1、漢普管理咨詢應付帳管理系統培訓手冊 ORACLE應付管理系統版本 11i操作手冊發行版 1.02003年6月第一章 定義銀行您可以定義銀行或結算行。定義“銀行”以記錄內部銀行，在內部銀行中您是收款和（或）支出帳戶的帳戶持有人。如果使用應付款管理系統，則您可以定義外部銀行，在外部銀行中您的供應商是帳戶持有人。此外，如果您使用 Oracle 應收款管理系統，請定義銀行以記錄支出帳戶持有人為您的客戶的外部銀行。定義“結算行”以記錄處理您發送的收款信息磁帶的銀行。然后，這些結算機構將創建您客戶的收款信息磁帶，并將其傳送給所有匯款銀行。 要輸入基本銀行，請執行以下步驟：設置-付款-銀行1. 在“銀行”窗

2、口中，輸入所有基本銀行信息：銀行名稱、分行名稱、銀行編號、分行編號以及地址。請使用表明其用途的銀行帳戶名，如“主要支出 - 美元”。 2. 選擇“銀行”作為結算機構。3. 輸入 EFT（電子資金轉帳）編號（可選）。4. 在“聯系人”區域中輸入銀行聯系人的名稱和信息（可選）。5. 保存您所做的工作。要輸入結算行，請執行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中，輸入所有基本銀行信息：銀行名稱、分行名稱、銀行編號、分行編號以及地址。使用表明其用途的銀行帳戶名，如“主要結算 - 美元”。 2. 選擇“結算行”作為結算機構。3. 輸入 EFT（電子資金轉帳）編號（可選）。4. 在“聯系人”區域中輸入銀行聯系人

3、的名稱和信息（可選）。5. 選擇“相關銀行”按鈕。輸入與結算行相關的所有銀行的銀行名稱和編號以及分行名稱和編號。 6. 保存您所做的工作。定義內部銀行帳戶您可以定義內部銀行帳戶來定義您作為帳戶持有人的銀行帳戶。Oracle 應收款管理系統使用內部銀行帳戶來接收客戶的付款。Oracle 應付款管理系統使用內部銀行帳戶向供應商支付資金。 要定義收款的基本銀行帳戶，請執行以下步驟：設置-付款-銀行（B）銀行帳戶1. 在“銀行”窗口中查詢現有的銀行。2. 選擇“銀行帳戶”按鈕。輸入銀行帳戶名和銀行帳號，并輸入帳戶類型和說明（可選）。 3. 如果您要使用銀行帳戶驗證，請輸入“支票數字”。4. 選擇“內部

4、帳戶使用”。5. 在“GL 帳戶”區域中輸入“現金帳戶”。6. 在“應收款管理系統選項”區域中，輸入匯款收款、貼現收款和短期負債的 GL 帳戶信息。7. 在“其它應收款管理系統選項”區域中，輸入收款和折扣 GL 帳戶信息（可選）。8. 在“聯系人”區域中輸入聯系人信息（可選）。9. 保存您所做的工作。要定義支出的基本銀行帳戶,請執行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中查詢現有的銀行。2. 選擇“銀行帳戶”。輸入銀行帳戶名和銀行帳號。如果您要使用此銀行進行 EDI 網關付款，請輸入帳戶類型，并輸入說明（可選）。幣種默認為您的本位幣。 如果您要使用銀行帳戶驗證，請輸入“支票數字”。3. 選擇“內部帳

5、戶使用”。4. 在“GL 帳戶”區域中輸入“現金帳戶”等?，F金 輸入您要與銀行帳戶關聯的現金帳戶。此帳戶必須為資產帳戶。在您創建付款時，應付款管理系統將創建會計分錄來貸記此現金帳戶。 如果您啟用了“允許調節會計”應付款管理系統選項，則應付款管理系統會使用在下一字段定義的現金結算帳戶（而非現金帳戶）來創建未調節發票付款的會計分錄以貸記現金結算帳戶。在您使用 Oracle 現金管理系統調節付款并將應付款管理系統中的付款過帳后，應付款管理系統將創建已調節發票付款的會計分錄來借記現金結算帳戶和貸記您在此處輸入的現金帳戶。 如果您啟用了“自動抵銷”應付款管理系統選項并啟用了“銀行帳戶”窗口中“應付款管理

6、系統選項”區域的“合并帳戶”選項，則在您創建付款時，應付款管理系統將為使用此銀行帳戶來支付的每個負債分配創建對應的現金付款分配。應付款管理系統將使用您在此處定義的現金帳戶與在“應付款管理系統選項”窗口中選擇的“自動抵銷方法”一起來創建現金付款分配。 現金結算 取決于您在“應付款管理系統選項”窗口中選擇的現金結算選項：“允許調節會計”或“允許遠期付款方法”，您可以使用不同的現金結算帳戶。 如果您選擇“允許調節會計”，請輸入您要將其與銀行帳戶關聯的現金結算帳戶。在您創建付款時，應付款管理系統將創建未調節發票付款的會計分錄以貸記使用此帳戶的現金結算帳戶。在您使用 Oracle 現金管理系統調節發票付

7、款時，應付款管理系統將創建會計分錄以借記此現金結算帳戶和貸記此銀行帳戶的現金帳戶。您在此處輸入的帳戶將成為“付款單據”窗口中“GL 帳戶”區域的“現金結算帳戶”字段的默認值。 如果要使用遠期付款方法，請輸入您要將其與付款單據關聯的結算帳戶。如果您使用人工遠期或遠期付款方法的付款單據來支付發票并將應付款管理系統中的付款過帳，則應付款管理系統將自動借記負債帳戶并貸記此帳戶。如果您使用應付款管理系統或 Oracle 現金管理系統中的自動或人工調節來結算此付款，然后將應付款管理系統中的付款過帳，則應付款管理系統將借記此現金結算帳戶和貸記此銀行帳戶的現金帳戶。 銀行手續費 如果您啟用了“允許調節會計”應

