1、microsoft office excel 電子表格的使用技巧！覺得實用你就拿走！不用謝!轉載自 笨小魚 菩提樹下 分類：小知識 excel高級使用技巧 1.編輯技巧 2.單元格內容的合并3.條件顯示4.自定義格式5.繪制函數圖象6.自定義函數7.矩陣計算8.自動切換輸入法9.批量刪除空行10.如何避免錯誤信息11.宏的使用12.圖標的應用技巧 1、編輯技巧1 編輯技巧 （1） 分數的輸入 如果直接輸入“1/5”，系統會將其變為“1月5日”，解決辦法1：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。 解決辦法2：先設置單元格格式-數字中選分數-類型(分母為一位數),然后輸入“1/5”，（

2、2） 序列“001”的輸入 如果直接輸入“001”，系統會自動判斷001為數據1，解決辦法1：首先輸入“”（西文單引號），然后輸入“001”。 解決辦法2：設置單元格格式-數字中選擇自定義-類型中輸入“000”，然后就可以了。解決辦法3：先設置單元格格式-數字中選文本,然后輸入“001”。 （“001”會靠左，還有藍點在左上角！）（3） 日期的輸入 如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“ctrl+；”鍵。 如果要輸入2011年12月5日，輸入“11/12/5”（4） 填充條紋如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一

3、單元格內填入圖案，如“*”或“”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）。 圖 （5） 多張工作表中輸入相同的內容 幾個工作表中同一位置填入同一數據時，可以選中一張工作表，然后按住ctrl鍵，再單擊窗口左下角的sheet1、sheet2.來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，此時需要輸入同一數據的工作表呈活動狀態。接著在其中的任意一個工作表中輸入數據，此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的

4、ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯系，否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內。 （6） 不連續單元格填充同一數據（文字） 選中一個單元格，按住ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。放開ctrl鍵，在第一個或末一個單元格中編輯區中輸入數據，然后按住ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。 （7） 在單元格中顯示公式 如果工作表中的數據多數是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現“選項”對話框，單擊“視圖”選

5、項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，就再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。 圖 （8） 利用ctrl*選取文本 如果一個工作表中有很多數據表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下ctrl*鍵可選定整個表格。ctrl*選定的區域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區域時屏幕的亂滾現象。如一步不能選定，可以另外選定有數據的單元格后，按下ctrl*鍵。（9） 快速清除單元格的內容

6、 如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注，就不能簡單地應用選定該單元格，然后按delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來面目。 2、單元格內容的合并如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定。例如想把a、b、c列合并到d列中，操作方法如下：1、只需要在d1單元格中輸入公式：=a1&b1&c1 即可； 2、再次選中d1單元格，移動鼠標，當鼠標形狀變成黑色實心十字時（即利用“填充柄”將上述公式復制到d列下面的單元格中），然后按住鼠標

7、左鍵向下拖動，這樣a、b、c列的內容即被合并到d列對應的單元格中。 3、選中d列，執行“復制”操作，然后再次選中d列，執行“編輯選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，d列的內容就是合并后的結果，而不是公式。另外，如果希望在合并文本之間添加空格或者中劃線（-），請鍵入 & &或者&-&。第一步就需要改成 =a1&-&b1&-&c1。 技巧二：利用concatenate函數concatenate函數可將多個單元格的文本合并到一個單元格中，如上例：1、在d1單元格中輸入公式：=concatenate（a1，b1，c1） 即可；然后按照第2、3步依次操作

8、即可!這里如果想加中劃線（-），可以這樣輸入:=concatenate（a1，&-&，b1，&-&，c1）學技巧提示:完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除a、b、c列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。是不是很簡單，趕快去試一下吧。技巧三： 根據需要，有時想把b列與c列的內容進行合并，如果行數較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。解決辦法是：在c行后插入一個空列（如果d列沒有內容，就直接在d列操作），在1中輸入“=b1&c1”，d1格的內容就是b、c兩格的和了。選中d1單元格，用鼠標指向單元格右下角的黑色實心

