1、XX 公司 合同管理辦法 第一章 總 則 第一條 為加強合同管理，適應公司發展需要，使合同簽訂、履行、監督的過 程和程序 科學化、規范化， 規避和防范法律風險， 保障公司在經營活動中的合法權益， 特根據相 關法律法規的規定并結合本集團的實際情況制定本辦法。 第二條 本辦法所指合同包括合同（協議）正本、附件、補充協議、會議紀要、備忘錄 等以及其它以合同形式存在的書面文件。 凡屬于本辦法規定的合同， 一律采用書面形式 簽訂，嚴禁口頭協議或非正式書面協議。禁止合同履行在先、簽訂在后的行為。 第三條 訂立合同，必須遵守國家的法律、法規，符合國家政策規定，維護公司的利 、人 益。 第四條 簽訂合同實行洽

2、談權、審查權、批準權相對獨立、互相制約的原則。 第五條 嚴格按照按權限進行合同管理工作，嚴禁越權簽訂合同和處分合同事宜。 第六條 專業性較強的合同必須由專業部門或專業人士出具指導意見。 第七條 各項目應根據項目的特點和進展擬定季度或月合同計劃， 合同計劃應報集團法 律部、財務部和工程成本中心備案。 各項目部根據擬定的合同計劃， 可以向法律部咨詢 或索取相關的標準格式合同。 第八條 合同實行一般合同和重要、大額合同分類管理。 本辦法所稱的一般合同，重要、大額合同的含義是： （一）一般合同是指在各公司或項目經營范圍內為從事正常經營業務所簽訂的合同； （二）重要合同是指資產收購合同、 重大合作經營合

3、同、 公司兼并合同、 股份轉讓合同、 擔保合同、其他對公司或項目經營可能產生較大影響的合同以及履行期限在一年以上的 合同。 （三）大額合同是指涉及金額達到 50 萬元以上的合同，亦可由各公司或項目根據運行 中的實際情況設定金額數并報集團審批后實施。 第九條 集團法律部為各項目提供法律咨詢意見， 協助項目負責人進行合同的管理工作。 第二章 合同的洽談與擬訂 第十條 合同洽談權由各公司或項目根據集團授權方案和具體情況作出規定，原則上不 得一個人直接與對方談判合同。 第十一條 按集團規定凡須招標的項目，應按照集團招標的規定執行；非招標的合同， 應按“貨比三家”的原則在多家單位之間詢價、比價。 第十二

4、條 重要、大額合同，項目負責人和合同經辦人必須對合同相對方的綜合情況進 行考察，召集有關部門認真組織合同洽談準備會，指定談判的原則和方案。 第十三條 合同洽談由合同經辦人具體跟蹤操作，合同經辦人應盡量收集上述有關合同 相對方及與簽署合同有關的信息和文件資料， 做到既要考慮我方的經濟效益， 又要考慮 對方的條件和實際能力， 防止上當受騙， 防止簽訂無效合同， 確保所簽合同有效、 經濟 利益得以實現。 第十四條 在合同洽談前，經辦人必須認真了解對方當事人的情況，包括：對方當事人 的主體資格、 資質等級、經營范圍、履約能力以及資信情況、 對方簽約人的簽約權限等。 簽約部門無法核實的 ,可請求法律部予

5、以協助。 第 條 合同洽談過程中，應堅持以我方為主，根據項目的實際情況并發揮洽談人的專 業優勢，盡量爭取對公司有利的條款。 重大、大額合同的前期洽談，應就所洽談內容制 作備忘錄或相關記錄 ,備忘錄、洽談記錄由雙方簽字認可。 第 條 合同除即時清結者外，一律采用書面格式，原則上應使用或參照我方公司已有 的統一的合同范本， 如暫缺的， 可使用對方的版本， 但應將雙方協商確定的條款增加進 第 條 合同內容由當事人約定，條款主要包括：當事人的名稱（或姓名）和住所；標 的；數量；質量；價款或報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。 必要時，還應對合同雙方收發函送達地址與方式予以約定。合同文

