1、 盛年不重來，一日難再晨，盛年不重來，一日難再晨， 及時當勉勵，歲月不待人。及時當勉勵，歲月不待人。 陶淵明陶淵明 凡是在事業上有所成就的人，凡是在事業上有所成就的人， 無一不是利用時間的能手。無一不是利用時間的能手。 華羅庚華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞莎士比亞 你熱愛生命嗎？那么別浪費時你熱愛生命嗎？那么別浪費時 間，因為時間是構成生命的材料。間，因為時間是構成生命的材料。 富蘭克林富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果時間是最為寶貴的資源，如果 我們不能管理時間，便什么都不能我們不能管理時間，便什么都不能 管理。管理。 彼得彼得 杜拉克杜拉克

2、 小實驗小實驗 道具：道具： 鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干， 細沙一堆，水一罐。細沙一堆，水一罐。 方法：方法：把以上物品裝進鐵桶。把以上物品裝進鐵桶。 提問：提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎如果請你做這個實驗，你將會按怎 樣的順序把以上物品裝進鐵桶？樣的順序把以上物品裝進鐵桶？ 什么是時間管理什么是時間管理 概念概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進行的進行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何減。所探索的是如何減 少

3、時間浪費，以便有效地完成既定目標。少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 結論結論 通過計劃統籌而相對合理利用和節約時間。通過計劃統籌而相對合理利用和節約時間。 案例分析案例分析 有效時間管理的五個步驟有效時間管理的五個步驟 l 明確你的價值觀明確你的價值觀 l 確定你的目標確定你的目標 l 對你的目標按優先級別排序對你的目標按優先級別排序 l 明確你的任務明確你的任務 l 對任務按優先等級排序對任務按優先等級排序 時間管理的步驟時間管理的步驟 價值觀價值觀 金錢金錢 權利權利 自我實現自我實現 價值觀價值觀 l 健康健康看牙醫、洗澡等看牙醫、洗澡等 l 家庭家庭給家里打電話等給家里打電話等 l

4、 社交社交買禮物、回信、參加聚會、拜訪朋友等買禮物、回信、參加聚會、拜訪朋友等 l 生活生活準備燭光晚餐等準備燭光晚餐等 l 工作工作準備簡報等準備簡報等 l 學習學習聽一場講座等聽一場講座等 價值觀、目標與任務價值觀、目標與任務 優先級綜合分析優先級綜合分析 四象限坐標圖四象限坐標圖 重要度 緊迫性 A 重要而且緊迫 緊迫但不重要 D 不重要不緊迫 重要但不緊迫 請運用四象限方法排列你的工作：請運用四象限方法排列你的工作： 緊急緊急不緊急不緊急 重重 要要 A（碎石型的事務）（碎石型的事務） l危機危機 l急迫的問題急迫的問題 l有期限壓力的計劃有期限壓力的計劃 B（石塊型的事務）（石塊型的

5、事務） l發掘新機會發掘新機會 l規劃規劃 l改進產能改進產能 l建立伙伴關系建立伙伴關系 l防患于未然防患于未然 不不 重重 要要 C（細沙型的事務）（細沙型的事務） l不速之客的接待不速之客的接待 l某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理 l某些會議的出席某些會議的出席 l某些必要而不重要的會議、活動某些必要而不重要的會議、活動 D（水型的事務）（水型的事務） l一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事 l一些不必要的應酬一些不必要的應酬 l有趣的活動有趣的活動 四個象限的四個象限的4D原則原則 1 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里 時間的浪費時間的浪費 電話干擾，陪同