9、十字，當光標變成""后，按住鼠標拖動光標向下拖到要合并的結尾行處，就完成了b列和c列的合并。這時先不要忙著把b列和c列刪除，先要把d列的結果復制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數據粘貼到一個空列上。這時再刪掉b、c、d列的數據。 實例技巧：如：b1格中的數據是“1”，c1格中的數據是“2”，在d1格中的輸入“=b1&c1”，則在d1格顯示為“12”；如：b1格中的數據是“1”，c1格中的數據是“2”，在d1格中的輸入“=b1&，&c1”，則在d1格顯示為“1，2”；如：b1格中的數據是“1”，c1格中的數據是“2”，在d1格中的輸入“=b1&加&c1”，則在d1格顯示為“1

10、加2”；以上在d1格中的中間輸入的內容，則在d1格顯示為“b1格中的數據+中間輸入的內容+c1格中的數據”；的作用是在公式中輸入非公式的內容！即在合并內容之間添加空格或者其它非公式的內容，當然，不在中間輸入內容，直接顯示為“b1格中的數據+c1格中的數據”。如上：“12”；“=b1&c1”，下面是一個“&”實際應用的例子。用autocad繪圖時，有人喜歡在excel中存儲坐標點，在繪制曲線時調用這些參數。存放數據格式為“x，y”的形式，首先在excel中輸入坐標值，將x坐標值放入a列，y坐標值放入到b列，然后利用“&”將a列和b列合并成c列，在c1中輸入：=a1&

11、;"，"&b1，此時c1中的數據形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動c1單元格，完成對a列和b列的所有內容的合并（如圖3-4）。 合并不同單元格的內容，還有一種方法是利用concatenate函數，此函數的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為“=concatenate（b1,c1）”。比如，假設在某一河流生態調查工作表中，b2包含“物種”、b3包含“河鱒魚”，b7包含總數45，那么： 輸入“=concatenate（"本次河流生態調查結果："，b2，""，b3，"為"，b7，"條/公里。&

12、quot;）” 計算結果為：本次河流生態調查結果：河鱒魚物種為45條/公里。 圖圖 3、條件顯示 我們知道，利用if函數，可以實現按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數時，顯示為“及格"。這樣的效果，利用if函數可以很方便地實現。 假設成績在a2單元格中，判斷結果在a3單元格中。那么在a3單元格中輸入公式： =if（a2<60，“不及格”，“及格”） 同時，在if函數中還可以嵌套if函數或其它函數。 例如，如果輸入： =if（a2<60，“不及格”，if（a2<=90，“及格”，“優秀

13、"） 就把成績分成了三個等級。 如果輸入=if（a2<60，“差"，if（a2<=70，“中”，if（a2<90，“良”，“優”） 就把成績分為了四個等級。 再比如，公式： =if（sum（a1：a5>0，sum（a1：a5），0） 此式就利用了嵌套函數，意思是，當a1至a5的和大于0時，返回這個值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且if與括號之間也不能有空格。 4、自定義格式 excel中預設了很多有用的數據格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等，就要使

14、用自定義格式功能來完成。 excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數字段和一個文本段：大于零的數據使用正數格式；小于零的數據使用負數格式；等于零的數據使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。 （1）使用顏色 要在自定義格式的某個段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。excel識別的顏色名為：黑色、紅色、白色、藍色、綠色、青色和洋紅。excel也識別按顏色x指定的顏色，其中x是1至56之間的數字，代表56種顏色(如圖5）。

15、 圖 （2）添加描述文本 要在輸入數字數據之后自動添加文本，使用自定義格式為：文本內容；要在輸入數字數據之前自動添加文本，使用自定義格式為：文本內容。符號的位置決定了excel輸入的數字數據相對于添加文本的位置。 （3）創建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。 由于自定義格式中最多只有3個數字段，excel規定最多只能在前兩個數字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數字使用相應段中

16、指定的格式，其余數字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當于下式：>；0正數格式；<；0負數格式；零格式；文本格式。 下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數:"($#,#0.00);"負數:"($ #,#0.00);"零""文本:"”，單擊“確定”按鈕，完成格式設置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數

17、：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負數：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內容，“紅色"正數:"($#,#0.00);藍色"負數:"($ #,#0.00);黃色"零""文本:"”，那么正數、負數、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“; ;yellow;green”，那么正數、負數、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）。 圖 再舉一個例子，

18、假設正在進行帳目的結算，想要用藍色顯示結余超過$50，000的帳目，負數值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創建如下的格式： “藍色>50000 $#,#0.00_);紅色<0( $#,#0.00); $#,#0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產幾種產品，每個產品中只要幾克某化合物，而一天生產幾千個此產品，那么在編制使用預算時，需要從克轉為千克、噸，這時可以定義下面的格式： “>999999#,#0,_m"噸"">999#,_k_m"千克"#_k&quo

