1、1,第六章 ACCESS數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫（DATABASE）技術是發(fā)展較為成熟的計算機應用分支，也是計算機應用的基礎。數(shù)據(jù)庫是關于某個特定主題或目的的信息集合，它以一定的格式存放在計算機的存儲器上，用戶能方便地管理和使用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫的建立、使用和維護由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）完成。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是位于用戶與操作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理軟件。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)用戶能方便地定義和操縱數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的安全性、完整性、多用戶對數(shù)據(jù)的并發(fā)使用及發(fā)生故障后的系統(tǒng)恢復等。,2,數(shù)據(jù)庫概述,在數(shù)據(jù)庫技術領域，經(jīng)典的數(shù)據(jù)模型有三種，分別是采用樹型結構描述數(shù)據(jù)實體間關系的層次數(shù)據(jù)模型、采用網(wǎng)狀結構描

2、述數(shù)據(jù)實體間關系的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)模型和采用二維表結構描述數(shù)據(jù)實體間關系的關系數(shù)據(jù)模型。 在這三種經(jīng)典的數(shù)據(jù)模型中，關系數(shù)據(jù)模型具有較高的數(shù)據(jù)獨立性和較嚴格的數(shù)學理論基礎，并且具有結構簡單和提供非過程性語言等優(yōu)點，因而得到了廣泛的應用。采用關系數(shù)據(jù)模型構造的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，稱為關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，Access就是其中之一。,3,Access數(shù)據(jù)庫,Access是一個關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，通過Access可以創(chuàng)建和管理Access數(shù)據(jù)庫。 在Access數(shù)據(jù)庫中，任何實體都稱之為對象。Access數(shù)據(jù)庫包括表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等對象。表對象在Access數(shù)據(jù)庫中處于核心地位，表對象是一切數(shù)據(jù)庫操作的目

3、標和前提。用戶的數(shù)據(jù)輸出、數(shù)據(jù)查詢等操作都以表對象作為數(shù)據(jù)源，用戶數(shù)據(jù)輸入就是向表對象存儲數(shù)據(jù)。 Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)存放在各種不同結構的表中，表以數(shù)據(jù)表格的形式出現(xiàn)，每個表都擁有自己的表名和結構，,4,Access數(shù)據(jù)表,Access數(shù)據(jù)表中的列稱為字段，字段是Access信息的基本載體，記錄了一個記錄在某方面的狀態(tài)。表中的每個字段有唯一的數(shù)據(jù)類型（如文本型、數(shù)字型、貨幣或日期型等）。表中第一行為字段名，其他各行為記錄，每個記錄表示一個獨立實體的信息。 在Access數(shù)據(jù)表中，可以定義一個字段或多個字段的組合為主鍵。只有定義了主鍵，才能建立各表之間的關系。利用關系將多個表中的相關數(shù)據(jù)聯(lián)

4、系在一起，產(chǎn)生綜合數(shù)據(jù)。 可以對數(shù)據(jù)表中的字段定義索引，以便快速訪問表中的數(shù)據(jù)。,5,數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建,數(shù)據(jù)庫設計基本步驟： 1）確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的。設計數(shù)據(jù)庫的第一個步驟是確定數(shù)據(jù)庫的目的以及使用方式。了解用戶希望從數(shù)據(jù)庫中得到什么信息，從而確定需要用什么主題來保存有關的數(shù)據(jù)庫對象。 2）確定數(shù)據(jù)庫中的表。每個表只包含關于一個主題的信息，這樣可以方便數(shù)據(jù)的維護。對一個主題的維護不會影響到其他主題。 3）確定各表中的字段。每個表包含關于同一主題的信息，表中的每個字段包含關于該主題的一個屬性。盡量不要把同一個字段同時放置在多個表中。 4）確定表的主鍵。為了鏈接保存在不同表中的信息，應該把作為兩個表

5、之間鏈接紐帶的字段定義為“主鍵”。 5）確定表之間的關系。已經(jīng)將信息分配到各個表中，并且定義了各表的主鍵字段，就可以使用創(chuàng)建關系的方法將相關信息鏈接在一起。 6）輸入數(shù)據(jù)。表結構設計完成以后，就可向表中添加數(shù)據(jù)。 7）創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象。以數(shù)據(jù)表為數(shù)據(jù)源，可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫應用所需的查詢、窗體、報表、宏和模塊等數(shù)據(jù)庫對象。 要做好數(shù)據(jù)庫設計的前幾個步驟，需要一定的專業(yè)知識支撐。本書主要講述后幾個步驟。,6,創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫,創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫的操作步驟： （1）在Access窗口中（如圖6.2.1所示），單擊“空白數(shù)據(jù)庫”按鈕。在右側窗格的文件名文本框中，顯示默認的文件名“Database1.accdb”，

6、把它修改為要創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫名（如“學生管理”），單擊“創(chuàng)建”按鈕。系統(tǒng)默認將數(shù)據(jù)庫文件保存在“我的文檔”文件夾下，單擊文本框右邊的按扭可以改變文件的保存位置。 （2）新創(chuàng)建的空白數(shù)據(jù)庫包含了一個名稱為“表1”的空數(shù)據(jù)表，并以數(shù)據(jù)表視圖打開這個數(shù)據(jù)表（如圖6.2.2所示）。 （3）單擊數(shù)據(jù)庫窗口左窗格（也稱導航窗格）的下拉列表按鈕（如圖6.2.2所示），可打開數(shù)據(jù)庫的導航項，通過導航窗格可以創(chuàng)建各種對象。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫一般從創(chuàng)建表對象開始，可以在數(shù)據(jù)表視圖中直接進行數(shù)據(jù)表的快速設計；也可以利用數(shù)據(jù)表設計視圖，設計表的結構后再輸入數(shù)據(jù)。,7,建立表結構,表是有關特定主題的信息集合，是存儲和管理數(shù)據(jù)的基本

