1、檔案管理制度為使公司檔案工作適應(yīng)公司的發(fā)展， 確保檔案管理的連續(xù)性、 完整性，特制定本制度一、歸檔范圍公司在運(yùn)營過程的各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的全部檔案總和， 其構(gòu)成以工程技術(shù)檔案為主 體，涵蓋行政管理、財(cái)務(wù)管理、銷售管理、人事及勞動(dòng)工資管理、職工培訓(xùn)教育、后勤工 作、會(huì)計(jì)等各方面。具體而言，公司在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括圖樣 材料、文字材料、膠片、照片、錄音、錄相、影片等各種載體文件材料，其中具有查考利 用價(jià)值資料均屬于歸檔范圍。二、歸檔方式1、公司檔案由行政人事部集中統(tǒng)一管理，但根據(jù)公司具體情況，財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)管理，工程技術(shù)圖紙、資料由工程部負(fù)責(zé)管理，其管理辦法按照檔案管

2、理的具體要求 執(zhí)行。2、檔案保管期限 公司檔案保管期限規(guī)定為永久、長期、短期三種。長期為十六年至五十年，短期為十 五年以內(nèi)（含十五年） ，長期和短期保存的檔案可根據(jù)情況確定具體的保存時(shí)間。3、檔案接收 各部門對(duì)外聯(lián)絡(luò)、各方面工作、活動(dòng)中形成的各種照片、膠片、錄音、錄相等聲像材 料，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、各種證書、文件資料等實(shí)物均應(yīng)系統(tǒng)整理，向行政人事部 移交備案歸檔，行政人事部對(duì)接收的檔案檢查驗(yàn)收后按規(guī)定辦理交接手續(xù)并予以存檔。4、歸檔立卷行政人事部紙質(zhì)檔案按照附件 2（紙質(zhì)文件暫行分類方案）將相關(guān)類文件進(jìn)行編號(hào)分 類歸檔存放，如屬新增類別則另行充實(shí)完善附件 2 分類方案。歸檔的聲像材料用文

3、字標(biāo)出 攝像或錄音、錄相的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。歸檔的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗、 證書等實(shí)物材料將其翻拍成照片，作為電子檔案歸檔。電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)及方法見附件 （電子檔案建立管理規(guī)范） 。各部門紙質(zhì)檔案可參照行政人事部方法建立完善的資料存檔體系，電子檔案歸檔按附件 3 執(zhí)行。三、檔案借閱檔案借閱分、四個(gè)等級(jí)， 其中級(jí)檔案需逐級(jí)審批直至總經(jīng)理簽字方可借閱， 級(jí)檔案需常務(wù)副總簽字許可，級(jí)檔案需分管副總簽字許可，級(jí)檔案由部門經(jīng)理及行 政人事部經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可借閱。級(jí)檔案包括公司未來發(fā)展涉密資料、公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)重要文件、公司證件、法人代表 相關(guān)資料；級(jí)檔案包括非申請(qǐng)部門人事檔案、非申請(qǐng)部門經(jīng)辦合

4、同、職能部門往來文件、 公司重要文件資料；級(jí)檔案包括申請(qǐng)部門人事檔案、申請(qǐng)部門經(jīng)辦合同、申請(qǐng)部門對(duì)外 往來文件；級(jí)檔案包括申請(qǐng)部門業(yè)務(wù)資料、申請(qǐng)部門提交計(jì)劃 /總結(jié) /感想。公司各部門員工需查閱檔案（本人人事檔案不提供查閱）時(shí)，應(yīng)填寫檔案使用申請(qǐng)審 批表（附件 1）辦理借閱手續(xù)，根據(jù)檔案級(jí)別簽字審批結(jié)束后檔案保管人員方可借出該申 請(qǐng)檔案。借出的檔案、文件、資料、圖書等必須妥善保管和愛護(hù)，不得丟失、涂改、損毀、 抽頁、剪貼、拆散，檔案、文件材料不得復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人，員工借閱檔案如需復(fù)印應(yīng)在申 請(qǐng)時(shí)備注說明，否則不得私自復(fù)印。四、檔案銷毀因檔案保管期限已過或檔案已失去保管價(jià)值， 有必要清理銷毀時(shí)，

5、由行政人事部提出 申請(qǐng)，常務(wù)副總簽字審批后方可實(shí)施，應(yīng)有至少兩人監(jiān)督參與銷毀過程并簽字確認(rèn)。附件 1：檔案使用申請(qǐng)審批表附件 2：紙質(zhì)文件暫行分類方案附件 3：電子檔案建立管理規(guī)范檔案使用申請(qǐng)審批表部門： 申請(qǐng)人： 申請(qǐng)日期：申請(qǐng)類型1、借閱2、復(fù)印3、銷毀4、檔案內(nèi)容申請(qǐng)理由部門經(jīng)理意見行政人事部意見（檔案級(jí)別）分管副總意見常務(wù)副總意見總經(jīng)理意見經(jīng)辦人反饋紙質(zhì)文件暫行分類方案檔案盒編碼說明大類一層范疇二層范疇最終編碼內(nèi)容AAAA1001AB1AB1001ABAB2AB2001AB3AB3001A類AC1AC1001職ACAC2AC2001能AC3AC3001部AC4AC4001門ADAD1001AEAE1001AFAF1001AGAG1001B類BA1BA1001合BABA2BA2001同BA3BA3001BBBB1001工BCBC1001程BDBD1001資BEBE1001料BFBF1001BGBG1001BHBH1001C類 行 政 管 理 類CA公司水、電、氣、電話CA1001CB公司證件、文件CB1001CC總結(jié)、計(jì)劃CC1001CC1