物質采購管理程序青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序目錄目錄1目的32適用范圍33工作內容34采購管理及機構職責341采購管理模式442采購管理原則443采購管理機構及職責744采購策略及要求115ECP服務項目物資采購工作程序1851ECP服務方的采購組織機構1852采購進度網絡控制計劃1853供應商名錄的確定1854國內外物資分交1855物資需求計劃1856物資采購1957物資的驗收、保管及發放2058資金支付2359完工總結及資料歸檔246EPC項目物資采購工作程序2561采購進度網絡控制計劃的編制2562供應商名錄的確定2563國內外物資分交和長周期設備材料分交2564物資需求計劃的編制和審批2565物資采購2666物資的驗收、保管及發放2667資金支付2968完工總結及資料歸檔30附表1引進主要設備材料分交清冊31附表2物資集中分交清冊32附表3設備需求月度計劃33附表4材料需求月度計劃34附表5設備需求追加計劃351青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序附表6材料需求追加計劃36附表7物資采購超概請示表37附表8物資需用計劃材料代用單38附表9工程項目設備合同臺帳39附表10工程項目材料合同臺帳40附表11長周期及進口物資合同執行情況周報41附表12物資到貨驗收發放單42附表13開箱檢驗記錄43附表14物資報驗單44附表15物資結算月報表45附表16項目采購情況周（月）報表462青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序青島大煉油工程物資采購管理程序1目的根據青島大煉油工程的特點及其全新的項目管理模式，為了能在計劃的時間、地點獲得滿足工程質量及進度要求、且價格合理的設備材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原則規范采購行為，針對ECP服務和EPC工程管理的不同特點劃分采購管理權限、設計采購工作程序，建立健全物資供應物料及供應商主數據的基礎資料，實現采購管理從工程建設到生產經營的無縫銜接。2適用范圍本程序適用于青島大煉油工程項目所有設備、材料的采購活動，包括ECP服務和EPC各類子項目。3工作內容采購管理的主要內容如下對采購程序的管理；對供應商的管理；對合同的管理；對質量的管理；對進度的管理；對采購成本的控制；對資金預算的管理；對包裝運輸的管理；對采購和施工界面的管理。4采購管理及機構職責青島大煉油工程采用IPMT施工監理ECP服務的管理模式，工程項目建設實行ECP服務和EPC兩種方式。青島煉化與中國石化股份公司物資裝備部聯合對ECP服務和EPC項目工程物資采購進行管理。3青島大煉油工程41采購管理模式項目管理手冊第十部分物資采購管理程序中石化物資裝備部組織成立青島大煉油項目采購工作協調小組，對青島大煉油工程項目的物資采購工作進行全面的指導、協調、監督和管理，定期組織召開采購工作協調會，對采購工作進行總體部署、安排，協調處理采購過程出現的問題。青島煉化和各ECP服務方成立工程項目物質采購管理部門，執行相應的采購實施和管理工作。411ECP服務項目青島煉化采購管理部按照ECP服務合同對供應商名錄組織審批，簽訂采購合同，向供應商直接付款，對ECP服務方執行采購的全過程進行管理和監督；ECP服務方嚴格按照業主要求提供采購服務，作為買方代表參與合同全過程并對物資采購工作（付款除外）負全部責任。412EPC項目由青島煉化采購管理部負責采購工作。413總部集中采購和進口物資（1）屬于總部直接集中采購的物資，委托中石化物資裝備部實施采購；（2）屬于總部組織集中采購的物資，供應商的選擇、產品價格等執行關于總部組織集中采購的有關規定；（3）需要進口的物資，委托中國石化國際事業公司（以下簡稱國際事業公司）進行采購。國際事業公司、青島煉化、ECP服務方三方簽訂委托代理協議。42采購管理原則依據中國石化股份公司物資裝備部關于加強工程項目物資采購管理、發揮集中采購優勢、嚴格控制采購物資的質量和價格等文件的精神和要求，青島大煉油工程項目的物資采購要嚴格按照總部的有關規定和要求執行，以降低成本，保證裝置在開車期間穩定運行。421嚴格遴選的原則供應商名錄原則上從中石化資源市場范圍內產生，青島煉化采購管理部嚴格執行供應商名單的準入和淘汰制度，控制供應商的范圍和資質，選擇技術先進、產品質量可靠的供應商，加強供應商的動態管理，以保證供貨質量和使用性能。422集中采購的原則4青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序為了加強對供應商售后產品的追蹤管理，防止生產裝置的設備材料出現“萬國博物館”的現象，以便于生產裝置運行維護的集中管理，降低備品備件的儲備規模和采購成本，同類同型物資的采購，要按照供應商的規模、實力、產能水平等，將工程項目按裝置劃分成若干采購單元，每個單元的同類同型物資原則上由一家供貨商供貨。423分級管理的原則根據工程所需物資的性質、對裝置運行的影響程度、批量大小等，進行分級管理，主要分為關鍵重要性設備材料（含引進設備材料）、大宗通用性設備材料、一般性物資。（1）關鍵重要設備材料（含引進設備材料）影響到裝置安全運行的物資作為關鍵重要性設備材料進行管理，按照總部有關規定程序進行分交、采購。石化專用設備（特別是高壓加氫設備）、壓縮機組、電站設備及特殊材質的金屬材料等訂貨周期在12個月以上的設備材料采購工作難度大、制造周期長，要嚴格按照總部的規定進行分交，提前啟動訂貨程序。