8、付款管理系統選項并使用 Oracle 現金管理系統來調節付款，請輸入您要將其與銀行帳戶關聯的銀行手續費帳戶。在您使用 Oracle 現金管理系統來調節發票付款時，應付款管理系統將創建會計分錄以記錄使用此帳戶的銀行手續費。您在此處輸入的帳戶將成為“付款單據”窗口中“GL 帳戶”區域的“銀行手續費帳戶”字段的默認值。 銀行差錯 如果您啟用了“允許調節會計”應付款管理系統選項并使用 Oracle 現金管理系統來調節付款，請輸入您要將其與銀行帳戶關聯的銀行差錯帳戶。在您使用 Oracle 現金管理系統來調節發票付款時，應付款管理系統將創建會計分錄以記錄使用此帳戶的所有銀行差錯。您在此處輸入的帳戶將成為

9、“付款單據”窗口中“GL 帳戶”區域的“銀行差錯帳戶”字段的默認值。 確認收款 如果您使用應收款管理系統的“自動收款”功能并要求在核銷收款之前將收款信息發送給客戶，則應收款將一直保留在“應收帳款”帳戶中直到客戶確認為止。在確認之后，應收款將從“應收帳款”帳戶沖銷并記入“確認收款”帳戶。如果不要求您將收款信息發送給客戶，則應收款將自動從“應收帳款”沖銷并記入“確認收款”。 5. 在“應付款管理系統選項”區域中，輸入付款批的默認信息。記錄您是否允許零額付款以及其是否為合并帳戶。6. 在“帳戶聯系人”區域中輸入聯系人信息（可選）。7. 進行定義和維護應付款管理系統付款單據的程序。附：定義和維護應付款

10、管理系統付款單據的程序使用“付款單據”窗口以定義內部銀行帳戶的付款單據。付款單據的實例有支票或電子付款。在使用銀行帳戶來創建發票付款之前，您必須至少創建一個付款單據。您可以為內部銀行帳戶創建任意多的付款單據。 在您定義付款單據時，您僅能選擇使用與銀行帳戶相同幣種的付款格式。如果銀行帳戶是多幣種銀行帳戶，則您可以選擇外幣付款格式或多幣種付款格式。 要定義付款單據，請執行以下步驟： 設置-付款-銀行（B）銀行帳戶（B）付款單據1. 在“銀行帳戶”窗口中查詢支出銀行帳戶。選擇“應付款單據”以定位至“付款單據”窗口。2. 輸入付款單據名稱，此名稱在銀行帳戶中是唯一的。選擇支出類型和付款格式。在“最后單

11、據編號”字段中輸入您用于付款單據的最后付款單據編號。在“最后可用單據編號”字段中輸入可用于付款單據的最后付款單據編號。 3. 在“附加信息”區域中，輸入您要應付款管理系統在每個自動付款批或快速付款初期打印的設置支票數。如果您要使用序列編號功能，請指定“單據類別”（可選）。 如果您啟用了 Oracle 現金管理系統的集成功能來進行調節，請改寫“GL 帳戶”區域中的 GL 帳戶（可選）。 如果您選擇使用“遠期付款方法”格式，請改寫“GL 帳戶”區域中的現金結算帳戶（可選）。4. 保存您所做的工作。定義客戶銀行帳戶如果您使用 Oracle 應收款管理系統，則可以輸入客戶的銀行帳戶信息。在您接收客戶的

12、電子付款時，應收款管理系統將使用此信息。 要定義客戶銀行帳戶，請執行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中查詢現有的銀行。2. 選擇“銀行帳戶”按鈕。輸入銀行帳戶名和銀行帳號，并輸入帳戶類型和說明（可選）。 如果您要使用銀行帳戶驗證，請輸入“支票數字”。3. 選擇“客戶帳戶使用”。4. 在“聯系人”區域中輸入聯系人信息（可選）。5. 保存您所做的工作。定義供應商銀行帳戶您可以為帳戶持有人為您的供應商的銀行帳戶輸入信息。然后，您可以將這些帳戶指定給供應商和其地點。在您為供應商創建電子付款時，應付款管理系統將使用此銀行信息。 要定義供應商銀行帳戶，請執行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中查詢現有的銀行

13、。2. 選擇“銀行帳戶”按鈕。輸入銀行帳戶名和銀行帳號。輸入 EDI 標識號。輸入帳戶類型和說明，并更改默認為本位幣的帳戶幣種（可選）。 如果您要使用銀行帳戶驗證，請輸入“支票數字”。3. 選擇“供應商”作為“帳戶使用”。4. 在“供應商指定”區域中列出供應商，并列出使用此帳戶接收電子付款的供應商地點（可選）。 5. 在“帳戶持有人”區域中輸入帳戶持有人信息（可選）。在“帳戶聯系人”區域中輸入聯系人信息（可選）。6. 保存您所做的工作。7. 在“供應商”和“供應商地點”窗口的“銀行帳戶”區域中，核實已列出其相應銀行帳戶的每個供應商和地點。對于具有多個銀行帳戶的供應商和供應商地點，請指定每個期間

14、和每個幣種的一個銀行帳戶作為基本銀行帳戶。請參閱：供應商和供應商地點窗口中的銀行帳戶區域附：供應商和供應商地點窗口中的銀行帳戶區域如果您選擇“供應商”作為“銀行帳戶”類型，則可以使用此區域將供應商銀行帳戶指定給供應商和供應商地點。在此區域中輸入信息可以更新“供應商”和“供應商地點”窗口中的“銀行帳戶”區域。 名稱 使用此分行來接收電子付款的供應商名稱。如果您輸入供應商時沒有指定地點，則應付款管理系統會將您為供應商輸入的任何新地點默認給此銀行帳戶（現有地點除外）。 編號 使用此分行來接收電子付款的供應商的供應商編號。 地點 使用此分行的供應商的供應商地點。 有效日期自/至 如果您要設置一個時限，

