1、    高校自定義基礎信息編碼的思考與實踐     摘要：基礎信息編碼是高校信息化建設的基礎和關鍵，這是一項涉及高校信息化建設全局性的工作，也是一項基礎性工作。一方面必須遵守編碼設計唯一性、規范性、穩定性、可擴充性、實用性、兼容性等原則，一方面要在參照國家規范的同時結合學校自身情況進行自定義設計。這些設計思想之間可能相互制約，在編碼規范設計時應有所取舍、盡量兼顧，使基礎信息編碼能全面準確地反映信息交換的需求，既能繼承傳統又能有所創新，既能照顧現狀又能著眼于未來的信息化發展趨勢。關鍵詞：基礎信息編碼，編碼原則，編碼規范設計基礎信息編碼是高校進行信

2、息化建設的一項全局性工作，也是一項基礎性工作。其編碼主要圍繞著人員、財務、資產這些學校核心、全局的業務展開并涉及學校各個業務部門，同時也決定了一所高校信息化建設體系的基本特色。其基礎性主要體現在數據庫設計的規范與數據標準上，也就是決定了我們常說的元數據的基本類型，完善和設計一套科學合理的基礎信息編碼對于信息化建設尤為重要。研究和制訂信息化標準是高校信息化建設工作的基礎，其目的在于使大量的信息得到科學、規范地定義和分類，描述其使用權限并形成統一的標準，從而保證信息在采集和使用過程中具有唯一性和通用性，從信息標準方面消除“信息孤島”現象，最大限度地實現信息資源的交換和共享。信息編碼規范是信息化標準

3、的基本內容之一，而基礎信息編碼又因其覆蓋范圍最廣、通用性最強、應用頻率最高，對整個信息系統的質量和效率意義重大。1制定一套科學的基礎信息編碼，從最底層保證信息資源真正實現無障礙的流通，最大化信息利用率，對高校的信息化建設工作有著深遠的意義。在對信息編碼基本原則進行分析和研究后，筆者結合所在單位進行的基礎信息編碼規范制定工作實踐，思考了如何既能使基礎信息編碼全面準確地反映信息交換的需求，又能兼顧并達到繼承傳統且有所創新；既能照顧現狀又能著眼于未來的信息化發展趨勢。同時，目前高校的改革處于劇烈的變化階段，隨著信息化建設的逐步推進，高校改革的逐步深化，一些新的業務和組織類型會出現，舊有的會消失，所以

4、我們對此要保持足夠的技術準備，其思路要有一定的預見性與前瞻性。通過在大連理工大學開展自定義基礎信息編碼工作，筆者對有些情況作相應總結和陳述，期望給各位同行在信息化建設方面帶來一些有益的啟示。一般來說，高校基礎信息編碼包括人員編碼，如學號、教工號等；組織機構編碼，如科研單位、教學單位、行政單位編號等；以及教學科研對象編碼，如課程、專業、學術成果、科研項目編號等。本文重點以人員編碼和機構編碼為例，說明高校基礎信息編碼的相關問題。信息系統的編碼設計有其基本原則，高校在進行基礎信息編碼時，應首先予以考慮。國家和教育部已頒布的信息標準具有行業通用性，對信息化建設工作有一定的指導意義，但其中對于高校自定義

5、信息編碼只規定了碼位要求，需要各高校根據實際需求進行拓延和細化，結合自身情況自行定義具體信息編碼規范，完成信息編碼工作。2一、信息編碼的基本原則1.唯一性信息的編碼是所描述對象基本屬性的唯一標識。有的編碼對象可能有多個不同描述方式，可以按不同種類名稱對其進行分類編碼，但在一個分類編碼中，每一個對象只有一個代碼，一個代碼唯一標識一個編碼對象。2.穩定性信息編碼反映對象最本質的屬性或特征，因而要有相對的穩定性。如果設計之初沒有對可能發生的數據變動進行全面考慮，造成日后工作中時常需要對編碼進行修改，必然給系統的統一性維護帶來麻煩，甚至引發更多的數據穩定和安全性危機而付出更大的管理代價。3.可擴充性信