按總部要求，物資裝備部、國際事業公司分別負責長周期設備材料的國內、國外招標采購工作，商務談判以物資裝備部、國際事業公司為主，青島煉化、ECP服務方參加；技術談判以各ECP服務方為主，青島煉化參加。關鍵重要設備材料簽訂采購合同時，根據需要附帶簽訂一攬子備品備件儲備協議，以保證生產運行期備品備件的儲備和供應。（2）大宗通用性設備材料工程建設需求量大，批次多，采購金額大的設備和材料（主要包括通用設備、標準化設備，常用的管材、板材、型鋼、管道配件、閥門、緊固件、建筑材料、砼混凝土、鋼筋、電纜、電纜橋架、表箱、電工材料、保溫保冷材料等）作為大宗通用設備材料管理，按照總部物資裝備部有關規定實施采購。根據中石化物資裝備部關于發揮集中采購優勢、降低采購成本的精神和要求，為確保全廠各裝置大宗通用設備材料質量和規格的統一，由青島煉化統一確定技術標準，統一確定配置標準，5青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序發揮集中采購的優勢，擴大框架協議采購物資的品種和范圍，以縮短采購流程，加快采購進度。（3）一般性設備材料的采購工程項目需求批量小、價格隨市場波動較大、規格型號雜，對裝置運行影響小的物資品種作為一般性設備材料管理。由于價格隨市場波動較大、規格型號雜、批量小，一般性設備材料的采購要嚴格控制供貨商的資質和范圍，保證采購物資的價格、性能和質量。424與進度匹配的原則采購合同的履行應與工程建設的進度相匹配，ECP服務方要根據工程總體統籌計劃和長周期設備的到貨時間，制訂切實可行的項目采購進度控制計劃，采購管理部對采購進度進行動態監控，控制影響采購進度的各項因素，通過提前啟動訂貨程序、催交催運等各種手段和措施，合理安排工程需用物資的到貨，確保工程進度的需要，為工程施工進度計劃的實施創造良好的條件。采購物資原則上不得超前或滯后工程建設的需用期到貨，以保證施工現場有序整齊和施工進度按計劃進行。425控制價格的原則充分發揮總部集中采購、集中供貨的總體優勢，努力優化采購方案降低采購成本，對物資采購全過程實現成本的有效控制。426確保質量的原則認真執行項目質量計劃，按照主合同和項目質量計劃的有關要求和規定，堅持質量保證原則，對設備、材料供貨商進行優選，嚴把監造、檢驗和驗收等質量控制環節，確保供貨質量。427資料齊全、規范的原則為了及時掌握工程需用物資需求狀況，了解物資采購情況，加強采購檔案和信息資料檔案管理，ECP服務方應根據采購管理部要求對青島煉化所需留存的采購資料歸檔管理，并按時提交齊全規范資料。同時，為便于實施網上采購和適應ERP管理需要，ECP服務方按青島煉化采購管理部要求提交的書面資料，須一并提供能夠實現網絡接入的可編輯電子版資料。6青島大煉油工程43采購管理機構及職責431IPMT職責項目管理手冊第十部分物資采購管理程序審批工程項目物資采購管理程序、供應商名單，以及重大采購問題的決策等。432青島煉化采購管理部職責（1）全面負責工程項目國內外物資供應的組織、管理、監督工作，制定工程項目物資采購管理程序；（2）負責組織ECP服務項目物資采購的管理、監督工作，對ECP服務方物資采購P服務的全過程進行管理和監督；（3）負責EPC項目物資采購的實施和管理；（4）負責審核ECP服務方編制的工程項目物資采購網絡計劃以及相應建立的采購物資質量控制體系和采購管理程序；（5）負責供應商資質、業績的考察、評審和管理，組織確定供應商名錄，報IMPT批準；（6）參加總體設計、基礎設計、詳細設計審查會，協助中石化物裝部組織物資集中分交會；（7）負責物資需求計劃接收、確認、下發，參加技術談判和商務談判；（8）簽訂采購合同，辦理貨款支付手續；（9）市場行情的分析及價格的管理；（10）對工程項目物資采購的質量、進度和費用進行監督和控制；（11）負責建立健全物資管理基礎數據；（12）負責組織工程項目物資供應工作會議，對工程物資供應過程出現的問題進行協調和決策；（13）負責組織工程項目采購文件資料及隨機物品的驗收移交和歸檔管理；（14）負責督促、協調辦理引進物資海關備案、免稅手續和報關、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作，負責許可證辦理；（15）負責監督檢查和管理到貨物資的接收、存放、領用過程、物資檢驗、保管、防護、搬運的程序和措施；（16）負責完工資料的審核，組織物資采購檔案、資料移交驗收；（17）負責工程物資采購完工總結報告的審核。433ECP服務方職責7青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（1）負責完成ECP服務合同范圍內的采購服務工作，作為買方代表參與采購合同全過程并對物資采購工作（付款除外）負全部責任；（2）按照工程總體統籌計劃編制工程物資采購進度網絡控制計劃，建立物資采購質量控制體系和采購管理體系，報青島煉化采購管理部審核后組織實施；（3）編寫引進主要設備材料分交清冊和物資集中分交清冊，經采購管理部審核后，并配合好物資分交工作；（4）負責推薦工程物資采購供應商名單，報采購管理部；（5）負責詢價書、采購說明書等采購文件的編制和報審；（6）負責發詢價、接收報價管理，組織評審；（7）負責組織物資采購的技術談判和商務談判；（8）負責合同文本及條款的擬訂，作為買方代表參與合同的簽訂；（9）負責依據合同條款的規定執行采購合同，對采購質量、制造進度進行監督、檢查和控制；（10）負責監造、催交催運、質量的檢查和驗收；（11）負責組織采購物資的到貨驗收和開箱檢驗、接收、保管、存儲、發放工作及質量問題的處理，使用過程的協調等；（12）負責物資采購過程文件資料（包括可編輯電子版）歸檔管理及移交，按規定要求定期向協調小組和青島煉化采購管理部匯報采購工作的進展情況；（13）負責資金支付計劃的編制；（14）負責工程項目物資采購完工總結報告的編制。