1、 項目管理咨詢操作實務(wù)大綱 目錄 項目管理咨詢操作實務(wù)大綱 1 總則 1.1定義 項目管理咨詢就是接受客戶單位的委托，根據(jù)客戶單位的實際，運(yùn)用美國項目管理協(xié) 會編制的項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第四版）中的項目管理理論，參照 ISO9000 質(zhì)量管理體系的模式，采用互動的方法，與客戶單位的管理骨干一起，通過學(xué)習(xí)研 究，建立、實施并改進(jìn)項目管理體系的過程。 本項目管理咨詢操作實務(wù)大綱是對本公司項目管理咨詢過程的要求與規(guī)范。 1.2適用范圍 適用于本公司對項目管理咨詢過程的控制。 2 咨詢項目建議書 2.1總要求 對于管理咨詢工作的優(yōu)劣很難有一個準(zhǔn)確的定量評價，主要原因是由于作為管理咨

2、詢 的核心內(nèi)容的知識與經(jīng)驗是很難進(jìn)行量化考證的，再加上不同的企業(yè)對于管理咨詢成績的 評價各不相同，使得客戶在考慮選擇咨詢公司時，一般會從公司的咨詢顧問結(jié)構(gòu)及咨詢公 司的相對知名度去考慮。然而，即使如此，多數(shù)客戶仍然很難知道咨詢公司的具體工作業(yè) 績與能力。因此，一則為了能夠清晰地說明我們能夠為客戶解決的問題和采用的方法的科 學(xué)性，二則為了使客戶一目了然地看到我們的工作經(jīng)驗和服務(wù)方式。另外，也是雙方在工 作內(nèi)容上的界定。這就需要咨詢公司在營銷階段編制咨詢項目建議書。 而項目管理體系咨詢的項目建議書的制定與其它管理咨詢的項目建議書有一定的區(qū) 別，因此，在項目建議書的制定時應(yīng)該盡量使委托客戶了解到項目

3、管理體系形成的全部過 程。 2.2具體要求 1必須表達(dá)清晰、內(nèi)容完整。通常項目建議書會遞給委托客戶公司的決策層，建議書 必須表達(dá)清晰，內(nèi)容完整，尤其是項目管理體系建立、試運(yùn)行以及改進(jìn)過程中，項目組所 做的工作更需清晰，以便客戶的決策人閱讀時能夠完全地了解項目的全部。 2注意設(shè)法縮小在最初會見中客戶提出的顧慮。一份成功的咨詢建議書不僅要有吸引 力，而且要有充實的內(nèi)容。能夠準(zhǔn)確地了解客戶的具體需求，并能夠針對需求提出意向的 解決方法。因此在編寫建議書之前，應(yīng)先對客戶提出的咨詢需求進(jìn)行認(rèn)真地了解，對最初 會見中客戶提出的顧慮進(jìn)行認(rèn)真的分析，從而提出建設(shè)性的意見。 2.3內(nèi)容 咨詢項目建議書的具體內(nèi)容

4、要與咨詢服務(wù)的內(nèi)容及客戶的要求有關(guān)。一般來說，咨詢 項目建議書應(yīng)包括以下內(nèi)容： 1項目背景 主要介紹客戶單位的基本狀況，客戶單位在項目管理上存在的主要問題，希望本次咨 詢達(dá)到的目的和意義，同時介紹咨詢公司的宗旨、經(jīng)營理念及業(yè)績。 2工作原則 咨詢公司在提供給客戶項目建議書的內(nèi)容中會表現(xiàn)各自不同的工作原則，工作原則是 咨詢公司表達(dá)自己在整個咨詢過程中的立場與原則。 （1）法人意識：從咨詢師的立場出發(fā)保持中立性與客觀性，不會因為外部或者某個利益團(tuán)體的壓力而屈從，一切建議方案都在尊重事實的基礎(chǔ)上，以是否符合企業(yè)的法人意志和長遠(yuǎn)利益作為出發(fā)點 （2）注重實效：項目組強(qiáng)調(diào)深入了解客戶的業(yè)務(wù)、組織架構(gòu)與具

5、體問題，并為客戶設(shè)計量身定做的解決方案。對中國國情、文化、企業(yè)的了解使項目組可以將先進(jìn)的管理理論與中國企業(yè)的具體實際緊密結(jié)合。 （3）共同參與：客戶與咨詢公司共同成立項目領(lǐng)導(dǎo)委員會與項目小組。項目合作雙方定時聯(lián)系和溝通，與項目有關(guān)和有用的信息應(yīng)予以開放，保證信息的及時性和有效性。 （4）質(zhì)量保證：咨詢公司的三級質(zhì)量控制體系能夠保證項目的質(zhì)量符合客戶的需求。上述原則保證了咨詢公司以專業(yè)咨詢能力，設(shè)計貼近客戶實際的解決方案，以專業(yè)的 服務(wù)品質(zhì)和專業(yè)精神，贏得客戶信賴。 3項目目標(biāo) 咨詢公司對項目管理體系咨詢的理解，完成項目管理體系咨詢的方式方法、質(zhì)量及項 目管理體系咨詢的技術(shù)成果，咨詢公司在項目管

6、理體系咨詢項目執(zhí)行中的職責(zé)、建議達(dá)到 的目標(biāo)、客戶可得利益的估算等。 4工作計劃和時間表 計劃內(nèi)容、計劃的合理性、對工作量的估計、項目所用時間、進(jìn)度和管理方式、最終 成果及提供給客戶的階段報告等。 5咨詢公司介紹 公司在承擔(dān)類似項目管理體系咨詢項目的經(jīng)驗、在類似行業(yè)的經(jīng)驗等；介紹項目小組 組織結(jié)構(gòu)和小組成員；參與咨詢的人員的素質(zhì)，項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力和專家資歷等。 6需要客戶所提供的支持條件、對配套設(shè)施的要求等。 3 咨詢項目組的組建、建設(shè)與管理 3.1總要求 咨詢項目組的組建具有雙重科學(xué)性：一則作為咨詢公司為保證項目的成功完成，需要 考慮進(jìn)行科學(xué)的人員配置，例如，在對建筑企業(yè)進(jìn)行咨詢時，就

7、需考慮安排有過類似經(jīng)驗 的顧問參與；另外針對企業(yè)的不同結(jié)構(gòu)與性質(zhì)，要考慮項目組建后運(yùn)行方法的科學(xué)性，例 如，在企業(yè)進(jìn)行人員的巨大變動，企業(yè)的重大調(diào)整與決策時進(jìn)行項目運(yùn)行，會帶來更好的 效果。每一個咨詢項目的運(yùn)行都是以團(tuán)隊的方式進(jìn)行的，因為團(tuán)隊的互補(bǔ)性會降低由于個 人決策帶來的巨大風(fēng)險，并且一定程度上穩(wěn)定了項目的進(jìn)行。 3.2項目經(jīng)理 3.2.1項目經(jīng)理的要求 對于完成咨詢?nèi)蝿?wù)來說，項目經(jīng)理十分重要，在一個咨詢項目的實施過程中負(fù)有組織 和領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)的責(zé)任，代表咨詢機(jī)構(gòu)與客戶進(jìn)行交流。因此項目經(jīng)理必須熟悉咨詢內(nèi)容和 項目管理知識體系，具有豐富咨詢經(jīng)驗和溝通能力；要有較強(qiáng)的責(zé)任心、勤奮和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖?風(fēng)