15、讓此供應商地點使用此銀行帳戶作為銀行帳戶并以該銀行帳戶的幣種接收電子付款，請輸入起止日期。 基本 啟用此復選框以將其作為默認銀行帳戶，使供應商或地點以銀行帳戶幣種接收電子付款。對于具有銀行帳戶指定的所有供應商和供應商地點，您均必須對每個幣種指定一個銀行帳戶以作為基本銀行帳戶。 定義多幣種銀行帳戶 （參照內部銀行）如果定義了多幣種銀行帳戶，則您應對其使用人工付款調節。應付款管理系統將存儲您在初始化付款批、輸入人工付款或創建快速付款時輸入的付款幣種。您從銀行收到的銀行文件明細將包含銀行帳戶幣種。由于在您使用多幣種銀行帳戶時付款和銀行帳戶的幣種可能不同，自動調節可能會生成很多例外信息。 要定義多幣種

16、銀行帳戶，請執行以下步驟： 1. 定義收款或支出的基本銀行帳戶。如果您要定義收款的銀行帳戶，請在“應收款管理系統選項”區域中啟用“多幣種收款”選項。如果您要定義支出的銀行帳戶，請在“應付款管理系統選項”區域中啟用“多幣種付款”選項并輸入已實現收益和已實現虧損帳戶。 2. 保存您所做的工作。定義外幣銀行帳戶（參照內部銀行） 要定義外幣銀行帳戶，請執行以下步驟： 1. 定義收款或支出的基本銀行帳戶。如果您要定義支出的銀行帳戶，請在“應付款管理系統選項”區域中輸入已實現收益和已實現虧損帳戶。2. 保存您所做的工作。控制 AP 會計期狀態 應付款管理系統允許您在打開會計期中撤消發票分錄、付款分錄和付款

17、。您可以在“將來”會計期中輸入發票，但無法過帳“將來”會計期中的任何發票，直至您將期間的狀態更改為“打開”為止。應付款管理系統中的可用期間狀態打開未打開、將來、打開、關閉和永久關閉。 在您將期間狀態更新為“關閉”時，應付款管理系統將自動檢查在此期間中是否存在任何未過帳的發票或付款，或任何未確認的付款批。如果在您嘗試要關閉的期間中存在未過帳的記錄或未確認的付款批，應付款管理系統將阻止您關閉此期間，并自動提交“未過帳發票清除”報表。您可以使用此報表來查看期間的所有未過帳事務處理。如果要將所有未過帳事務處理從一個期間移至另一期間，您可以提交“未過帳發票清除”程序，然后關閉您所在的期間。 應付帳款期間

18、與總帳期間是分開的。 要更改會計期的狀態，請執行以下步驟：設置-日歷-會計-AP控制期 1. 在“AP 會計期”窗口中將期間狀態更新為以下狀態之一： 未打開 應付款管理系統不允許您在從未打開的期間內撤消發票分錄、付款分錄或付款。在您第一次定義期間時，應付款管理系統將對期間指定“未打開”狀態。在將狀態更改為“將來”或“打開”之后，您將無法將其重新更改為“未打開”。 將來 應付款管理系統允許“將來”期間中的發票分錄?！皩徟睂炱鹉凇皩怼逼陂g內輸入的任何發票的過帳和付款。“審批”將在您打開期間并重新提交審批時釋放掛起。應付款管理系統不允許撤消“將來”期間內的付款分錄或付款。 應付款管理系統允許

19、您依據“應付款管理系統選項”窗口中輸入的數字來限制將來期間數。在將“將來”期間的狀態更改為“打開”之后，您無法將其重新更改為“將來”。 打開 應付款管理系統允許“打開”期間內的發票分錄、付款分錄、付款撤消和過帳。如果某個期間為調整期間，您將無法打開此期間。您可以使用“定義日歷”表單來定義調整期間。調整期間可以具有重疊的日期。 關閉 應付款管理系統不允許“關閉”期間內的發票分錄、付款分錄或付款撤消。如果與“關閉”期間對應的總帳和采購期間均為“打開”，您可以重新打開“關閉”期間。應付款管理系統將阻止您關閉具有未過帳發票或付款的期間。應付款管理系統也將阻止您關閉具有未確認付款批的期間。要關閉具有未過

20、帳發票或付款分配的期間，請提交過帳（一直到期末），也可以提交“未過帳發票清除”報表以將所有剩余的未過帳事務處理從一個期間移至另一期間。 永久關閉 應付款管理系統不允許“永久關閉”期間內的發票分錄、付款分錄或付款撤消。您無法重新打開“永久關閉”期間。 2. 保存您所做的工作。定義帳齡使用“帳齡分期”窗口，您可以為發票帳齡報表定義時間周期。發票帳齡報表提供了有關您的指定四個期間內到期發票付款的信息。應付款管理系統將在四欄中顯示發票信息。每欄對應一個期間。在提交發票帳齡報表時，您可以選擇用于報表的帳齡分期類型。 您可以隨時使用“帳齡分期”窗口來修改或重新排列某個帳齡分期類型內的期間。 要定義帳齡分期

21、，請執行以下步驟：設置-日歷-帳齡期間1. 在“帳齡分期”窗口中輸入您要定義的帳齡分期類型的名稱和說明。在您提交發票帳齡報表時，如果此值有效，它將以“類型”參數值列表的形式出現。要激活帳齡分期，請選擇“有效”。 2. 輸入每個帳齡分期：輸入期間的天數范圍。例如，要定義報告在下一個 7 天內到期發票付款的期間，請輸入“-7 天至 0 天”。1. 保存您所做的工作。第二章 供應商設置外部供應商在“供應商”窗口中設置供應商，以記錄向您提供貨物或服務的個人或公司信息。您也可以輸入為其償付費用報表的員工。在輸入從多個地點開展業務的供應商時，您僅能存儲一次供應商信息，并為每個地點輸入供應商地點。您可以將供