434青島煉化采購管理部崗位及職責采購管理部設綜合管理組、采買組。具體分工如下8青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（1）綜合管理組綜合管理組全面負責采購程序的管理，監督檢查采購程序的實施，對工程物資采購全過程進行追蹤、管理。9青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序1計劃統計人員職責負責各類工作（采購）計劃（監造、質量檢驗、資金支付等）、需求計劃、報表、完工資料等的接收匯總整理，按照裝置、專業進行分類后移交項目部協調代表、采買與控制各專業崗位；組織工程物資供應工作會議，對工程物資供應過程出現的問題進行協調和處理，物資供應工作總結；計劃執行情況的統計分析和上報；項目的創建、編碼和維護；物料主數據的創建和維護；2合同、供應商管理人員職責組織確定合格的供應商，辦理IPMT報批手續；合同文件的整理、歸檔工作；供應商名錄的管理，供應商主數據的創建和維護；3進口業務人員職責參加進口物資的相關工作；協助進口物資招標、機電審、減免稅等申請手續辦理，督促、協調辦理引進物資海關備案、報關、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作；負責許可證辦理；（2）采買組崗位職責1項目采購代表職責代表采購管理部參加各項目部會議，負責項目部物資供應過程全部事務的信息反饋和協調；EPC項目，組織（到現場后）物資質量、技術問題的評定、處理方案的制定等；計劃核銷；2采買與控制人員職責參加項目部采購物資總體設計、基礎設計、詳細設計審查會；參加工程項目物資分交；參加供應商的考察、考核、評審；參加工程項目物資供應工作會議；10青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序參加技術談判、商務談判、合同簽約等工作；根據工程項目施工進展情況，做出各專業物資采購情況報表和物資供應總結；負責ECP服務項目物資采購全過程的管理和監督；負責EPC項目物資采購過程的實施和管理；負責資金支付計劃的編制和報批，以及資金支付申請手續的辦理；項目資料、物資采購過程文件的收集整理、錄入及移交；3物流管理人員職責對ECP服務項目物流進行監督管理；負責組織EPC項目物流管理工作；4倉儲人員職責對ECP服務項目倉儲進行監督管理；負責組織EPC項目倉儲管理工作。44采購策略及要求441供應商名錄管理ECP服務方推薦工程項目物資采購供應商名單報采購管理部，采購管理部根據總部及青島煉化公司有關供應商管理的規定，組織有關部門對供應商資質、業績等進行考察、評審，確定的供應商名錄必須報IPMT批準后方可執行。供應商名錄原則上在中石化資源市場、青島煉化資源市場范圍內產生。442分交按照中石化固定資產投資項目物資采購管理辦法的規定，由中石化物資裝備部牽頭組織國內外分交和國內采購物資集中分交工作。（1）分交清冊的編制審核服務方按照IPMT、物資集中分交清冊采購管理部審核確認后，報中國石化股份公司物資裝備部。（2）分交會議中國石化股份公司物資裝備部牽頭組織國內外設備材料分交會和國內采購物資集中分交會議，青島煉化采購管理部、ECP服務方參加，確定擬選供應商、采購模11青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監造等內容，由中國石化股份公司物資裝備部下發會議紀要執行。443提前采購在基礎設計批復前需要提前采購的關鍵重要性設備材料，由設計單位提供設備材料圖紙和技術規格書并蓋設計單位公章報青島煉化規劃設計部，青島煉化規劃設計部負責編制提前采購申請報告報中石化發展計劃部審批。444物資需求計劃的編制、審批及接收、下達（1）ECP服務項目需求計劃由ECP服務方編制，報青島煉化控制部審批；采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收、登記、確認后，國內物資采購下達ECP服務方采購部門實施采購，進口物資采購下達國際事業公司實施采購；（2）EPC項目需求計劃由控制部組織設計等單位編制并進行審批；采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收、登記、確認后，國內物資采購下達采購管理部采買組實施采購，進口物資采購下達國際事業公司實施采購。445關鍵重要性設備材料采購（1）采購計劃1ECP服務項目，由ECP服務方依據分交會議紀要制定關鍵重要性設備材料的采購計劃，報送青島煉化采購管理部審核；EPC項目，由采購管理部依據分交會議紀要制定關鍵重要性設備材料的采購計劃；2關鍵重要性設備材料采購計劃每月更新一次；3關鍵重要性設備材料采購計劃內容至少應包括物資名稱、規格型號、數量，擬選供應商，采購方式，需求計劃（含請購文件、詢價書）提交審核及發出時間，供應商響應文件收到時間，訂貨時間，交貨時間等。（2）發詢價及接收報價1ECP服務項目ECP服務方采購部門編制詢價書、詢價方案等文件，報采購管12青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序理部備案；ECP服務方按照中國石化股份公司物資裝備部組織的分交會議紀要和IPMT審批的供應商名錄，向確定的供應商發詢價書及接收報價；ECP服務方須將供應商對詢價書的回應文件即報價文件（包括書面和電子版）提交青島煉化采購管理部；2EPC項目采購管理部采買組組織設計部門編制詢價書、詢價方案等文件；采購管理部采買組按照中國石化股份公司物資裝備部組織的分交會議紀要和IPMT審批的供應商名錄，向確定的供應商發詢價書及接收報價。