8、，工作踏實。 3.2.2項目經(jīng)理的作用 1）制定項目資源的使用方向。在項目的啟動到結(jié)束的全過程中，項目經(jīng)理要借助本公 司與客戶方提供的資源來控制資源的使用及項目進(jìn)度。 2）充當(dāng)團(tuán)隊工作的協(xié)調(diào)者。在實際的項目運(yùn)作過程中，無論是企業(yè)方還是公司方面都 會有較多的問題需要協(xié)調(diào)，由于咨詢項目一般都會遠(yuǎn)離咨詢公司總部，因此項目經(jīng)理在整 個咨詢過程中須不斷協(xié)調(diào)團(tuán)隊工作。 3）監(jiān)督、計劃和調(diào)配資源以支持項目運(yùn)作。咨詢過程中，由于需要大量的的信息采集 和調(diào)研，工作存在許多不確定性，很大程度上依賴于合理地工作安排。 4）身為良師益友，為項目團(tuán)隊的每一個成員提供咨詢。 5）作為控制者，為實現(xiàn)項目目標(biāo)而對資源使用的有

9、效性進(jìn)行監(jiān)督。 6）作為外交家，與項目利益相關(guān)者建立并保持同盟關(guān)系，以獲得他們對實現(xiàn)項目的支 持。項目管理體系的建立過程，對于客戶單位來講是一個適應(yīng)、學(xué)習(xí)、變革的過程，變革 就一定會出現(xiàn)矛盾，出現(xiàn)阻力和抗拒，有時甚至是在單位高層出現(xiàn)的，作為項目經(jīng)理就需 要充當(dāng)一個外交家的角色，協(xié)調(diào)、控制局勢變化。 3.3項目組成員 3.3.1項目組成員的挑選 3.3.1.1項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項目的確切要求，及客戶單位特性，仔細(xì)地挑選自己的團(tuán)隊成員， 挑選合適的咨詢顧問參與，實現(xiàn)最佳的人員組合。 3.3.1.2公司應(yīng)十分尊重項目經(jīng)理的意見，同時考慮項目的性質(zhì)與規(guī)模，公司正在進(jìn)行和 將要進(jìn)行的咨詢工作，公司可用的咨詢

10、人員等各方面因素，對于項目組的成員進(jìn)行統(tǒng)籌安 排。 3.3.1.3項目經(jīng)理應(yīng)在項目啟動之前盡可能的與團(tuán)隊成員進(jìn)行面談。 3.3.2項目組成員的能力要求 （1）具備“ T”型知識結(jié)構(gòu) 咨詢顧問除了要通曉一門專業(yè)知識外，還必須懂得相關(guān)學(xué)科專業(yè)的知識，才具有接受、理解、鑒別、評價復(fù)雜難題的能力。所謂“ T”型知識結(jié)構(gòu)，就是形象地勾劃出咨詢?nèi)藛T的知識結(jié)構(gòu)廣、博、專三者相結(jié)合的關(guān)系。其橫線表示知識的廣度，豎線表示知識的深度和 精度。作為咨詢?nèi)藛T應(yīng)該特別具備的相關(guān)學(xué)科知識是管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、系統(tǒng)論、控制論和信息論等。 （2）具備系統(tǒng)分析能力 系統(tǒng)分析能力是指咨詢?nèi)藛T在開展咨詢研究中，能在不確定的情況下，通過

11、對問題的充分調(diào)查，找出其目標(biāo)和各種可行方案，并通過直覺和判斷，對這些結(jié)果進(jìn)行比較，幫助決策者在復(fù)雜問題中做出最佳的科學(xué)決策的能力。咨詢?nèi)藛T只有以一系列應(yīng)用數(shù)學(xué)及現(xiàn)代管理學(xué)中廣泛應(yīng)用的方法為基礎(chǔ)，如運(yùn)籌學(xué)、評價鑒定法、關(guān)鍵線路法、排隊法等，利用計算機(jī)和信息系統(tǒng)，才能明確一切與問題有關(guān)的要素（如目的、替換方案、模型、費用、效果、評價標(biāo)準(zhǔn)等）同實現(xiàn)目標(biāo)之間的關(guān)系，提供完整的資料，以便決策者選擇最為合理的解決方法。 （3）具備發(fā)現(xiàn)問題的創(chuàng)造力 管理咨詢通常是一類建議或一系列的思維方式，所以咨詢?nèi)藛T最重要的資產(chǎn)是通過精確思考和認(rèn)真研究產(chǎn)生的有用思想。作為一名優(yōu)秀的項目管理咨詢?nèi)藛T，還必須是一名有激情的思

12、想者，必須喜歡創(chuàng)造新思維，喜歡發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。這種創(chuàng)造能力主要包括：研究能力包括對客觀事物以及文獻(xiàn)資料的觀察能力、分析能力、調(diào)查能力、測定能力和設(shè)計能力；思維能力包括判斷能力、想象能力、綜合概括能力；想象能力，善于發(fā)現(xiàn)問題，敢于接受新事物，不墨守陳規(guī)，具有不懈的開拓精神；溝通能力。 3.4項目組的組建應(yīng)注意的問題 3.4.1照顧客戶的利益 客戶的利益是最高的。項目組的組建要充分考慮客戶的意見，按合同規(guī)定的工作任務(wù)， 組織可以勝任的合格人員參加項目組。 3.4.2專業(yè)特長和知識結(jié)構(gòu) 項目管理咨詢，所牽涉的范圍廣，問題復(fù)雜，就需要不同專業(yè)結(jié)構(gòu)的人員配置，項目 組成員的專業(yè)特長和知識結(jié)

13、構(gòu)應(yīng)符合咨詢?nèi)蝿?wù)的需要，會更有利于項目的完成。 3.4.3良好的配合 要注意項目組成員之間是否能良好地配合工作，項目組成員是否與客戶相處得融洽、 密切。 3.5項目組的團(tuán)隊建設(shè) 3.5.1提高團(tuán)隊成員的知識和技能 3.5.1.1在咨詢項目運(yùn)行過程中，項目經(jīng)理應(yīng)通過培訓(xùn)等，提高團(tuán)隊成員的知識和技能， 以增強(qiáng)他們完成項目可交付成果的能力，提高咨詢成果質(zhì)量，按規(guī)定完成咨詢?nèi)蝿?wù)。 3.5.1.2公司應(yīng)給予指導(dǎo)、支持和幫助。 3.5.2提高團(tuán)隊成員之間的信任和認(rèn)同感 3.5.2.1在咨詢項目運(yùn)行過程中，項目經(jīng)理應(yīng)通過團(tuán)隊基本規(guī)則、認(rèn)可與獎勵以及運(yùn)用人 際關(guān)系技能等，提高團(tuán)隊成員之間的信任和認(rèn)同感，以提高

14、士氣、減少沖突和增進(jìn)團(tuán)隊協(xié) 作。 3.5.2.2在咨詢項目運(yùn)行過程中，項目組成員應(yīng)執(zhí)行團(tuán)隊基本規(guī)則，和睦相處，團(tuán)結(jié)協(xié)作。 3.5.3創(chuàng)建富有生氣和凝聚力的團(tuán)隊文化 3.5.3.1在咨詢項目運(yùn)行過程中，項目組應(yīng)有計劃地開展團(tuán)隊建設(shè)活動，創(chuàng)建富有生氣和 凝聚力的團(tuán)隊文化，以提高個人和團(tuán)隊工作效率，振奮團(tuán)隊精神，促進(jìn)合作，并促進(jìn)團(tuán)隊 成員之間的交叉培訓(xùn)和輔導(dǎo)，以分享知識和經(jīng)驗。 3.5.3.2公司應(yīng)給予指導(dǎo)、支持和幫助。 3.6項目組的團(tuán)隊管理 在咨詢項目運(yùn)行過程中，項目組應(yīng)觀察團(tuán)隊行為，管理沖突，解決問題，并評估團(tuán)隊 成員的績效，以優(yōu)化團(tuán)隊績效。 4 咨詢項目的前期準(zhǔn)備 4.1召開項目組會議 4.

