1、深圳市真功高科電子有限公司 shenzhen zhengonghi-tech electronics co.,ltd.文件和資料控制程序文件編號： zg-qp-001 文件版本： ao 控制狀態： 受控本 分 發 號： 擬 制： 審 核： 批 準： 生效日期： 2002-10-12 請指定文件發放部門總經理總經辦工程部生產部采購部倉管部財務部品質部銷售部注：表示為該文件的主要涉及部門 ，表示為該文件的次要涉及部門。文件名稱文件和資料控制程序文件編號zg-qp-001文件制定部門總經辦文件初次生效日期02-10-12序號修改內容記要版本制定或修改日期記錄人1文件初次發行a002.10.01孫芳2

2、345678910附件一：文件變更履歷表1 文件依據與定義；1.1依據:1.1.1質量手冊第4.2.3章節：文件控制1.2 定義:外來文件：指來源于公司外部用以指導、規范公司某些作業的文件（例如：顧客資料、國家標準、國際標準、法律法規等）。2.目的： 控制公司質量管理體系文件的編制、審批、修改和發放過程，確保有關場所均能使用現行有效的文件，確保質量體系持續、穩定地運行。3.適用范圍：本程序適用于質量方針、目標、質量手冊、控制程序、作業指書及顧客標準、國家標準、國際標準、法律法規等外來文件的控制。4.職責與權限：4.1本公司文件的制訂（包括修改、發放、作廢）、審查、批準的范圍如下： 項目序號文件

3、級別制 訂審 核批 準控 制 部 門4.1.1一級文件總經辦主任管理者代表總經理文控中心4.1.2二級文件各部門主管總經辦主任管理者代表文控中心4.1.3三級文件各部門相關人員部門主管文控中心4.1.4四級文件隨二、三級文件審核使用部門4.2 總經辦文控中心：負責所有一、二、三、四級質量管理體系文件編寫格式、編號的審查。5.工作內容：5.1 作業流程圖（見附件一）5.2文件系統級別架構5.2.1文件系統架構分為四級：質量手冊、程序文件、作業指導書（圖紙、工藝、檢驗標準）、記錄表格。 5.3文件編寫格式、編碼、版本、內容、分發控制5.3.1文件編寫格式、編碼、版本控制5.3.1.1一、二、三、四

4、級文件編寫格式、編碼、版本規則請參考文件資料格式、編碼、版本標準。5.3.2文件內容5.3.2.1 質量手冊編寫內容 a)封面、文件修改履歷表、質量手冊目錄。 b)質量方針及聲明、質量目標、管理者代表任命書、公司簡介。 c)手冊范圍與版本控制。 d)組織與權責 1公司組織結構圖及部門職能；e)組織接口 1 質量管理體系流程圖； 1質量控制流程圖； 3 iso9001程序展開權責表。f)質量管理體系要求描述。g)iso9001-2000版要素描述，并按六段式編寫：1目的：敘述制訂該章節的目的； 2范圍：說明該章節適用的范圍；3定義：對專業術語、英文簡稱、本司用語的解釋； 4 權責：說明該章節的主

5、辦、協辦部門； 5 作業程序：簡要說明該章節應進行的工作； 6 相關文件：列舉與該章節有關的程序文件。5.3.3 程序文件分八段式編寫5.3.3.1依據：說明程序文件引用gb/t19001-2000質量管理體系-標準條款章節；定義：解釋在本程序內容中，涉及非國際公認、特殊事項、專業名稱或英文縮寫等。 5.3.3.2目的：敘述制訂該作業程序的目的。5.3.3.3范圍：說明該作業程序適用的范圍。5.3.3.4職責與權限：作業程序中，牽涉到主要部門或人員所須承擔的事項。5.3.3.5工作內容：說明該作業程序的流程及要求，并列舉其相關文件及附件以供參考。 5.3.3.6引用文件：列舉與該程序相關的二級

6、、三級文件。5.3.3.7記錄表單：列舉與該程序文件相關的表單。5.3.3.8附件：列舉并附上該程序的附件。 以上各項如無相應內容，須標明（無）5.3.4三、四級文件編寫內容根據實際情況設計。5.3.5文件分發號控制 5.3.5.1為了能有效管理與識別各部門文件，規定各部門的文件分發代號如下： a、一、二、三、四級文件正本持有人總經辦文控中心 b、文件分發代號 文件副本持有者 001 總經理 002 總經辦 003 財務部 004 研發工程部 005 品質部 006 生產部 007 倉管部 008 采購部5.4文件編寫 5.4.1總經辦主任統一協調各部門組織編寫。5.4.2 總經辦主任負責收集

