1、XXX制藥股份有限公司管理標準 文件管理文件名稱編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號制定人質量管理部制定日期印數審核人質管部經理審核日期批準人質量副總批準日期頒發部門質量管理部替代文件號分發部門分發數量12111111111111目的： 建立一個文件管理的操作規程，用于 GMP 文件系統的設計，起草、修訂、審核、批準、生效、替換或撤銷、復制、發放、保管和銷毀、周期復核的管理辦 法，規范各類文件的編寫模式及管理，形成具有企業特色、具有可操作性的、符合 GMP 要求的管理文件。范圍： 公司所有用于 GMP 管理的文件。職 責：1 質量管理部負責 GMP 文件的管理和審核；2 各有關部門對本規程

2、的實施負責。制訂依據： 藥品生產質量管理規范 2010 年版規 程：1 定義 文件是質量保證系統的基本要素，本規程所稱的文件是指技術標準、管理標準、 工作標準及各種記錄、憑證、報告等。1.1 技術標準 技術標準是指藥品生產技術活動中， 由國家、 地方、行政及企業頒布和制定的技 術性規格、準則、規定、辦法、規格標準、規程和程序等書面要求，包括：產品的質 量標準、檢驗規程、工藝用水及環境檢測標準、生產處方和工藝規程、工藝和清潔驗 證等。1.2 管理標準XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號管理標準是指由國家、 地方或行政單位所

3、頒發的有關法規、 制度或規定等文件及 企業行使生產計劃、 指揮、控制等管理職能， 使之標準化、 規范化而制定的規章制度、 規定、標準或辦法等書面要求，包括質量保證和質量控制、人員、廠房設施、設備、 物料、衛生、生產、質量、驗證、銷售等管理規程。1.3 工作標準 工作標準是指企業內部對每一項獨立的生產作業或管理活動所制定的規定、 標準 程序等書面要求， 或以人或人群的工作為對象， 對其工作范圍、 職責權限以及工作內 容考核所規定的標準、 程序等書面要求， 包括各種崗位操作規程和標準操作規程、 工 作職責等。1.4 記錄、憑證、報告1.4.1 記錄： 崗位操作記錄、批生產記錄、批檢驗記錄、質量管理

4、記錄、各種臺賬、 工程維修記錄等。1.4.2 憑證： 標示物料、儀器、設備或操作間等狀態的單、證、卡、牌以及各類證明 文件、標簽等；1.4.3 報告： 藥品申請報告、產品質量回顧報告、驗證報告、質量審計報告、各種檢 驗報告等。2 建立 GMP 文件系統的目的及流程2.1 明確規定保證高質量產品的企業質量管理體系。2.2 行動可否進行以文字為準，一切活動有章可循、責任明確、照章辦事、有章可查， 以達到有效管理的最終目的。一個行動如何進行只有一個標準， 保證有關人員收到有關指令并切實執行， 規范 操作者的行為，保證對 GMP 的遵循。2.3 任何行動后均有文字記錄可查，可以對不良產品進行調查和跟蹤

5、，為追究責任、 改進工作提供依據。2.4 文件管理流程XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號文件管理流程圖（圖一）圖一 文件管理流程XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號3 文件起草要求3.1 各部門負責人應負責組織編寫或設計本部門用于管理與操作的文件，其內容必須 符合現行的 GMP 標準。3.2 文件的編制應符合以下原則3.2.1 系統性 質量體系文件要從質量體系總體出發， 涵蓋所有要素及活動要求作出規定， 反映 質量體系本身所具有的系統性， 文件應

6、當標明題目、 種類、目的以及文件編號和版本 號,文件編號的具體制定方法詳見文件分類編碼管理規程 SMP-QD-DO002-V00 。3.2.2 動態性 藥品生產和質量管理是一個持續改進的動態過程， 因此，文件必須依據驗證和日常監控的結果而不斷修訂。3.2.3 適用性 應根據本公司的實際情況，按有效管理的要求制訂出切實可行的文件。3.2.4 嚴密性 文件的書寫應用詞確切、清晰、易懂，不模棱兩可，標準應量化。3.2.5 可追溯性 文件中的標準涵蓋了所有要素， 記錄反映了執行的過程， 文件的歸檔要充分考慮 其可追溯性要求，為公司的持續改進奠定基礎。3.3文件制作或修訂前應由各申請部門 （起草部門）