（3）技術談判1ECP服務項目技術交流日程安排需要進行技術交流、技術談判的由青島煉化采購管理部和ECP服務方共同確定；ECP服務方組織技術談判、技術澄清及簽技術協議；采購管理部組織青島煉化有關部門參加技術談判、技術澄清并在技術協議上簽字；2EPC項目采購管理部組織技術談判、技術澄清；設計單位、青島煉化有關部門參加技術談判、技術澄清并簽訂技術協議。（4）商務談判及簽訂合同1關鍵重要性設備材料中的長周期設備材料由中石化物裝部與青島煉化及ECP服務方共同商定商務談判計劃，中石化物裝部下發國內長周期設備材料商務談判計劃并組織商務談判，青島煉化及ECP服務方全程參加。屬于總部物資裝備部直接集中采購的物資，由中石化物資裝備部分別與供應商、青島煉化簽訂供貨合同。中石化物裝部與青島煉化的供貨合同由ECP服務方起草并對商務談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結果等），ECP服務方作為13青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序買方代表在中石化物裝部與青島煉化的供貨合同上簽字，青島煉化負責供貨合同審查、確認，作為買方在合同上簽字。屬于總部物資裝備部組織集中采購的物資，按照總部物資裝備部組織集中采購的規定實施采購。青島煉化與供應商的供貨合同由ECP服務方起草并對商務談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結果等），ECP服務方作為買方代表在青島煉化與供應商的供貨合同上簽字，青島煉化負責供貨合同審查、確認，作為買方在合同上簽字。合同簽訂后，采購合同及有關資料由ECP服務方負責整理齊全移交青島煉化采購部。2其他關鍵重要性設備材料按照總部物資裝備部相關會議要求和有關規定，青島煉化及ECP服務方共同商定談判計劃并組織實施；青島煉化及ECP服務方共同組織商務談判，ECP服務方負責訂貨合同的起草及商務談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結果），作為買方代表在合同上簽字；青島煉化負責合同審查、確認，作為買方在合同上簽字；合同簽訂后，采購合同及有關資料由ECP服務方負責整理齊全移交青島煉化采購部。（5）合同執行1ECP服務方負責合同執行，要求供應商按照約定全面履行合同，對設備材料的制造進度、監造、催交催運、到貨驗收、保管、發放、資金計劃提報等工作進行管理和控制；2采購管理部對合同執行全過程進行監督管理。446大宗通用性設備材料采購（1）總部物資裝備部直接集中采購的大宗通用物資，由總部物資裝備部統一集中采購、集中供貨；（2）其他大宗設備材料，由青島煉化與供應商簽訂框架協議進行采購，ECP服務方作為買方代表在框架協議上簽字。1框架協議按青島煉化合同管理規定辦理審簽，采購實施以采購訂單方式執行，采購訂單以框架協議為依據。14青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序2ECP服務方負責按市場管理部下達的需求計劃編制采購訂單，采購訂單報青島煉化采購管理部批準后，由ECP服務方負責采購訂單的執行；3ECP服務方對訂單采購物資的制造進度、監造、催交催運、到貨驗收、保管、發放、提報資金計劃等工作進行管理和控制；4采購管理部對合同執行全過程進行監督管理。447一般性設備材料采購（1）青島煉化采購管理部作為買方、ECP服務方作為買方代表與供應商簽訂采購合同（2）ECP服務方負責合同執行，要求供應商按照約定全面履行合同，對設備材料的制造進度、監造、催交催運、到貨驗收、保管、發放、資金計劃提報等工作進行管理和控制；（3）采購管理部對合同執行全過程進行監督管理。448引進設備材料采購（1）進口委托青島煉化委托國際事業公司進行引進設備材料的采購工作，ECP服務方提供采購服務，青島煉化、國際事業公司、ECP服務方共同簽訂進口委托代理協議。（2）進口采購方式1按照中華人民共和國招投標法和國家有關部門的規定，青島大煉油工程項目的引進物資采購采取國際公開招標的方式進行。青島煉化出具國際招標委托書，并督促、協調國際事業公司和ECP服務方的引進物資采購工作。2不滿足公開招標條件的采購物資，須由ECP服務方提供詳細技術說明并行文，詳細說明不招標理由，報青島煉化確認，青島煉化上報中國石化股份公司發展計劃部，同時抄送國際事業公司和中國石化股份公司物資裝備部，由中國石化股份公司發展計劃部行文上報國家發改委。在辦理完上述批復手續后，國際事業公司方可采用詢比價的方式進行采購。（3）招投標及發詢價ECP服務方負責編寫中/英文技術標書或技術詢價文件（包括電子版），國際事業公司負責編寫中/英文商務標書或商務詢價文件（包括電子版），編寫單位負責根15青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序據專家意見2天內完成標書或詢價文件的更改后，由國際事業公司按時上網招標或對外發詢價。（4）技術談判1需要進行技術交流及簽訂技術協議的進口物資，由國際事業公司組織技術交流、技術談判；2ECP服務方作為設計代表參加并主談，ECP服務方對引進物資的全部技術內容負責，提供技術及相關文件的支持；3ECP服務方和青島煉化在技術協議上簽字。（5）商務談判及簽訂合同1在有關各方取得一致意見確定供貨方，并得到有關領導的批準后，方可簽約。2國際事業公司負責訂貨合同的起草及商務談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結果），青島煉化、ECP服務方負責合同審查、確認；3國際事業公司作為買方在商務合同上簽約，青島煉化作為最終用戶在技術協議、商務合同上簽約，ECP服務方作為最終用戶代表在技術協議、商務合同上簽約；4國外長周期設備材料采購合同及有關資料由國際事業公司負責整理齊全移交青島煉化采購部。