22、應商地點指定為支付地點、采購地點或 RFQ 唯一地點。例如，對于單一供應商，您可以從多個不同地點采購貨物，并將付款發送至多個不同地點。多數供應商信息可自動為所有供應商地點所默認，以便輸入供應商地點。系統將使用您輸入的供應商和供應商地點信息，以便稍后為供應商地點輸入事務處理時輸入默認值。您在“供應商”窗口輸入的大部分信息僅用于在“供應商地點”窗口中輸入默認值。當系統在稍后的事務處理中輸入那些信息時，即使供應商地點值為空而供應商具有值，它也僅使用供應商地點信息作為默認值。如果您在供應商層更新信息，它并不更新現有的供應商地點。 在輸入供應商時，您也可以記錄一些信息作為參考，如聯系人姓名或供應商為您指

23、定的客戶編號。要輸入基本的供應商信息，請執行以下步驟： 供應商-錄入1. 在“供應商匯總”或“供應商”明細窗口中輸入唯一的供應商名稱。 如果啟用“財務系統選項”窗口中的“自動供應商編號”選項，應付款管理系統將自動為您輸入供應商編號。如果您未啟用此選項，請輸入唯一的供應商編號。 （可選）在“納稅人標識”字段中輸入供應商的納稅標識號。例如，個人的社會保險編號、公司或合伙企業的聯邦標識號/聯邦納稅標識。 （可選）如果您正輸入增值稅供應商，請在“納稅登記編號”字段中輸入增值稅 (VAT) 登記編號。如果您要防止某日期之后此供應商的發票或采購訂單的輸入，請輸入失效日期。2. 如果您正使用“供應商匯總”，

24、請選擇“打開”以定位至“供應商”明細窗口。 輸入您要在“供應商”明細窗口相應區域記錄的附加供應商信息。如果信息同時顯示在“供應商地點”窗口，則供應商地點將默認這些供應商信息。有關任何區域的詳細信息，請參閱以下字段參考。 會計、銀行帳戶、分類、控制、電子付款、通用、發票稅、付款、采購、接收、納稅申報、預扣稅3. 要在“供應商”明細窗口的“地點”區域中輸入供應商地點，請選擇“新建”，然后選擇“打開”以定位至“供應商地點”窗口。 供應商-錄入（B）地點輸入供應商地點名稱和地址。地點名稱不會出現在您向供應商發送的單據中。您可以在事務處理輸入期間從值列表中選擇供應商地點時將其用作參考。輸入您要在相應區域

25、記錄的任何附加供應商地點信息。如果供應商信息對為供應商所輸入的、它的新供應商地點自動默認，則您可以改寫這些默認值。有關任何區域的詳細信息，請參閱以下字段參考。 會計銀行帳戶聯系人控制客戶電子付款發票稅付款采購地點使用及電話納稅申報預扣稅4. 保存您所做的工作。會計區域：供應商會計值是您為供應商輸入的所有新供應商地點的默認值。供應商地點會計值是供應商地點所有新發票的默認值。您可以在供應商地點輸入和發票輸入過程中改寫任何會計默認值。 分配集 為供應商地點輸入的所有發票的默認分配集。您可以在“分配集”窗口中定義值列表的附加分配集。 如果使用多組織支持功能，您只能在供應商地點層將值輸入此字段。 負債帳

26、戶 供應商地點發票的負債帳戶和說明（多達 240 個字符）。供應商默認值是負債帳戶的財務系統選項。在您創建默認的負債帳戶時，應付款管理系統將對輸入的每個供應商默認此負債帳戶。您可以改寫此默認值。在您輸入發票時，應付款管理系統將自動對發票默認供應商地點的負債帳戶。您也可以改寫此默認值。 如果使用多組織支持功能，您只能在供應商地點層將值輸入此字段。 預付款帳戶 供應商發票的預付款帳戶和說明（多達 240 個字符）。供應商默認值是預付款帳戶財務系統的選項。 如果使用多組織支持功能，您只能在供應商地點層將值輸入此字段。 銀行帳戶區域：使用此區域，您可以記錄供應商和供應商地點用于電子付款事務處理的供應商

27、銀行帳戶。您可以在“銀行帳戶”窗口中定義供應商銀行帳戶。您在“銀行帳戶”窗口中對供應商或供應商地點指定的銀行帳戶將在此處顯示。您在“供應商”和“供應商地點”窗口的此區域中輸入的信息將在“銀行帳戶”窗口的“供應商指定”區域中顯示。 在您保存供應商地點之后將出現新供應商地點的銀行帳戶區域。在您輸入供應商地點的銀行帳戶時，應付款管理系統將默認供應商的所有有效銀行帳戶。您可以隨時添加或刪除供應商或供應商地點的銀行帳戶。更新供應商的銀行帳戶將不影響現有供應商地點的銀行帳戶。 控制區域：通過對供應商地點而非每張單個發票應用掛起，您可以防止支付多個供應商發票。您可以為供應商地點啟用多種類型的供應商相關掛起。

28、應付款管理系統同時在供應商層提供了這些選項，但它僅使用這些值來提供您所輸入的新供應商地點的默認值。您在“供應商地點”啟用的選項可以控制應付款管理系統的處理過程。 掛起所有付款 最具有限制性的供應商地點掛起。通過選定供應商地點的“掛起所有付款”，您可以防止供應商地點被選定用于在付款批期間付款或快速付款。在撤消選定供應商地點的“掛起所有付款”選項之前，您不能支付供應商地點的發票。 注意：如果在供應商地點啟用“掛起所有付款”選項，由于它是供應商掛起而非發票掛起，因此“發票窗口”中的“掛起”字段并不反映此選項。 掛起未匹配發票 如果您為地點啟用此選項，則應付款管理系統將對“項目”類型分配未匹配采購訂單