6、息編碼的結構設計必須要適應和滿足事物對象在時間和空間上在未來可預見范圍內的變化和調整，考慮到數據的不斷增長和未來的變化趨勢，在各類編碼結構中留有余地，以保證隨著實體的發展可以在原有編碼基礎上進行擴充，而不打亂整個編碼體系和規則。4.規范性和實用性在同一類信息編碼體系中，編碼的類型、結構以及編寫格式必須統一。對于已出臺的國家標準代碼集，根據其指導意義和采用價值，凡能采用的要盡量采用。編碼的實用性（即適應性）是指信息編碼要盡可能反映對象的特點，以助記憶，便于填寫。此外，信息編碼設計還應遵循兼容性、簡潔性等原則，保持與相關標準如原有編碼、國家標準、部頒標準的協調一致，同時保證盡量簡潔，在結構上不要留

7、有過多冗余，以兼顧信息數據的通用性與易用性。二、自定義基礎信息編碼原則的思考編碼基本原則要求的唯一性、實用性、穩定性、可擴充性和簡潔性之間常常相互制約，尤其在信息編碼規范確定之后，如果客觀對象發生結構和屬性上的調整，信息編碼隨之的改變往往會牽一發而動全身。在實際的基礎信息編碼工作中，各高校應該結合本校發展歷史、發展現狀和發展前景，分析現有體系存在的問題，綜合考慮各個因素和設計原則，尋找它們之間的平衡點，完成具體的基礎信息編碼設計。在對大連理工大學進行基本信息編碼規范設計的實踐工作中，我們重點思考了以下問題，并在編碼規范的制定上做出了相應的調整。1.編碼類型按編碼的符號表示形式可將編碼分為數字型

8、編碼、字母型編碼和數字字母混合型編碼。數字型代碼結構簡單，使用方便，但是對對象特征的描述不直觀；字母型編碼便于記憶，且有更大容量，但不便于機器處理；混合型編碼結合了數字編碼結構和字母型編碼的兩種優點，但其形式復雜，考慮到實際應用時數字、字母混合編排輸入不便、錄入效率低和出錯率高，所以沒有選擇數字字母混合編碼類型，而是根據信息需求量的大小和使用上的習慣采用了純數字類型。2.編碼含義根據編碼是否承載實際含義可將編碼設計成為有實義編碼、無實義編碼或混合類型編碼。無實義編碼只作為分類對象的唯一標識，起代替分類對象的作用，而不提供有關分類對象的其他屬性信息。有實義編碼在唯一性代替分類對象的同時，還能提供

9、對象一定的屬性特征含義。當同一對象屬性發生變化時，因有實義編碼包含屬性含義，其屬性編碼也需隨之修改，而無實義編碼則可以保持不變。但由于無實義編碼所代表的對象及其相關屬性信息被統計收錄在獨立的數據表中，在對任一對象的某一屬性進行操作時都需要檢索全部數據表，操作開銷較大。在當前高校的教育改革和信息技術水平背景之下，在高校制定基礎信息編碼時建議將二者結合使用，尤其應注意采用有實義編碼時所選擇的描述屬性的穩定性和重要程度，根據學校的工作實際和現有資源及技術狀況，權衡編碼改動開銷和數據使用開銷，避免對象屬性改動引起的麻煩和錯誤。現有的單位號按照層級分類編制，以體現各組織機構的隸屬關系，如遇組織機構發生結