7、對象。表對象由表結構和表記錄構成，表結構是表的框架，表記錄是表的內容。 在Access中，表有四種視圖：設計視圖，用于創(chuàng)建和修改表的結構；數(shù)據(jù)表視圖，用于瀏覽、編輯和修改表數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)透視圖視圖，用于以圖形的形式顯示表的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)透視表視圖，用于按照不同方式組織和分析表的數(shù)據(jù)。在“開始”選項卡“視圖”組中可以切換表的各種視圖。 一般在設計視圖中編輯表的結構，在數(shù)據(jù)表視圖中輸入表的記錄。,8,.創(chuàng)建表結構,例6.2.1在“學生管理”數(shù)據(jù)庫中（如圖6.2.2所示），把“表1”改造成“學生檔案”表，“學生檔案”表結構如表6.2.1所示。 表6.2.1學生檔案表 字段名數(shù)據(jù)類型字段大小字段名數(shù)據(jù)類型字段

8、大小學號文本5姓名文本8性別文本2出生年月日期/時間入學成績數(shù)字整型保送生是/否備注備注相片OLD對象,9,操作步驟如下： 在如圖6.2.2窗口中，選中ID字段列，在“字段”選項卡中的“屬性”組中，單擊“名稱和標題”按鈕，打開“輸入字段屬性”對話框，在“名稱”文本框中輸入“學號”，如圖6.2.3所示，按“確定”按鈕。 單擊“單擊以添加”按鈕，選擇數(shù)據(jù)類型“文本”，這時Access自動為新添加的字段命名為“字段1”，把“字段1”的名稱改為“姓名”。 重復上述操作，依次添加性別，出生年月，入學成績，保送生，備注，相片等字段，如圖6.2.4所示。 單擊“保存”按鈕，在打開的“另存為”對話框中輸入表名

9、為“學生檔案”。 圖6.2.3輸入字段屬性對話框 圖6.2.4學生檔案表字段 如果要重命名字段，可以右鍵單擊該字段，選擇“重命名字段”。 如果要刪除字段，可以右鍵單擊該字段，選擇“刪除字段”。,10,使用設計視圖創(chuàng)建表結構,操作步驟如下： 打開“學生管理”數(shù)據(jù)庫，在“創(chuàng)建”選項卡的“表格”組中，單擊“表設計”按鈕，創(chuàng)建空表“表1”，并打開表的設計視圖。 按照“學生成績”表結構要求，在“字段名稱”列中輸入字段名稱，在“數(shù)據(jù)類型”列中選擇相應的數(shù)據(jù)類型。在“常規(guī)”屬性窗格中設置字段大小，如圖6.2.6所示。 把光標放在字段選定列上(圖6.2.6鑰匙所在列)，選中學號、年級、學期和課程名四個字段，單

10、擊“設計”選項卡的“主鍵”按鈕，將這四個字段的組合設置為主鍵。設置完成后，在這四個字段選定列上出現(xiàn)鑰匙圖形，表示這四個字段的組合是主鍵。 單擊“保存”按鈕，更改表名稱為“學生成績”。,11,定義字段,字段名稱 表中各字段名稱應互不相同，字段名稱應該使用便于理解和記憶的漢語或英文單詞。 字段命名應遵守以下規(guī)則： 字段名最長可達64個字符。 字段名可以包含字母、數(shù)字、漢字和其他符號。 字段名不能包含句號（。）、感嘆號（！）和方括號（） 不能用空格作為字段名的第一個字符。 字段的數(shù)據(jù)類型 在表中同一列數(shù)據(jù)必須有相同的數(shù)據(jù)特征，稱為字段的數(shù)據(jù)類型。在設計表結構時，必須定義表中字段的數(shù)據(jù)類型。Acces

11、s中共有文本、數(shù)字、日期/時間、查閱向導、附件、計算等數(shù)據(jù)類型（如表6.2.3所示）。對于數(shù)字型數(shù)據(jù)，還細分為字節(jié)型、整型、長整型、單精度型和雙精度型等子類型。,12,定義主鍵,主鍵由一個或多個字段組合構成，它使記錄具有唯一性。雖然主鍵對一個表來說并不是必須的，但當一個表定義了主鍵之后，才能和數(shù)據(jù)庫的其他表建立關系。定義主鍵的操作步驟如下： 在表設計視圖中單擊要定義為主鍵的字段名或選定多個字段名； 單擊“表格工具設計”選項卡的主鍵“”按鈕。 如果在創(chuàng)建新表時沒有定義主鍵，Access在保存表時會詢問是否要定義主鍵。單擊“是”按鈕，將在表中自動添加一個字段名為“編號”的“自動編號”數(shù)據(jù)類型的字段