19、t;克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數目就可以改進工作表的可讀性和效率。 另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數據的目的，比如格式；0只顯示負數和零，輸入的正數則不顯示；格式“；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數據的顯示外觀，并不改變數據的值，也就是說不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。 5、繪制函數圖象 做教學工作的朋友們一定會遇到畫函數曲線的問題吧！如果想快速準確地繪制一條函數曲線，可以借助excel的圖表功能，它能使你畫的曲線既標準又漂亮。你一定會問，是不是很難學呀？其實這一點兒也

20、不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。 以繪制y=|lg（6+x3）|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數的自變量：在a列的a1格輸入"x="，表明這是自變量，再在a列的a2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前二個值，定出自變量中數與數之間的步長，然后選中a2和a3兩個單元格，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“”，當光標變成""后，按住鼠標拖動光標到適當的位置，就完成自變量的輸入。輸入函數式：在b列的b1格輸入函數式的一般書面表達形式

21、，y=|lg（6+x3）|；在b2格輸入“=abs（log10（6+a23）”，b2格內馬上得出了計算的結果。這時，再選中b2格，讓光標指向b2矩形右下角的“”，當光標變成""時按住光標沿b列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。 圖 繪制曲線：點擊工具欄上的“圖表向導”按鈕，選擇“x，y散點圖”（如圖7），然后在出現的“x，y散點圖”類型中選擇“無數據點平滑線散點圖”；此時可察看即將繪制的函數圖像，發現并不是我們所要的函數曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數據產生在列”項，給出數據區域，這時曲線就在我們面前了（如圖8）。 圖 需要注意：如何確定自變量的初始值，數據點之間的步長

22、是多少，這是要根據函數的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數的極值或看出其發展趨勢，給出的數據點也不一定非得是等差的，可以根據需要任意給定。 從簡單的三角函數到復雜的對數、指數函數，都可以用excel畫出曲線。如果用得到，你還可以利用excel來完成行列式、矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，利用迭代求函數值（如x2=x7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及計算方面的事，找excel來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案。 6、自定義函數 雖然excel中已有大量的內置函數，但有時可能還會碰到一些計算無函數可用的情況。假如某公司采用一個特殊的數學公式計算產品購買者的折

23、扣，如果有一個函數來計算豈不更方便？下面就說一下如何創建這樣的自定義函數。 自定義函數，也叫用戶定義函數，是excel最富有創意和吸引力的功能之一，下面我們在visual basic模塊中創建一個函數。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個系數，如果是上班時的工作餐，就打六折；如果是加班時的工作餐，就打五折；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“visual basic編輯器”，進入visual basic編輯環境，在“工程vbaobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創建下面的函數rrr，代碼如下： function

24、rrr(tatol, rr) if rr = "上班" then rrr = 0.6 * tatol elseif rr = "加班" then rrr = 0.5 * tatol elseif rr = "休息日" then rrr = 0.9 * tatol end if end function （如圖9）。 圖 這時關閉編輯器，只要我們在相應的列中輸入rrr(f，b)，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）。 圖10 7、矩陣計算 excel的強大計算功能，不但能夠進行簡單的四則運算，也可以進行數組、矩陣的計算。 （1）數組

25、和矩陣的定義 矩陣不是一個數，而是一個數組。在excel里，數組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如a1：c3，以便和普通單元域a1：c3相區別。設置時先選定單元域，同時按shiftctrlenter鍵，大括弧即自動產生，數組域得以確認。 一個單元格就是一個變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個數組名。例如a=a1：c3、b=e1:g3等。數組名的設置步驟是：選定數組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項中的“定義”命令，輸入數組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。 矩陣函數是excel進行矩陣計算的專用

26、模塊。用“插入”“函數”命令打開“粘貼函數”對話框（如圖11），選中函數分類欄中的“數學與三角函數”，在右邊欄常用的矩陣函數有： mdeterm計算一個矩陣的行列式； minverse計算一個矩陣的逆矩陣； mmult計算兩個矩陣的乘積； sumproduct計算所有矩陣對應元素乘積之和。 圖11 （2）矩陣的基本計算 數組計算和矩陣計算有很大的區別，比如下面這個例子中，a和b都是定義好的數組，因為這兩個數組都是33的，輸出結果也是33個單元格。計算時先選定矩陣計算結果的輸出域，為33的單元格區域，然后輸入公式。如果輸入“=ab”或“=a-b”，計算結果是數組對應項相加或相減，輸入“=a*b”