10、構調整時，對組織機構編碼的處理就變得很棘手，沿用原有的單位號，則所體現的原層級隸屬關系已不再適應現有結構，如編制新的編碼，其下處于不同業務體系的編碼因為組織關系均需調整，會帶來一系列的問題。3新的編碼規范中（二級機構編碼）將整個高校看作一個整體，面向不同的業務工作對院系所中心、科室、研究所、實驗室等機構給出統一的編碼，在編碼含義上不再體現層級隸屬關系，而將其作為外在的單位屬性信息，保證了編碼的唯一性和穩定性，也保證了組織管理工作的連貫性和持續性。在大連理工大學基礎信息編碼規范的重新修訂中，對人員編碼的含義也進行了較大幅度的改革，除收入了編年信息和人員身份信息，其余部分一律采用無實義編碼，即流水

11、編號，以在便于組織管理的基礎上適當簡化編碼結構和含義。在對人員編碼含義進行重新設計時，我們遇到了一些管理觀念上的障礙。在某些管理者的習慣性思維里，編碼結構含義應該盡量可識別，以充分體現人員的相關屬性信息，而某些含義在管理工作中其實并不是不可或缺的，即便不涉及在編碼內，在必要的情況下，通過一定的技術手段也可以獲得，而一旦將其含義考慮到編碼結構里，雖然直觀上具有了更大的可讀性，卻無形間增加了屬性變化后可能出現的風險，增加了信息系統的維護開銷。如學生轉專業后，如果不改變其入學生成的學號，必然存在信息編碼與實體狀況不對稱的情況，若改變其對應信息編碼，為實現數據的一致性、及時性和時效性就要付出不必要的代

12、價。另外，從人性化的角度來說，一定程度上減少編碼體現的含義，也是對個體隱私的一種保護，而抹去編碼中某些級別觀念，體現了公平平等的思想，在信息管理中表達了設計者和使用者對人的尊重，也是對高校學術氛圍的一種凈化。3.編碼容量2007年以來，學校為促進學科間的互相支撐、推進大平臺建設、提高人才培養水平，加快了學科群建設腳步，推行了學部制改革，相繼整合了力學等優勢院系成立了運載工程與力學學部、建設工程學部等幾大學部。而隨著組織機構與管理機制的調整，我們充分意識到，基礎信息編碼工作應著眼于高校的發展方向和節奏，如機構編碼體系中，與學部相對應的編碼部分應適當預留足夠的擴充空間。這樣的思路對于自定義編碼來說

13、非常重要，由于高校目前處于改革時期，我們要對未來業務種類、組織機構的變化有充分的技術準備。隨著信息化建設的逐步推進與高校改革的逐步深化，一些新的業務類型會出現，舊的會消亡，所以信息編碼的容量設計對此要有足夠的前瞻性與預見性。但并不是說為了滿足編碼的穩定性和可擴充性，可以無節制地拓寬信息編碼位數。信息編碼結構直接影響信息存儲的代價和信息處理系統的運行性能，信息資源在空間上的預留應充分考慮實際需求和發展訴求，既要滿足可能出現的溢位，又要適可而止，經濟地實現信息價值的最大化。實際上，在設計之初綜合考慮編碼所體現的屬性信息及編碼的容量空間問題，也同時是為未來編碼的擴充工作做鋪墊，結合實際需求合理地安排

14、編碼結構，就是在編碼的實用性、穩定性、可擴充性和唯一性、簡潔性之間找到平衡，而各具體方面如含義、位數問題等其實往往是相輔相成的。三、自定義基礎信息編碼規范的實踐基于以上對制訂基礎信息編碼的諸多考慮，下面從人員編碼和機構編碼兩方面，給出大連理工大學具體的自定義基礎信息編碼規范，進一步說明設計意圖，以供參考交流。1.人員編碼大連理工大學原有的人員編碼位數不統一：本科學生學號為9位數字碼，研究生學號為8位數字碼；教工號有4位的也有5位的，又因辦學規模的擴大，原有的編碼不能滿足學校管理的需要，教工號不得不增加拉丁字母來擴充使用，出現了字母數字混編和純數字類型并存的現象，凸顯出編碼的不規范，造成使用上的