（6）相關進口手續辦理1青島煉化公司規劃設計部配合中石化發展計劃部辦理國家鼓勵的內外資項目確認書，ECP服務方協助；2青島煉化采購管理部依據引進委托代理協議，組織、督促、協調辦理引進物資海關備案、進口許可證、免稅手續和報關、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作；3ECP服務方依據引進委托代理協議提供采購服務，編制辦理許可證及各種報關手續的相關技術文件，協助青島煉化采購管理部辦理進口許可證、檢驗交付、接收、保管、發放等工作；4國際事業公司辦理引進物資在目的港口岸的海關備案、減免、報關、報驗和運輸、提報資金支付計劃等使進口物資到達施工現場的一切事宜；16青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序5青島煉化、國際事業公司、ECP服務方和代理商共同到現場開箱驗收；6青島煉化、ECP服務方與國際事業公司之間的權利義務及其他未盡事宜詳見引進委托代理協議。449國產可退稅設備材料ECP服務方應在國產設備分交的同時向發包人提交所有國產可退稅設備材料和不可退稅設備、材料的清冊，區別分開。4410備品備件（1）ECP服務方編制3年生產期間的備品備件清單；（2）ECP服務方對所有的轉動設備、重要設備、重要電氣、儀表設備詢價時要求報價方帶三年備件，并分項報價，事故件由ECP服務方在詢價前提供方案，根據青島煉化采購管理部意見發出詢價；（3）買賣合同簽訂時設備價格、聯動試車備件、事故件和三年備件價格分列。1ECP服務方協助青島煉化采購管理部與供貨方簽訂附加備品備件的服務協議。2中間交接及試車期間的備品備件按如下原則執行ECP服務方負責中間交接之前的易損件、單機試車（按照中國石化集團公司工程建設管理的相關規定）的備品備件、專用工具的供應，并保管專用工具中間交接時，專用工具按質（滿足使用需要為準）按量移交，若損壞丟失ECP服務方應再次按質按量提供隨機備品備件要按質并按使用后的剩余量（即除去在安裝、調試、單機試車過程中使用了的部分）移交。4411貨款的支付（1）ECP交青島煉化采購管理部；（2）物資采購合同付款遵照QRC項目管理手冊“第6部分物資采購付款程序”執行；（3）ECP17青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序5ECP服務項目物資采購工作程序51ECP服務方的采購組織機構511各ECP服務方成立專門的采購部門承擔ECP服務項目物資采購全過程的P服務工作；512ECP服務方采購部門設置及專業人員的配備報青島煉化采購管理部備案。52采購進度網絡控制計劃ECP服務方根據工程總體統籌計劃編制工程項目物資采購網絡計劃，報青島煉化審批后，作為整個工程ECP服務項目物資采購指導文件。53供應商名錄的確定ECP服務方按照中國石化股份公司物資裝備部規定和要求推薦合格供應商名單，青島煉化采購管理部負責組織確定供應商名錄，集中報IPMT批準后執行。54國內外物資分交541分交清冊的編制和上報ECP服務方采購部門按照IPMT批準的供應商名錄編制引進主要設備材料分交清冊和物資集中分交清冊，經青島煉化采購管理部審核確認后，報中國石化股份公司物資裝備部。542分交會議中石化物資裝備部負責組織國內外物資及長周期設備材料分交會，青島煉化、ECP服務方參加，確定擬選供應商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監造等內容，由中石化物資裝備部下發會議紀要執行。55物資需求計劃551ECP服務方按照青島煉化建設期物資需求計劃管理辦法的要求，根據設計文件編制工程項目設備、材料的月度或追加需求計劃（附件3、4、5、6）。（1）設備需求計劃主要內容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、設備位號、物資編碼（ERP編碼模式）、設備名稱、規格型號18青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序材質、單位、數量、需用日期、概算等。（2）材料需求計劃主要內容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、物資編碼（ERP編碼模式）、物資名稱、規格型號材質、單位、數量、質量標準、需用日期、價格等。552ECP服務方將物資需求計劃報控制部審批，控制部（裝置項目部）組織對ECP服務方采購部門提報的需求計劃進行審批，并納入工程項目資金預算。553采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收確認，并下達ECP服務方采購部門組織實施采購。56物資采購ECP服務方采購部門在青島煉化采購管理部的監督、管理下根據采購管理部下達的物資需求計劃提供采購服務。