12、，并定義該字段為主鍵。,13,建立表間關系,在關系數(shù)據(jù)庫中，將數(shù)據(jù)分別存儲到基于主題的不同表中，數(shù)據(jù)的組合是通過表關系實現(xiàn)的。通過建立主鍵提供了兩表之間建立關系的基礎，兩表之間關聯(lián)字段應有相同的數(shù)據(jù)類型和值（字段名不一定相同）。關聯(lián)字段如果是主鍵，稱該表為主表，另一個表為子表，子表的關聯(lián)字段稱為外鍵。例如，學生檔案表和成績表通過學號字段將數(shù)據(jù)關聯(lián)在一起，其中學生檔案表是主表，成績表是子表。學生檔案表和成績表之間是一對多關系，即對于學生檔案表的每一個記錄，成績表中有多個記錄和它關聯(lián)（也可能沒有記錄關聯(lián)）；反之，對于成績表的每一個記錄，學生檔案表中有且只有一個記錄和它關聯(lián)。,14,編輯數(shù)據(jù)表,編輯

13、數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中進行。 在數(shù)據(jù)表視圖中，數(shù)據(jù)以二維表的形式顯示，每一行顯示數(shù)據(jù)表的一條記錄，每一列代表數(shù)據(jù)表的一個字段。 窗口右邊的“記錄滾動條”用于查看未顯示的記錄。窗口底部左邊顯示的是“記錄瀏覽按鈕組”，右邊顯示的是“字段滾動條”。“記錄瀏覽按鈕組”包含5個“控制按鈕”和一個“記錄號”文本框，通過它們可以移動定位記錄，即指定并顯示當前記錄。,15,格式化數(shù)據(jù)表,改變行高：將鼠標指向記錄左邊的分界處，鼠標符號變成“十”形狀，按住鼠標左鍵上下拖動，直到滿意的行高。 改變列寬的方法與改變行高的方法類似。 改變字段順序：數(shù)據(jù)表中字段的排列順序不影響對表中數(shù)據(jù)的操作，有時因為視覺上的方便

14、，需要改變字段的排列順序。在數(shù)據(jù)表視圖中，選中要移動的字段，鼠標指向字段名，然后將字段用左鍵拖到需要的新位置。 隱藏字段：右鍵單擊要隱藏的字段名，在快捷菜單中選擇“隱藏字段”命令。 顯示字段：右鍵單擊字段名，在快捷菜單中選擇“取消隱藏列”，在出現(xiàn)的對話框中選中字段名前面的復選框，單擊“關閉”按鈕。,16,格式化數(shù)據(jù)表,凍結字段：在數(shù)據(jù)表視圖中，如果記錄比較長，需要通過字段滾動條來瀏覽窗口之外的字段，這樣原來顯示在窗口的某些字段就不見了。而有些字段對用戶來說是重要的，希望他們總是顯示在數(shù)據(jù)表視圖中，此時需要凍結這些字段。選擇要凍結的一列或多列。右鍵單擊字段名，在快捷菜單中選擇“凍結字段”命令。將

15、字段凍結后，Access會將凍結的列移到窗口的最左邊并固定顯示它。當用戶操作字段滾動條向右或向左滾動記錄時，被凍結的字段始終顯示在窗口的最左邊。 解除凍結：右鍵單擊字段名，在快捷菜單中選擇“取消對所有列的凍結”命令。 設置字體格式：在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可改變數(shù)據(jù)的字體、字號、字形等。選擇要改變字體的行，在“開始”選項卡的文本格式組中，選擇所需的字體格式。 如果需要對整個表進行字體格式設置，請單擊數(shù)據(jù)表左上角的小方塊，選定數(shù)據(jù)表視圖中的所有數(shù)據(jù)，然后再進行字體格式設置。,17,排序和篩選記錄,打開數(shù)據(jù)表，Access自動以表中的主鍵值升序顯示各記錄。如果數(shù)據(jù)表沒有定義主鍵，則按照記錄在數(shù)據(jù)表的物

16、理位置顯示記錄。要改變記錄的顯示順序，需要在數(shù)據(jù)表視圖中對數(shù)據(jù)表的記錄進行排序。 將光標移到作為排序依據(jù)的字段，單擊“開始”選項卡上的“升序”或“降序”按鈕，Access將快速進行排序，并在數(shù)據(jù)表視圖中按新的排序結果顯示各紀錄。 還可以按多個字段的值對記錄排序。當按多個字段排序時，首先按照第一個字段的值進行排序。當某些記錄第一個字段的值相同時，這些記錄再按照第二個字段進行排序，依此類推，直到按全部指定字段排序。,18,篩選記錄,利用“開始”選項卡的“查找”命令，可以在數(shù)據(jù)表中瀏覽滿足指定條件的一個記錄。而利用“開始”選項卡“排序和篩選”組的相關命令，可以顯示滿足指定條件的所有記錄。,19,按選

17、定內容篩選,在數(shù)據(jù)表中選擇特定的字段值，如選擇“學生檔案”表中“性別”字段的“男”，單擊“選擇”下拉按鈕的“等于男”選項，執(zhí)行后只顯示“性別”為“男”的記錄。要取消篩選，可以單擊“切換篩選”或“高級”下拉按鈕的“清除所有篩選器”命令。,20,使用篩選器篩選,篩選器提供了一種靈活的篩選方式。選定數(shù)據(jù)表的某字段或選擇該字段的某數(shù)據(jù)，單擊“開始”選項卡的“篩選器”命令，選定的字段所有不重復值以列表方式顯示出來，可戶可以在列表中選擇需要內容，單擊“確定”按鈕即可進行篩選。,21,按窗體篩選,按窗體篩選是一種快速的篩選方法。單擊“高級”下拉按鈕的“按窗體篩選”命令，數(shù)據(jù)表轉變?yōu)閱我挥涗浀男问剑髯侄巫優(yōu)?/p>