6、煲粥電話干擾，陪同煲粥 會而不議，議而不決會而不議，議而不決 不速之客，禮節陪聊不速之客，禮節陪聊 回復信件，斟字酌句回復信件，斟字酌句 外部客觀的低效率，如：外部客觀的低效率，如： A A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等） B B、餐飲服務、餐飲服務 C C、社會化程度、社會化程度 1 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里 時間的浪費時間的浪費 某項調查數據結果某項調查數據結果（天）（天） 睡睡 眠眠 8.058.05小時小時 用用 餐餐 1.311.31小時小時 瑣瑣 事事 0.550.55小時小時 工工 作作 7.347.34小時小時 交交 際

7、際 0.390.39小時小時 休休 息息 0.450.45小時小時 娛娛 樂樂 0.310.31小時小時 上下班交通上下班交通 0.730.73小時小時 讀書報雜志讀書報雜志 0.420.42小時小時 處理家務事處理家務事 0.260.26小時小時 興趣的工作興趣的工作 0.370.37小時小時 音樂或電視音樂或電視 2.512.51小時小時 與朋友聊天與朋友聊天 1.111.11小時小時 1 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里 時間陷井時間陷井 情不自禁情不自禁 事必躬親事必躬親 過分客套過分客套 例行公事例行公事 猶豫不決猶豫不決 漫不經心漫不經心 碌碌無為碌碌無為 國外學者對某跨國公

8、司總部人員國外學者對某跨國公司總部人員 的的跟蹤調查顯示：跟蹤調查顯示： 管理人員平均每管理人員平均每8分鐘被打擾一次；分鐘被打擾一次； 業務系統的管理人員平均每周花在業務系統的管理人員平均每周花在 會議上的時間不少于會議上的時間不少于10小時；小時； 行政管理人員每周會議行政管理人員每周會議20小時。小時。 心理學家指出：心理學家指出： 恢復思路平均時間為分鐘恢復思路平均時間為分鐘 日本學者關于時間浪費的調查日本學者關于時間浪費的調查 “人們一般每人們一般每8 8 分鐘會收到分鐘會收到1 1 次打擾，每小時大約次打擾，每小時大約7 7次，次， 即每天即每天50506060次。平均每次打擾大約

9、是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天 大約大約4 4小時，也就是小時，也就是50%50%。其中約。其中約3 3小時的打擾是沒有意義小時的打擾是沒有意義 或者極少有價值的。同時或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至人被打擾后重拾原來的思路至 少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時。小時?！?根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的 時間損失約為時間損失約為5.55.5小時，按小時，按8 8小時工作制算，這占了工作時小時工作制算，這占了工作時 間的間的68.7%68.7%。 時間管理的

10、原則時間管理的原則 時間進度表制定原則時間進度表制定原則 實際花費的時間總比預計的長實際花費的時間總比預計的長 突發性事件應付原則突發性事件應付原則 為突發事件預留處理時間為突發事件預留處理時間 日常性事務維護原則日常性事務維護原則 做好數據庫清理與更新等基礎工作做好數據庫清理與更新等基礎工作 時間被占用說不原則時間被占用說不原則 過度熱心腸者的良藥過度熱心腸者的良藥 3 3、走出觀念上的誤區、走出觀念上的誤區 “缺我不可缺我不可”的潛理念的潛理念 事必躬親的諸葛亮事必躬親的諸葛亮 導致操勞過度的高管人員導致操勞過度的高管人員 推遲決策會提高決策質量推遲決策會提高決策質量 借口借口“需要更多的

11、事實需要更多的事實” 只要授權就可節約時間只要授權就可節約時間 相關人員能力不足相關人員能力不足 無效授權或授權失控無效授權或授權失控 走出觀念上的誤區走出觀念上的誤區 高效率就是高效益高效率就是高效益 快就一定好嗎？快就一定好嗎？ 方向錯誤和方法不當方向錯誤和方法不當 鑒別問題比進一步解決問題容易鑒別問題比進一步解決問題容易 想明白了再行動想明白了再行動 找到管理捷徑是節約時間的因素找到管理捷徑是節約時間的因素 管理上有捷徑可走嗎？管理上有捷徑可走嗎？ 時間管理的八大法寶時間管理的八大法寶 樹立時間價值觀樹立時間價值觀理念變革理念變革 結構流程優化結構流程優化組織前提組織前提 工作環境工作環