7、人員填寫“文件制作申請單” （文 件編號）（見附件 1）或“文件修訂申請單”（見附件 2），申請部門負責人審核， 質量副總批準，批準后開始起草文件，文件編碼由質量管理部統一編發。3.4 質量標準的起草要求3.4.1 物料和成品應當有經批準的現行質量標準；中間產品或待包裝產品也要有質量 標準。3.4.2 物料的質量標準一般應當包括：3.4.2.1物料的基本信息：3.4.2.1.1企業統一指定的物料名稱和內部使用的物料代碼；XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號3.4.2.1.2質量標準的依據；3.4.2.1.3經批準的供應商

8、； 3.4.2.1.4印刷包裝材料的實樣或樣稿。3.4.2.2取樣、檢驗方法或相關操作規程編號；3.4.2.3定性和定量的限度要求；3.4.2.4貯存條件和注意事項；3.4.2.5有效期或復驗期。3.4.2.6 外購或外銷的中間產品和待包裝產品應當有質量標準； 如果中間產品的檢驗結 果用于成品的質量評價，則應當制定與成品質量標準相對應的中間產品質量標準。3.4.3 成品的質量標準應當包括：3.4.3.1產品名稱以及產品代碼；3.4.3.2對應的產品處方編號（如有）；3.4.3.3產品規格和包裝形式；3.4.3.4取樣、檢驗方法或相關操作規程編號；3.4.3.5定性和定量的限度要求；3.4.3.

9、5貯存條件和注意事項；3.4.3.6有效期。3.5 工藝規程的起草要求3.5.1 每種藥品的每個生產批量均應當有經企業批準的工藝規程，不同藥品規格的每 種包裝形式均應當有各自的包裝操作要求。 工藝規程的制定應當以注冊批準的工藝為 依據。3.5.2 工藝規程不得任意更改。如需更改，應當按照相關的操作規程修訂、審核、批 準。3.5.3 制劑的工藝規程的內容至少應當包括：3.5.3.1生產處方：3.5.3.1.1產品名稱和產品代碼；3.5.3.1.2產品劑型、規格和批量；XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號3.5.3.1.3所

10、用原輔料清單（包括生產過程中使用，但不在成品中出現的物料），闡明每一物料的指定名稱、 代碼和用量； 如原輔料的用量需要折算時， 還應當說明計算方 法。3.5.3.2生產操作要求：3.5.3.2.1對生產場所和所用設備的說明（如操作間的位置和編號、潔凈度級別、必要 的溫濕度要求、設備型號和編號等）；3.5.3.2.2關鍵設備的準備（如清洗、組裝、校準、滅菌等）所采用的方法或相應操作 規程編號；3.5.3.2.3詳細的生產步驟和工藝參數說明 （如物料的核對、 預處理、加入物料的順序、 混合時間、溫度等）；3.5.3.2.4所有中間控制方法及標準；3.53.2.5預期的最終產量限度，必要時，還應當說

11、明中間產品的產量限度，以及物料 平衡的計算方法和限度；3.5.3.2.6待包裝產品的貯存要求，包括容器、標簽及特殊貯存條件；3.5.3.2.7需要說明的注意事項。3.5.3.3包裝操作要求：3.5.3.3.1以最終包裝容器中產品的數量、重量或體積表示的包裝形式；3.5.3.3.2所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數量、規格、類型以 及與質量標準有關的每一包裝材料的代碼；3.5.3.3.3印刷包裝材料的實樣或復制品，并標明產品批號、有效期打印位置；3.5.3.3.4需要說明的注意事項， 包括對生產區和設備進行的檢查， 在包裝操作開始前， 確認包裝生產線的清場已經完成等；3.5.3.