15、1.1會議時機(jī) 會議應(yīng)在咨詢項目組成立后立即召開，最好在項目組進(jìn)駐客戶單位之前。 4.1.2會議任務(wù) 項目經(jīng)理應(yīng)向項目組成員介紹咨詢?nèi)蝿?wù)的主要內(nèi)容，了解客戶對咨詢的態(tài)度和愿望等。 小組成員要對咨詢項目建議書、咨詢合同和客戶情況進(jìn)行全面討論，達(dá)成對咨詢?nèi)蝿?wù)的共 同認(rèn)識。 4.1.3討論重點 小組討論的重點內(nèi)容包括但不限于： （1）根據(jù)項目建議書和初步調(diào)查情況，項目組成員通過討論，了解客戶單位的基本情況和此次咨詢的目的、要求等，明確項目范圍； （2）對咨詢?nèi)藛T分工進(jìn)行討論，組成各個咨詢專題小組，并確定各小組的工作，要求項目組成員進(jìn)行工作準(zhǔn)備； （3）討論咨詢項目進(jìn)展計劃； （4）討論確定項目團(tuán)隊基

16、本規(guī)則； （5）討論可能的項目風(fēng)險及應(yīng)對措施； （6）研究商討其它有關(guān)事情，如進(jìn)場后的生活安排；向咨詢委托單位正式發(fā)出進(jìn)場通知書等。 4.2編制咨詢項目管理計劃 4.2.1編制目的 為了有效地控制咨詢項目的質(zhì)量和進(jìn)度，做好項目組的內(nèi)部管理，成功滿足項目干系 人愿望和項目要求，達(dá)到客戶單位滿意。 4.2.2編制依據(jù) （1）咨詢項目合同； （2）項目建議書； （3）項目目標(biāo)和項目范圍； （4）項目過程規(guī)劃； （5）事業(yè)環(huán)境因素； （6）組織過程資產(chǎn)。 4.2.3內(nèi)容要求 “項目管理計劃”的內(nèi)容是： 1）項目概況； 2）項目范圍管理規(guī)劃； 3）項目目標(biāo)管理規(guī)劃； 4）項目進(jìn)度管理規(guī)劃； 5）項目質(zhì)量

17、管理規(guī)劃； 6）項目團(tuán)隊管理規(guī)劃； 7）項目溝通管理規(guī)劃； 8）項目風(fēng)險管理規(guī)劃； 9）項目收尾管理規(guī)劃。 4.2.4編制責(zé)任 4.2.4.1項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項目管理計劃的編制。 4.2.4.2公司技術(shù)委員會負(fù)責(zé)項目管理計劃的審核與批準(zhǔn)。 4.3文件和資料準(zhǔn)備 4.3.1文件和資料的識別和準(zhǔn)備 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項目組成員根據(jù)工作分工，分別識別咨詢項目運(yùn)行對有關(guān)文件和資 料的需求，并進(jìn)行準(zhǔn)備。 4.3.2文件和資料的主要內(nèi)容 需準(zhǔn)備的文件和資料主要應(yīng)包括： （1）項目管理知識體系培訓(xùn)課件； （2）訪談?wù){(diào)研提綱； （3）調(diào)查問卷設(shè)計； （4）有關(guān)參考資料。 5 咨詢項目啟動 5.1咨詢項目組進(jìn)駐

18、5.1.1進(jìn)駐時間 按照雙方約定，并向客戶單位正式發(fā)出進(jìn)場通知書。 5.1.2雙方正式見面 項目經(jīng)理帶領(lǐng)項目組成員正式拜訪客戶單位的主要領(lǐng)導(dǎo)，并與客戶單位負(fù)責(zé)部門的部 門負(fù)責(zé)人見面，建立聯(lián)系。 5.1.3工作場所安排 按照合同要求，由客戶單位安排獨立的項目組工作場所。 5.1.4食宿安排 按照合同規(guī)定，由客戶單位安排或協(xié)助安排項目組的食宿。 5.2成立聯(lián)合項目組 5.2.1目的 （1）體現(xiàn)“互動”的咨詢原則； （2）增強(qiáng)客戶單位管理骨干的責(zé)任感，調(diào)動其積極性； （3）搭建溝通平臺，以了解并滿足項目干系人的愿望與要求。 5.2.2成員 （1）客戶單位負(fù)責(zé)項目的高層領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門的主要負(fù)責(zé)人； （

19、2）咨詢項目組成員。 5.2.3活動與任務(wù) 聯(lián)合項目組應(yīng)定期活動，最好每周活動一次。 其任務(wù)是： （1）安排咨詢活動計劃，落實咨詢工作任務(wù)； （2）分析與評價咨詢進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)與解決存在問題； （3）信息發(fā)布，報告績效。 5.3項目啟動會 項目啟動會既是項目組進(jìn)場后與客戶單位員工正式見面的程序性工作會議，又是將項 目信息正式告知客戶單位員工，并進(jìn)行發(fā)動的動員會議，也是項目正式啟動的標(biāo)志性會議。 5.3.1會議策劃 咨詢項目組應(yīng)和客戶單位主管部門一起對會議進(jìn)行精心策劃，包括會議議程、會議形 式、出席人員與會場布置等。 5.3.2會議出席人員 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 5.3

20、.3會議主要議程 （1）咨詢項目組和咨詢顧問介紹； （2）客戶單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行關(guān)于咨詢目的和要求的動員； （3）咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言； （4）咨詢項目組匯報咨詢工作的整體計劃和工作方法。 （5）可以結(jié)合進(jìn)行首期項目管理知識培訓(xùn)。 6 項目啟動后的進(jìn)度控制 項目進(jìn)度控制是項目時間管理領(lǐng)域的重要過程要素，而編制項目進(jìn)度計劃則是實現(xiàn)項 目進(jìn)度控制的第一步工作。 項目進(jìn)度計劃分為控制性進(jìn)度計劃和作業(yè)性進(jìn)度計劃兩類。通過作業(yè)性進(jìn)度計劃的實 施，保證控制性進(jìn)度計劃的實現(xiàn)。 6.1控制性進(jìn)度計劃 控制性進(jìn)度計劃可包括：整個項目的總進(jìn)度計劃和分階段進(jìn)度計劃。 控制性進(jìn)度計劃已在編制咨詢項目管理計劃時完成（見4.2

21、 條款），咨詢項目組 應(yīng)加以貫徹執(zhí)行。 6.2作業(yè)性進(jìn)度計劃 6.2.1輸出形式 咨詢項目組的作業(yè)性進(jìn)度計劃可以用XXXX咨詢項目第 X 周工作計劃的形式輸出。 格式參見下表： XXXX咨詢項目第 X 周工作計劃 客戶單位 日期時間 工作內(nèi)容 負(fù)責(zé)人 協(xié)助人 備注參與人 月 日 星期一 月 日 星期二 月 日 星期三 月 日 星期四 月日 星期五 月 日 星期六 月 日 星期日 客戶單位 咨詢公司 批準(zhǔn)人： 批準(zhǔn)人： 批準(zhǔn)日期： 批準(zhǔn)日期： 6.2.2編制責(zé)任 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)或指定專人編制，項目經(jīng)理批準(zhǔn)，有要求時，經(jīng)公司批準(zhǔn)。 6.2.3編制流程 6.2.3.1確定進(jìn)度目標(biāo)任務(wù)。即確定在計劃期內(nèi)