27、表示數組a和b相乘，輸入“=a/b”表示數組a除數組b。如果要進行矩陣計算，就要用到相應的矩陣函數。矩陣相加、相減與數組的加減表達形式是一樣的，也是“=ab”和“=a-b”，表示矩陣相乘可以輸入“=mmult(a，b)”，而矩陣相除是矩陣a乘b的逆矩陣，所以計算公式是“=mmult(a，minverse（b）)”。公式輸入后，同時按shiftctrlenter鍵得到計算結果。 對于更復雜的矩陣計算，可以采用分步計算。8、自動切換輸入法 在一張工作表中，往往是既有數據，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規律性，比如這一列全是單詞，下一列

28、全是漢語解釋，你可以用以下方法實現自動切換。方法是： （1）選中要輸入英文的列，單擊“數據”菜單，選擇“有效性.”命令，在彈出的“數據有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇“關閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。 圖12 （2）選中要輸入漢字的列，在“有效數據”對話框中，單擊“ime模式”選項卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當光標在前一列時，可以輸入英文，在下一列時，直接可以輸入中文，從而實現了中英文輸入方式之間的自動切換。9、批量刪除空行 有時我們需要刪除excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作

29、表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然后按下ctrl+a鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數據”菜單，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內已看不到數據為止（如圖13）。 圖13 在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數據”菜單，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。 如果想只

30、刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上。 10、如何避免錯誤信息 在excel中輸入公式后，有時不能正確地計算出結果，并在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。 ）錯誤值： 含義：輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。 解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或

31、時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。）錯誤值：div/0! 含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。 解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。 ）錯誤值：value! 含義：輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息value!。 解決辦法：這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格c4中有一個數字或邏輯值，而單元格d

32、4包含文本，則在計算公式=c4d4時，系統不能將文本轉換為正確的數據類型，因而返回錯誤值value!。 ）錯誤值：ref! 含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。 解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍。 ）錯誤值：n/a 含義：無信息可用于所要執行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#n/a，以表明正在等待數據。任何引用含有#n/a值的單元格都將返回#n/a。 解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。 ）錯誤值：name? 含義：在公式中使用了excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值

33、解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：sum（c1：c10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。）錯誤值：num! 含義：提供了無效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。 解決辦法：確認函數中使用的參數類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-110307和110307之間。 ）錯誤值：null！ 含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=s

34、um(a1:a10 c1:c10)”，就會產生這種情況。解決辦法： 取消兩個范圍之間的空格。上式可改為“=sum(a1:a10 ,c1:c10)” 11、宏的應用 宏是一個指令集，用來告訴excel來完成用戶指定的動作。宏類似于計算機程序，但是它是完全運行于excel之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復性工作。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創建一個宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內居中對齊日期，然后對此行應用邊框格式。我們還可以創建一個宏，在“頁面設置”對話框中指定打印設置并打印文檔。 由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“

35、宏”，或是不知道什么時候可以找宏來幫忙。其實你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來，到用的時候，只要執行這個宏，系統就會把那操作再執行一遍。 下面給出了宏的應用場合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進行編輯，就要有一定的vba知識了。 * 設定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭； * 將單元格設置成一種有自己風格的形式； * 每次打印都固定的頁面設置； * 頻繁地或是重復地輸入某些固定的內容，比如排好格式的公司地址、人員名單等； * 創建格式化表格； * 插入工作表或工作薄等。 需要指出

36、的是，excel中的宏與word中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會記住單元格的坐標（即所有的引用都是絕對的），所以在涉及到與位置有關的操作時，要格外注意。如果相用相對引用，可以借助于offset方法，比如下面的語句： activecell.offset(1,0). range("a1").select 宏的應用是很廣的，上面提到的只是一點點，如果真的用起來，你會發現它有更豐富的內容和更靈活的應用方法。 12、圖表的應用技巧 excel提供了14種標準的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據數據的不同和使用要求的不同，可以