12、3.5包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設備的注意事項、包裝 材料使用前的核對；3.5.3.3.6中間控制的詳細操作，包括取樣方法及標準； 3.5.3.3.7待包裝產品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。3.6 批生產記錄的起草要求XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號3.6.1 每批產品均應當有相應的批生產記錄，可追溯該批產品的生產歷史以及與質量 有關的情況。3.6.2 批生產記錄應當依據現行批準的工藝規程的相關內容制定。記錄的設計應當避 免填寫差錯。批生產記錄的每一頁應當標注產品的名稱、規格和批號。3.

13、6.3 原版空白的批生產記錄應當經生產管理負責人和質量管理負責人審核和批準。 批生產記錄的復制和發放均應當按照操作規程進行控制并有記錄， 每批產品的生產只 能發放一份原版空白批生產記錄的復制件。3.6.4 在生產過程中，進行每項操作時應當及時記錄，操作結束后，應當由生產操作 人員確認并簽注姓名和日期。3.6.5 批生產記錄的內容應當包括：3.6.5.1產品名稱、規格、批號；3.6.5.2生產以及中間工序開始、結束的日期和時間；3.6.5.3每一生產工序的負責人簽名；3.6.5.4生產步驟操作人員的簽名； 必要時，還應當有操作 （如稱量）復核人員的簽名；3.6.5.5 每一原輔料的批號以及實際稱

14、量的數量 （包括投入的回收或返工處理產品的批 號及數量）；3.6.5.6相關生產操作或活動、工藝參數及控制范圍，以及所用主要生產設備的編號；3.6.5.7中間控制結果的記錄以及操作人員的簽名；3.6.5.8不同生產工序所得產量及必要時的物料平衡計算；3.6.5.9 對特殊問題或異常事件的記錄， 包括對偏離工藝規程的偏差情況的詳細說明或 調查報告，并經簽字批準。3.7 批包裝記錄的起草要求3.7.1 每批產品或每批中部分產品的包裝，都應當有批包裝記錄，以便追溯該批產品 包裝操作以及與質量有關的情況。3.7.2 批包裝記錄應當依據工藝規程中與包裝相關的內容制定。記錄的設計應當注意 避免填寫差錯。

15、批包裝記錄的每一頁均應當標注所包裝產品的名稱、 規格、包裝形式 和批號。XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號3.7.3 批包裝記錄應當有待包裝產品的批號、數量以及成品的批號和計劃數量。原版 空白的批包裝記錄的審核、批準、復制和發放的要求與原版空白的批生產記錄相同。3.7.4 在包裝過程中，進行每項操作時應當及時記錄，操作結束后，應當由包裝操作 人員確認并簽注姓名和日期。3.7.5 批包裝記錄的內容包括：3.7.5.1產品名稱、規格、包裝形式、批號、生產日期和有效期；3.7.5.2包裝操作日期和時間；3.7.5.3包裝操作

16、負責人簽名；3.7.5.4包裝工序的操作人員簽名；3.7.5.5每一包裝材料的名稱、批號和實際使用的數量；3.7.5.6根據工藝規程所進行的檢查記錄，包括中間控制結果；3.7.5.7包裝操作的詳細情況，包括所用設備及包裝生產線的編號；3.7.5.8所用印刷包裝材料的實樣， 并印有批號、 有效期及其他打印內容； 不易隨批包 裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內容的復制品；3.7.5.9 對特殊問題或異常事件的記錄， 包括對偏離工藝規程的偏差情況的詳細說明或 調查報告，并經簽字批準；3.11.5.10所有印刷包裝材料和待包裝產品的名稱、代碼，以及發放、使用、銷毀或退 庫的數量、實際產量以及物料