561ECP服務方采購關鍵重要性設備材料的工作程序（包括計劃編制、發詢價及接收報價、技術談判、商務談判和合同簽訂等）執行本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關關鍵重要性設備材料采購的內容要求；562ECP服務方采購大宗通用性設備材料的工作程序（包括計劃編制、發詢價及接收報價、技術談判、商務談判和合同簽訂等）執行本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關大宗通用性設備材料采購的內容要求；563ECP服務方采購一般性設備材料的工作程序（包括計劃編制、發詢價及接收報價、技術談判、商務談判和合同簽訂等）執行本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關一般性設備材料采購的內容要求；564超過概算金額的物資采買，ECP服務方采購部門填寫物資采購超概請示表（附件7）報控制部，控制部審批后方能實施采購；565材料代用，工程項目材料需用計劃的物資，需要變更規格型號或材質，由ECP服務方采購部門填寫物資需求計劃材料代用單（附件8）報控制部，控制部審批后實施；566采購物資的監造、檢驗及催交催運ECP服務方根據物資采購合同，對采購物資的制造進度、質量和催交催運負責（1）制造廠提交質量計劃、制造計劃（含進度計劃）、檢驗計劃報ECP服務方，ECP服務方審核后編制監造管理大綱、監造計劃一并提交采購管理部組織審批后，ECP服務方按已批準的監造計劃、質量計劃開展制造的檢驗活動；19青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（2）檢驗工作應從原材料進貨開始，包括材料檢驗、制造加工、工序檢驗、組裝、中間產品試驗、強度試驗、致密性試驗、整機試驗、表面處理檢驗、包裝檢驗等直至運輸包裝檢驗；（3）ECP服務方按計劃定期提供進度報告和檢驗報告，對于控制部希望參加的檢驗，ECP服務方在檢驗前及時通知控制部參加；（4）對于重要設備，ECP服務方必須進行全程駐廠監造；（5）對ECP服務方提供的重要檢驗點，控制部組織派員參加；（6）控制部根據計劃參加階段性檢驗，也可以根據計劃安排隨時進入制造廠檢查質量和進度，并對制造廠及ECP服務方的工作進行評估；（7）ECP服務方根據采購訂單條款進行催交催運。57物資的驗收、保管及發放ECP服務方對設備、材料的驗收、運輸、保管、發放負全面責任，青島煉化采購管理部予以監督，并進行不定期檢查，對存在問題青島煉化采購管理部將以整改通知單形式反饋，ECP服務方進行整改后書面回復青島煉化采購管理部。571到貨驗收（1）物資到貨后，由ECP服務方負責接收并辦理物資交接手續，到貨物資要及時錄入到貨物資臺帳，每天以電子版和書面兩種形式報青島煉化采購管理部專業人員。（2）ECP服務方組織相關人員對到貨物資進行驗收，認真核對物資名稱、規格、材質（型號）、數量、隨機資料、隨機備件等，確認無誤后，放入規定的存放區；（3）需要檢驗、試驗的物資，要存放在待驗區，并進行標識，ECP服務方負責辦理檢驗、試驗的委托手續，及時將檢驗、試驗的結果通知青島煉化采購管理部專業采購員。572設備、材料的現場檢驗直接進入施工現場的物資，ECP服務方及時組織驗收并做好標識。573不合格品的處置當設備、材料出現不合格品時，ECP服務方應將不合格品另行存放，并做好不合格品標識,并及時通知青島煉化采購管理部專業采購員，按不合格品的控制程序的規定進行處理。（1）當設備、材料出現不合格品時，應按合同有關條款處理，嚴格執行不合格20青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序品的控制程序。當需要青島煉化采購管理部確認的處置方案時，應填寫不合格品的處置報審表，經ECP服務方項目經理與采購管理部經理簽字認可后報青島大煉油工程項目經理部審批；（2）對采購材料不合格品一律采用退貨、更換處理的方式，不允許返工、修復、降級使用；（3）經過評定的不合格產品不能驗收入庫，應另行存放，并做好不合格品標識；（4）直接進入施工現場的物資出現不合格品時，應及時清出現場，以免誤用。574倉儲保管（1）庫存物資應根據不同物資的材質（型號）、屬性和要求，按規定存放；（2）設立待驗區，懸掛或張貼明顯標識；（3）擺放物資的貨架要在相應的位置設置料簽等標識，庫區露天貨場設立固定標牌等標識，存放的物資要做到標識醒目、名稱統一、計量規范、規格不串、材質（型號）不混、數量準確；（4）物資的質量狀態按待檢、已檢待判斷、合格、不合格四種狀態進行標識，發放時要確認物資質量狀態；（5）ECP服務方要按照物資存放要求，進行經常性的維護保養，監控存放環境，保證存放的物資完好無損。575保管現場的要求（1）保管場所應設置防火、防盜、防水、防曬等措施；（2）物品擺放整齊、界區明顯、標識清楚；（3）危險品、有毒有害品、易燃易爆品的分類分區隔離擺放，及安全防護、保衛措施齊備；（4）露天料場堆放設備及材料應作到上蓋下墊，應有防雨、防風、和防水淹措施；（5）庫區內道路布局合理，便于收發材料作業，并保證在發生火情時，消防通道暢通無阻；（6）貴重物品的加強保管措施；（7）庫用起吊機具、車輛、消防器具應完好可用；（8）根據物品的特性，配制適量的防護用具，保證人員的安全；青島煉化采購管理部不定期的對ECP服務方的物資保管現場進行檢查，當發現存在問題時，青島煉化采購管理部向ECP服務方發出整改通知單，由ECP服21青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序務方進行整改，并將整改結果報青島煉化采購管理部，青島煉化采購管理部跟蹤整改過程。576設備、材料的標識管理規定ECP服務方應制定設備、材料的標識管理規定，其包含范圍有（1）設備、材料的出廠標識1容器設備出廠標識、名牌標識、預制件交貨現場組裝的壓力容器標識、備品備件標識；2機械設備出廠標識、名牌標識、表面色及標志色、備品備件的標識；3電氣、儀表、設備表面色和標志色；4閥門類產品的表面色及標識；5原材料標識各種管材、配件、緊固件、密封件均應有唯一性永久標識；6其它標識；（2）驗收標識包括待驗收品、合格品、不合格品、修復品、降級品、退貨品、更換品等標識；（3）包裝標識1不同運輸要求的包裝標識；2超大、超重設備包裝應準確標出中心位置和起吊點；577設備、材料的現場運輸和防護措施為了確保設備、材料能安全無損運抵指定地點，ECP服務方做好以下工作（1）制定裝卸方案根據設備、材料外形、包裝尺寸和重量，選擇合適的車型及裝卸機械。