18、一個下拉列表。可以從各下拉列表中選取一個值作為篩選條件，然后單擊“高級”下拉按鈕的“應用篩選/排序”命令。,22,高級篩選/排序,篩選表中記錄并把篩選的結果排序，不必采用先篩選后排序兩個操作步驟，可直接使用“高級”下拉按鈕的“高級篩選/排序”命令。執(zhí)行該命令打開“篩選”窗口，單擊窗口下方網(wǎng)格中的“字段”行，選擇用作篩選條件的字段，在“條件”行輸入比較運算符和比較值；在“排序”行選擇“升序”或“降序”，單擊“高級”下拉按鈕的“應用篩選/排序”命令，即可得到篩選并排序的結果。單擊“高級”下拉按鈕的“清除所有篩選器”命令，可顯示所有記錄。,23,導入數(shù)據(jù),可以導入到數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)包括其他Access數(shù)

19、據(jù)庫或其他版本的Access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)表、ODBC數(shù)據(jù)庫的表、Excel工作表、文本文件、XML文件等。 打開數(shù)據(jù)庫，單擊“外部數(shù)據(jù)”選項卡下要導入的文件類型，即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的導入。,24,導出數(shù)據(jù),導出數(shù)據(jù)，就是把Access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)表作為一個備份傳送到其他數(shù)據(jù)庫或其他格式的文件中。 Access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)表可以導出到其它數(shù)據(jù)庫、Excel工作表、文本文件、XML文、FDP/XPS文件和其他應用程序中。 導出數(shù)據(jù)的操作步驟：打開數(shù)據(jù)庫，打開要導出的數(shù)據(jù)表，單擊“外部數(shù)據(jù)”選項卡的“導出”組中的文件類型按鈕，選擇導出文件的位置及文件名，然后在打開的向導對話框中做適當操作，最后單擊“確定”

20、即可。,25,數(shù)據(jù)查詢,數(shù)據(jù)查詢是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中最重要的功能之一。 查詢是按指定的條件對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行查找，是對數(shù)據(jù)庫資源的有效利用。利用查詢可以按照用戶定義提取（查看）和分析數(shù)據(jù)，可以從多個表中提取數(shù)據(jù)組合成一個邏輯表。查詢可以基于多個表，可以對查詢結果進行統(tǒng)計和計算，或者把查詢結果生成新的數(shù)據(jù)表，從而使數(shù)據(jù)中隱含的信息能夠更清晰地表示出來。 查詢對窗體和報表提供了有力的支持。Access數(shù)據(jù)庫中窗體和報表對象都只能有一個數(shù)據(jù)源，但如果它們以一個基于多表的查詢?yōu)閿?shù)據(jù)源，就相當于可以有多個數(shù)據(jù)源。 Access通過查詢實現(xiàn)對數(shù)據(jù)表的更新操作，包括數(shù)據(jù)更新、記錄追加和記錄刪除。,26,用“查詢

21、向導”創(chuàng)建查詢,所謂選擇查詢就是在一個或多個表中提取所需要的數(shù)據(jù)。 在“創(chuàng)建”選項卡中單擊“查詢向導”按鈕； 在“新建查詢向導”對話框中選擇“簡單查詢向導”選項，單擊“確定”按鈕； 在“簡單查詢向導”對話框中選擇用于建立查詢的表； 在“可用字段”列表框中選擇用于查詢的字段，單擊“”按鈕將選擇的字段添加到“選定字段”列表框中，如果單擊“”按鈕，則選擇并添加表中所有的字段； 如果查詢的數(shù)據(jù)來自于多個表，可再次單擊“表/查詢”下拉按鈕，選擇其他的表，并按照上述方法將所需字段添加到“選定字段”列表框中； 單擊“下一步”按鈕，選擇“明細”或“匯總”選項，如果選擇“明細”選項，單擊“下一步”，再單擊“完成

22、”，則顯示查詢結果； 如果選擇“匯總”選項，可對數(shù)值型字段進行“匯總”，匯總包括總計、平均值、最大值、最小值等。,27,在設計視圖中創(chuàng)建查詢,使用查詢向導可以快速地創(chuàng)建查詢，但對于創(chuàng)建指定條件的查詢或創(chuàng)建復雜的查詢，查詢向導就不能完全勝任了。使用“查詢設計”視圖可以創(chuàng)建各種查詢。下面舉例說明利用查詢設計視圖創(chuàng)建選擇查詢的操作過程。 例6.5.1基于數(shù)據(jù)表“學生檔案”、“學生成績”和“課程表”，創(chuàng)建多表查詢，顯示出學號、姓名、性別、課程名、成績、學分等信息。 在“創(chuàng)建”選項卡中單擊“查詢設計”按鈕，切換到“查詢設計”視圖并出現(xiàn)“顯示表”對話框。 在“顯示表”對話框中顯示了數(shù)據(jù)庫所有的表和查詢，用