17、平衡檢查。3.8 操作規程和記錄的起草要求3.8.1 操作規程的內容應當包括：題目、編號、版本號、頒發部門、生效日期、分發 部門以及制定人、審核人、批準人的簽名并注明日期，標題、正文及變更歷史。3.8.2 廠房、設備、物料、文件、衛生等和記錄應當有編號，并按照文件分類編碼 管理規程( SMP-QD-DO002-V00 )進行管理，確保編號的唯一性。3.8.3 以下文件需制定相應的操作規程，其過程和結果應當有記錄：確認和驗證；設備的裝配和校準；廠房和設備的維護、清潔和消毒；XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號培訓、更衣及衛

18、生等與人員相關的事宜；環境監測；蟲害控制；變更控制；偏差處理；投訴；藥品召回；退貨。3.8.4 GMP 執行過程中的記錄的設計應當能夠體現操作規程的要求。3.9 驗證文件起草要求3.9.1 質量管理部每年根據生產、設備、檢驗情況制訂驗證總計劃，成立驗證小組， 進行藥品生產的相關驗證， 根據生產需求提出驗證項目， 制定驗證方案， 并組織實施， 以證明有關操作的關鍵要素能夠得到有效控制。3.9.2 我公司的驗證包括：廠房、空氣凈化系統、工藝用水系統、生產工藝及其變更、 設備、設備清洗、檢驗儀器、儀器儀表、衡器、量器的校驗、主要原輔材料變更等內 容的驗證和再驗證。3.9.3 各驗證小組根據驗證總計劃

19、制定小組驗證總計劃，根據驗證項目制訂職責明確 的驗證方案，并經審核、批準，按照審批的驗證方案組織實施，開展驗證工作，做好 各項驗證項目的驗證記錄。3.9.4 驗證工作完成后寫出驗證報告，有評價和建議，由驗證工作負責人審核，并交 驗證委員會負責人批準。驗證的結果和結論（包括評價和建議）應當有記錄并存檔。3.9.5 根據驗證的結果確認工藝規程和操作規程。4 文件的格式4.1 標準類文件：按文件格式 1（附件 3）4.5 驗證總計劃、方案、報告、驗證證書：按文件格式 2（附件 4）4.6 文件封面：按文件格式 3（附件 5）4.7 記錄性文件按記錄的內容設計，記錄的編號用宋體XXXX制藥股份有限公司

20、 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號4.8 各種格式的文件均要求（記錄性文件及表格可根據內容需要確定）。4.8.1 正文行間距為 1.5 倍，縮進左、右 0 字符，段前、段后 0 行，字間距為標準字間 距。4.8.2 頁面設置使用統一格式上 3 厘米，下 2.5 厘米，左、右 2.5 厘米，頁眉 1 厘米， 頁腳 1.5 厘米，裝訂線 0.5 厘米。4.8.3 文件正文的頁眉宋體，公司名稱標準小二號字加粗、居中，文件題目標準四號 字加粗；表格中的其它為標準小四號字。4.8.4 標志大小為（ =1.001.21cm）。4.8.5 正文：文字部分宋

21、體， 標準小四號字； 字母及數字部分 Times New Romam字體， 標準小四號字。4.8.6章 1 宋體標準四號字加粗，條 1.1、款 1.1.1、項 1.1.1.1宋體標準小四號字加粗4.8.7 封面：題頭宋小二號加粗，標題楷體小初號，日期為四號楷體，“發布、實施” 為五號楷體，下方公司名稱為三號楷體，“發布”為小四號楷體（楷體GB2312）。頁面設置同文件的頁面設置。4.8.8 驗證證書標題字體大小為 2 號字，其它字體為 4 號字。5 文件的稱謂5.1 標準性文件5.1.1技術標準： 工藝規程、質量標準、驗證方案等在前面冠以具體品名或部門、崗 位名稱，如“黃連羊肝丸（水蜜丸）成品