29、的發票應用“要求匹配”掛起（除非按會計代碼組合的分配總和為零）。應付款管理系統將在“審批”期間對發票應用掛起。您不能在釋放掛起之前支付發票。您可以通過將發票與采購訂單匹配并重新提交“審批”來釋放此掛起，或者在“發票工作臺”的“掛起”窗口人工釋放掛起。 默認值是您在“財務系統選項”窗口中選擇的“掛起未匹配發票”選項。但如果這是系統在“發票導入”期間自動創建的供應商，則默認值是您在“應付款管理系統選項”窗口的“費用報表”區域中定義的“掛起未匹配的費用報表發票”選項。 掛起將來發票 如果啟用了此選項，應付款管理系統將自動對為該地點輸入的所有新發票（包括 EDI 發票）應用“供應商”掛起。應付款管理系

30、統可以在您保存發票時應用此掛起。您仍可以支付先前為供應商地點輸入的發票。您可以在“發票工作臺”的“掛起”窗口人工釋放掛起。如果不再掛起供應商地點的將來發票，請撤消選定此供應商地點選項。 掛起原因 您要對發票應用發票掛起的原因。 發票限額 如果輸入的供應商地點發票超過您指定的發票限額，則應付款管理系統將在“審批”過程中對發票應用“金額”掛起。此掛起還可應用于您導入的 EDI 發票。您不能在釋放掛起之前支付發票。您可以通過調整發票額來釋放掛起，或者在“發票工作臺”的“掛起”窗口人工釋放掛起。 采購區域：所有供應商采購值將默認到您輸入的新供應商地點。 注：如果使用多組織支持功能，則您在“財務系統選項

31、”窗口中輸入的值將默認到供應商和供應商地點。 供應商地點值將默認到采購訂單和請購單。您可以在供應商地點輸入和采購單據輸入的過程中改寫任何采購默認值。 開單至地點 供應商發送有關貨物或勞務發票的目的地地點。此字段的默認值是您為“開單至地點”定義的財務系統選項，且供應商地點默認值是您輸入的供應商選項。 FOB 供應商的船上交貨價 (FOB) 代碼。默認值是您為 FOB 定義的財務系統選項，且供應商地點默認值是您輸入的供應商選項。 裝運條件 您與供應商議定的裝運條件，以確定是否您或供應商支付從供應商處訂購的貨物的運費。供應商默認值是您為“裝運條件”定義的財務系統選項，且供應商地點默認值是您輸入的供應

32、商選項。 掛起原因 您要阻止審批供應商采購訂單的原因。僅在啟用“采購訂單掛起”字段時，您才可以在此字段中輸入值。系統并不采用此信息；它僅供您參考。 采購訂單掛起 如果啟用此字段，您可以創建供應商地點的采購訂單掛起，但不能審批該采購訂單。要刪除掛起，您必須人工釋放掛起。 發運目的地 供應商進行裝運或發送有關貨物/勞務發票的地點。此字段的默認值是您為“發運目的地”定義的財務系統選項，且供應商地點默認值是您輸入的供應商選項。 發運途徑 您與供應商一起使用的裝運方法。默認值是您為“發運途徑”定義的財務系統選項，且供應商地點默認值是您定義的供應商選項。 憑收據付款區域 ：如果您已安裝采購管理系統，并使用

33、憑收據付款功能以根據收據和采購訂單創建發票，請在以下字段中輸入信息。支付條件 收據 如果要使用“憑收據支付自動開票程序”，以根據您為此供應商地點輸入的收據和采購訂單創建發票，請輸入“收據”。 空白 如果您不想使用“憑收據支付自動開票程序”，請將此字段留空。備選支付地點 如果沒有在此處輸入備選支付地點，則在您為供應商地點的收據創建發票時，系統將使用采購訂單上的供應商地點作為支付地點。 在您根據此供應商地點的收據創建發票時，如果要應付款管理系統為此供應商的不同有效供應商支付地點創建發票，請輸入地點名稱。如果此供應商只有一個有效支付地點，則您不能使用此字段，且應付款管理系統將創建支付地點的發票。 發

34、票匯總層 如果將“備選支付地點”字段留空，則在您提交“憑收據支付自動開票程序”時，請輸入您要合并此供應商發票的層次： 支付地點 為此供應商支付地點創建一張發票。 裝箱單 對于此供應商支付地點，為每個裝箱單創建一張發票。 收據 對于此供應商支付地點，為每張收據創建一張發票。如果在“備選支付地點”字段中輸入值，則系統將使用您為此支付地點選擇的“發票匯總層”。地點使用及電話區域：支付地點 您發送發票付款的供應商地點。對于未定義作為支付地點的供應商地點，您不能輸入發票。 采購地點 您訂購貨物或勞務的供應商地點。在 Oracle 采購管理系統允許您輸入采購訂單之前，您必須輸入至少一個采購地點。 RFQ

35、唯一地點 您不允許輸入供應商地點的采購訂單時啟用。RFQ 唯一地點是您接收報價單的地點。注意：其他未注釋的區域參考“財務系統控制選項”及“應付控制系統選項”說明。設置員工供應商創建雇員雇員-輸入雇員將員工輸入為供應商在支付員工的費用報表之前，您必須將員工輸入為供應商。您可以啟用“自動將員工創建為供應商”應付款管理系統選項，以在應付款管理系統發票導入期間自動執行此操作，或在“供應商”窗口中人工將員工輸入為供應商。 要以人工輸入方式將員工作為供應商輸入，請在“供應商”窗口的“分類”區域中選擇員工作為供應商類型，然后輸入員工姓名或編號。供應商-錄入如果啟用“自動將員工創建為供應商”應付款管理系統選項

36、，則在導入員工的費用報表時，應付款管理系統將根據您支付供應商的地點創建含相應地址的“住宅”或“辦公室”供應商地點。如果供應商不存在，應付款管理系統將創建員工的新供應商。如果您要支付的供應商地點（住宅或辦公室）不存在，應付款管理系統會將供應商地點添加至現有供應商。供應商-錄入（B）地點檢查重復的供應商本操作適用于查詢是否有重復的供應商。其它-請求-運行定期提交以下報表： 供應商報表：列出供應商的詳情。報表提供多個選擇標準并按字母順序列出供應。供應商審計報表：列出其名稱與指定的字符數相符的活動供應商，而不區分大小寫、空格和特殊字符等。此報表列出每個可能重復供應商的所有地點。建議：要避免在系統中輸入