6、本要具有可執行性， 須明確體現所約束的事項， 并根據業務運作的實際情況明確界定雙方的權利和義務； 合 同文本表達應當規范，用語力求簡潔、準確，不得存在歧義。 第 章 合同的審批與簽訂 第 條 合同在正式簽訂前，合同經辦人負責跟進合同的審批流程，并按合同審查及簽 署流程的規定上報審核 ,經審批后方能正式簽訂。 涉及到工程造價的， 應提前 10 個工作 日將重要的商務條款和技術條款 （如工程價款、 工期、 質量等內容）提交集團工程成本 中心先行預審，必要時可征詢集團法律部意見。 第 條 合同送審時，應附有相關文件，如作為合同重要附件的工程報價單、預算書、 工程量計價表等定價依據或施工組織方案等。

7、另，應在合同審批表上簡要說明對方當事 人的基本情況，合同洽談的主要內容及可能存在的問題等。 第 條 合同審批權限如下： （一）項目總經理對一般合同有最終審批權； （二）集團董事長或其授權人對重要、大額合同有最終審批權。 重要、大額合同應經相關的專業部門評審， 并由合同評審部門對合同效力、 內容、合同 履行過程中應注意的問題出具評審意見。 第 條 合同專用章專人管理， 合同簽署一般采用簽字并加蓋合同專用章或公司印章 （投 資、合作類）的形式。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理，業務人員不得隨便 帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、 空白合同出差。 合同專用章、 蓋章的空白合 同、授權委托書

8、、已簽訂的合同遺失的，應及時向當地公安機關報案，并登報聲明。 第十七條 在正式簽署合同時應注意如下問題： （一）對外簽訂合同必須是各公司或項目的法定代表人或負責人； 法定代表人或負責人 可委托代理人對外簽訂合同， 但須有授權委托書， 委托代理人在授權范圍內行使對外簽 約權。 （二）應由雙方法人代表或授權簽約代表當面簽署，并加蓋公司印章； （三）核實對方簽約人合法有效的授權手續并將其隨營業執照、 資質等級證書等作為合 同資料一同保管。 （四）簽署的時間、地點完整； （五）合同文本分頁清楚并由雙方加蓋騎縫章。 第 章 合同的履行與跟蹤 第 條 合同雙方應嚴格按照合同的約定履行， 項目及法務部相互配

9、合， 對已簽署的合 同進行密切跟蹤， 對履行過程中產生的各種異動情形， 包括合同違約情況、 變更及中止 直至合同履行完畢， 建立起嚴謹及符合公司實際的跟蹤服務體系， 以及時有效的控制和 化解合同履行中產生的各種風險、糾紛，更好的達到預期目的。 第 條 合同跟蹤履行采取項目定期上報和法務部不定期檢查相結合的方式。 第條 第 條 應當設立合同管理檔案。合同檔案應具備如下主要資料： （1）合同計劃或合同簽訂概況登記表。 （2）合同對方的身份證件或營業執照、資質證書復印件，法人代表身份證明書，授權 委托書。 （3）談判經過日記表。 （ 4）與合同簽訂有關的材料（意見書、談判記錄、合同咨詢意見等） 。

10、（ 50 合同審批表。 （ 6） 合同書。 （ 7） 合同履行情況登記表。 第 條 合同履行中應當重點注意幾個方面： （一）履行合同時一定要注意時效性， 防止出現違約現象。 若出現問題應及時調整， 化 解風險；對履行中出現的任何異動項目應及時解決， 不能解決的，應及時上報集團公司 禁止任何瞞報、謊報及拖延不報的行為。 （二）加強驗收手續。無論是貨物貿易、服務、咨詢，還是工程竣工等均應嚴格驗收手 續，對質量、數量等應依合同條款嚴格把關，同時保留驗收資料原件。 （三）有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、數據電文（包括電報、電傳、傳 真、電子數據交換和電子郵件） 等均為合同的組成部分， 各合同

11、履行部門在收到對方的 信函、文書或數據電文后，必須及時收集、整理、保存資料原件并做好備案工作。 （四）合同履行部門應檢查合同履行情況， 尤其是對提供服務的合同必須根據合同內容 定期檢查合同履行情況。 （五）對合同履行過程中的違約情況或違反合同的事件， 合同履行部門應及時查明原因， 獲取證據，并按照合同規定以公司或項目的名義及時、 合理、準確地向對方提出索賠 （含 違約）報告。當我方接到對方的索賠 （含違約） 報告后應認真研究或報集團法律部及時 處理，并與對方協商解決。 （六）非依合同原定方式的付款應將變更理由、說明書或通知報集團法律部審查。 第 條 項目如遇疑難法律問題需公司法務人員協助， 應

