1、建筑工業學院電子公文處理暫行辦法第一章總則第一條 為規范學院電子公文運行管理， 促進學院電子化辦公的推廣應用和信息資源共享 ,提高辦公效率，根據教育部、安徽省教育廳有關文件精神，結合學院實際，特制定本辦法。第二條本辦法適用于我院黨政機關的電子公文處理工作。第三條 電子公文是指通過教育行政辦公系統處理后形成的， 依賴于計算機系統閱讀、 處理，并可通過網絡傳輸的具有法定效力和規范格式的公務文書。第四條 我院電子公文處理通過校園網進行， 電子公文處理軟件目前采用教育部教育管理信息中心推廣的“教育電子政務系統”。第五條 電子公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第六條 學院

2、各級負責人應當高度重視電子公文處理工作， 模范遵守電子公文處理辦法， 并加強對本單位電子公文處理工作的領導和檢查。第七條 院長辦公室是學院教育電子政務系統推廣應用的主管部門，負責指導、督促、檢查院內各單位的電子公文處理工作。第八條 網絡信息中心負責教育電子政務系統的技術支持和系統維護。第九條 學院綜合檔案室負責全院電子公文的歸檔， 并對歸檔的電子公文按照檔案管理的有關規定進行文件管理和查詢利用等工作。第二章用戶與系統安全管理第十條 各單位上報用戶均在系統中分配唯一用戶名。 上述人員調離工作崗位，所在單位應及時辦理銷戶手續。第十一條 新增人員的開戶和調離崗位人員的銷戶由相關單位提出申請，經院辦公

3、室審核后，由網絡信息中心負責辦理。第十二條 系統中用戶擁有的公文處理權限由院辦公室和網絡信息中心根據各用戶的崗位職責分配，并根據崗位的調整作相應調整。各單位用戶如發現自己的公文處理權限不對， 應立即與院辦公室或網絡信息中心聯系，以便及時調整。第十三條 各單位用戶應妥善保管自己的 ID 文件和密碼。登錄系統后因故離開要退出系統，以確保安全。第十四條 網絡信息中心應加強服務器管理， 做好定期備份， 防止系統中數據的丟失和被非法使用，確保系統安全和正常使用。第三章電子公文的辦理第十五條 實行電子化辦公后 ,學院黨政公文的擬制、送審、核稿、編文號、分發、歸檔等辦理流程均使用教育行政辦公系統完成。對各單

4、位送審的紙質文稿，院辦公室核稿人員可予以退回。第十六條 為實現統一歸口管理， 提高公文質量， 各單位的電子公文處理工作一般應由各單位秘書或辦公室主任具體負責。第十七條 各單位負責人對送審文稿應嚴格把關， 除受負責人委托外，不允許各單位秘書通過教育電子政務系統代為簽章。第十八條 各單位送審的電子公文的文種、 格式、行文規則與紙質公文相同，須遵守現行的國家及學院有關公文處理辦法。第十九條 以學院黨、政名義向外和向下級行文， 由發文主辦單位在系統中創建新文稿后即啟動一個發文辦理流程。對送審電子公文，送稿單位的擬稿人對院辦公室核稿人負有催辦的責任； 對待簽發的文件，院辦公室文秘人員負有及時報告領導的責

5、任。第二十條 各單位送審的電子公文須具備發文文頭、 標題、主題詞、主送單位、正文等，其中正文部分要用仿宋字體，并嚴格按照公文格式有關規定認真排版，否則院辦公室核稿人員可予以退回。第二十一條 電子公文經審核、簽發后，應編發文號，并打印紙質文件以備存檔或對外報送。 紙質文件樣稿須經擬稿人初校， 院辦公室秘書再校后，方可印制。第二十二條院內發文應在網上進行分發， 一般不再另發紙質文件。第二十三條 各單位秘書一般應堅持每個工作日上下午至少登陸訪問辦公系統各 1 次以查閱文件，新接收到的電子公文應報告領導閱示。第四章電子公文歸檔與銷毀第二十四條學院電子化辦公形成的所有電子公文由綜合檔案室統一歸檔管理。 以學院及各處級單位名義制發的所有電子公文， 必須同時分發至綜合檔案室。第二十五條 以學院名義發的文件， 由院辦公室負責打印電子發文稿紙和紙質文件并加蓋公章以備存檔（或報送外單位）；以各處級單位名義發文，由發文單位負責打印電子發文稿紙和紙質文件加蓋公章以備存檔。第二十六條電子化辦公系統產生的電子公文歸檔范圍暫定為：“文件管理”模塊產生的電子公文。第二十七條 電子檔案中應包含同一內容的紙質檔案材料的卷目信息，紙質檔案中也應包含電子檔案中同一內容的檔案材料的檢索信息。第二十八條 不具備歸檔和存查價值的電子公文經院辦公室負責人批準，可以銷毀。電子公文的銷毀，需進行登記并由