確定擺放方位及合理的支承位置，盡量降低超限等級。（2）制定加固封車方案根據設備、材料裝載的實際情況，應采取有效的加固措施，為了調整重心，可以配重或加長。（3）設備在裝卸運輸中，必須小心謹慎作業，不能碰撞，伸出體外的設備管口法蘭等附屬部件，必須有防損壞措施。（4）確定安全可靠的行車路線，減少行車風險。（5）對于超大、超重設備的吊裝、搬運工作，應做出具體方案報控制部、監理公司，由控制部、監理公司組織專家評審確認。578物資的發放（1）ECP服務方負責物資的發放管理，辦理發料手續；22青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（2）ECP服務方負責將完成發貨的發貨單返青島煉化采購管理部，并將發貨清單以電子版（EXCEL表格）形式報煉化采購管理部。579工程物資管理日報、月報ECP服務方按時將工程物資管理日報、月報上報青島煉化采購管理部及工程監理。（1）日報表于每日1600前上報，包括1計劃執行情況表；2到貨臺帳；（2）月報于每月25日前上報，包括1項目材料的控制計劃；2材料采購計劃與實施情況；3設備、材料的檢驗情況；4設備、材料的現場交接情況；5庫存情況報告；6剩余材料的處理情況；7目前材料管理的問題及處理辦法；8填寫材料控制月報表、月份材料進料計劃表、月份材料進場統計表、采購計劃與實施情況表。5710每單項工程完成后，ECP服務方應對整個工程的材料采購工作做出全面總結，報青島煉化采購管理部。5711每年12月20日ECP服務方應對全年的材料采購工作做出全面總結，報青島煉化采購管理部。58資金支付物資采購款項的支付按QRC項目管理手冊第6部分投資控制管理程序“63物資采購款項的支付”工作流程及要求執行。（1）ECP服務方根據物資采購情況每月25日前編制設備材料款資金支付計劃上報采購管理部；（2）ECP服務方根據合同付款（預付款、進度款、結算款、質量保證金）和“物資采購款項的支付”工作流程及要求，將發票、合同、設備或材料驗收發放單23青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（包括開箱檢驗驗收單、物資報驗單、出入庫單等）、質量保證金支付確認單等相關有效文件整理齊全后，提交采購管理部辦理有關款項支付。59完工總結及資料歸檔591完工總結（1）ECP服務方負責編寫青島大煉油工程項目物資供應總結和竣工資料的整理、歸檔、移交；（2）工程監理負責審核完工總結報告，組織竣工資料的審查和移交工作；（3）青島煉化采購管理部負責接收竣工資料，進行歸檔管理；592資料管理（1）需保存資料（包括書面材料和電子版）1可研報告及批復；2引進主要設備材料、國內物資集中分交清冊及批復；3集中分交會議紀要（包括長周期設備材料集中分交會議紀要）；4基礎設計文件及批復；5設計資料（包括圖紙、詢價書、規格書、變更單等）；6物資需用計劃；7合同管理資料（包括買賣合同、監造合同、運輸合同、服務合同、技術協議、規格書、招標的有關資料、商務談判記錄、報價單、框架協議書、委托采購批復、渠道外審批表、批復的超概算采購報告和合同臺帳等資料）；8會議紀要及記錄（包括項目部調度會、設計協調會、技術交流會、設計審查會和現場辦公會等）；9物資監造資料、控制點檢查報告和出場驗收報告；10隨物資到貨的原始資料（包括隨機文件、材質證書、合格證、說明書等）；11復驗單、收料驗收單；12重要活動的圖片，錄像；13其他資料。（2）ECP服務方應將上述物資采購資料按裝置單元分類歸檔后移交。24青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序6EPC項目物資采購工作程序61采購進度網絡控制計劃的編制青島煉化采購管理部根據工程總體統籌計劃組織編制EPC項目物資采購進度網絡控制計劃，作為EPC項目物資采購指導文件。62供應商名錄的確定供應商名單原則上從中石化資源市場范圍內產生。采購管理部根據工程項目需用物資的種類、數量，組織有關部門對供應商的資質、業績進行考察評審，確定供應商名錄報IPMT批準。63國內外物資分交和長周期設備材料分交631分交設備材料清冊的編制審批和上報由設計單位編制引進主要設備材料分交清冊和項目物資集中分交清冊報采購管理部，采購管理部組織各有關部門進行確認后，報中石化物資裝備部。632分交會中石化物資裝備部組織國內外物資及長周期設備材料分交會，青島煉化參加，確定擬選供應商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監造等內容，由中石化物資裝備部下發會議紀要執行。64物資需求計劃的編制和審批641設計單位按照青島煉化建設期物資需求計劃管理辦法的要求，根據設計文件編制EPC項目設備、材料的月度或追加需求計劃（附件3、4、5、6）。（1）設備需求計劃主要內容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、設備位號、物資編碼（ERP編碼模式）、設備名稱、規格型號材質、單位、數量、需用日期、概算等。（2）材料需求計劃主要內容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、物資編碼（ERP編碼模式）、物資名稱、規格型號材質、單位、數量、質量標準、需用日期、價格等。642控制部組織對需求計劃進行審批，并納入工程項目資金預算。