22、，咨詢項目進(jìn)度目標(biāo)和應(yīng)完成的工作任務(wù)。 6.2.3.2進(jìn)行工作分解。即將計劃期內(nèi)需完成的項目進(jìn)度目標(biāo)分解為具體單元的咨詢?nèi)蝿?wù)， 進(jìn)行活動定義。 6.2.3.3收集編制依據(jù)。編制依據(jù)應(yīng)是咨詢項目管理計劃、項目資源條件、上期進(jìn)度 計劃完成情況、客戶單位及相關(guān)方要求等。 6.2.3.4處理邏輯關(guān)系。處理邏輯關(guān)系就是活動排序的過程，即識別和處理各計劃活動之 間的邏輯關(guān)系，并進(jìn)行邏輯排序，同時應(yīng)考慮適當(dāng)?shù)木o前關(guān)系，亦可加入適當(dāng)?shù)臅r間提前 與滯后量。 6.2.3.5編制與報批。經(jīng)內(nèi)部批準(zhǔn)的周工作計劃應(yīng)報客戶單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 6.2.4注意事項 （1）結(jié)合客戶單位的日常工作； （2）盡量照顧客戶單位人員的工

23、作與學(xué)習(xí)習(xí)慣； （3）咨詢項目組成員的工作均衡； （4）留有一定余地。 6.3周工作計劃的執(zhí)行 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項目組成員并協(xié)調(diào)客戶單位，保證周工作計劃的執(zhí)行，以保證整個 咨詢項目的工作進(jìn)度。 7 首期項目管理知識培訓(xùn) 7.1培訓(xùn)時機(jī) 首期項目管理知識培訓(xùn)應(yīng)在咨詢項目啟動后立即進(jìn)行。 條件具備，則利用項目啟動會進(jìn)行。 7.2培訓(xùn)對象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 7.3培訓(xùn)目的 （1）增加受訓(xùn)人員的項目管理知識； （2）為整個咨詢項目的開展進(jìn)行理論導(dǎo)入； （3）為下一步的訪談工作和客戶單位項目管理情況診斷奠定理論和思想基礎(chǔ)。 7.4 培訓(xùn)內(nèi)容 首期項目管理知識培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)是項

24、目管理知識體系指南 （PMBOK指南）（第四版） 中的第 1 部分項目管理框架的相關(guān)知識，即： 第1章引論 1.1什么是項目 1.2什么是項目管理 1.3項目管理與運(yùn)營管理 1.4項目經(jīng)理的角色 第 2 章 項目生命周期與組織 2.1項目生命周期概述 2.2項目與運(yùn)營 2.3項目干系人 2.4組織對項目管理的影響 8 深度訪談 8.1總要求 項目啟動并進(jìn)行首期項目管理知識培訓(xùn)以后，就要針對客戶單位項目管理的相關(guān)情況安排深度訪談，這是為有效果性地提出解決方案、完成項目合同的重要工作。深度訪談的過程，就是對客戶單位項目管理情況進(jìn)行診斷的過程。 8.2端正訪談心態(tài) 應(yīng)抱著求知和學(xué)生的心態(tài)，而不能端著

25、專家和老師的架子。因為我們對所要進(jìn)行咨詢服務(wù)的客戶單位所在的行業(yè)可能是陌生的，對這個客戶單位則完全是陌生的，對這個客戶單位的項目管理的現(xiàn)狀和存在問題，以及產(chǎn)生問題的原因是無知的，而且正欲通過訪談尋求答案，正像一個學(xué)生向老師求知一樣。在訪談中要尊重每一個被訪談?wù)?，虛心地向他們了解情況，虛心地向他們請教問題，虛心地向他們討求答案。 8.3選擇訪談對象 根據(jù)項目需求決定訪談規(guī)模，選擇訪談對象。 訪談對象應(yīng)以客戶單位內(nèi)部人員為主，可以分為客戶單位高層、中層、一般管理人員、普通員工等，也可以分為領(lǐng)導(dǎo)人員、技術(shù)人員、行管人員、營銷人員、生產(chǎn)人員等。 有的項目需要將訪談對象擴(kuò)大到客戶單位外部，包括客戶單位的

26、上級、行業(yè)主管、客戶單位的顧客、客戶單位的供方等。 在選擇企業(yè)內(nèi)部訪談對象時，要考慮特殊性，也要考慮普遍性；要考慮點，也要考慮面；特別要注意選擇某一層面人員時，“寧少一村，不漏一家”，避免無意中得罪，不為今后咨詢工作的實施增添對立面。 8.4設(shè)計訪談形式 根據(jù)訪談需求和所確定的訪談對象設(shè)計訪談形式，按不同的需求和對象分別選擇合適的訪談形式。 8.4.1面對面的訪談 這是使用最多、也是最常見的一種訪談形式，雙方就所要訪談的話題交流?？梢宰尡?訪談?wù)叩街付ǖ攸c，也可以直接到被訪談?wù)叩墓ぷ髦剡M(jìn)行。 8.4.2問卷調(diào)查 將要了解的問題設(shè)計成問卷的形式，讓客戶單位全體人員，或分層次選擇人員進(jìn)行填 寫，

27、然后對問卷答案進(jìn)行分析，達(dá)到訪談的目的。這種形式的好處是問題的涉及面廣、被 訪談的人數(shù)多，但問題了解的深度不夠。 8.4.3座談會 可以召開綜合性的座談會，也可以召開專題性的座談會。通過座談會可以接觸更多的 客戶單位人員，聽取更廣泛的意見，但容易收集不到“不同政見”。 8.4.4查閱資料 就是有目的地收集和查閱客戶單位的有關(guān)資料，這也是訪談活動的重要和有機(jī)的組成 部分。通過有關(guān)資料的查閱，不但可以了解客戶單位許多客觀情況，也可以獲取客戶單位 許多主觀問題。 8.5著力訪談準(zhǔn)備 8.5.1訪談策劃 采用哪些訪談形式、哪些人訪談哪些人、了解哪些問題、從而達(dá)到哪些訪談目的，這 就是訪談策劃。 8.5

28、.2問題設(shè)計 包括訪談提綱的設(shè)計、調(diào)查問卷的設(shè)計、資料名錄的設(shè)計。三個設(shè)計既 各成一體，又相互照應(yīng)，綜合覆蓋訪談的全部需求。 8.5.3其他準(zhǔn)備 包括日程安排、通知、提前發(fā)放有關(guān)材料（比如有時需要向背訪談對象提前提供訪 談提綱）等等。 8.6講究訪談技巧 8.6.1營造談話氣氛 要注意盡力營造一個讓被訪談?wù)唛_口說話，并且能夠暢所欲言的談話氣氛，既不要過 于隨便，讓對方不予重視，又不要過于嚴(yán)肅，讓對方感有壓力。 8.6.2引導(dǎo)對方述真 以誠懇的態(tài)度打消對方的顧慮，并且以開放性問題和封閉性問題相結(jié)合的提問方式， 引導(dǎo)對方講真話、述實情。對我們感興趣的問題，要善于追根尋源，但又要注意在對方為 難時適