37、重復的供應商，最好設立和使用供應商標準命名慣例，并限制可輸入新供應商的人數。供應商合并程序使用“供應商合并”，您可以將兩個或兩個以上且標識為重復的供應商相合并。您可以更新老供應商的采購訂單和發票以將它提供給新供應商。“供應商合并”窗口還允許您合并供應商地點，以使您指定給老供應商的地點可以重新指定給新供應商。 在合并供應商時，您可以將發票或采購訂單，或是同時將兩者從一個供應商和地點傳送給另一個供應商和地點。您可以僅將未付發票傳送給新供應商和地點，也可以將所有發票（包括已付和部分支付發票）傳送給它們。如果合并會為供應商創建重復發票，則應付款管理系統不會傳送發票。 要獲得最佳審計結果，您可以將已付和

38、未付發票同時傳送給新供應商和地點，以使您可以方便地標識重復付款。此外，您可以將采購訂單和發票同時傳送給新供應商和地點，以使所有發票和采購訂單信息均對應于同一供應商。 合并供應商之后，應付款管理系統將自動打印采購訂單頁眉更新報表和供應商合并報表，以作為供應商合并活動的審計線索。供應商合并報表也將列出未合并的發票（如果有）。如果發票未付或未過帳，您可以更新發票編號。 要使用“供應商合并”來合并供應商，請執行以下步驟：供應商-合并1. 在“供應商合并”窗口中，選擇要從老供應商傳送給新供應商的發票：所有、未付或無。2. 如果要將所有采購訂單從老供應商傳送給新供應商，請選擇“PO”。3. 輸入老供應商名

39、稱和地點以及新供應商名稱。應付款管理系統會將信息從老供應商傳送給新供應商。如果您要將老供應商地點重新指定給新供應商，請選擇“復制地點”并且不要輸入新供應商地點。在合并期間，應付款管理系統將輸入合并日期作為老供應商地點的失效日期并使用您選擇要傳送的信息來創建新供應商的新地點。 如果您要將老供應商地點信息與新供應商地點信息合并，請勿選擇“復制地點”，而是在“地點”字段輸入新供應商的現有地點之一。合并期間，應付款管理系統將輸入合并日期來作為老供應商地點的失效日期并將您選定的所有信息與新供應商地點信息合并。 4. 選擇“合并”。應付款管理系統將提交并發請求以運行供應商合并程序，此程序會將信息從老供應商

40、傳送給新供應商，并同時運行采購訂單頁眉更新報表和供應商合并報表。 5. 在請求完成之后復核日志文件和報表。第三章 發票管理輸入基本發票如果您從供應商處獲得的商業發票屬于基本發票，則請使用此程序輸入將不與采購訂單相匹配。 要輸入基本發票，請執行以下步驟：發票-錄入-發票 1. 在“發票”窗口中選擇標準或混合的發票類型。2. 輸入供應商或供應商編號。 3. 輸入您要向其發送發票付款的供應商地點。應付款管理系統將打印此付款地點的地址。4. 通過選擇 TAB 輸入發票日期或接受應付款管理系統的默認值（當天日期）。如果您輸入了將來期間內的日期，應付款管理系統將在“審批”過程中使“將來期間”中的發票處于掛

41、起狀態。 根據應付款管理系統選項和默認值的設置方式，應付款管理系統也許將使用您輸入的發票日期作為發票“條件日期”和“GL 日期”默認值。 如果“GL 日期的基準”應付款選項設置為發票（日期），您必須輸入在打開或將來期間內的發票日期。5. 輸入供應商傳發送給您的發票的“發票編號”，或通過選擇 TAB 接受應付款管理系統默認值（當天日期）。應付款管理系統不允許您為相同供應商輸入重復的發票編號。 建議：您可以使用發票編號慣例，此慣例將對相同發票單獨輸入不同發票編號的風險減至最低。例如，如果您一直輸入以大寫字母數字表示的發票編號，則要輸入僅如 ABC123 而非 abc123 的發票編號。 輸入包括稅

42、、運費和雜項費用的全部發票額。6. 輸入發票的說明。此說明將顯示在付款單據中，并且可能出現在總帳中。7. 通過輸入“分配集”以自動輸入分配，或選擇“分配”，然后人工輸入行?；蛘哌x擇“匹配”。8. 應付款管理系統將使用發票額、付款條件和期限日期以自動計劃發票付款。您可以在“付款”區域中輸入和復核這些字段的默認值。 9. 保存您所做的工作。輸入發票批為批中所有發票輸入可改寫系統或供應商地點默認值的批層發票默認值。 通過跟蹤控制發票數和總額與實際發票數和總額（由發票輸入產生）之間的差異以獲得最大的準確度。 易于聯機查找批并復核創建此批的人的名稱和日期。 建議：如果您按批名對實際說明文件進行歸檔，系統

43、化的命名慣例將使檢索易于進行。 要輸入發票批，請執行以下步驟： 1. 在“發票批”窗口中輸入唯一批名。此批名將顯示在報表中，并有助于您聯機查找批。2. 在“控制計數”字段中輸入批中的發票數。在“控制總額”字段中輸入批中的發票總額。應付款管理系統將跟蹤控制計數和總額與您輸入發票時的實際計數和總額之間的差異。 警告：如果存在不一致，應付款管理系統將在您退出批時發出警告，但并不阻止“審批”和批內單個發票的付款。您可以立即進行更正，或者稍后調整發票批。 3. 輸入您所需要的用于發票的任何發票默認值。默認值包括：幣種、類型、單據類別、掛起名、負債帳戶、付款條件、支付類別、GL 日期和掛起原因。這些默認值