25青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序643采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收確認，并下達采購業務員組織實施采購65物資采購651青島煉化采購管理部采買組根據物資需求計劃，按照本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關關鍵重要性、大宗通用性、一般性設備材料采購程序要求（包括計劃編制、發詢價及接收報價、技術談判、商務談判和合同簽訂等）實施采購；652超過概算金額的物資采買，采購管理部填寫物資采購超概請示表報控制部，控制部審批后方能實施采購；653材料代用，工程項目材料需用計劃的物資，需要變更規格型號或材質，由采購管理部填寫物資需求計劃材料代用單報控制部，控制部審批后實施；654采購物資的監造、檢驗及催交催運采購管理部采買組根據物資采購合同，對采購物資的制造進度、質量和催交催運負責（1）制造廠提交質量計劃、制造計劃（含進度計劃）、檢驗計劃報采購管理部，采購管理部組織第三方編制監造管理大綱、監造計劃并開展物資制造過程中的監造、檢驗活動；（2）檢驗工作應從原材料進貨開始，包括材料檢驗、制造加工、工序檢驗、組裝、中間產品試驗、強度試驗、致密性試驗、整機試驗、表面處理檢驗、包裝檢驗等直至運輸包裝檢驗；（3）第三方按計劃定期提供進度、監造和檢驗報告，對制造廠的工作進行評估，對于控制部希望參加的檢驗，第三方在檢驗前及時通知控制部參加；（4）對第三方提供的重要檢驗點，控制部組織派員參加；（5）采購管理部根據采購訂單條款進行催交催運。66物資的驗收、保管及發放661到貨驗收（1）物資到貨后，由采購管理部接收并辦理物資交接手續，到貨物資及時錄入到貨物資臺帳（包括電子版和書面兩種形式）；（2）采購管理部組織相關人員對到貨物資進行驗收，認真核對物資名稱、規格、26青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序材質（型號）、數量、隨機資料、隨機備件等，確認無誤后，放入規定的存放區；（3）需要檢驗、試驗的物資，要存放在待驗區，并進行標識，采購管理部辦理檢驗、試驗的委托手續，收集檢驗、試驗的結果。662設備、材料的現場檢驗直接進入施工現場的物資，采購管理部及時組織驗收并做好標識。663不合格品的處置當設備、材料出現不合格品時，采購管理部將不合格品另行存放，并做好不合格品標識,按不合格品的控制程序的規定進行處理。（1）當設備、材料出現不合格品時，應按合同有關條款處理，嚴格執行不合格品的控制程序，采購管理部填寫不合格品的處置報審表，報青島大煉油工程項目經理部審批；（2）對采購材料不合格品一律采用退貨、更換處理的方式，不允許返工、修復、降級使用；（3）經過評定的不合格產品不能驗收入庫，應另行存放，并做好不合格品標識；（4）直接進入施工現場的物資出現不合格品時，應及時清出現場，以免誤用。664倉儲保管（1）庫存物資應根據不同物資的材質（型號）、屬性和要求，按規定存放；（2）設立待驗區，懸掛或張貼明顯標識；（3）擺放物資的貨架要在相應的位置設置料簽等標識，庫區露天貨場設立固定標牌等標識，存放的物資要做到標識醒目、名稱統一、計量規范、規格不串、材質（型號）不混、數量準確；（4）物資的質量狀態按待檢、已檢待判斷、合格、不合格四種狀態進行標識，發放時要確認物資質量狀態；（5）按照物資存放要求，進行經常性的維護保養，監控存放環境，保證存放的物資完好無損。665保管現場的要求（1）保管場所應設置防火、防盜、防水、防曬等措施；（2）物品擺放整齊、界區明顯、標識清楚；（3）危險品、有毒有害品、易燃易爆品的分類分區隔離擺放，及安全防護、保衛措施齊備；（4）露天料場堆放設備及材料應作到上蓋下墊，應有防雨、防風、和防水淹措27青島大煉油工程施；項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（5）庫區內道路布局合理，便于收發材料作業，并保證在發生火情時，消防通道暢通無阻；（6）貴重物品的加強保管措施；（7）庫用起吊機具、車輛、消防器具應完好可用；（8）根據物品的特性，配制適量的防護用具，保證人員的安全。666設備、材料的標識管理規定（1）設備、材料的出廠標識1容器設備出廠標識、名牌標識、預制件交貨現場組裝的壓力容器標識、備品備件標識；2機械設備出廠標識、名牌標識、表面色及標志色、備品備件的標識；3電氣、儀表、設備表面色和標志色；4閥門類產品的表面色及標識；5原材料標識各種管材、配件、緊固件、密封件均應有唯一性永久標識；6其它標識；（2）驗收標識包括待驗收品、合格品、不合格品、修復品、降級品、退貨品、更換品等標識；（3）包裝標識1不同運輸要求的包裝標識；2超大、超重設備包裝應準確標出中心位置和起吊點；667設備、材料的現場運輸和防護措施（1）制定裝卸方案根據設備、材料外形、包裝尺寸和重量，選擇合適的車型及裝卸機械。確定擺放方位及合理的支承位置，盡量降低超限等級。（2）制定加固封車方案根據設備、材料裝載的實際情況，應采取有效的加固措施，為了調整重心，可以配重或加長。（3）設備在裝卸運輸中，必須小心謹慎作業，不能碰撞，伸出體外的設備管口法蘭等附屬部件，必須有防損壞措施。（4）確定安全可靠的行車路線，減少行車風險。（5）對于超大、超重設備的吊裝、搬運工作，應做出具體方案報控制部、監理公司，由控制部、監理公司組織專家評審確認。28青島大煉油工程668物資的發放項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（1）采購管理部負責組織和管理物資的發放；（2）完成發貨的發貨單和發貨清單（電子版EXCEL表格）報青島煉化采購管理部。669工程