12、出具報告報集團公司批準指派。 報告應寫明如下內容： a）合同目的或概況。 b）簽約對方的基本情況。 c）涉及問題情況。 d）要求協助的時間安排和工作內容。 第 章 合同的變更、終止 第 條 公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。 若確須變更或解除時， 由 合同經辦人查明原因， 提出意見， 經批準簽訂的部門或領導審核后， 提交項目總經理審 查并簽發解除合同的函； 對方沒有違約， 應同對方協商， 達成一致意見， 并依法簽署變 更或解除合同的書面協議。 第 條 對方當事人提出變更、 解除合同的，應從維護本公司合法權益出發， 從嚴控制。 第 條 變更或解除合同均應以書面形式予以確認。 合同變更

13、、 解除引起索賠的， 必須 與索賠同步進行，索賠協議是合同變更解除的處理結果，是變更解除后合同一部分。 第 條 變更或解除合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。 第 條 對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止 （如停緩建），必須及時辦理中止手 續，并收集因中止合同給我方帶來經濟損失的證據和資料， 及時追究對方的責任。 中止 的合同恢復繼續履行時， 依相同的程序辦理恢復手續。 合同中止與恢復都須有說明書或 書面通知報集團法律部。 第 條 對于合同的終止 （合同未履行完， 但確定不再繼續履行） ，合同履行部門應做好 終止記錄， 收集履行過程中所有與合同有關的文件， 做好經濟往來和工程結算工作， 辦

14、理解除合同的手續，資料交合同專管員保存。 第 章 合同糾紛的處理 第 條 處理合同糾紛的原則是：以友好協商為主，做到有理、有利、有節；以法律法 規為準繩，以合同約定和合同履行的事實為依據，保護我方合法權益。 第 條負責合同履行的部門或具體經辦人在處理合同糾紛時不得擅自作出違背合同旨 意并對公司不利的承諾。 第 條 發生合同糾紛時，合同履行部門應于三個工作日內將糾紛產生的原因及解決糾 紛的意見， 書面報請項目負責人及集團法律部。 重要、大額合同則應在一個工作日內提 交書面報告，說明糾紛的原因及現狀。 第 條 接受合同糾紛的報告人或著手處理合同糾紛的責任人，應認真分析查明原因并 依合同約定、已發生

15、的合同事實和法律法規的有關規定，及時與對方協商解決。 第 條 協商、調解均不成的，根據合同約定，在規定的時效內向仲裁機關申請仲裁或 向人民法院提起訴訟，防止由于我方的失誤而造成喪失訴權的情況出現。 第 條 提請仲裁或訴訟的糾紛由集團法律部或外聘專業律師處理，法律部可要求項目 正、副負責人參與開庭工作。合同糾紛處理完畢，應將有關資料匯總、歸檔，同時向集 團法律部作出書面匯報。 第 章 合同的管理 第 條 合同管理的要求和原則是：分級管理，專業歸口，責任到人。集團合同管理歸 口部門為集團法律部。 合同管理分集團和項目公司二級管理。 各項目或公司應設一名合 同專管員（可兼職），由其跟蹤合同履行情況并

16、建立合同的簽訂、履行、變更、解除、 終止等信息檔案，與集團公司法律部聯系工作。 第 條 加強合同基礎管理工作。 （一）每份合同都應有編號。合同的各種資料，包括合同正副文本及附件；合同文本的簽 收記錄；分期履行的情況記錄；變更、解除合同的協議（包括文書、函電）等，均應及 時建檔，妥善保管。 （二）簽署合同應使用公章或合同專用章，其他印章一律不得用于簽訂合同。合同專用章 經申報批準后刻制， 統一編號， 確定專人保管使用。 凡使用公章或合同專用章簽約的必 須填寫用印申請單， 確認用印人，做好用印記錄。印章如遺失， 應立即向公安機關報案， 登報聲明作廢，同時追究有關人員的責任。 （三）合同一經簽訂均應留存原件兩份分別交公司或項目財務部或集團法律部。 （四）合同保管部門（或人）應對合同承擔保密責任，以免泄露商業機密給公司或項目造 成經濟損失。 （五）各項目或公司合同專管員每月最后一天向集團法律部報本月合同簽訂情況統計表 以及合同履行情況報告 第 條 合同管理的責任： （一）合同的管理實行項目總經理負責制。 （二）在合同的簽訂、 履行、變更過程中違反本辦法規定或合同糾紛產生后不按規定處 理，使公司造