44、將改寫系統和供應商地點默認值。當然，您也可以在輸入單個發票時改寫這些默認值。 4. 選擇“發票”按鈕，然后輸入發票。5. 保存您所做的工作。輸入貸項/借項通知單要輸入貸項/借項通知單，請執行以下步驟： 1. 在“發票”窗口中輸入“貸項通知單”或“借項通知單”發票類型。輸入負發票額和所有基本發票信息。請參閱：輸入基本發票如果適用，請輸入“即期付款條件”。2. 通過輸入分配集或與您輸入的原始發票進行匹配來自動輸入分配，也可以選擇“分配”按鈕并人工輸入分配。請參閱后面介紹：分配集、將貸項/借項通知單與采購訂單和發票匹配或輸入發票分配3. 保存您所做的工作。發票分配發票-錄入-發票（B）分配1. 在“

45、發票”窗口中選擇發票，然后選擇“分配”以定位至“分配”窗口。2. 選擇分配類型。為您訂購的貨物或服務選擇“項目”。為發票上除運費或稅以外的其它費用選擇“雜項”。輸入分配額和 GL分配帳戶，如費用等。如果您輸入資產類型帳戶，應付款管理系統將自動啟用“按資產跟蹤”復選框，并且您無法對其進行更改。如果您輸入費用帳戶并要將此分配導入 Oracle 資產管理系統，請啟用此復選框。一般情況下，應輸入固定資產結算帳戶或在建工程結算帳戶。3. 分配 GL 日期的默認值是您輸入的發票 GL 日期。您可以改寫此默認值并將分配 GL 日期更改為打開或將來期間內的任何日期。應付款管理系統將使用“GL 日期”來確定創建

46、分配日記帳分錄的時間。 4. 以相同方式輸入任何附加的分配。如果分配總額不等于發票總額，應付款管理系統會在發票“審批”過程中將發票標記為“分配差異”掛起。5. 保存您所做的工作。發票匹配您可以采用不同的方法將發票與采購訂單相匹配： 采購訂單裝運匹配 根據已開單數量，應付款管理系統將在所有非完全開單的采購訂單分配之間按比例分配“匹配金額”，這些分配與您匹配的采購訂單裝運相關聯。應付款管理系統將根據采購訂單分配自動創建發票分配。 您可以與單個采購訂單裝運匹配，或輸入快速匹配發票類型，然后應付款管理系統將自動完成與所有采購訂單裝運的匹配。應付款管理系統將根據采購訂單分配自動創建發票分配。采購訂單分配

47、匹配 您可以將匹配金額分配至特定的采購訂單分配。應付款管理系統將根據您要匹配的采購訂單分配自動創建發票分配。 價格更正 您可以使用價格更正來調整先前匹配的采購訂單裝運或分配的已開票單價而無需調整已開單數量。對于已與采購訂單匹配的發票，在供應商發送單價更改的發票時，您可以使用價格更正。 您可以記錄采購訂單裝運或采購訂單分配的價格增長。您也可以輸入貸項通知單或借項通知單以記錄采購訂單裝運或采購訂單分配的價格降低。最終匹配 如果已啟用“允許最終匹配”應付款管理系統選項，您可以在匹配過程中或在調整發票分配時選擇“最終匹配”，以永久關閉采購訂單。u 匹配采購訂單在輸入發票并將其與采購訂單相匹配時，應付款

48、管理系統將自動為您創建分配并檢查匹配是否在定義的容限內。在您保存匹配之后，應付款管理系統將根據您在“已開票數量”字段中輸入的金額來更新每個匹配裝運及其對應的分配。應付款管理系統還將更新采購訂單分配中的已開單金額。 要匹配特定的采購訂單裝運或分配，請執行以下步驟： 1. 在“發票”窗口中輸入標準、PO 默認或混合發票類型。如果輸入了 PO 默認類型，應付款管理系統將提示您輸入 PO 編號，然后它會自動默認供應商、供應商編號、地點和幣種。 輸入所有基本發票信息，但不可以人工輸入分配。 2. 選擇“匹配”按鈕。在“查找要匹配的采購訂單”窗口中輸入您要將發票與其相匹配的采購訂單搜索標準。選擇“查找”按

49、鈕以定位至“與 PO 匹配”窗口。發票-錄入-發票（B）匹配3. 在“與 PO 匹配”窗口中復核采購訂單付款條件，并可選擇在“發票”窗口中更改發票付款條件。應付款管理系統將使用發票付款條件以計劃發票付款。 4. 通過與采購訂單匹配以創建發票分配。對于您要匹配的每個裝運，請選擇裝運并輸入以下內容中的兩項：已開票數量、單價或匹配金額。 如果您輸入了一個字段，應付款管理系統將自動計算剩余字段（已開票數量 單價 = 匹配金額）。您也可以更改從采購訂單裝運單價默認的單價。 如果要進一步進行匹配，您可以與采購訂單分配匹配：要與采購訂單分配匹配，請選擇“分配”按鈕。對于您要匹配的每個采購訂單分配，請選擇采購

50、訂單分配，然后輸入“已開票數量”或“匹配金額”。應付款管理系統將根據“單價”自動計算并輸入剩余字段。（已開票數量 單價 = 匹配金額）?！皢蝺r”是您在“與 PO 匹配”窗口中進行匹配的默認值。 5. 選擇“匹配”以保存匹配。 要復核新建發票分配，請在“發票”窗口中選擇“分配”按鈕。要匹配所有采購訂單裝運（快速匹配），請執行以下步驟： 1. 在“發票”窗口中輸入“快速匹配”發票類型。 輸入所有基本發票信息，但不可以人工輸入分配。 2. 選擇“匹配”按鈕以使應付款管理系統定位至“與 PO 匹配”窗口并自動進行匹配。應付款管理系統會將發票與匹配的裝運分配進行完全匹配并自動創建發票分配。您可以通過改寫