23、戶可以從中選擇表或查詢作為數(shù)據(jù)源，這里選擇“學生檔案”、“學生成績”和“課程表”作為數(shù)據(jù)源。可以選擇某表后單擊“添加”按鈕或直接雙擊要選用的表，將其添加到查詢設計視圖中；單擊“關閉”按鈕，關閉“顯示表”對話框。 分別依次雙擊表中的學號、姓名、性別、課程名、成績、學分等字段，這些字段將出現(xiàn)在查詢設計網(wǎng)格中，如圖6.5.1所示,28,查詢設計網(wǎng)格中各選項的作用,字段：選自對象窗格中的字段或字段表達式，作為查詢操作的字段。 表：表示本字段所屬的表。 排序：查詢結果是否以本字段的值排序。 顯示：本字段是否作為查詢結果顯示。它以復選框形式出現(xiàn)，當復選框被選中時，該字段顯示在查詢結果中，否則，該字段不顯示

24、。 條件：用于輸入查詢條件。 或：當與本字段有關的條件多于一個，且他們之間是邏輯“或”的關系時，輸入另一個條件。,29,條件設置方法：,在查詢設計視圖中設置查詢條件與在數(shù)據(jù)表設計視圖中設置字段有效性規(guī)則的方法相似。在查詢設計視圖中，各字段所設定的條件在邏輯上是“與”關系。 如果表示某個字段為某一特定值，只要將此特定值健入到該字段對應的“條件”欄即可。如果這個字段是文本型的，則輸入的特定值需要用引號定界，如果沒有加引號，系統(tǒng)會自動加引號。,30,查詢對象的運行,當查詢設計完成后，就可以運行查詢，從而獲得查詢結果。要運行查詢，可采用下列操作方法之一： 在查詢設計視圖中單擊“設計”選項卡上的運行按鈕

25、。 在查詢設計視圖中單擊“設計”選項卡上數(shù)據(jù)表視圖按鈕，將打開數(shù)據(jù)表視圖并顯示查詢結果，這種方式僅適用于選擇查詢； 如果查詢已經(jīng)保存，在數(shù)據(jù)庫窗口左邊的導航框中雙擊要運行的查詢對象。,31,保存查詢,通過查詢設計視圖設計的查詢，其實就是一個程序。可通過“視圖”下拉菜單的“SQL視圖”命令，顯示查詢程序中的SQL命令。查詢作為一個數(shù)據(jù)庫對象保存在數(shù)據(jù)庫文件中。 單擊“保存”按鈕，在出現(xiàn)的對話框中輸入查詢名稱，單擊“確定”按鈕。如果查詢沒有保存，當關閉查詢時，系統(tǒng)會提示是否要保存已修改過的查詢。,32,3.編輯查詢,對于已經(jīng)創(chuàng)建并保存的查詢，Access允許進行修改。修改查詢也是在查詢設計視圖中進

26、行。 在窗口左邊的導航框中選擇要修改的查詢對象，單擊視圖下拉按鈕，選擇“設計視圖”，則打開該查詢的設計視圖；或者直接雙擊查詢對象，打開查詢的數(shù)據(jù)表視圖，再單擊查詢視圖按鈕，切換到查詢設計視圖。,33,編輯查詢,刪除字段 在查詢設計視圖中選擇要刪除的字段，按Delete鍵。 添加字段 在查詢設計視圖的對象窗格中選擇要插入的字段，然后將其拖動到查詢設計網(wǎng)格指定的列上。 改變字段順序 將鼠標指針移到查詢設計網(wǎng)格的字段選擇器上（字段名上方），此時鼠標指針變?yōu)橐粋€向下箭頭，單擊鼠標左鍵選擇該列，如果要選擇多列，則按住鼠標左鍵不放并拖動選擇其他的列，選中的列變成黑色。鼠標指向選定列的字段名（鼠標指針成為左

27、斜箭頭），然后將其拖到需要的位置。 .重命名字段 單擊查詢設計網(wǎng)格中要重新命名的字段左邊，鍵入新的名字，然后在新名與原字段名之間鍵入一個冒號。運行查詢時，將用新名字代替原字段名。一般在查詢中出現(xiàn)同名字段或出現(xiàn)字段表達式，需要進行字段重命名。,34,創(chuàng)建匯總查詢,匯總查詢也屬于選擇查詢，建立匯總查詢一般使用查詢設計視圖。 建立匯總查詢應在查詢設計視圖中單擊“設計”選項卡的“匯總”按鈕，Access就會在查詢設計網(wǎng)格中增加“總計”行，“總計”行用于設置匯總選項。 設計匯總查詢，必須為每個字段從“總計”行的下拉列表中選擇一個選項。“總計”行共有如下選項供選擇： Group By：指定本字段為分組字段

28、，即以本字段值相同的記錄作為分組依據(jù)。它是總計行的默認選項。,35,創(chuàng)建匯總查詢,合計：對本字段值進行求和運算。 平均值：對本字段進行求平均值運算。 最小值：對本字段進行求最小值運算。 最大值：對本字段進行求最大值運算。 計數(shù)：求每一組中的記錄個數(shù)。 StDev：計算每一組中本字段所有值的統(tǒng)計標準差。如果該組只包括1個記錄行，返回Null值。 方差：計算每一組中本字段所有值的統(tǒng)計方差。 First：輸出每一組中第一個記錄的值。 Last：輸出每一組中最后一個記錄的值。 Expression：用該選項可以在查詢設計網(wǎng)格的字段行中建立計算字段。 Where：用這個選項可以限定表中哪些記錄可以參加分

