1、讓工作變得高效而簡單的10種方法你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復雜，時間越 來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。在如今越來越復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。“簡單”來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。這正是職業(yè)生涯顧問專家比爾約翰遜給所有從業(yè)者的建議。約翰遜根據多年的調查研究，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同

2、樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。以下就是約翰遜新書中整理出的10種最實用的、簡單的工作方法。一、搞清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)，減少錯誤的機會你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個地方開始？我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？有哪些可用的工具與資源？二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要

3、做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？三、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負擔“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r？ 如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過 程中必

4、須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。四、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可讓老板感到滿意多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦？”根據商業(yè)心理顧問公司的心理學家約翰 維佛所進行的研究，有10到15的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。其實，這種擔憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。“內容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問多

5、位資深主管對于簡報內容的要求時，所得出的普遍性結論。你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準地掌控時間。五、簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點？聽眾會有什么樣的感受？你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定？接下來就是實際的制作問題了。最好

6、的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其余的時間應該是與聽眾互動。六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上正確的 過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內（例如兩星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除 25的信件。

7、七、郵件內容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應的機會“最容易閱讀、理解與回復的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢？你必須：1、把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的范圍內。2、超過20個字就應換行。3、如果超過3行必須空行。八、當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是

8、嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關乎好與壞。九、只要取得信任，不需要反復的溝通，同樣可爭取到你要的資源老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題？是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定？是希望員工能夠做得更多，以降低成本？當你在爭取預算時，必須先想清楚老板可能擔心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。而且，不要只強調你的單位或是部門的需求，你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問題，達成目標。所以，你的重點在于老

9、板所擔心的問題，而不是預算數(shù)字。當你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預算的問題，通常成功機會可高達八成以上。十、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)你要做的只有以下兩件事情：1、至少每個月詢問你的主管：“我做得如何？”盡量提出具體的問題，例如：“老板對于我所排定的進度是否有什么意見？”“我想會議流程非常順暢，你認為還有地方要改進的嗎？”你應該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每