7、資料，編寫質量手冊，指導各部門編寫程序文件，并與各部門研討，以確定文件可行性。5.5 文件的審核、批準5.5.1 一級文件由總經辦主任編寫、管理者代表審核、總經理批準。5.5.2二級文件由各部門主管編寫、總經辦主任召集相關人員討論并審核、管理者代表批準。5.5.3三級文件由相關人員編寫、部門主管批準。5.5.4四級文件應被二級、三級文件所涵蓋，且隨二級、三級文件一并審查。5.5.5一些重要或牽連到各個部門作業的文件，根據需要進行傳閱會簽審查；會簽審查使用文件傳閱審查表（qr-001-01），各傳閱部門負責人對編制或修訂的文件有任何意見都可提出反饋建議，文件編制或修訂部門對各部門提出的意見進行綜

8、合評估是否采納并回復反饋部門。5.6 文件發行與控制5.6.1一、二、三級文件制訂或修改經審批后轉交到文控中心，由文控中心對文件格式、編碼、版本、頁碼等內容進行檢查無誤后登錄于受控文件一覽表（qr-001-02）。5.6.2所有經文控中心發行的受控文件必須于每頁加蓋“受控文件”章，收文部門在受控文件發放/簽收表（qr-001-03）上簽收。5.6.3 所有文件發放根據審批的發放范圍，發放于相應部門。5.6.4有遺失文件情形或因工作需要，須申請額外補發文件時，申請部門/人須填寫文件資料補發申請單（qr-001-04）報總經辦主任批準后，由文控中心補發。5.6.5因顧客或認證機構需要文件，須由所需

9、部門填寫文件資料補發申請單報總經辦主任批準后，由文控中心負責進行發放并加蓋“僅供參考”使用章。5.7 技術文件的控制(包括:設計資料、工藝文件等)5.7.1圖紙的編碼參見5.3.1文件編碼。5.7.2技術文件標示區別:新產品在試制、打樣前發放“打樣文件”資料，產品在批量生產前發放“受控文件”資料。5.8外來文件的控制5.8.1用于制造、檢驗、作業規范等的外來文件，由文件接收部門負責人確認后送文控中心管理（包括登錄、分發、回收、保存、銷毀等）。文控中心負責登記在外來文件接收登記表（qr-001-05）上。然后將復印件蓋“受控文件”章發放或供使用部門借閱使用，借閱受控文件需登記錄文件借閱登記表（q

10、r-0001-06），原件存檔。5.9文件的修訂、作廢5.9.1質量體系文件（不包括技術資料如：bom、圖紙等）修訂、作廢由相關部門提出，并填寫文件變更申請單（qr-001-07），交由原文件制訂部門審查、文件審批人審批后方可進行。必要時邀有關部門召開文件修改討論會，商議文件的修改事宜。 5.9.2 技術文件資料的修訂、作廢，設計更改需填寫dcn更改通知，工程更改需填寫ecn更改通知與修改文件同時發放，詳細作業規定請參考工程變更作業程序。 5.9.3作廢文件回收由文控中心收回蓋“作廢”章作廢，機密文件予以銷毀，各部門（文控中心除外）和個人都不得保留已失效或過期的文件，所有作廢文件的正本由文控中

11、心予以保留三年；副本銷毀。5.9.4文件制定單位新增文件或修改文件將文件正本或修改的文件交由文控中心（技術資料的更改必須要附有變更的d/ecn、質量管理體系文件的修改必須要附有文件變更申請單），由文控中心文控員來核對更新。5.9.5質量體系文件的修改需要將文件修改的主要內容記錄在封面“文件變更履歷記錄”中。5.9.6文件的修訂其版本的控制參見“5.3.1”。5.10 經填寫內容后的表單，依質量記錄控制程序進行保存與管理。6.引用文件6.1質量記錄控制程序 zg-qp-0026.2文件資料格式、編碼、版本標準 wi-gmo-0036.3工程變更作業程序 zg-qp-0117.使用表單 7.1文件傳閱審查表 qr001-017.2受控文件一覽表 qr001-027.3受控文件發放/簽收表 qr001-037.4文件資料補發申請單 qr001-04 7.5外來文件接收登記表 qr001-05 7.6文件借閱登記表 qr-001-067.7文件資料變更申請單 qr001-078.附件 附件一：流程圖 附件一： 文件和資料控制程序流程圖流程圖權責部門使用表單備 注文件制定部門會簽核準 ng 登錄編號保存