29、可而止。 8.6.3注意聽取敘述 訪談時，對被訪談?wù)咚劦那闆r，所發(fā)表的意見，一定要注意聽，認(rèn)真記。對不愿或 說不出事情原由的人，不要勉強(qiáng)，注意聽取和收集“故事”即可。 8.6.4反復(fù)對比求證 訪談中，不要輕易相信首先得到的信息，千萬不能“先入為主”。對重要問題，一定 要按訪談計劃和提綱，詢問每一位被訪談?wù)撸瑥牟煌蛳嗤幕卮鹬蟹磸?fù)對比求證。 8.6.5不要反客為主 訪談活動正確的場景應(yīng)該是，我們只是發(fā)問和引導(dǎo)，更多的時間是被訪談?wù)咧v情況、 談看法。不該出現(xiàn)相反的、我們自己反客為主講解項目管理的場景。 8.6.6切忌輕下結(jié)論 訪談本身要求我們以客觀的態(tài)度去了解情況，聽取客戶單位各級人員的看法，

30、千萬不可情不自禁地對被訪談?wù)邤⑹龅那闆r進(jìn)行評判，對被訪談?wù)咚劦膯栴}輕下結(jié)論。 8.7注重結(jié)果分析 現(xiàn)場訪談結(jié)束以后，訪談活動進(jìn)入更為重要的訪談結(jié)果分析階段。 由于訪談往往是分組進(jìn)行的（對重要的訪談對象最好不要分組），因此在匯總情況時，應(yīng)該分成“訪談實錄”和“分析意見”兩個部分，不要摻合，更不要用“分析意見”代替“訪談實錄”。 落實專人對調(diào)查問卷進(jìn)行統(tǒng)計分析，最好用各種統(tǒng)計圖表表示出來，并且附上分析意見。 對所收集的企業(yè)資料要組織查閱。 所有參加訪談的人員在詳盡占有訪談信息以后，對每個問題準(zhǔn)備個人的分析意見，項目組召開分析會議，進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”，碰撞出更為符合實際的、更為正確的分析意見來，以編

31、制客戶單位項目管理情況診斷報告。 9 客戶單位項目管理情況診斷報告 客戶單位項目管理情況診斷報告既是深度訪談的結(jié)果與輸出，也是為客戶單位進(jìn)行建立項目管理體系咨詢的依據(jù)，同時又是提交客戶單位咨詢結(jié)果文件之一，咨詢項目組應(yīng)認(rèn)真組織編制。 9.1編制依據(jù) （1）項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第四版）； （2）國家與地方政府對客戶單位所在行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)； （3）質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)； （4）相關(guān)企業(yè)管理知識； （5）深度訪談的結(jié)果。 9.2診斷報告的內(nèi)容構(gòu)成 診斷報告的內(nèi)容構(gòu)成一般應(yīng)是： （一）前言 簡單介紹深度訪談情況和診斷報告的形成過程。 （二）項目背

32、景 從客戶單位發(fā)展需要出發(fā)，充分肯定通過本次咨詢活動，建立項目管理體系的重要性和必要性。 （三）客戶單位項目管理情況的總體評價 充分肯定客戶單位在項目管理方面成功的做法和所取得的成績，同時根據(jù)事實尖銳地指出存在的問題，具有震撼性而促使客戶對整個咨詢充滿信心。 （四）存在問題的具體分析 依據(jù)項目管理的五大過程組、九大知識領(lǐng)域和 42 個過程要素，對客戶單位在項目管理方面存在的主要問題進(jìn)行分析。 （五）改善方案 即建立項目管理體系方案。 9.3編制要領(lǐng) 9.3.1客戶單位的現(xiàn)狀和問題要闡述清楚 診斷報告的基本任務(wù)就是調(diào)查、分析客戶單位項目管理的現(xiàn)狀和存在的主要問題，據(jù) 此提出切實可行的改進(jìn)方案。在

33、診斷報告中，必須把客戶單位的現(xiàn)狀和主要問題作為基本 內(nèi)容，給予詳盡的介紹和說明。這一方面是因為現(xiàn)狀和主要問題是確定診斷方向、提出診 斷方案的依據(jù)；另一方面又可以使客戶單位更好地了解自己存在的問題和改善項目管理的 方向，更好地理解和執(zhí)行改善方案。 9.3.2存在問題的確認(rèn)要明確、突出 所謂問題明確就是診斷報告中所提出、論述和回答的問題，以及解決問題的措施必須 明確，不能給人以似是而非的感覺。只有問題準(zhǔn)確、目標(biāo)明確，項目管理才有方向；否則 提出的問題很分散，改善項目管理就無從做起。所謂問題突出，就是要抓住主要矛盾，把 診斷中要集中解決的一、兩個重點問題歸納總結(jié)好，解決好，不能眉毛胡子一把抓。只有

34、這樣，才能使診斷收到良好的效果。 9.3.3改善方案要切實可行 改善方案是診斷報告的核心內(nèi)容，根據(jù)客戶單位的基本情況和主要問題，制定出科學(xué) 的改善方案是診斷的主要目的。 那么，怎樣才能提出高水平的建議呢？我們需要考慮三個標(biāo)準(zhǔn)： 技術(shù)充分性它們有效果嗎？ 可接受性客戶能接受嗎？ 客戶實施建議的能力它們易操作嗎？ 9.4診斷報告的匯報與提交 9.4.1匯報 咨詢項目組經(jīng)過反復(fù)討論，診斷報告首先形成PPT稿。 召開匯報會，向客戶單位有關(guān)人員進(jìn)行正式匯報。 征求和聽取修改意見。 9.4.2提交 咨詢項目組根據(jù)意見進(jìn)行修改，并形成Word稿，正式向客戶單位提交。 10 第二期項目管理知識培訓(xùn) 10.1

35、培訓(xùn)時機(jī) 第二期項目管理知識培訓(xùn)應(yīng)在診斷報告匯報與提交的同時進(jìn)行。 10.2 培訓(xùn)對象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 10.3 培訓(xùn)目的 （1）增加受訓(xùn)人員的項目管理知識； （2）為下一步的項目管理職能分析和組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整奠定理論和思想基礎(chǔ)。 10.4培訓(xùn)內(nèi)容 第二期項目管理知識培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)是項目管理知識體系指南（ PMBOK指南）（第四版）中的第 2 部分單個項目的項目管理標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)知識，即： 第 3 章 單個項目的項目管理過程 3.1項目管理過程間作用 3.2項目管理過程組 3.3啟動過程組 3.4規(guī)劃過程組 3.5執(zhí)行過程組 3.6監(jiān)控過程組 3.7收尾

36、過程組 11 項目管理職能分析 11.1分析目的 （1）通過對客戶單位在項目管理方面為了實現(xiàn)所擔(dān)負(fù)的對社會、對股東、對員工的社會功能和經(jīng)濟(jì)功能時，必須履行的項目管理職能進(jìn)行系統(tǒng)梳理和分析，盡量做到不缺失，以明確到底應(yīng)該做哪些“正確的事”。 （2）通過項目管理職能分析，為組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整提供依據(jù)。 （3）通過項目管理職能分析， 為項目管理職責(zé)分配和編制項目管理體系文件提供依據(jù)。 11.2分析方法 采用一級職能、二級職能、三級職能的分析方法。 一級職能是指項目管理的核心職能，包括組織對項目的領(lǐng)導(dǎo)管理職能和項目自身管理的職能兩大方面，也就是項目整合管理職能、項目范圍管理職能、項目時間管

