1、公文秘書崗位工作流程一、收文管理二、發文管理三、簽報管理四、檔案管理五、印章及公司重要證照管理六、其他工作一、收文管理工作1、接收公司外部來文來函，分類、登記、編號、錄入，根據來文內容或行政部 經理擬辦意見分送各有關部門提出處理意見或報公司領導批閱，跟蹤辦文處理過程，及時將文件精神、領導指令轉達、跟蹤和反映，及時催辦、提醒落實，直至 辦結歸檔。注意的是跟蹤催辦貫穿全過程，并對重要文件記錄歸檔時間，定期跟 蹤文件落實情況。2、收文管理流程：主要兩大類，一是收文辦件，指需要辦理的文件；另一是收文閱件，主要是 收到的政策性指導性的規章制度、公開信息、工作匯報等閱知性質的文件。一、收文辦件收文辦件的處

2、理情況較復雜，是公司主要處理的文件。在收到來文后，首先 需對文件的性質、密級及緊急程度進行評判，根據文件的“密級”與“緩急程度” 對來文進行分類處理。1、普通收文辦件的處理流程（登錄 OA）:公文秘書收文、登記、編號并錄 入OA,提交行政部經理審核一一行政部經理提出擬辦意見一一按業務分管性質 送主辦部門經理處理，主辦經理有可能轉辦給本部門的經辦人員提出具體的處理 建議一一報主管領導審批一一公司領導審批一一（反饋）轉回主辦部門根據審批意見辦理。（注：主辦部門如要批復或函復對方，可由此 另發起一個發文程序， 依據“發文程序”審批印發給來文方。）2、密級文件處理流程。上級單位向我公司的重要批復、函復

3、等重要文件，及關 聯企業或下屬企業的密級報告，啟動密級文件處理流程。只通過紙質報送主辦人 員及公司管理層審閱，不登錄 OA,并單獨存檔。流程：公文秘書收文、登記、編號，提交行政部經理審核一一行政部經理提 出擬辦意見一一按業務分管性質送主辦人員及公司領導一（反饋）轉回主辦人員根據審批意見辦理。L緊急文件處理流程上級單位向我公司的重要批復、函復及緊急事務通知等重 要文件，關聯企業或下屬企業的緊急報告， 啟動緊急文件處理流程。可通過紙質 報送主辦人員及公司管理層審閱，可不登錄 OA,流程：公文秘書收文、登記、編號，提交行政部經理審核一一行政部經理提 出擬辦意見一一按業務分管性質送主辦人員及公司領導一

4、（反饋）轉回主辦人員根據審批意見辦理。二、收文閱件：主要流程是：公文秘書收文、登記、編號并錄入 OA行 政部經理提出擬辦意見一一抄送公司管理層及其他相關部門中層人員審閱。二、發文管理工作1、負責公司發文審批編號、傳遞、流程跟蹤、并轉經辦人員校對、前臺印 制后用印及分發。2、發文流程：凡是由我公司印發的、向外部發出的文件均是此范圍2、公司發文：流程是：主辦人員擬稿主辦部門經理審核一 一行政部經理審核一一行政部公文秘書登記、編號一一主管領導 會簽一一公司領導簽發（3、其他普通發文：除上述形式發文外的其他外發文件（主要是向下屬企 業或關聯企業發送的事務性的通知、函件等文件），均以簽報形式審批，流程如

5、 上：主辦人員擬稿一一主辦部門經理審核并提出意見一一行政部公文秘書接收、 登記、編號一一行政部經理審核并提出處理意見一一主管領導審核一一公司領導 審批一一排版一一核稿一一印制（用公司信簽紙印發）一一用印一一發送。 三、簽報管理1、公司各部門向公司管理層呈報的工作匯報、請示、建議等內部的文件，以 簽 報形式進行審批流轉。2、公文秘書負責簽報的登記、編號、流程跟蹤、催辦、領導批示的落實和反映、 直至辦結。3、由于簽報的內容和性質多樣，在流程中可以有多種的處理方式，比如一些涉 及到多個部門事務的文件，公文秘書會發起“會簽”“溝通”“轉辦”等，請多個部門經理提出意見，也根據需要發起“請示”“會簽”請多

6、位公司領導審閱。主要流程是：經辦人員擬寫申請、請示或工作匯報、情況匯報等一一主辦部 門經理審核一一公文秘書接收、登記、編號一一行政部經理審核一一主管領導審 核一一公司領導審批一一（反饋）主辦部門經理及主辦人員辦理一一辦結。四、檔案管理工作1、全公司主要文件（包括收文、發文、簽報及各類其他文件）的歸檔，建立公 司檔案室。2、歸檔文件要求已經過完整的文件處理流程，并已落實辦結，歸檔文件體現文件處理的審批過程。3、對所有文件進行分類、裝訂、編號、登記并制作目錄表，裝卷保存。檔案管理流程：收歸已辦結的文件一一按項目或公司分類保管一一每年年初開始，整理上一年度之文檔一一按項目時間編號一一打印目錄一一存檔

7、。借閱或查找檔案流程：借閱申請一一部門經理審核一一行政部經理審核一一公文秘書查找一一借閱人收寫借閱單一一按期歸還一一消號五、印章及公司重要證照管理嚴格執行公司關于印章管理規定及公司重要證照的保管使用規定。辦公室衛生管理制度一、主要內容與適用范圍1 ,本制度規定了辦公室衛生管理的工作內容和要求及檢查與考核。2 .此管理制度適用于本公司所有辦公室衛生的管理二、定義1-公共區域：包括辦公室走道、會議室、衛生間，每天由行政文員進行清掃；2.個人區域：包括個人辦公桌及辦公區域由各部門工作人員每天自行清掃。1 .公共區域環境衛生應做到以下幾點：1) 保持公共區域及個人區域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，

8、無死角。2) 保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明 o3) 保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。 4)保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5) 保持衛生間、洗手池內無污垢，經常保持清潔，毛巾放在固定(或隱蔽)的地方。6) 保持衛生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊。7)垃圾簍擺放緊靠衛生間并及時清理，無溢滿現象。2.辦公用品的衛生管理應做到以下幾點：1) 辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需物品，其它物品應放在個人抽屜，暫不需要的物品就擺回柜子里，不用的物品要及時清理掉。2) 辦公文件、票據：辦公文件、票據等應分類放進文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌左上角上。3)辦公小用品如筆、尺、橡皮

9、榛、訂書機、啟丁器等，應放在辦公桌一側，要從哪取使用完后放到原位。4)電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關機。5)報刊：報刊應擺放到報刊架上，要定時清理過期報刊。飲食水機、燈具、打印機、傳真機、文具柜等擺放要整齊，保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網等，辦公室內電器線走向要美觀，規范，并用護釘固定不可亂搭接臨時線。7 新 進設備的包裝和報廢設備以及不用的雜物應按規定的程序及時予以清除。 3. 個人衛生應注意以下幾點：1 不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾。2 下班后要整理辦公桌上的用品，放罷整齊。3 禁止在辦公區域抽煙。4 下班后先檢查各自辦公區域的門窗是否鎖好，將一切電源切斷后即可離開。5辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、煙頭、傾倒剩茶。4總經理