51、默認值來調整任何匹配。 復核采購訂單“付款條件”（可選）并在“發票”窗口中更改發票“付款條件”。應付款管理系統將使用發票付款條件以計劃發票付款。 3. 在“與 PO 匹配”窗口中選擇“匹配”按鈕以保存匹配。 要復核應付款管理系統創建的發票分配，請在“發票”窗口中選擇“分配”按鈕。u 價格更正對已與采購訂單匹配的發票，在供應商向您發送單價更改的發票時，您可以使用價格更正。您可以通過輸入標準貸項或借項通知單發票，然后在執行匹配時選定“價格更正”以記錄價格更正。 應付款管理系統可以記錄和更新先前匹配采購訂單裝運或分配的已開票單價，而無需調整已開單數量，因此您可以跟蹤價格差異；應付款管理系統還將更新最

52、初匹配采購訂單分配中的已開單金額。 要記錄采購訂單裝運或采購訂單分配的價格增長，請執行以下步驟： 1. 在“發票”窗口的“類型”字段中輸入標準 PO 默認或混合。如果輸入了 PO 默認類型，應付款管理系統將提示您輸入 PO 編號，然后它將自動默認供應商、供應商編號、地點和幣種。 輸入所有基本發票信息，但不可以人工輸入分配。2. 選擇“匹配”按鈕。在“查找要匹配的采購訂單”窗口中輸入您要將發票與其相匹配的采購訂單搜索標準。選擇“查找”按鈕以定位至“與 PO 匹配”窗口。3. 在“與 PO 匹配”窗口中復核采購訂單付款條件，（可選）并在“發票”窗口中更改發票付款條件。應付款管理系統將使用發票付款條

53、件以計劃發票付款。 4. 通過將價格更正與先前匹配的采購訂單裝運的已開票單價匹配，以調整已開票單價。要記錄采購訂單裝運的價格增長，請選定“價格更正”，并輸入價格更正遞增額的“單價”，然后為您要匹配的每個裝運輸入“已開票數量”或“匹配金額”。應付款管理系統將自動計算和輸入剩余字段（已開票數量 單價 = 匹配金額）。 如果要進一步進行匹配，您可以與特定的采購訂單分配匹配：要與采購訂單分配匹配，請選擇“分配”。對于您要匹配的每個采購訂單分配，請選擇采購訂單分配，然后輸入“已開票數量”或“匹配金額”。應付款管理系統將根據“單價”自動計算并輸入剩余字段。（已開票數量 單價 = 匹配金額）。“單價”是您在

54、“與 PO 匹配”窗口中進行匹配的默認值。 5. 選擇“匹配”以保存匹配。 要記錄采購訂單裝運或采購訂單分配的價格降低，請執行以下步驟： 1. 輸入貸項通知單或借項通知單類型的發票。輸入所有基本發票信息，但不可以人工輸入分配。2. 選擇“匹配”以定位至“與發票匹配”窗口。 3. 應付款管理系統將自動查詢具有與貸項/借項通知單相同的供應商、地點和幣種的所有發票。注：如果您知道貸項/借項通知單屬于與某個采購訂單匹配的發票，則可以查詢采購訂單編號，應付款管理系統將顯示與此采購訂單匹配的所有發票。 （可選）選擇“發票概覽”以復核有關發票的詳情。4. 與一個或多個采購訂單匹配發票相匹配。對于每個您要匹配

55、的原始發票，請選擇發票，然后輸入“貸項金額”。選擇“匹配 PO”以定位至“與 PO 匹配”窗口。 要記錄采購訂單裝運的價格降低，請選定“價格更正”，并輸入價格更正的遞增金額“單價”，然后輸入您要匹配的每個裝運的“已開票數量”或“匹配金額”。應付款管理系統將自動計算和輸入剩余字段（已開票數量 單價 = 匹配金額）。 如果要進一步進行匹配，您可以與特定的采購訂單分配匹配：要與采購訂單分配匹配，請選擇“分配”按鈕。對于您要匹配的每個采購訂單分配，請選擇采購訂單分配，然后輸入“已開票數量”或“匹配金額”。應付款管理系統將根據“單價”自動計算和輸入剩余字段（已開票數量 單價 = 匹配金額）。“單價”是您

56、在“與 PO 匹配”窗口中進行匹配的默認值。 5. 選擇“匹配”按鈕以保存匹配。 要復核新建發票分配，請在“發票”窗口中選擇“分配”按鈕。u 將貸項/借項通知單與采購訂單和發票匹配 在您輸入貸項/借項通知單時，您可以將它與現有的發票匹配以使應付款管理系統自動復制會計信息并創建貸項/借項通知單的發票分配。您可以在不同的明細層將貸項通知單與多個發票匹配?？捎眠x項取決于原始發票是否與采購訂單匹配。 如果原始發票與采購訂單不匹配（基本發票），您可以： 與發票匹配 應付款管理系統將依據原始發票的發票分配額按比例分配貸項金額，并依據原始發票的分配自動創建貸項/借項通知單的發票分配。 與特定發票分配匹配 您

57、可以將貸項金額分配給原始發票的特定發票分配。應付款管理系統將依據您選定的原始發票分配自動創建貸項/借項通知單的發票分配。例如，您可以為三個不同部門訂購三把椅子然后退回一把，則您可以將貸項/借項發票與該部門的原始分配匹配，以確保貸項與費用匹配。 如果原始發票與采購訂單匹配，您可以： 與特定發票分配匹配 您可以將貸項金額分配給原始發票的特定發票分配。應付款管理系統將依據您選定的原始發票分配自動創建貸項/借項通知單的發票分配。 應付款管理系統將依據您輸入的貸項數量來更新原始匹配采購訂單裝運及其相應分配的開單數量。應付款管理系統還將更新采購訂單分配的開單金額。 與采購訂單裝運匹配 應付款管理系統依據已開單數量，將貸項金額按比例分配到與采購訂單裝運（與貸項/借項通知單匹配）關聯的所有采購訂單分配。應付款管理系統依據與您要匹配的采購訂單裝運關聯的采購訂單分配來自動創建貸項/借