37、理職能、項目成本管理職能、項目質(zhì)量管理職能、項目人力資源管理職能、項目溝通管理職能、項目風(fēng)險管理職能、項目采購管理職能。 二級職能是指一級職能所包括的主要管理活動，即42 個過程要素。 三級職能是指為了實現(xiàn)二級職能所必須進(jìn)行的具體業(yè)務(wù)活動和管理工作。 XXXXX 公司項目管理職能分析表（例表） 一級職能二級職能三級職能 1.1制定項目章程 1 項目整合管理職能 1.2制定項目管理計 劃 收集資料 項目章程的制定 項目章程的論證 項目章程的報批 項目章程的下發(fā)與執(zhí)行 制定項目管理計劃的任務(wù)分配 資料的收集 項目管理計劃的分頭編制 項目管理計劃的匯總 項目管理計劃的論證 項目管理計劃的報批 項目管

38、理計劃的執(zhí)行 項目管理計劃的更改 1.3指導(dǎo)與管理項目 執(zhí)行（略） 11.3分析流程 11.3.1理論培訓(xùn) 從理論上講清什么是職能分析、為什么要進(jìn)行職能分析和怎樣進(jìn)行職能分析。 11.3.2安排客戶單位相關(guān)部門進(jìn)行分析 發(fā)放電子版本的分析表，安排客戶單位相關(guān)部門進(jìn)行分析，并在規(guī)定的時間內(nèi)交到咨 詢項目組。咨詢項目組成員分工指導(dǎo)。 11.3.3匯總 咨詢項目組進(jìn)行匯總，并對分析結(jié)果進(jìn)行補(bǔ)充。 11.3.4討論 咨詢項目組將匯總后的分析結(jié)果發(fā)客戶單位相關(guān)部門，組織討論，征求修改意見。 11.3.5形成報告 咨詢項目組形成正式的項目管理職能分析報告。 11.3.6匯報與提交 咨詢項目組召開匯報會議，

39、對項目管理職能分析報告進(jìn)行匯報，經(jīng)過批準(zhǔn)后，作 為咨詢成果之一正式提交客戶單位。 12 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置的優(yōu)化調(diào)整 12.1優(yōu)化調(diào)整的可能性 由于通過咨詢所建立的項目管理體系是全新要求的，因而客戶單位以往的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置，至少在崗位設(shè)置包括職責(zé)確定上往往存在與新的管理體系不相適應(yīng)的地方，這就存在優(yōu)化調(diào)整的可能性。 這種可能性在前期深度訪談工作中應(yīng)已發(fā)現(xiàn)，并在項目管理情況診斷報告中已有闡述。 通過項目管理職能的梳理分析，這種可能性將暴露得更為明顯。 12.2優(yōu)化調(diào)整的必要性 既然存在優(yōu)化調(diào)整的可能，必然體現(xiàn)優(yōu)化調(diào)整的必要。為了全新的項目管理體系的建立與運(yùn)行，必須對客戶單位的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

40、和 / 或崗位設(shè)置進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。 12.3組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的模式選擇 根據(jù)客戶單位的具體情況進(jìn)行選擇，一般應(yīng)選擇管理部門為直線職能型，而項目部則實行矩陣性這種組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的模式。 有條件的客戶單位，可以建議設(shè)立項目管理辦公室。 12.4優(yōu)化調(diào)整流程 12.4.1觀念導(dǎo)入 安排進(jìn)行有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置理論知識的培訓(xùn)，從理論上講清什么是組織結(jié) 構(gòu)，什么是組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的模式介紹，崗位設(shè)置的要求等等，為提出優(yōu)化 調(diào)整方案進(jìn)行觀念導(dǎo)入。 12.4.2征詢意見 咨詢項目組應(yīng)征詢和聽取客戶單位最高管理者和部門領(lǐng)導(dǎo)的意見，收集他們的想法、 建議和要求。 12.4.3提出優(yōu)化調(diào)整方案 咨詢項目組

41、在匯總各種意見的基礎(chǔ)上，依據(jù)項目管理體系的要求，結(jié)合客戶單位的實 際，編制組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和/ 或崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整建議方案（現(xiàn)應(yīng)是PPT稿）。 建議方案的內(nèi)容應(yīng)包括： （1）前言 簡述提出本建議方案的背景。 （2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整的指導(dǎo)思想 通過指導(dǎo)思想反映進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整對于項目管理體系建立與運(yùn) 行的重要性和必要性。 （3）客戶單位目前組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置的分析 反映現(xiàn)狀，重點分析主要存在問題。 （4）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整的建議 本部分是中心內(nèi)容，既要提出優(yōu)化調(diào)整的建議，更要闡述進(jìn)行這樣優(yōu)化調(diào)整的依據(jù)和 理由。 12.4.4內(nèi)部討論 咨詢項目組內(nèi)部應(yīng)對

42、建議方案進(jìn)行反復(fù)討論。討論中要關(guān)注建議方案的先進(jìn)性、 科學(xué)性以及可操作性，關(guān)注建議方案對客戶單位現(xiàn)有部門或個人現(xiàn)有利益可能的損害以及 防范。討論中要暢所欲言，然后集思廣益，達(dá)成意見一致。 12.4.5匯報 首先向客戶單位的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行匯報，聽取意見。在匯報和聽取意見中，要抱著研究的 態(tài)度，既要廣采眾議，又要堅持原則。 在建議方案得到客戶單位領(lǐng)導(dǎo)層的同意后，正式向客戶單位的員工或管理骨干進(jìn) 行宣講。 12.4.6形成正式方案 咨詢項目組將PPT稿的建議方案轉(zhuǎn)化成Word 稿的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和/ 或崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整方案。 12.4.7提交與實行 咨詢項目組將 Word稿的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 / 或崗位設(shè)

43、置優(yōu)化調(diào)整方案提交客戶單位， 作為咨詢成果之一，同時敦促和協(xié)助客戶單位按照方案規(guī)定進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。 13 項目管理職能分配 13.1總論 所謂項目管理職能分配就是將所分析出來的管理職能區(qū)分主要責(zé)任和協(xié)助責(zé)任分配到 相關(guān)部門和 /或崗位，形成相關(guān)部門和/或崗位的管理職責(zé)。 13.2分配依據(jù) （1）項目管理職能分析報告； （2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 / 或崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整方案。 13.3分配流程 13.3.1提出建議方案 咨詢項目組提出項目管理職能分配建議方案（現(xiàn)應(yīng)是PPT稿）。 內(nèi)容為： （1）建議方案的背景； （2）編制說明； （3）項目管理職能分配表（格式可參考樣表）。 XXXXX 公司項目管理職能

44、分配表（樣表） 分配結(jié)果 一級職能二級職能三級職能責(zé)任部門 / 崗配合部門 / 位崗位 收集資料經(jīng)營部、 合同部 項目章程的制定 1.1制定項目 項目章程的論證項目管理辦公室各部門、 項目部 章程 項目章程的報批 1 項目整合 項目章程的下發(fā)與執(zhí)行項目部 管理職能 1.2制定項目 管理計劃（略） 13.3.2匯報與討論 咨詢項目組召集會議，進(jìn)行項目管理職能分配建議方案的匯報。 將項目管理職能分配建議方案下發(fā)相關(guān)部門，組織他們進(jìn)行討論。 13.3.3分別征詢意見 咨詢項目組分部門聽取意見，并集中修改意見進(jìn)行分配結(jié)果調(diào)整。 13.3.4分配結(jié)果確定 通過客戶單位高、中層領(lǐng)導(dǎo)集體會商的形式，對分配結(jié)