29、組匯總。例如在查詢設計視圖中，對“學生成績”表的“成績”字段設置Where選項，并在下面的“條件”行輸入“60”，那么只把成績高于60的記錄進行分組匯總。 上述選項中，合計、平均值、最大值、最小值及StDev只能用于“數(shù)字”、“日期/時間”、“自動編號”及“是/否”數(shù)據(jù)類型的字段，其它選項能用于任何類型的字段。,36,使用參數(shù)查詢,查詢條件中包含參數(shù)，稱為帶參數(shù)的查詢，簡稱參數(shù)查詢。 例6.5.4查詢“學生檔案”表中指定姓名的學生記錄。 設計查詢時，并無法確定要查找的學生姓名，所有把要查找的學生姓名設置為參數(shù)，即在查詢設計視圖中把“姓名”字段的“條件”設置為請輸入姓名：。 運行查詢時將出現(xiàn)“輸

30、入?yún)?shù)值”對話框，要求用戶輸入?yún)?shù)的值。如圖6.5.6所示。當用戶輸入“王偉中”并按“確定”按鈕后，Access接受參數(shù)值，并把它賦給參數(shù)請輸入姓名:。相當于執(zhí)行了條件為姓名=“王偉中”的查詢。,37,建立操作查詢,前面介紹的選擇查詢，運行結果以表的形式顯示出來，所有把選擇查詢稱為邏輯表。 而操作查詢是對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行操作，運行時并沒有顯示查詢結果。 操作查詢包括生成表查詢、更新查詢、追加查詢和刪除查詢。生成表查詢是把選擇查詢的結果以數(shù)據(jù)表的形式存儲在數(shù)據(jù)庫，即把選擇查詢的結果生成一個新表。更新查詢、追加查詢和刪除查詢是對數(shù)據(jù)表的維護，即借助于查詢維護數(shù)據(jù)表。,38,生成表查詢,創(chuàng)建生成表查

31、詢的操作過程： 按創(chuàng)建選擇查詢的方法在查詢設計視圖創(chuàng)建查詢； 單擊“查詢工具設計”選項卡的“生成表”按鈕，打開“生成表”對話框； 在對話框中輸入新表名稱，單擊“確定”按鈕； 單擊“查詢工具設計”選項卡的“運行”按鈕，Access提示將向新表粘貼記錄； 單擊“是”按鈕，則生成新的表。,39,更新查詢,更新查詢是借助于查詢設計視圖對表中的某些字段值進行更改。 直接打開數(shù)據(jù)表也可以進行數(shù)據(jù)更改，但數(shù)據(jù)的安全性是不可控的。更新查詢通過查詢程序對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行更改，可以較好地保證數(shù)據(jù)庫的安全性。 更新查詢的操作過程是：按創(chuàng)建選擇查詢的方法在查詢設計視圖創(chuàng)建查詢，然后單擊“查詢工具設計”選項卡的“更新”按

32、鈕，在查詢設計網(wǎng)格中增加“更新到”行，同時“排序”行和“顯示”行消失。可以在“更新到”行設置更新該字段值的表達式。,40,刪除查詢,刪除查詢借助于查詢設計視圖刪除數(shù)據(jù)表中滿足條件的一組記錄。 刪除查詢不只是刪除記錄中選定的字段，而是刪除整個記錄。 例6.4.8刪除“學生檔案”表中學號為“10001”的學生記錄。 刪除記錄操作過程如下： 打開查詢設計視圖； 添加“學生檔案”表； 雙擊“學生檔案”的“學號”字段，使其出現(xiàn)在查詢設計網(wǎng)格中； 在“學號”字段的“條件”行輸入“10001”； 單擊“設計”選項卡中的“刪除”按鈕，出現(xiàn)刪除行，如圖6.5.11所示； 單擊“設計”選項卡的“運行”按鈕，在出現(xiàn)

33、的對話框中選擇“是”按鈕，則將學號為“10001”的記錄從“學生檔案”表中刪除。,41,追加查詢,追加查詢借助于查詢設計視圖把當前表中的一組記錄追加到另一個表的尾部。 當前表稱為源表，被添加記錄的表稱為目的表。源表和目的表可以在同一個數(shù)據(jù)庫中，也可以在不同的數(shù)據(jù)庫。 創(chuàng)建追加查詢，應該遵循以下規(guī)則： 源表和目的表必須結構相同，否則追加的記錄數(shù)據(jù)不完整。 如果目的表定義主鍵字段，則源表的對應字段不能為空值或與目的表主鍵值相同。 如果目的表有“自動編號”類型的字段，則源表不能包含該字段，否則將出現(xiàn)兩個記錄有相同的自動編號，使自動編號字段失去意義。如果源表不包含該“自動編號”型字段，則新添加的記錄將