22、質量標準”。5.1.2 工作標準： 各種標準操作規程稱之“標準操作規程”或“程序”如：“生產指 令下達程序”；工作職責稱“工作職責”，如：“總經理工作職責”。5.1.3管理標準： 各種管理規程稱“管理規程”如“倉庫安全管理規程”、“檢驗用 對照品（或標準品）的管理規程”。5.2 記錄性的文件，根據不同的內容設計格式，編號在右上角。6 文件內容順序編號文件內容順序編號，按章、條、款、項的順序分別用阿拉伯字編好章1，條 1.1，款 1.1.1，項 1.1.1.1，兩個數字右下角用小圓點作分隔。XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁

23、版號6.1 章，一般有標題，編號應左起頂格書寫，在編號后空一個字寫標題。文件內容一 行寫不下，另起一行時應頂格書寫。6.2 條可有標題，也可無標題，在同一文件中有無標題應一致。6.3 條、款、項的編號左起頂格書寫，在編號后空一個字寫內容。7 文件的起草、審核、批準程序7.1 文件的起草人、審核人、批準人如下：7.1.1 各種編制規范由質量管理部文件管理員起草，質量管理部經理審核，質量副總批準， 并注明執行日期。7.1.2 各種質量標準由質量管理部審核員起草，質量管理部、研發部經理審核，質量 副總批準，并注明執行日期。7.1.3 工藝規程由生產部生產技術員起草，生產部、研發部、設備部、質量管理部

24、經 理審核， 生產副總、質量副總批準， 并注明執行日期。7.1.4 檢驗標準操作規程 7.1.4.1中藥材、原輔料、內包裝材料、成品、中間產品、工藝用水的檢驗規程由化驗 室主任起草，質量管理部經理審核，質量副總批準，并注明執行日期。7.1.4.2 取樣標準操作規程、外包裝材料檢驗操作規程由質量管理部車間外監控員起 草，質量管理部經理審核，質量副總批準，并注明執行日期。7.1.5 各部門管理標準類文件除財務部以外的各部門管理標準類文件由相關部門人員 起草，部門負責人審核，質量副總批準，并注明執行日期。財務部管理標準類文件由 財務部相關人員起草，財務部經理審核，總經理批準。7.1.6 各級人員職責

25、 7.1.6.1總經理職責由總經理辦公會討論委托人力資源部經理起草，總經理助理審核， 總經理批準，并注明執行日期。7.1.6.2質量副總職責、 生產副總職責、財務副總由總經理辦公會討論委托人力資源部 經理起草，總經理助理審核，總經理批準，并注明執行日期。7.1.6.3各部門職責、 各部門經理職責由人力資源部經理起草， 各分管副總、質量副總 審核，總經理批準，并注明執行日期。XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號7.1.6.4 化驗員職責由化驗室主任起草， 質量管理部經理審核， 質量副總批準， 并注明 執行日期。7.1.6.

26、5質量管理部以外的各部門人員職責由各部門負責人起草、質量管理部經理審 核，質量副總批準，并注明執行日期；質量管理部人員職責由質量管理部經理起草， 質量副總批準，并注明執行日期。7.1.6.6車間各崗位人員職責由工藝員起草， 車間主任、 生產部經理、 質量管理部經理 審核、生產副總批準，并注明執行日期。7.1.7 化驗室儀器、設備標準操作規程、維護保養規程、清潔規程由化驗員起草，化 驗室主任、質量管理部經理審核，質量副總批準，并注明執行日期。7.1.8 車間設備標準操作規程、設備維修保養規程由設備動力部設備員起草，設備動 力部經理、車間主任、生產部經理、質量副總審核，生產副總批準， 并注明執行日

27、期。7.1.9 車間設備清潔規程、崗位標準操作規程、各崗位衛生清潔規程、清場規程由車 間工藝員起草，車間主任、生產部經理、質量副總審核，生產副總批準，并注明執行 日期。7.1.10 公用工程設備的標準操作規程、 維修保養規程由設備動力部設備員或設備檔案 員起草，設備動力部經理審核，質量副總經理批準，并注明執行日期。7.1.11其他標準操作規程由各部門人員起草，部門負責人審核、質量副總經理批準， 并注明執行日期 。7.1.12驗證方案由各驗證小組組長負責組織起草，驗證委員會成員會審、驗證委員會 主任（質量副總）批準，并注明執行日期。7.2 文件的草稿編制完畢應復印數份，由制訂部門發給有關部門的相

