時，由于存儲設(shè)備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害

5、 的程度更是大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一 字體、統(tǒng)一標(biāo)識，喪失了手寫漢字的特性，受侵害的文件不易 被發(fā)現(xiàn)。這些安全問題都是不容忽視的。電子檔案數(shù)據(jù)的完 整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響 范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處 理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成 大范圍的結(jié)果受影響。此外,文件多處于開放狀態(tài)，更新不及 時，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲方式 多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。電子檔案 的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質(zhì)上，電子 檔案就永遠(yuǎn)不會脫離這種技術(shù)和設(shè)備，造成了信息對載體

6、的 依賴性。隨著電子技術(shù)的日新月異，計算機更新?lián)Q代頻率加 快，如果軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，兼容性出現(xiàn)問題，也可能造 成信息的丟失，并導(dǎo)致縮短電子檔案的壽命。信息化在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用針對電子教學(xué)檔案在實際運用中所涉及的風(fēng)險問題，可 以采取以下對策進行防范：加強電子教學(xué)檔案存儲設(shè)備以及 網(wǎng)絡(luò)的安全性，加強知識產(chǎn)權(quán)保護意識。高校檔案管理部門 應(yīng)創(chuàng)建適應(yīng)電子教學(xué)檔案管理的科學(xué)方法、途徑、標(biāo)準(zhǔn)與技 術(shù)。同時，還要嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，對檔案及時備份，加強 電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存 儲、傳輸過程中的安全、保密。首先檔案工作人員應(yīng)積極提 高自身的服務(wù)思想與現(xiàn)代意識。在管理的標(biāo)準(zhǔn)化建

7、設(shè)中要為 檔案工作人員創(chuàng)造良好的成才環(huán)境與成長環(huán)境。檔案工作人 員需掌握現(xiàn)代知識與技能，在檔案管理的各項工作中，嚴(yán)格 按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的各項規(guī)章制度與流程進行。第三, 為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存 儲，同時及時升級和更新存儲技術(shù)，保證文件存儲的安全性 和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步， 防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。并 且，高校檔案管理部門還要采取嚴(yán)密的檔案保護措施，保障 存儲設(shè)備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級與維 護管理，保證存儲設(shè)備的良好狀態(tài)。結(jié)論在這個高度信息化的時代，隨著高校檔案管理工作的發(fā) 展，高校電子教學(xué)檔案的意義和作用正被越來越多的人重 視，高