34、自動編號。 如果追加記錄到另一個數(shù)據(jù)庫，必須指明目標數(shù)據(jù)庫的位置和名字。,42,SQL查詢,實際上，Access所有的查詢都是用SQL語句描述的，用戶在查詢設計視圖中單擊“視圖”下拉按鈕中的“SQL視圖”，便可看到該查詢對應的SQL語句，圖6.5.12是例6.5.3的SQL視圖。 用戶可以直接在SQL視圖下輸入SQL語句，然后單擊“運行”按鈕，實現(xiàn)各種查詢。,43,窗體的設計,窗體又稱為表單，是Access數(shù)據(jù)庫的重要對象之一。窗體是管理數(shù)據(jù)庫的窗口，是用戶和數(shù)據(jù)庫之間的橋梁。通過窗體可以方便地輸入數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)和查詢數(shù)據(jù)。Access利用窗體將整個數(shù)據(jù)庫組織起來，從而構成完整的應用系統(tǒng)。一個

35、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)完成后，對數(shù)據(jù)庫的所有操作都是在窗體界面中進行。,44,窗體的分類,Access窗體按其功能分類，有數(shù)據(jù)操作窗體、控制窗體、信息顯示窗體和交互信息窗體。不同類型的窗體完成不同的任務。 數(shù)據(jù)操作窗體：用來對表和查詢進行顯示、瀏覽、輸入、修改等操作。 控制窗體：用來操作和控制程序的運行。控制窗體通過“命令按鈕”執(zhí)行用戶的請求，通過選項按鈕、切換按鈕、列表框和組合框等控件接受用戶的數(shù)據(jù)輸入。 信息顯示窗體：以數(shù)值或圖表的形式顯示信息。 交互信息窗體：用于和用戶進行簡單信息交互，包括警告信息、提示信息、簡單輸入等。交互信息窗體是系統(tǒng)自動產(chǎn)生的。,45,窗體的視圖,在Access中，窗體有

36、窗體視圖、數(shù)據(jù)表視圖、數(shù)據(jù)透視圖視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖、布局視圖和設計視圖等。其中最常用的是窗體視圖、布局視圖和設計視圖。窗體的不同視圖通過“開始”選項卡的“視圖”按鈕切換。 窗體視圖：操作數(shù)據(jù)庫時的視圖，是完成對窗體設計后運行窗體的結果。 數(shù)據(jù)表視圖：顯示數(shù)據(jù)的視圖，同樣也是完成窗體設計后運行窗體的結果。 數(shù)據(jù)透視圖視圖：把表中的數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)匯總信息，以圖形化的方式直觀顯示出來。,46,窗體的視圖,數(shù)據(jù)透視表視圖：可以動態(tài)地更改窗體的版面布置，重構數(shù)據(jù)的組織方式，從而以各種不同方法分析數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表視圖是一種交互式的表，可以重新排列行標題、列標題和篩選字段，直到形成所需的版面布置。每次改變版面

37、布置時，窗體會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總、小計和總計。 布局視圖：布局視圖是Access2010新增加的一種視圖。在布局視圖中可以調整和修改窗體設計。可以根據(jù)實際數(shù)據(jù)調整列寬，還可以在窗體上放置新的字段，并設置窗體及其控件的屬性、調整控件的位置和寬度。在布局視圖中，可以看到窗體的控件四周被虛線圍住，表示這些控件可以調整位置和大小。 設計視圖：不僅可以創(chuàng)建窗體，還可以編輯修改窗體。設計視圖由五部分組成：窗體頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和窗體頁腳。,47,創(chuàng)建簡單窗體,使用“窗體”按鈕創(chuàng)建窗體 打開學生管理數(shù)據(jù)庫，選擇“學生檔案”表作為窗體的數(shù)據(jù)源，在“創(chuàng)建”選項卡的“窗體”組

38、中，單擊“窗體”按鈕，窗體立即創(chuàng)建完成，并且以布局視圖顯示。,48,使用窗體向導創(chuàng)建窗體,打開學生管理數(shù)據(jù)庫，選擇“學生檔案”表作為窗體的數(shù)據(jù)源，在“創(chuàng)建”選項卡的“窗體”組中單擊“窗體向導”按鈕，彈出“窗體向導”框。選擇所有字段并將其添加到右邊的“選定字段”列表中。選擇窗體的布局，單擊“下一步”。輸入窗體的標題名稱，單擊“完成”按鈕，即創(chuàng)建了以學生檔案為數(shù)據(jù)源的窗體（如圖6.6.2所示）。,49,使用“多個項目”創(chuàng)建窗體,打開學生管理數(shù)據(jù)庫，選擇“學生檔案”表作為窗體的數(shù)據(jù)源，在“創(chuàng)建”選項卡的“窗體”組中，單擊“其他窗體”下拉按鈕，選擇“多個項目”命令，窗體立即創(chuàng)建完成，并以布局視圖顯示窗

39、體。,50,創(chuàng)建“分割窗體”,打開學生管理數(shù)據(jù)庫，選擇“學生檔案”表作為窗體的數(shù)據(jù)源，在“創(chuàng)建”選項卡的“窗體”組中，單擊“其他窗體”下拉按鈕，選擇“分割窗體”命令，窗體立即創(chuàng)建完成，上半部的窗體以布局視圖顯示。在下半部中，單擊最下面的導航條中的下一記錄按鈕，則上半部的記錄顯示該記錄的明細信息。,51,創(chuàng)建“數(shù)據(jù)透視圖窗體”,打開學生管理數(shù)據(jù)庫，選擇例6.5.3中的“學生成績匯總”的查詢作為窗體的數(shù)據(jù)源，單擊“其他窗體”下拉按鈕，選擇“數(shù)據(jù)透視圖”命令，打開“數(shù)據(jù)透視圖”設計窗口，這時只是創(chuàng)建了一個數(shù)據(jù)透視圖的框架，還需要把相關字段拖到指定位置。,52,使用設計視圖創(chuàng)建窗體,在“創(chuàng)建”選項卡中