45、果最終確定。 13.3.5形成正式方案 咨詢項目組將 PPT稿的建議方案轉(zhuǎn)化成Word稿的項目管理職能分配方案。 13.3.6提交與實行 咨詢項目組將 Word稿的項目管理職能分配方案 提交客戶單位， 作為咨詢成果之一， 同時敦促和協(xié)助客戶單位實行方案規(guī)定。 14 第三期項目管理知識培訓(xùn) 14.1培訓(xùn)時機(jī) 第三期項目管理知識培訓(xùn)應(yīng)在項目管理職能分析和組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整的同時進(jìn)行。 14.2 培訓(xùn)對象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 特別是客戶單位將要參與項目管理體系文件編制的編寫人員。 14.3 培訓(xùn)目的 （1）增加受訓(xùn)人員的項目管理知識； （2）為下一步的項目管理

46、體系文件編制奠定理論和思想基礎(chǔ)。 14.4 培訓(xùn)內(nèi)容 第三期項目管理知識培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)是項目管理知識體系指南（ PMBOK指南）（第四版）中的第 3 部分項目管理知識領(lǐng)域的相關(guān)知識，即： 第 4 章 項目整合管理第 5 章 項目范圍管理第 6 章 項目時間管理第 7 章 項目成本管理第 8 章 項目質(zhì)量管理 第 9 章 項目人力資源管理第 10 章 項目溝通管理第 11 章 項目風(fēng)險管理第 12 章 項目采購管理 由于本期項目管理知識培訓(xùn)的內(nèi)容較多，需要安排多課時進(jìn)行。咨詢項目組應(yīng)精心策 劃、精心準(zhǔn)備、精心組織。 15 項目管理體系策劃 15.1總要求 咨詢項目組應(yīng)根據(jù)客戶單位的實際，運(yùn)用美國項

47、目管理協(xié)會編制的項目管理知識體 系指南（PMBOK指南）（第四版）中的項目管理理論， 參照 ISO9000質(zhì)量管理體系的模式，采用互動的方法，與客戶單位的管理骨干一起，通過學(xué)習(xí)研究，建立項目管理體系，形成文件，加以實施和保持，并持續(xù)改進(jìn)其有效性。 15.2策劃流程與要求 15.2.1策劃流程 a) 識別客戶單位項目管理體系所需的過程； b) 確定這些過程的順序和相互作用； c) 確定為確保這些過程的有效運(yùn)行和控制所需的準(zhǔn)則和方法； d) 確?？梢垣@得必要的資源和信息，以支持這些過程的運(yùn)行和對這些過程的監(jiān)視； e) 監(jiān)視、測量和分析這些過程； f) 實施必要的措施，以實現(xiàn)對這些過程所策劃的結(jié)果和

48、對這些過程的持續(xù)改進(jìn)。 15.2.2策劃要求 a） 識別客戶單位項目管理體系所需過程時，應(yīng)按啟動過程組、規(guī)劃過程組、執(zhí)行過 程組、監(jiān)控過程組、收尾過程組等單個項目的項目管理過程進(jìn)行。 b） 上述項目管理體系所需的過程應(yīng)當(dāng)包括與項目整合管理、項目范圍管理、項目時 間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管 理、項目采購管理有關(guān)的過程。 c） 進(jìn)行項目管理體系策劃時，應(yīng)根據(jù)客戶單位的實際，對42 個過程要素進(jìn)行合適的 刪減，但必須保證項目管理體系的完整性。 d） 針對客戶單位所選擇的任何影響產(chǎn)品符合要求的外包過程，應(yīng)確保對其實施控制。對 此類外包過程的控制應(yīng)在項

49、目管理體系中加以識別。 15.2.3策劃結(jié)果 咨詢項目組將策劃結(jié)果形成項目管理體系文件策劃書。其基本格式為: 項目管理體系文件策劃書 序項目管理文件名稱覆蓋過所屬項目管備注 號過程組程要素理知識領(lǐng)域 項目管理體系文件策劃書須經(jīng)客戶單位批準(zhǔn)。 15.3文件要求 15.3.1文件構(gòu)成 項目管理體系文件應(yīng)包括： a) 項目管理手冊； b) 程序文件； c）為確保其過程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件，即支持性文件； d) 記錄 注 1：不同組織的項目管理體系文件的多少與詳略程度取決于： a)組織的規(guī)模和活動的類型； b)過程及其相互作用的復(fù)雜程度； c)人員的能力。 注 2：文件可采用任何形式或類型的

50、媒體。 15.3.2項目管理手冊 應(yīng)編制和保持項目管理手冊，項目管理手冊包括： a) 項目管理體系的范圍，包括任何對過程要素刪減的細(xì)節(jié)與合理性； b) 為項目管理體系編制的形成文件的程序或?qū)ζ湟茫?c) 項目管理體系過程之間的相互作用的表述。 16 項目管理體系文件編制 16.1總要求 按照經(jīng)批準(zhǔn)的項目管理體系文件策劃書，咨詢項目組成員分工，與客戶單位編寫 人員一道，按照一定的編制程序和編制規(guī)范要求，完成項目管理手冊、程序文件、 支持性文件、記錄表格的編制任務(wù)。 16.2編制程序文件的程序要求 16.2.1確定管理活動 對每一個程序文件既定的管理對象，首先根據(jù)過程要素，分析確定為完成本項管

51、理任務(wù)，應(yīng)當(dāng)包括哪些必須的管理活動，并將其一一列出來。 16.2.2確定管理流程 然后將實現(xiàn)必須的管理活動的管理流程，也就是管理控制要點梳理出來，并進(jìn)行必要 的分析再造，繪制流程圖，以確定合理的管理流程。 16.2.3確定管理責(zé)任 根據(jù)客戶單位的實際，確定每一個管理控制要點的責(zé)任部門或責(zé)任崗位。 16.2.4確定管理要求 根據(jù)各個管理控制要點的具體情況，確定其必須的管理要求，包括時間要求、數(shù)量要 求、質(zhì)量要求等。 16.2.5確定須執(zhí)行的相關(guān)文件 根據(jù)各個管理控制要點的具體情況，確定其必須執(zhí)行的國家、地方、上級以及本單位 有關(guān)規(guī)范、規(guī)定等文件。 16.2.6確定須填寫的相關(guān)記錄 根據(jù)各個管理控

52、制要點的具體情況，確定其必須填寫的相關(guān)記錄。 16.2.7確定須編制的支持性文件 當(dāng)在程序文件中無法詳細(xì)地對某個管理控制要點的管理要求進(jìn)行描述時，就需要 另外編制一個專門的文件進(jìn)行支持。對需要編制的支持性文件應(yīng)加以確定，并作為編制任 務(wù)加以完成。 16.2.8程序文件合成 在完成上述程序任務(wù)以后，就可以按照一定的編制規(guī)范要求，進(jìn)行合成，完成本程 序文件的編制任務(wù)了。 16.3編制規(guī)范要求 16.3.1程序文件的編制規(guī)范要求 程序文件的結(jié)構(gòu)分六大部分，分別為：目的、適用范圍、術(shù)語定義、程序正文、相關(guān)文件、記錄。 1. 目的：簡述編制本程序文件的意圖和目的。一律以本公司全稱起頭。 2. 適用范圍：