12、境“”準備工準備工 作作 工作的計劃性工作的計劃性目標管理目標管理 分清工作輕重緩急分清工作輕重緩急優先級優先級 并行串行的兼顧性并行串行的兼顧性統籌學統籌學 工作任務轉移工作任務轉移授權與借力授權與借力 學會說學會說“不不” ” 拒絕的學拒絕的學 問問 時間管理時間管理 SMARTSMART原則原則 讓目標達到讓目標達到SMARTSMART標準標準 四象限原則四象限原則 關注重要且緊迫的第二象限關注重要且緊迫的第二象限 韻律原則韻律原則 保持自己的韻律并與他人協調保持自己的韻律并與他人協調 流程優化精簡原則流程優化精簡原則 分析流程，減少多余環節分析流程，減少多余環節 案例案例：時間管理：時

13、間管理 韻律原則韻律原則 “韻律原則韻律原則”包括兩個方面的內容：包括兩個方面的內容： 一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意 義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾 性不強的溝通方式（如性不強的溝通方式（如e-maile-mail），要適當的與），要適當的與 上司溝通減少來自上司地打擾等；上司溝通減少來自上司地打擾等； 二是要與別人的韻律相協調，具體的方法如：二是要與別人的韻律相協調，具體的方法如： 不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。 1 1、提高你的時間管理技能

14、、提高你的時間管理技能 做個時間管理的高手做個時間管理的高手 學會從事務型工作中解脫出來學會從事務型工作中解脫出來 有效地計劃與安排自己的時間有效地計劃與安排自己的時間 找到節約時間的措施找到節約時間的措施 學會積零成整學會積零成整 實行交叉實行交叉“輪作輪作” 提高提高“復種復種”指數指數 整批使用時間整批使用時間 應付意外事件應付意外事件 分身有術分身有術 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法 準備之一：長期準備（準備之一：長期準備（4 4） 購買工具書購買工具書/ /增加知識儲備增加知識儲備/ /提高能力提高能力 訓練你的快速閱讀能力訓練你的快速閱讀能力 把常用的文

15、件把常用的文件/ /文具放好文具放好 養成存放思想檔案和作記錄的習慣養成存放思想檔案和作記錄的習慣 凡事預則立，不預則廢。凡事預則立，不預則廢。 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法 準備之二：臨時準備（準備之二：臨時準備（5 5） 明天的工作前晚進行優先級排序明天的工作前晚進行優先級排序 將相關的工作列在一起將相關的工作列在一起 把工作計劃放到隨時可見的地方把工作計劃放到隨時可見的地方 每天早晨比規定時間起早十分鐘每天早晨比規定時間起早十分鐘 做好正式工作前的準備工作做好正式工作前的準備工作 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法 要培養的好習慣（要

16、培養的好習慣（7 7） 利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節省時間信件等節省時間 把最困難的事放在效率最高的時候把最困難的事放在效率最高的時候 利用零碎時間處理例行性事務利用零碎時間處理例行性事務 午餐或下班前開會效率最高午餐或下班前開會效率最高/ /避免上午開會避免上午開會 休息片刻休息片刻/ /伸個懶腰伸個懶腰/ /沖杯咖啡沖杯咖啡/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料 報刊放在晚上看報刊放在晚上看 每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結回顧與總結 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法 與外部產生聯系時的應變能力（與外部產生聯系時的應變能力（4 4） 站著接