40、單擊“窗體”組中的“窗體設計”按鈕，則打開窗體設計視圖。單擊“設計”選項卡的“工具”組中的“添加現(xiàn)有字段”按鈕，可以添加或隱藏“字段列表”框。將所需字段拖到窗體主體的適當位置，字段便以控件的形式出現(xiàn)在窗體上，適當調整各控件的位置及大小，單擊“設計”選項卡的“窗體視圖”按鈕即可看到窗體的內容。 前面用簡單方法創(chuàng)建的窗體，也可以切換到設計視圖，在設計視圖中對已創(chuàng)建的窗體進行修改。,53,窗體的組成,窗體設計視圖由多個部分組成，每個部分稱為“節(jié)”。所有的窗體都有主體節(jié)，默認情況下，設計視圖只有主體節(jié)。如果需要添加其他節(jié)，鼠標右擊窗體，在打開的快捷菜單中執(zhí)行“頁面頁眉/頁腳”或“窗體頁眉/頁腳”命令，

41、就可添加其他節(jié)。 窗體各個節(jié)的分界橫條被稱為節(jié)選擇器，上下拖動節(jié)選擇器可以調整節(jié)的高度。在窗體的左上角（標尺左側）的小方塊，是“窗體選擇器”按鈕，雙擊它可以打開窗體的屬性表。窗體各個節(jié)的作用如下： 主體節(jié)是窗體最重要的部分，用來顯示數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)或其他控件。 窗體頁眉節(jié)位于窗體頂部，一般用于放置窗體的標題、使用說明文本或執(zhí)行其他任務的命令按鈕。 窗體頁腳節(jié)位于窗體底部，用途和窗體頁眉類似。 頁面頁眉節(jié)用來設置窗體在打印時的頁面頭部信息，例如標題等。 頁面頁腳節(jié)用來設置窗體在打印時的頁面頁腳信息，例如頁碼等。 添加了窗體的其他節(jié)后，如果不需要可以取消顯示。右擊主窗體，在快捷菜單中單擊相關命令即

42、可。,54,常用控件簡介,在Access中設計窗體，大都是通過系統(tǒng)提供的控件完成的。窗體中所有的信息都包含在控件里。控件是用來顯示數(shù)據(jù)、完成預定動作或用來裝飾的對象。打開窗體設計視圖，Access會在“設計”選項卡的“控件”組中顯示控件按鈕，可從中選擇所需的控件添加到窗體中。 Access主要控件有：命令按鈕、標簽、文本框、復選框、選項按鈕、切換按鈕、組合框、列表框、選項組、選項卡、圖像、直線、矩形、插入分頁符、未綁定對象框、綁定對象框、子窗體/子報表、ActiveX控件等。,55,常用控件簡介,Access控件根據(jù)其用途可以分成綁定型控件、非綁定型控件和計算型控件。 綁定型控件與表或查詢中的

43、字段綁定，字段就是該控件的數(shù)據(jù)源。綁定型控件主要用于顯示、輸入或更新數(shù)據(jù)庫中的字段值。當用戶在綁定型控件中輸入一個值時，Access會自動用輸入的值來更新數(shù)據(jù)庫中相應字段當前記錄的值。在窗體中允許輸入數(shù)據(jù)的控件大多是綁定型控件。 非綁定型控件沒有數(shù)據(jù)源。由于沒有與數(shù)據(jù)庫中的字段相連，它的值存儲在窗體中，不會更改數(shù)據(jù)庫字段的值。非綁定型控件一般用來顯示信息、線條以及圖像，這些控件一般不允許輸入數(shù)據(jù)。 計算型控件以表達式作為數(shù)據(jù)源。表達式可以使用窗體的表或查詢字段中的數(shù)據(jù)，也可以使用窗體其他控件中的數(shù)據(jù)。由于計算型控件不會修改數(shù)據(jù)庫，有時候也把計算型控件看作非綁定型控件。 下面介紹常用的控件。,5

44、6,按鈕,“按鈕”也稱“命令按鈕”。“按鈕”控件是圖形用戶界面的典型代表，絕大多數(shù)的Windows應用程序都用到“按鈕”控件。在窗體上可以通過單擊“按鈕”控件執(zhí)行一個動作，例如可以單擊按鈕使窗體顯示下一個記錄。為了能使窗體上的命令按鈕產(chǎn)生動作，就必須在命令按鈕的“事件”屬性中添加代碼（程序）。,57,標簽,“標簽”控件用來顯示靜態(tài)的文本信息，大多數(shù)控件都與“標簽”控件相連，例如當創(chuàng)建一個文本框時，就附帶了一個“標簽”控件來顯示文本框的標題。“標簽”控件不與數(shù)據(jù)庫中的字段綁定，沒有數(shù)據(jù)源，它所顯示的信息一般在設計時直接輸入。,58,文本框,“文本框”控件能夠在窗體上顯示文本、數(shù)值、日期、時間數(shù)據(jù)。在窗體中可以利用文本框顯示表或查詢中的字段值。 文本框可以與某個字段綁定，也可以是非綁定型的。經(jīng)常使用文本框顯示計算結果，或利用文本框接受用戶的輸入