37、選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數據的形式有關，其次才考慮感覺效果和美觀性。下面給出了一些常見的規則。 面積圖：顯示一段時間內變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。條形圖：由一系列水平條組成。使得對于時間軸上的某一點，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個季度、三種產品中任意一種的銷售數量。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨的數據點或數。因為它與柱形圖的行和列剛好是調過來了，所以有時可以互換使用。 柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：

38、不同產品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經費分配情況、每年各類資料的數目等。條形圖是應用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。折線圖：被用來顯示一段時間內的趨勢。比如：數據在一段時間內是呈增長趨勢的，另一段時間內處于下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預測。例如：速度-時間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數-馬赫數曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉數曲線、轉輸功率代價-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應用較多，若是其中一個數據有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進

39、行預測。 股價圖：是具有三個數據序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內一種股標的最高價、最低價和收盤價。通過在最高、最低數據點之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用于金融、商貿等行業，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。 餅形圖：在用于對比幾個數據在其形成的總和中所占百分比值時最有用。整個餅代表總和，每一個數用一個楔形或薄片代表。比如：表示不同產品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經費占總經費的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達一個數據列的情況，但因為表達得清楚明了，又易學好用，所以在實際工作中用得比較多。如果

40、想多個系列的數據時，可以用環形圖。 雷達圖：顯示數據如何按中心點或其他數據變動。每個類別的坐標值從中心點輻射。來源于同一序列的數據同線條相連。你可以采用雷達圖來繪制幾個內部關聯的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪制出每一臺機器上每一部件的磨損量。 xy散點圖：展示成對的數和它們所代表的趨勢之間的關系。對于每一數對，一個數被繪制在x軸上，而另一個被繪制在y軸上。過兩點作軸垂線，相交處在圖表上有一個標記。當大量的這種數對被繪制后，出現一個圖形。散點圖的重要作用是可以用來繪制函數曲線，從簡單的三角函數、指數函數、對數函數到更復雜的混合型函數，都可以

41、利用它快速準確地繪制出曲線，所以在教學、科學計算中會經常用到。 還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點，而且用得相對較少，這里就不一一贅述。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應用情況，有時一組數據，可以用多種圖表來表現，那時就要根據具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個數據序列繪制成柱形，而另一個則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些。 在exce中l允許這創建這樣的組合圖表，但如果想創建一種excel不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統就會顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表

42、呢？單擊“圖表向導”按鈕，選擇“自定義類型”選項卡，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對這些內部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項鈕，按照向導自己定義全新的圖表類型。使word里面的文章自動生成目錄:假如文章中標題格式為第一節大標題（一級）1.1小標題（二級）1.1.1小標題下的小標題（三級）第n節大標題（一級）n.1小標題（二級）n.1.1小標題下的小標題（三級）自動生成文章目錄的操作：一、設置標題格式1.選中文章中的所有一級標題；2.在“格式”工具欄的左端，“樣式”列表中單擊“標題1”。仿照步驟1、2設置二、三級標題格式為標題2、標題3。二、自動生成目錄1

43、.把光標定位到文章第1頁的首行第1個字符左側（目錄應在文章的前面）；2.執行菜單命令“插入/引用/索引和目錄”打開“索引的目錄”對話框；3.在對話框中單擊“目錄”選項卡，進行相關設置后，單擊“確定”按鈕，文章的目錄自動生成完成。還不會的話，插入-引用-索引和目錄-目錄 一次性幫你解決畢業論文的所有排版問題 來源： 楊普的日志 排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文將給你提供一些用microsoft word 2003進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕松，以便把更多的精力放在論文的內容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文檔時

44、也可以使用。本文將分五個專題來講解論文排版過程中共存問題的解決方法，第六部分是一些小技巧。 一.圖表和公式的自動編號 二.制表位的使用 三.目錄的制作4 四.參考文獻的編號和引用5 五.頁眉頁腳的制作6 六.其他技巧 ：分頁符(ctrl+ enter）換行符(shift+enter) 雙擊圖標 居中和右對齊 一、圖表和公式的自動編號 在論文中，圖表和公式要求按在章節中出現的順序分章編號，例如圖11，表21，公式34等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖（圖21）前插入一張圖，則原來的圖21變為22，22變為23，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的

45、引用，比如“流程圖見圖21”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存在同樣的問題。 能不能讓word對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應引用？答案是肯定的！下面以圖的編號為例說明具體的作法。 自動編號可以通過word的“題注”功能來實現。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1”，編號格式為阿拉伯數字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序