15、混亂。大連理工大學新的基礎信息編碼規范中，對教職工編碼和全體學生編碼的位數進行了統一，新的學號、教工號被統一為10位數字編碼，從結構上對各種身分予以區分。新的人員編碼第1至4位統一為入校年序號；教工號的第5位默認為0，第6、7位為教工性質碼，第8至10位為教工入校當年無實義順序號；學號第5、6位為學生性質碼，第7至10位為學生入校當年無實義順序號。表1、2分別列舉了教職工編碼中的第6、7位教工性質碼和學生編碼中的第5、6位學生性質碼大致的片段分配情況。可以看出，在保證編碼位數統一的前提下，4位年序號很好地避免了可能出現的千年蟲問題，性質碼和順序碼的設計充分考慮到了人員身份的多樣性，符合學校中教

16、工和學生的組織結構和規模要求，在整體上對有實義編碼和無實義編碼進行了合理的結合，既滿足了一定的對象屬性描述要求，也未產生編碼位數上的浪費。 2.機構編碼原有的機構編碼存在位數不統一和整體結構混亂等問題。表3列舉了部分原有組織機構編碼。單位號按照隸屬關系劃分為研究生院、教務處、人事處三大體系，可以看出，各業務體系自成一統，體系與體系之間存在編碼重復的情況，沒有整體性，根本無法統一使用。體系之間與體系內部均存在編碼長短不一的問題，而人事處組織機構編碼中，各分支機構編碼前綴大連理工大學的學校代碼“10141”（根據教育部標準代碼子集高等學校和科研機構代碼分配）存在不必要的重復。新的機構編碼

17、分為二級部門編碼和三級部門編碼兩個類別，院系所部中心等學校下屬二級機構單位采用二級部門碼，編碼為3位數字碼，容量為1000；系科室等二級機構下屬的三級機構采用三級部門碼，編碼為6位數字碼，為二級機構編碼的擴展，即所在二級部門碼后跟3位序列碼。 表4給出了二級部門編碼各段的大致分配情況，并列舉了部分表3所涉及院系單位的新編碼以示對比。600999為預留擴展空間編碼，供使用單位擴展編制，待各單位自行編碼后，向學校信息化建設與管理辦公室提出申請，報信息化建設與管理辦公室統一備案。 新的二級部門編碼中將不同片斷分配給不同的組織體系，這樣一來，根據機構編碼的首位即可判斷單位所屬業務體

18、系，使編碼具有易讀性。全校所有部門被視為一個整體，編碼只體現業務分工的不同，不再體現其層級上的隸屬關系，同一個部門有唯一的編碼標識，一個編碼也只屬于一個部門。編碼規范將350399片段分配給學部機構，體現了使信息編碼與學校發展方向和結構調整相適應的原則，保證了編碼的可擴充性和穩定性。三級部門編碼的后三位從101開始，由各二級機構負責按一般規則自行對這3位序列碼進行編制，按學院辦公室、學生辦公室、系別順序編碼。各單位編碼后，報信息化建設與管理辦公室統一備案。四、高校開展自定義基礎信息編碼工作的建議從制定本校自定義基礎信息編碼的角度講，應由一個專門的組織負責從全局高度系統地對整個編碼體系做出規劃和思考，即我們常說的做好頂層設計，不僅要滿足各單位分散的應用體系中信息的流轉和處理使用需求，還要考慮到宏觀層面上的信息共享，避免“信息孤島”的產生。這就要求我們統一思想認識，爭取高層領導支持，加強各部門的協調配合，全面了解各環節的業務特點，分析現有編碼體系存在的問題，同時不能忽視新的編碼體系與舊體系、數字校園其他環節工作和各組織機構運行機制的接口問題，遵循循序漸進的規律，立足于現實，但不遷就于現實。對一些編碼的設定要體現出一所學校教育人和培養人的理念，對個