28、關管理人員和文 件使用人員會稿。7.3 在規定時間內會稿完畢后交起草部門，會稿意見交文件起草人進行修改后定稿。7.4 會稿意見如有分歧，應提交質量管理部負責人進行意見裁決。7.5 各部門文件的起草由起草人員簽名，注明起草日期。7.6 文件審核的內容XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號7.6.1 文件的內容應當與藥品生產許可、藥品注冊等相關要求一致，并有助于追溯每 批產品的歷史情況。7.6.2與現行的 GMP 標準相符；7.6.3 文件內容可行性；7.6.4 文件應簡練、確切、易懂、不能有二種以上的解釋；7.6.5 同公司

29、已生效的其他文件沒有相悖的含義；7.7 經審核后的文件如需改正，交回原編寫人員所屬部門負責人進行修改，直至符合 要求。7.8 文件的審核由本部門負責人進行初審，與本規范有關的所有文件均需經質量管理 部門負責人的審核，并分別簽名，注明審核日期。7.9 文件的批準和生效7.9.1 打印好的文件經起草人簽名后，由制訂部門和相應審核部門負責人簽名，再送 公司領導批準簽名，并注明日期。7.9.2 公司級領導審批后，應在規定的空格內簽署姓名和日期，并規定文件生效日期。 7.9.3文件的制定、審核、 QA 審核、批準日期不應為同一時間，應至少有一天的時間 審核以保證文件審核的嚴肅性。并且批準日期應與生效日期

30、至少間隔 4-7 天以上，以 保證文件的發放以及執行部門和執行人員的培訓和學習。日期應具體到年月日。如 “2011.1.1” “2011.01.01”或“ 2011年元月 1 日”均為正確的書寫格式。7.9.4記錄的制定、審核、批準，應填寫“記錄審批表”（ 文件編號 ）（見附件 6）， 經公司級領導批準后方可執行。8 文件的印制與分發（受控形式需確定）8.1 由質量管理部將審核批準的文件按每個文件首頁“分發部門及份數”規定的復印 份數復印。8.2 原版文件復制時，不得產生任何差錯；復制的文件應當清晰可辨。8.3 復印好的文件填寫文件頁頭“部門編號、復印件號”，加蓋“文件有效” （紅色） 印章，

31、部門編號由兩位阿拉伯數字組成具體規定如下：如：XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號部門編號QD復印件號3-2表示為質量管理部文件， 該部門共有復印件 3 份，此份為質量管理部第 2份復印 件。8.4 文件應于文件批準之日后 5 日內分發于公司領導及各部門，并做好文件復制發放 收回記錄（文件編號 REC-QD-DO002-V00 ）（見附件 7）。8.5 有關各部門按規定領取文件，原稿由質量管理部檔案室歸存。8.6 分發、使用的文件應當為批準的現行文本，文件收到后，各部門應當按生效日期 執行文件有關規定， 新文件執行當日應

32、收回過時文件， 已撤銷的或舊版文件除留檔備 查外，不得在工作現場出現。8.7由于各種原因需要增發或補發相關文件的，應填寫“ GMP 文件增發 /補發申請表” （文件編號 ）（見附件 8），經批準后交質量管理部檔案室進行文件的增發 /補發，并 且增補文件的復印件也應蓋上“文件有效”，復印件號添加“補”字。如：部門編號QD復印件號補 01表示為質量管理部文件，此份為該部門補發的第 1 份復印件。8.8 用于生產管理及質量管理的表格等，如未經批準，不得予以印刷，財務亦不予報 賬。9 文件的修訂、撤銷與銷毀9.1 文件修訂條件9.1.1 國家法令、法規變更時，如法定標準或其它依據文件更新版本9.1.2