17、待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者 從不主動閑聊從不主動閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者 管理電話：主動撥號管理電話：主動撥號/ /與被動接聽與被動接聽 如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫 3 3、經理人員的時間管理、經理人員的時間管理 抓大放小抓大放小/ /充分授權充分授權 4 4、秘書人員的時間管理、秘書人員的時間管理 認清自己的角色和職責認清自己的角色和職責 、樹立時間價值觀樹立時間價值觀 首先解決思想認識問題首先解決思想認識問題 人的行動是受思想支配的人的行動是受思想支配的 思想方法決定行為模式思想方法決定行為模式 牢固樹立時間的價值觀牢固樹立時間的價值觀

18、時間就是效益時間就是效益 時間就是金錢時間就是金錢 時間就是生命時間就是生命 牢記魯迅先生的話：牢記魯迅先生的話： 時間是組成生命時間是組成生命 的材料，浪費別人的的材料，浪費別人的 時間，其實是無異于時間，其實是無異于 謀財害命的。謀財害命的。 工作環境工作環境“” 不同層次員工的準備工作不同層次員工的準備工作 金領高管的準備工作金領高管的準備工作 、整體工作目標、階段性工作規劃、整體工作目標、階段性工作規劃 、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手 白領階層的辦公室白領階層的辦公室“” 、工作計劃表、常用文件及工具書、工作計劃表、常用文件及工具書 、柜子及辦公室

19、桌清理、相關人員通訊錄、柜子及辦公室桌清理、相關人員通訊錄 藍領員工的作業現場管理藍領員工的作業現場管理 日常價值法控制時間日常價值法控制時間 工作中的現象工作中的現象 我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些 人和事都需要你耗費時間來處理。人和事都需要你耗費時間來處理。 你將如何應對？你將如何應對？ 是堅持一貫的做法，還是依據本能的反應？是堅持一貫的做法，還是依據本能的反應？ 通常的表現通常的表現 有明確標準的，快速決斷有明確標準的，快速決斷 沒明確標準的，依據直覺感受沒明確標準的，依據直覺感受 浪費時間的大敵浪費時間的大敵 工作目標不明確工作目標不明確

20、你為什么工作你為什么工作 你要達到什么目的你要達到什么目的 工作沒有計劃性工作沒有計劃性 工作千頭萬緒工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓 被動工作和生活被動工作和生活 跟著感覺走跟著感覺走 2 2、時間管理第一法則、時間管理第一法則 目標管理與工作的計劃性目標管理與工作的計劃性 工作方法三段論工作方法三段論 目標目標方法方法行動行動 計劃計劃 計劃是計劃是 從目標到從目標到 方法的橋方法的橋 梁梁 3 3、明確工作目標、明確工作目標 怎樣制定工作計劃怎樣制定工作計劃 年度計劃年度計劃 季度計劃季度計劃 月度計劃月度計劃 周計劃周計劃 每天工作任務每天工作任務 工作計劃表要素：工作計劃表

21、要素： 序號序號 任務內容任務內容 擬完成時間擬完成時間 相關責任人相關責任人 檢查監督人檢查監督人 備注備注 目標體系的目標體系的SMARTSMART原則原則 S S-Specific -Specific 具體，不能籠統；具體，不能籠統； M M-Measurable -Measurable 可度量，可度量， A A-Attainable -Attainable 可實現，指付出努力的情況下可實現，指付出努力的情況下 可以實現，避免過高或過低的目標?？梢詫崿F，避免過高或過低的目標。 R R-Realistic -Realistic 現實性，指目標是實實在在的?，F實性，指目標是實實在在的。 T T-Time bound -Time bound 時限，完成目標的期限。時限，完成目標的期限。 “80“80、20”20”法則法則運用運用 先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道 圓的面積占圓的面積占 正方形面積正方形面積 的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉 圓的面積正方圓的面積正方 形面積還剩下形面積還剩下 多少嗎？多少嗎？ 結論：結論： 做重要的少數事情做重要的少數事情 工作任務轉移工作任務轉移 學會學會授權與授權與借力借力 依據企業管理的組織原則依據企業管理的組織原則 遵照公司崗位職責和權限遵照公司崗位職責和