46、號后鍵入說明，比如“形態學膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。word會自動按圖在文檔中出現的順序進行編號。 在文檔中引用這些編號時，比如“如圖11所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖11”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖11”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，word

47、就將文字“圖11”插入到光標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。 至此我們就實現了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖后，word會自動把第一張圖的題注“圖11”改為“圖12”，文檔中的“圖11”也會自動變為“圖12”。 表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”（word默認），光標放在公式之后，不要（注意是“不要”）選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標簽“公式1”，點擊“插入”，wo

48、rd就將標簽文字和自動產生的序號插入到光標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節詳細說明。 這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是word的域。域是文檔中可能發生變化的內容，word使用域來進行文檔自動化。多個域的聯合使用可以實現更復雜的功能，各個域的具體使用方法請參考word的幫助。 注： 題注中新建標簽時，word會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。 書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知“圖”。 圖（表、公式）的編號改變時，

49、文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關閉文檔再打開word會更新所有的域。 二、制表位的使用 制表位是指水平標尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認情況下，按一次tab鍵，word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。 制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細

50、的說明請參閱word的幫助文檔。 論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調節。再把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。 設置好制表位后，把光標放在公式的前面，按一下tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為

51、中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。 用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發生變化時，word會自動調節以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎？！ 涉及到制表位還有一個概念：前導符。前導符是填充制表符所產生的空位的符號，一般有實線、虛線、點劃線等

52、，在目錄中經常見到（就是標題和頁碼之間的圓點）。制作目錄時，敲入標題和頁碼后，在行末設置一個右對齊制表位。點擊“格式制表位”，制表位對話框顯示了光標所在段落的制表位信息。選擇右對齊制表位，前導符選擇圓點（word默認無前導符），確定后在標題和頁碼之間插入一個制表符，可以看到頁碼跑到行末了，而且頁碼和標題之間用圓點進行了填充。當頁碼或標題長度變化時，word會自動增加或刪除圓點。這里用目錄做例子只是想說明前導符的使用方法，其實制作目錄還有更好的方法，下文詳述。 注： 1)按一次tab鍵插入的是一個制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段

53、落，或文檔的制表符默認設置變化時，版面就會混亂。 2)有時候按tab鍵后word會產生一個灰色箭頭，這實際上是word的制表符格式標記，格式標記還有段落標記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點）等。這些格式標記在打印文檔時是不會打印出來的，格式標記是否顯示以及顯示哪些可以在“工具|選項”的“視圖”選項卡里進行設置。 三、目錄的制作 目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹word的一個概念：大綱級別。word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在nor

54、mal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名為“標題1”、“標題2”，“標題9”，分別對應大綱級別的19。我們也可以不使用內置的標題樣式而采用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用word的內置標題樣式，關于自定義樣式的方法請參閱word的幫助文檔。 目錄的制作分三步進行。 1)修改標題樣式的格式。通常word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然后點“更改”。可修改的內容包括字體、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題13的格式。 2)在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用

55、“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關于如何應用樣式和自動更新樣式，請參考word幫助。 3)提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標題前插入一個分頁符），光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后word就

56、自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此后若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。 注： 目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是word的域底紋，打印時是不會打印出來的（如果你愿意浪費一張紙可以試著打印一下目錄）。在“工具選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。 四、參考文獻的編號和引用 參考文獻的標注本不是一件麻煩的事情，但是對參考文獻編號后就成了一件麻煩的事情，產生的問題和圖表公式編號的問題是一樣的。手工維護這些編號是一件費力而且容易出錯的事情，我們的目的是讓word自動維護這些編號。很

57、幸運，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。光標放在引用參考文獻的地方，在菜單欄上選“插入腳注和尾注”，彈出的對話框中選擇“尾注”，點擊“選項”按鈕修改編號格式為阿拉伯數字，位置為“文檔結尾”，確定后word就在光標的地方插入了參考文獻的編號，并自動跳到文檔尾部相應編號處請你鍵入參考文獻的說明，在這里按參考文獻著錄表的格式添加相應文獻。參考文獻標注要求用中括號把編號括起來，至今我也沒找到讓word自動加中括號的方法，需要手動添加中括號。 在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要制作尾注，再次引用此文獻時點“插入交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內容為“尾注編號（帶格式）”，然后選擇相應的文獻，插入即可。不要以為已經搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之后，參考文獻后還有發表