33、 生產環境及生產用廠房改變。9.1.3 設備改變9.1.4 工藝的改變XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號9.1.5 企業組織機構發生變化，管理模式發生改變，現行文件不能符合管理要求。9.1.6 定期對現行文件進行復審。9.1.7 其它原因認為有必要修訂文件。9.2 文件修訂但文件的題目不變，不論內容改變多少均稱修訂，應由修訂部門填寫GMP 文件修訂申請表（文件編號 REC-QD-DO003-V00 ）（見附件 2），交質量管理 部批準。 修訂后的文件應按新文件批準程序進行審批， 若修改內容小于主要內容的三 分之一，修訂

34、后文件的文件編號、版本號不變，頁版號改變以防止舊版文件的誤用； 若修改內容大于主要內容的三分之一， 修訂后文件的文件編號不變， 版本號改變以防 止舊版文件的誤用。9.3 文件一經修訂，應立即檢查該文件的相關文件（記錄、表格等）是否應作相應的 修訂。9.4 文件的題目改變，內容不論變或不變，原文件即稱撤消；或由于組織機構調整、 產品結構調整等原因， 原文件不再適合實際時， 也可撤銷， 撤銷文件要做好記錄 “文 件撤銷記錄”（文件編號 REC-QD-DO004-V00 ）（見附件 9）。9.5對于回收的 GMP 文件應及時銷毀，銷毀時應有人監督，并做好銷毀記錄“文件 銷毀記錄”（文件編號 REC-

35、QD-DO005-V00 ）（見附件 10）。10 記錄的管理10.1與本規范有關的每項活動均應當有記錄， 以保證產品生產、 質量控制和質量保證 等活動可以追溯。10.2記錄應當留有填寫數據的足夠空格。10.3 記錄應當及時填寫，內容真實，字跡清晰、易讀，不易擦除。10.4 采用生產和檢驗設備自動打印的記錄、 圖譜和曲線圖等應附在批記錄中， 必須標 明產品或樣品的名稱、批號和記錄設備的信息，操作人簽注姓名和日期。 10.5記錄應當保持清潔，不得撕毀和任意涂改。10.6 記錄填寫的任何更改都應當簽注姓名和日期， 并使原有信息仍清晰可辨， 在更改 投料量、設備參數等關鍵數據時，應當說明更改的理由。

36、10.7記錄如需重新謄寫，則原有記錄不得銷毀，應當作為重新謄寫記錄的附件保存。XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號10.8每批藥品應當有批記錄， 包括批生產記錄、 批包裝記錄、 批檢驗記錄和藥品放行 審核記錄等與本批產品有關的記錄。10.9 如使用電子數據處理系統、 照相技術或其他可靠方式記錄數據資料， 應當有所用 系統的操作規程；記錄的準確性應當經過核對。10.9.1使用電子數據處理系統的，只有經授權的人員方可輸入或更改數據，更改和刪 除情況應當有記錄；應當使用密碼或其他方式來控制系統的登錄；關鍵數據輸入后， 應當由他

37、人獨立進行復核。10.9.2用電子方法保存的批記錄，應當采用磁帶、縮微膠卷、紙質副本或其他方法進 行備份，以確保記錄的安全，且數據資料在保存期內便于查閱。11 文件的執行為保證文件的正確執行，特制訂以下使用管理措施：11.1 建立“文件總目錄”（文件編號 REC-QD-DO006-V00），見附件 12），新版文 件的執行之日時收回舊版文件， 由文件管理人員統一處理。 對保存的舊版文件應與現 行文件隔離保存。11.2文件的復制由質量管理部統一操作， 經審核后加蓋 “文件有效”印章，登記發放。11.3文件由文件規定的責任人于文件生效之日開始嚴格遵守執行。11.4質量管理部每年對各部門擁有的現行文