53、概要說明該程序運(yùn)用的領(lǐng)域或范圍。 3. 術(shù)語定義：本程序文件所用術(shù)語的定義。 4. 程序正文：以兩種方式、分兩個部分描述： 流程圖：繪制相應(yīng)管理活動過程流程圖。 流程描述：對流程框圖各環(huán)節(jié)的管理活動，作文字描述，應(yīng)達(dá)到5W2H的要求，即 做什么（ WHAT）、由誰做（ WHO）、為什么做（ WHY）、什么時候做（ WNEN）、在何種場合做（ WHERE）和如何做（ HOW）、做到什么程度（ HOW MUCH），應(yīng)符合本組織的實際情況。 5. 相關(guān)文件：與該程序文件相關(guān)聯(lián)的本組織的其它程序文件和管理制度。 6. 記錄：在執(zhí)行本本程序過程中需填寫的有關(guān)表格和需保留的有關(guān)記錄，最好附有樣 表。 程序

54、文件正文的編號、序號格式： 程序文件正文的編號及序號采用阿拉伯?dāng)?shù)字編號形式，一般不要超過4 級，如有第5 級的，其項下用（數(shù)字）表示。例如： 4 4.1 4.1.1 4.1.1.1 (1) 16.3.2支持性文件的編制規(guī)范要求 16.3.2.1 如支持性文件僅是對單一管理內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，宜取名為 xx 管理規(guī)定、 xx 管理辦法等；如支持性文件是對系列管理內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，則可取名為 xx 管理制度。 16.3.2.2 xx 管理規(guī)定、 xx 管理辦法的結(jié)構(gòu)： 1. 一般直接編寫制度的具體內(nèi)容。 2. 制度的具體內(nèi)容，一般應(yīng)包括人、時間、地點、任務(wù)、要求、記錄、獎懲等要素。 16.3.2.3xx 管

55、理制度的結(jié)構(gòu)： 1. 一般采用章、條、款的結(jié)構(gòu)。 2. 章，采用“第一章”、“第二章”進(jìn)行編排； 3. 條，采用“第一條”、“第二條”全文統(tǒng)一編排； 4. 款，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，在每條中獨立編排。 5. 第一章均應(yīng)為“總則”，說明制定這項制度要達(dá)到的目的與該制度適用于哪些方 面。 16.3.3文件編制的基本要求 1. 編寫應(yīng)符合社會要求 ( 即: 國家和地方法律、法規(guī)、法令和行業(yè)規(guī)程、規(guī)范的要求以及其它方面的考慮 )? 。 2. 編寫應(yīng)做到“應(yīng)做到的要寫到，寫到的一定要做到”， 要注意文件的可操作性，避免寫入不切合實際的作法。 3. 各類文件編寫應(yīng)相互協(xié)調(diào) , 不相矛盾。 4. 文字的表達(dá)要準(zhǔn)確

56、、簡明、通俗易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性，盡可能使用定量描述的方法，如對時間的要求等。 5. 術(shù)語、符號、代號應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn) ,? 并保持統(tǒng)一。必要時，要給出定義和說明。 6. 應(yīng)使用國家法定計量單位。 7. 準(zhǔn)確使用標(biāo)點符號。 16.3.4文件編制的格式 16.3.4.1頁眉。內(nèi)容：左側(cè)為單位名稱，右側(cè)為本制度名稱。 16.3.4.2頁腳。內(nèi)容：主要為頁碼。頁碼采用阿拉伯?dāng)?shù)字，位置居中。 16.3.4.3目錄。制度合訂時，應(yīng)運(yùn)用電腦功能編制目錄 16.3.4.4頁面設(shè)置。 1）紙張規(guī)格： A4。 2）頁邊距： 正文部分：上邊距為3cm、下邊距為 3cm，左邊距為 3cm

57、；、右邊距為 2cm； 表格部分：可根據(jù)表格中的內(nèi)容對頁邊距進(jìn)行適當(dāng)調(diào)節(jié)； 裝訂線： 0cm； 頁眉： 1.5cm； 頁腳： 1.75cm。 16.3.4.5字體與間距。 1 ）文件名稱使用宋體加粗，四號；標(biāo)題使用宋體加粗，小四；正文字體一律用宋體，小四；頁眉、頁腳中內(nèi)容使用楷體，五號。 2 ）字間距：標(biāo)準(zhǔn)間距。 3 ）行距： 1.5 倍行距。 4 ）對齊方式：兩端對齊，自然段行首起點在 1.25cm 處。 17 項目管理體系文件會審 17.1會審目的 1通過會審，并加以批準(zhǔn)，提升體系文件的權(quán)威性； 2通過會審，并加以修改，提高體系文件的可操作性； 3并通過扯皮，進(jìn)一步明確客戶單位各部門執(zhí)行體

58、系文件的責(zé)任； 4通過會審，對整套體系文件進(jìn)行展示； 5會審本身，就是一次對體系文件的通讀、學(xué)習(xí)、宣傳過程。 17.2會審時機(jī) 整套體系文件編制任務(wù)全部完成，經(jīng)過客戶單位各管理部門分別討論確定，并經(jīng)過咨 詢項目組內(nèi)部通過，必要時經(jīng)公司技術(shù)委員會批準(zhǔn)以后，即可提交客戶單位會審。 17.3會審參加人員 客戶單位的高、中層領(lǐng)導(dǎo)，文件編寫人員，其他管理骨干等。關(guān)鍵是主要領(lǐng)導(dǎo)的參加。 咨詢項目組全體成員，必要時公司技術(shù)委員會派員參加。 17.4會審時間和地點 根據(jù)客戶單位工作情況，集中安排兩到三天的時間進(jìn)行。 會審地點最好安排在封閉的場所，以集中精力。 17.5會審注意事項 1可能的話，會前將文件發(fā)至?xí)?/p>

59、審參加人員； 2由客戶單位文件編寫人員進(jìn)行文件介紹； 3對文件規(guī)定充分聽取意見； 4對有關(guān)修改意見，盡可能當(dāng)場修改；如改動較大，則安排專人記錄并進(jìn)行修改，提 交會議復(fù)議； 5出現(xiàn)爭議時，當(dāng)場解決。 18 項目管理體系文件發(fā)布 18.1形式 在整套文件會審、定稿、批準(zhǔn)、印刷、裝訂等全部任務(wù)完成以后，即可要求客戶單位 召開“項目管理體系文件發(fā)布暨運(yùn)行動員大會”，對項目管理體系文件隆重發(fā)布并進(jìn)行運(yùn) 行的動員。 18.2策劃 咨詢項目組應(yīng)和客戶單位一道對“項目管理體系文件發(fā)布暨運(yùn)行動員大會”的程序和 參加人員及會場布置進(jìn)行精心策劃，務(wù)求大會達(dá)到隆重?zé)崃?、集聚人氣的目的?18.2.1會議程序和參加人員

60、 根據(jù)客戶單位具體情況加以確定，可參考范例： 文件發(fā)布會安排方案 會議名稱： XXXX（集團(tuán)）有限公司項目管理體系文件發(fā)布暨運(yùn)行動員大會 會議時間： xxxx 年 x 月 xx 日 星期六 上午 9:30 12:00 會議地點： XXXX公司會議廳 會議主持： XX 副總 參會單位及人員： 單位 人數(shù) XXXX（集團(tuán)）有限公司 人 咨詢公司 友好單位代表 政府部門 人 人 人 會議議程： 時間安排 發(fā)言人 單 位 職 務(wù) 議程內(nèi)容 9:30-9:40 XX XX公司 副總 宣布會議開始 9:40-10:05 XXX 咨詢公司 項目經(jīng)理 咨詢工作匯報 10:05-10:10 XXX 咨詢公司 咨