38、件進行數量復核，以保證文件的實施。 11.5文件的定期復核11.5.1定期進行文件復核修訂，以保證所有 GMP 文件的現行性、有效性。11.5.2管理文件復核修訂周期至少為每兩年進行一次，質量標準、檢驗標準操作規程 每五年復核修訂一次，在國家法令、法規變更時，工藝改進、設備改造時必須修訂； 工藝規程、驗證方案、職責、其它標準操作規程每三年復核修訂一次，并填寫“文件 復核記錄”（文件編號 REC-QD-DO007-V00 ）（見附件 11）。11.5.3文件的復核修訂由質量管理部負責安排具體計劃。11.5.4文件的周期性復核修訂應由原文件起草、審核、批準人員進行。12 擁有并執行文件的部門職責1

39、2.1擁有并執行文件的部門為文件的責任部門，部門負責人為第一責任人。XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號12.2部門負責人應將文件存放到方便使用者操作和管理的地方。12.3 部門負責人應采取各種形式對執行者進行學習教育， 保證有關員工對文件理解的 正確性和唯一性。12.4部門負責人應隨時檢查文件和記錄的執行情況，保證有關員工對文件的正確實 施。12.5 各部門不準私自復印文件， 如個別部門確實需要追加發放數量， 應向質量管理部 提出申請，在取得同意后由文件管理室進行追加發放。13 使用者培訓文件在執行前應對各部門負責人和

40、文件使用者進行專題培訓， 可由人力資源部會 同有關部門編制培訓計劃， 由起草人或審核人等進行培訓， 并做好培訓記錄， 保證每 個文件使用者知道如何使用文件。14 文件保管14.1文件的起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等應當按照操 作規程管理，并有相應的文件分發、撤銷、復制、銷毀記錄存檔。14.2 質量管理部檔案室保留一份現行文件或樣本， 并根據文件變更情況隨時更新記錄14.3所有存檔 GMP 文件應統一管理，建立文件目錄。分類存放、條理分明，便于查 閱。14.4質量標準、工藝規程、操作規程、穩定性考察、確認、驗證、變更等其他重要文 件應當長期保存。14.5批記錄應當由質量管

41、理部門負責管理，至少保存至藥品有效期后一年。15 附件15.1附件 1 文件制訂申請表標準格式GMP 文件制訂申請表編號： REC-QD-DO001-V00XXXX制藥股份有限公司 管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼第 頁 / 共 頁生效日期頁版號文件名稱 版本號 申請部門制訂原因：申請人： 年月日 生產部 審核意見：審核人： 年月日 質檢部 審核意見：審核人： 年月日 審批意見：批準人： 年月日 批準的文件編號備注注：審批部門根據文件制訂程序定詳見文件管理規程第 7 條文件的起草、審核、批準程序15.2附件 2 文件修訂申請表標準格式GMP 文件修訂申請表編號： REC-Q

42、D-DO003-V00文件名稱文件編號版本號生效日期XXXX制藥股份有限公司管理標準 文件管理編號文全件文名共稱 頁，G此M次P文修件訂管第理規頁程頁碼第 頁 / 共 頁修訂原因：生效日期頁版號申請人：年月日修訂內容：修訂后的作用：版本號頁數頁版號生產部 審核意見：審核人：年月日質量管理部 審核意見：審核人：年月日審批意見：批準人：年月日備注15.3 附件 3 標準類文件標準格式XXXX制藥股份有限公司管理標準 文件管理文件名稱GMP文件管理規程編號頁碼生效日期頁版號XXXX 制藥股份有限公司管理標準 文件管理文件名稱GMP 文件管理規程編號SMP-QD-DO001-V00頁碼第 20頁 / 共 30 頁生效日期頁版號制定人質量管理部制定日期印數審核人審核日期審核人審核日期修訂人修訂日期批準人批準日期頒發部門質量管理部替代文件號分發部門研發質量化驗生產供應銷售設備人力行政財務提取粉碎制劑制劑丸劑自動分發數量12111111111111的：圍：責：制訂依據：規 程 / 內容：11.11.1.1修訂歷史序號修訂日期修訂人批準人修訂內容修訂依據或來源1